7 Cara Pengusaha Sibuk Dapat Meluangkan Waktu untuk Proyek Penting

Menjadi seorang wirausahawan berarti tanggung jawab tanpa akhir tentang setiap hal kecil yang terkait dengan bisnis Anda. Ini berarti pengusaha menyulap trilyunan tugas setiap hari. Dari strategi perencanaan, penganggaran, perekrutan, pencapaian target, pemantauan kinerja departemen, hingga memastikan bahwa bisnis memberikan pekerjaan dengan sukses dan pelanggan puas dengan produk atau layanan bisnis mereka.

Hal ini membuat kewirausahaan menjadi pekerjaan yang sulit, yang membutuhkan sejumlah keterampilan dan kualitas kepemimpinan yang berbeda. Dan manajemen waktu adalah kualitas terbaik yang harus dimiliki setiap pengusaha. Mereka harus mengetahui jumlah waktu yang tepat untuk dialokasikan untuk setiap tugas dalam jadwal kerja mereka yang padat dan menyediakan waktu untuk proyek-proyek penting.

Tetapi manajemen waktu bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan, karena jadwal kerja Anda tidak akan secara ajaib menjernihkan sehingga Anda dapat fokus pada proyek-proyek penting, Anda perlu secara aktif mengatur waktu Anda untuk ini. Dan berikut adalah 10 cara Anda dapat menguasai seni manajemen waktu dan meluangkan waktu untuk proyek-proyek penting.

• Gunakan manajemen proyek dan alat produktivitas

Sebagai seorang pengusaha, Anda memiliki tanggung jawab untuk mengabaikan dan mengelola proyek yang sedang berjalan untuk memastikan bahwa mereka memenuhi tujuan mereka. Namun, dengan beberapa proyek yang sedang berjalan secara bersamaan, berkolaborasi dengan manajer dan anggota tim Anda mengenai kemajuan dan tujuan dapat menjadi aktivitas yang memakan waktu dan kompleks. Memanggil rapat untuk menindaklanjuti setiap aspek proyek dapat membuang waktu Anda dan karyawan Anda.

Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan berbagai jenis perangkat lunak yang tersedia untuk manajemen proyek dan memantau produktivitas. Perangkat lunak seperti Trello, Atlassian JIRA, Huddle, dan Basecamp dapat membantu Anda mengawasi aktivitas proyek, distribusi tugas, jadwal, dan informasi relevan lainnya tentang proyek yang sedang berjalan. Dengan cara ini Anda dapat menghemat waktu dan tetap mengikuti perkembangan proyek Anda.

• Jadwalkan Semuanya di Kalender Anda

Untuk manajemen waktu yang efektif, seorang pengusaha harus menggunakan kalender mereka secara religius. Mustahil bagi Anda untuk mengingat setiap janji, rapat, dan tugas yang perlu Anda lakukan di siang hari. Oleh karena itu, Anda perlu membiasakan untuk menjadwalkan segala sesuatunya dalam kalender, bahkan waktu luang Anda agar hari Anda berjalan lancar. Ini tidak hanya akan membebaskan pikiran Anda dari keharusan mengingat semuanya, tetapi juga akan memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal penting. Untuk ini, Anda dapat menggunakan kalender meja tradisional atau menggunakan aplikasi perangkat lunak kalender untuk menjadwalkan janji, tugas, dan tenggat waktu Anda. Anda juga harus membiasakan diri membaca kalender Anda setiap pagi untuk memahami aktivitas terjadwal Anda untuk hari itu.

• Belajar Mendelegasikan Tugas

Sebagai wirausahawan yang memimpin seluruh bisnis, Anda mungkin merasa perlu mengelola semuanya sendiri. Melakukan pekerjaan sendiri mungkin sangat memakan waktu dan terkadang tidak mungkin untuk dilakukan sendiri. Dan agar Anda tidak terjebak pada satu tugas dan membuang waktu, penting bagi Anda untuk mempelajari cara mendelegasikan tugas.

Ini tidak berarti bahwa Anda menyerahkan setiap tugas kepada orang lain. Sebaliknya, itu berarti bahwa sebelum memulai setiap tugas Anda sendiri dan ketika Anda menemukan diri Anda terjebak dalam tugas yang tidak pernah berakhir, Anda perlu bertanya pada diri sendiri 'kapan' dan 'apa' yang dapat Anda delegasikan kepada orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan. Carilah orang-orang yang tersedia dan dapat meminjamkan keahlian mereka kepada Anda dan mendelegasikan beberapa tugas kepada mereka. Ini akan menjernihkan jadwal kerja Anda dan memberi Anda waktu untuk berinvestasi dalam pekerjaan bernilai tinggi lainnya. Berikut adalah panduan bagi Anda untuk mempelajari cara mendelegasikan pekerjaan.

• Mulailah dengan Tugas Paling Sederhana

Ini adalah kecenderungan umum manusia untuk menunda memulai tugas apa pun yang sulit. Anda mungkin sering menemukan diri Anda terjebak pada sebuah proyek dan tidak mau melanjutkan pekerjaan. Ini bisa berarti bahwa Anda membuang waktu yang tidak perlu untuk menunda-nunda dan merasa cemas. Untuk menghindari hal ini, Anda harus mengikuti pendekatan memulai dengan tugas yang paling sederhana terlebih dahulu.

