7 способов, которыми занятые предприниматели могут найти время для важных проектов

Быть предпринимателем означает бесконечную ответственность по каждому мелкому вопросу, связанному с вашим бизнесом. Это означает, что предприниматели ежедневно выполняют тысячи задач. От стратегий планирования, составления бюджета, набора персонала, достижения целей, мониторинга эффективности отделов до обеспечения того, чтобы бизнес успешно выполнял работу, а клиенты были удовлетворены продуктом или услугой своего бизнеса.

Это делает предпринимательство сложной работой, требующей ряда различных навыков и лидерских качеств. А тайм-менеджмент — это высшее качество, которым должен обладать каждый предприниматель. Они должны знать, сколько времени нужно выделить для каждой задачи в своем напряженном рабочем графике и находить время для важных проектов.

Но тайм-менеджмент — это не простое дело, потому что ваш рабочий график не собирается волшебным образом проясняться, чтобы вы могли сосредоточиться на важных проектах, для этого вам нужно активно управлять своим временем. А вот 10 способов овладеть искусством тайм-менеджмента и найти время для важных проектов.

• Используйте инструменты управления проектами и продуктивности

Как предприниматель, вы обязаны следить за текущими проектами и управлять ими, чтобы гарантировать, что они достигают своих целей. Однако при одновременном выполнении нескольких проектов сотрудничество с вашими менеджерами и членами команды в отношении прогресса и целей может быть трудоемким и сложным занятием. Созыв совещаний для обсуждения каждого аспекта проекта может быть пустой тратой вашего времени и времени ваших сотрудников.

Вместо этого вы можете использовать различные типы программного обеспечения для управления проектами и мониторинга производительности. Программное обеспечение, такое как Trello, Atlassian JIRA, Huddle и Basecamp, может помочь вам контролировать деятельность проекта, распределение задач, расписание и другую важную информацию о текущих проектах. Таким образом, вы можете сэкономить время и быть в курсе прогресса ваших проектов.

• Запланируйте все в своем календаре

Для эффективного управления временем предприниматель должен неукоснительно использовать свой календарь. Вы не можете помнить каждую встречу, встречу и задачу, которые вам нужно выполнить в течение дня. Поэтому вам нужно завести привычку планировать все в календаре, даже свое свободное время, чтобы ваш день протекал гладко. Это не только избавит ваш разум от необходимости все запоминать, но и позволит сосредоточиться на важных вещах. Для этого вы можете использовать традиционный настольный календарь или программное приложение календаря для планирования встреч, задач и сроков. Вы также должны завести привычку каждое утро просматривать свой календарь, чтобы иметь представление о запланированных на день делах.

• Научитесь делегировать задачи

Как предприниматель, ведущий весь бизнес, вы можете почувствовать, что вам нужно управлять всем самостоятельно. Выполнение работы самостоятельно может занять очень много времени, а иногда и невозможно справиться в одиночку. И чтобы не зацикливаться на одной задаче и не тратить время впустую, важно научиться делегировать задачи.

Это не означает, что вы передаете каждую задачу другим людям. Наоборот, это означает, что прежде чем приступить к выполнению каждой задачи самостоятельно и когда вы обнаружите, что застряли в бесконечной задаче, вам нужно спросить себя, «когда» и «что» вы можете делегировать другим людям, чтобы выполнить работу. Поищите людей, которые доступны и могут поделиться с вами своим опытом и делегировать им некоторые задачи. Это очистит ваш рабочий график и оставит вам время, чтобы инвестировать в другую работу с высокой ценностью. Вот руководство, которое поможет вам научиться делегировать работу.

• Начните с самой простой задачи

Это обычная человеческая склонность откладывать начало любой сложной задачи. Вы часто можете обнаружить, что застряли на проекте и не хотите продолжать работу. Это может означать, что вы тратите ненужное время на прокрастинацию и беспокойство. Чтобы избежать этого, вы должны следовать подходу, начиная с самых простых задач.

Разбейте весь свой проект на небольшие и простые задачи и начните с того, что легко. Таким образом, вы, возможно, не сможете завершить весь проект сразу, но вы сможете начать с чего-то. И когда вы заканчиваете первую задачу, она перетекает в следующую и так далее, и через какое-то время вам удается закончить значительный объем работы, которую вам было трудно начать в первую очередь.

