7 طرق يمكن لرجال الأعمال المشغولين تخصيص الوقت لمشاريعهم المهمة
نشرت: 2022-01-24كونك رائد أعمال يعني مسؤوليات لا نهاية لها حول كل مسألة صغيرة تتعلق بعملك. وهذا يعني أن رواد الأعمال يقومون بالتوفيق بين عدد كبير من المهام يوميًا. من استراتيجيات التخطيط ، والميزنة ، والتوظيف ، وتحقيق الأهداف ، ومراقبة أداء الأقسام ، والتأكد من أن الأعمال تقدم العمل بنجاح وأن العملاء راضون عن منتج أو خدمة أعمالهم.
وهذا يجعل ريادة الأعمال مهمة صعبة تتطلب عددًا من المهارات والصفات القيادية المختلفة. وإدارة الوقت هي أعلى جودة يجب أن يمتلكها كل رائد أعمال. يجب أن يعرفوا مقدار الوقت المناسب لتخصيص كل مهمة في جدول عملهم المحموم وتخصيص وقت للمشاريع المهمة.
لكن إدارة الوقت ليست بالأمر السهل ، لأن جدول عملك لن يتم توضيحه بطريقة سحرية حتى تتمكن من التركيز على المشاريع المهمة ، فأنت بحاجة إلى إدارة وقتك بنشاط لهذا الغرض. وإليك 10 طرق يمكنك من خلالها إتقان فن إدارة الوقت وتخصيص وقت لمشاريع مهمة.
استخدم أدوات إدارة المشروع والإنتاجية
بصفتك رائد أعمال ، تقع على عاتقك مسؤولية التغاضي عن المشاريع الجارية وإدارتها للتأكد من أنها تحقق أهدافها. ومع ذلك ، مع وجود العديد من المشاريع الجارية في نفس الوقت ، فإن التعاون مع المديرين وأعضاء الفريق فيما يتعلق بالتقدم والأهداف يمكن أن يكون نشاطًا معقدًا ويستغرق وقتًا طويلاً. يمكن أن يؤدي الاتصال بالاجتماعات لمتابعة كل جانب من جوانب المشروع إلى إهدار وقتك ووقت موظفيك.
بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام أنواع مختلفة من البرامج المتاحة لإدارة المشاريع ومراقبة الإنتاجية. يمكن أن تساعدك البرامج مثل Trello و Atlassian JIRA و Huddle و Basecamp في الإشراف على أنشطة المشروع وتوزيع المهام والجدول الزمني والمعلومات الأخرى ذات الصلة بالمشاريع الجارية. بهذه الطريقة يمكنك توفير الوقت والبقاء على اطلاع دائم بتقدم مشاريعك.
جدولة كل شيء في التقويم الخاص بك
لإدارة الوقت بشكل فعال ، يجب على صاحب المشروع استخدام التقويم الخاص به دينيا. من المستحيل أن تتذكر كل موعد واجتماع ومهمة تحتاج إلى القيام بها خلال اليوم. لذلك ، عليك أن تعتاد على جدولة كل شيء في التقويم ، حتى وقت فراغك حتى يتدفق يومك بسلاسة. لن يخفف هذا عقلك من الاضطرار إلى تذكر كل شيء فحسب ، بل سيسمح لك أيضًا بالتركيز على الأشياء المهمة. لهذا ، يمكنك استخدام التقويم المكتبي التقليدي أو استخدام تطبيق برنامج التقويم لجدولة المواعيد والمهام والمواعيد النهائية. يجب أيضًا أن تعتاد على مراجعة التقويم الخاص بك كل صباح للتعرف على الأنشطة المجدولة لهذا اليوم.
تعلم لتفويض المهام
كرائد أعمال يقود العمل بأكمله ، قد تشعر أنك بحاجة إلى إدارة كل شيء بمفردك. قد يكون القيام بالمهمة بنفسك مستهلكًا للوقت جدًا وفي بعض الأحيان يكون من المستحيل إدارته بمفردك. وللحفاظ على نفسك من التعثر في مهمة واحدة وإضاعة الوقت ، من الضروري أن تتعلم كيفية تفويض المهام.
هذا لا يعني أن تقوم بتمرير كل مهمة لأشخاص آخرين. بدلاً من ذلك ، فهذا يعني أنه قبل البدء في كل مهمة بمفردك وعندما تجد نفسك عالقًا في مهمة لا تنتهي ، عليك أن تسأل نفسك "متى" و "ماذا" يمكنك تفويضه لأشخاص آخرين لإنجاز المهمة. ابحث عن الأشخاص المتاحين ويمكنهم تقديم خبراتهم لك وتفويضهم ببعض المهام. سيؤدي ذلك إلى توضيح جدول عملك ويترك لك الوقت للاستثمار في أعمال أخرى عالية القيمة. فيما يلي دليل لتعلم كيفية القيام بتفويض العمل.
ابدأ بالمهمة الأبسط
من الميول البشرية الشائعة المماطلة في بدء أي مهمة صعبة. قد تجد نفسك غالبًا عالقًا في مشروع وغير راغب في متابعة العمل. قد يعني هذا أنك تضيع وقتًا غير ضروري في المماطلة والشعور بالقلق. لتجنب ذلك ، يجب عليك اتباع نهج البدء بأبسط المهام أولاً.