Pecahkan seluruh proyek Anda menjadi tugas-tugas kecil dan sederhana dan mulailah dengan yang mudah. Dengan cara ini Anda mungkin tidak dapat menyelesaikan seluruh proyek sekaligus tetapi Anda dapat memulai dari suatu tempat. Dan ketika Anda menyelesaikan tugas pertama, itu akan tumpah ke tugas berikutnya dan seterusnya, dan beberapa saat kemudian Anda berhasil menyelesaikan sejumlah besar pekerjaan yang sulit Anda mulai sejak awal.

• Memiliki Rutinitas Kerja

Memiliki dan mengikuti rutinitas kerja juga merupakan tip bagus lainnya untuk mengatur waktu dan membuat Anda tetap produktif. Ketahui jam berapa dalam sehari Anda paling produktif, buat rutinitas seputar itu dan patuhi itu. Misalnya, Anda dapat memiliki rutinitas harian seperti:

1. Olah raga pagi jam 05.00
2. Periksa kalender Anda dan lakukan brainstorming daftar hal-hal yang harus dilakukan pada pukul 7:00
3. Buatlah daftar 5 hal yang harus diselesaikan sebelum makan siang pada jam 8:00 pagi
4. Balas email pada jam 9:00 pagi dan tutup tab email selama beberapa jam
5. Kerjakan tugas yang ada tanpa gangguan selama satu jam dan kemudian istirahat selama 10 menit – Lakukan ini berulang kali sepanjang hari

Berpegang teguh pada rutinitas seperti ini akan membuat Anda merasa berhasil dan membuat hari Anda lebih produktif dan Anda akan menemukan cukup waktu di siang hari untuk mengerjakan proyek-proyek penting.

• Audit Waktu Anda

Untuk mengevaluasi bagaimana Anda menggunakan waktu Anda, Anda harus melakukan audit waktu. Melakukan audit mingguan atas aktivitas yang dilakukan selama seminggu dan waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya akan mengungkapkan banyak informasi. Anda dapat mempertahankan lembar tugas yang dilakukan setiap hari dan waktunya dan mengevaluasi setiap minggu tugas apa yang merupakan pekerjaan bernilai tertinggi yang membutuhkan lebih sedikit waktu, dan tugas apa yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda selama seminggu.

Audit waktu memberikan gambaran yang jelas di depan Anda tentang bagaimana Anda memanfaatkan waktu Anda, dan Anda dapat menggunakannya untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda untuk tugas yang berbeda di masa depan.

• Ikuti Metode 'ABCDE'

Mengikuti metode ABCDE adalah praktik hebat lainnya untuk manajemen waktu. Aturan ini memungkinkan Anda untuk memprioritaskan tugas Anda sehingga Anda menghabiskan waktu Anda pada pekerjaan yang paling berharga. Anda mulai dengan membuat daftar semua yang perlu Anda lakukan dalam sehari dan memberi label pada setiap tugas dalam daftar dengan cara berikut:

J: Tugas berprioritas tinggi harus diberi label A. Ini adalah tugas yang harus Anda lakukan dan gagal melakukannya dapat berakibat serius.

B: Ini adalah tugas-tugas dengan prioritas menengah yang harus Anda lakukan dan jika tidak melakukannya dapat mengakibatkan konsekuensi ringan.

C: Tugas berprioritas rendah tanpa konsekuensi pada pekerjaan Anda. Anda dapat melakukannya jika Anda punya waktu atau Anda dapat memilih untuk melewatkannya.

D: Tugas dapat didelegasikan kepada orang lain.

E: Tugas yang tidak perlu yang tidak menambah nilai pada pekerjaan Anda dan harus dihilangkan.

Aturan umum metode ABCDE adalah Anda tidak dapat melakukan tugas berlabel A, B, dan C yang salah. Untuk melakukan tugas B, Anda harus menyelesaikan semua tugas A terlebih dahulu, dan Anda tidak akan pernah bisa melakukan tugas C sebelum menyelesaikan tugas A dan B. Ini adalah cara sederhana dan mudah untuk memprioritaskan pekerjaan Anda sehingga Anda dapat memfokuskan waktu Anda pada tugas-tugas prioritas tinggi.

Mari Meringkas!

Bagi pengusaha, mengatur waktu mereka untuk fokus pada proyek-proyek penting bisa menjadi pekerjaan yang sulit. Ini mengharuskan mereka untuk membuat perubahan dalam gaya hidup dan kebiasaan mereka, seperti mengadopsi rutinitas, menggunakan kalender, mengikuti aturan, dll. Ini juga mengharuskan mereka untuk lebih sadar tentang bagaimana waktu mereka dihabiskan dengan mengaudit waktu mereka, memprioritaskan tugas-tugas tertentu, dan mendelegasikan pekerjaan mereka.

Jika Anda seorang pengusaha yang ingin mengatur waktu mereka, Anda harus mengikuti semua tips di atas, atau Anda akan tetap terjebak dalam jadwal kerja Anda yang padat tanpa memiliki waktu dan ruang untuk fokus pada proyek-proyek bernilai tinggi dan penting.

Bio Penulis: Emily Williamson adalah Penulis Teknis di Goodcore Software. Ini adalah perusahaan pengembangan web dan perangkat lunak yang dipesan lebih dahulu di Inggris. Kami fokus membantu pengusaha, usaha kecil, dan menengah menciptakan perangkat lunak yang kompetitif dan unggul. Saya bersemangat menjelajahi dan menulis tentang inovasi teknologi, aplikasi seluler, dan solusi perangkat lunak.