• Иметь рабочий распорядок

Наличие рабочего распорядка и его соблюдение — еще один отличный совет для управления временем и поддержания продуктивности. Знайте, в какое время дня вы наиболее продуктивны, составьте для этого распорядок дня и придерживайтесь его. Например, у вас может быть такой распорядок дня, как:

1. Утренняя тренировка в 5:00
2. Проверьте свой календарь и составьте список дел на 7:00 утра.
3. Составьте список из 5 дел, которые нужно выполнить до обеда в 8:00.
4. Отвечайте на электронные письма в 9:00 и закрывайте вкладку электронной почты на несколько часов.
5. Работайте над поставленными задачами без перерыва в течение часа, а затем сделайте перерыв на 10 минут — повторяйте это несколько раз в течение дня.

Придерживаясь такой рутины, вы почувствуете себя выполненным и сделаете свой день более продуктивным, и у вас будет достаточно времени в течение дня для работы над важными проектами.

• Аудит вашего времени

Чтобы оценить, как вы используете свое время, вы должны провести аудит времени. Еженедельный аудит действий, выполненных в течение недели, и времени, которое потребовалось вам для их выполнения, позволит выявить большой объем информации. Вы можете вести список задач, выполняемых ежедневно, и их время, и еженедельно оценивать, какие задачи были наиболее ценными и требовали меньшего количества времени, а какие задачи отнимали у вас больше всего времени в течение недели.

Аудит времени дает вам четкое представление о том, как вы используете свое время, и вы можете использовать его для принятия более эффективных решений о том, как вы тратите свое время на различные задачи в будущем.

• Следуйте методу «ABCDE»

Следование методу ABCDE — еще одна отличная практика тайм-менеджмента. Это правило позволяет вам расставлять приоритеты в своих задачах, чтобы вы тратили свое время на наиболее ценную работу. Вы начинаете с составления списка всего, что вам нужно сделать в течение дня, и маркируете каждую задачу в списке следующим образом:

A: Высокоприоритетные задачи должны быть помечены буквой A. Это задачи, которые вы должны выполнить, и невыполнение их может иметь серьезные последствия.

B: Это задачи среднего приоритета, которые вы должны выполнить, и невыполнение их может привести к незначительным последствиям.

C: Задачи с низким приоритетом, не влияющие на вашу работу. Вы можете выполнить их, если у вас есть время, или вы можете пропустить их.

D: Задачи можно делегировать другим.

E: Ненужные задачи, которые не добавляют ценности вашей работе и должны быть устранены.

Общее правило метода ABCDE заключается в том, что нельзя выполнять задачи, отмеченные буквами A, B и C, не по порядку. Чтобы выполнить задачу B, вы должны сначала выполнить все задачи A, и вы никогда не сможете выполнить задачу C, пока не выполните задачи A и B. Это простой и удобный способ расставить приоритеты в работе, чтобы вы могли сосредоточить свое время на задачах с высоким приоритетом.

Подведем итоги!

Для предпринимателей управление своим временем, чтобы сосредоточиться на важных проектах, может быть сложной задачей. Это требует от них изменений в своем образе жизни и привычках, таких как принятие распорядка, использование календарей, соблюдение правил и т. д. Это также требует от них более осознанного отношения к тому, как они тратят свое время, путем аудита своего времени, определения приоритетов определенных задач и делегирование своей работы.

Если вы предприниматель, который хочет управлять своим временем, вы должны следовать всем вышеупомянутым советам, иначе вы застрянете в своем напряженном рабочем графике, не имея времени и места, чтобы сосредоточиться на ценных и важных проектах.

Биография автора: Эмили Уильямсон — технический писатель в Goodcore Software. Это британская компания, специализирующаяся на разработке программного обеспечения и веб -сайтов. Мы сосредоточились на том, чтобы помочь предпринимателям, малому и среднему бизнесу создавать конкурентоспособное и выигрышное программное обеспечение. Я увлечен исследованиями и пишу о технологических инновациях, мобильных приложениях и программных решениях.