قسّم مشروعك بالكامل إلى مهام صغيرة وبسيطة وابدأ بما هو سهل. بهذه الطريقة قد لا تكون قادرًا على إكمال المشروع بأكمله مرة واحدة ولكنك ستكون قادرًا على البدء من مكان ما. وعندما تنتهي من المهام الأولى ، تنتقل إلى المهمة التالية وما إلى ذلك ، وفي وقت ما بعد ذلك يمكنك إنهاء قدر كبير من العمل الذي وجدت صعوبة في البدء به في المقام الأول
احصل على روتين عمل
إن اتباع روتين العمل ومتابعته هو أيضًا نصيحة رائعة أخرى لإدارة الوقت والحفاظ على إنتاجيتك. تعرف على أوقات اليوم التي تكون فيها أكثر إنتاجية ، وقم بعمل روتين حول ذلك والتزم به. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك روتين يومي مثل:
- تجريب الصباح في 5:00 صباحا
- تحقق من التقويم الخاص بك وقم بالعصف الذهني في قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها في الساعة 7:00 صباحًا
- أعد قائمة بخمسة أشياء يجب إكمالها قبل الغداء في الساعة 8:00 صباحًا
- قم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني في الساعة 9:00 صباحًا وأغلق علامة تبويب البريد الإلكتروني لبضع ساعات
- اعمل على المهام التي تقوم بها دون انقطاع لمدة ساعة ثم خذ استراحة لمدة 10 دقائق - افعل ذلك بشكل متكرر على مدار اليوم
الالتزام بروتين كهذا سيجعلك تشعر بالإنجاز ويجعل يومك أكثر إنتاجية وستجد متسعًا من الوقت خلال اليوم للعمل في مشاريع مهمة.
تدقيق وقتك
لتقييم كيفية استخدامك لوقتك ، يجب عليك إجراء تدقيق للوقت. إن القيام بمراجعة أسبوعية للأنشطة التي تم إجراؤها خلال الأسبوع والوقت الذي استغرقته لإكمالها سيكشف عن قدر كبير من المعلومات. يمكنك الاحتفاظ بورقة من المهام التي يتم إجراؤها يوميًا ووقتها وتقييمها على أساس أسبوعي للمهام التي كانت ذات أعلى قيمة عمل تتطلب قدرًا أقل من الوقت ، والمهام التي استغرقت معظم وقتك خلال الأسبوع.
يضع تدقيق الوقت صورة واضحة أمامك حول كيفية استغلال وقتك ، ويمكنك استخدامه لاتخاذ قرارات أفضل حول كيفية قضاء وقتك في مهام مختلفة في المستقبل.
اتبع طريقة "ABCDE"
يعد اتباع طريقة ABCDE ممارسة رائعة أخرى لإدارة الوقت. تتيح لك هذه القاعدة تحديد أولويات مهامك بحيث تقضي وقتك في العمل الأكثر قيمة. تبدأ بإعداد قائمة بكل ما تحتاج إلى القيام به في يوم واحد وتسمية كل مهمة في القائمة بالطريقة التالية:
ج: يجب تسمية المهام ذات الأولوية العالية "أ". هذه مهام يجب عليك القيام بها ، وقد يؤدي عدم القيام بها إلى عواقب وخيمة.
ب: هذه مهام ذات أولوية متوسطة يجب عليك القيام بها ويمكن أن يؤدي الفشل فيها إلى عواقب خفيفة.
ج: مهام ذات أولوية منخفضة مع عدم وجود عواقب على عملك. يمكنك القيام بها إذا كان لديك الوقت أو يمكنك اختيار تخطيها.
د: يمكن تفويض المهام للآخرين.
إنتربرايز : المهام غير الضرورية التي لا تضيف أي قيمة لعملك ويجب التخلص منها.
القاعدة العامة لطريقة ABCDE هي أنه لا يمكنك أداء المهام المسمى A و B و C خارج الترتيب. لأداء مهمة "ب" ، يجب عليك إكمال جميع المهام "أ" أولاً ، ولا يمكنك أبدًا تنفيذ مهمة "ج" قبل إكمال المهام "أ" و "ب". هذه طريقة بسيطة وسهلة لتحديد أولويات عملك بحيث يمكنك تركيز وقتك على المهام ذات الأولوية العالية.
دعونا نلخص!
بالنسبة إلى رواد الأعمال ، قد تكون إدارة وقتهم للتركيز على المشاريع المهمة مهمة صعبة. يتطلب منهم إجراء تغييرات في نمط حياتهم وعاداتهم ، مثل اعتماد روتين ، واستخدام التقويمات ، واتباع القواعد وما إلى ذلك. كما يتطلب منهم أن يكونوا أكثر وعياً بشأن كيفية قضاء وقتهم من خلال مراجعة وقتهم ، وتحديد أولويات مهام معينة ، و تفويض عملهم.
إذا كنت من رواد الأعمال الذين يرغبون في إدارة وقتهم ، فعليك اتباع جميع النصائح المذكورة أعلاه ، وإلا ستظل عالقًا في جدول عملك المحموم دون أن يكون لديك الوقت والمساحة للتركيز على المشاريع المهمة وذات القيمة العالية.
السيرة الذاتية للمؤلف: إميلي ويليامسون كاتبة فنية في Goodcore Software. إنها شركة متخصصة في تطوير البرمجيات والويب في المملكة المتحدة. ركزنا على مساعدة رواد الأعمال والشركات الصغيرة والمتوسطة في إنشاء برامج تنافسية وفازت. أنا متحمس للاستكشاف والكتابة عن الابتكار التكنولوجي وتطبيقات الأجهزة المحمولة وحلول البرمجيات.