Co to jest kalendarz zasobów w zarządzaniu projektami?

Zarządzanie projektem wymaga nie tylko planowania i budżetowania, ale także harmonogramowania. Chociaż produkty dostarczane są w określonych momentach na osi czasu projektu, ich terminowe wykonanie wymaga zaplanowania zasobów ludzkich za pomocą kalendarza zasobów.

Aby to zrobić, ważne jest, aby wiedzieć, czym jest kalendarz zasobów, w jaki sposób jest używany w zarządzaniu projektami i jak oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w usprawnieniu procesu planowania.

Co to jest kalendarz zasobów?

Kalendarz zasobów to narzędzie, które zapewnia, że ​​Twój zespół projektowy jest dostępny do pracy, gdy potrzebujesz go do wykonania zadania. Pokazuje, kto i kiedy jest dostępny, aby kierownik projektu mógł przypisywać go do zadań.

Posiadanie dostępnych dni roboczych dla Twojego zespołu jest ważne, podobnie jak posiadanie profilu każdego członka zespołu. Profil wspomaga kalendarze zasobów, umożliwiając kierownikowi projektu szybkie sprawdzenie, kto może co robić. Innymi słowy, profil pokazuje umiejętności i doświadczenie.

Zamiast ręcznie śledzić zasoby, oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zarządzać zasobami. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia śledzenie zasobów w czasie rzeczywistym. Dzięki naszemu wykresowi obciążenia kierownicy projektów mogą zobaczyć, ile zadań przypisał ich zespół. Jeśli nadmiernie przydzielono komuś w zespole, przenieś jego zadania bezpośrednio z wykresu obciążenia pracą. Zrównoważone obciążenie pracą zespołu sprawia, że ​​jest on bardziej produktywny i utrzymuje wysokie morale. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Jaki jest cel kalendarza zasobów w zarządzaniu projektami?

Kalendarz zasobów jest niezbędnym narzędziem dla kierowników projektów, ponieważ pozwalają im planować z wyprzedzeniem, wiedząc, że wyznaczony przez nich członek zespołu jest dostępny do wykonania zadania w oczekiwany sposób.

Może się to wydawać nieistotne, ale jeśli pracujesz nawet nad nieco skomplikowanym projektem, musisz wiedzieć, że zasoby są dostępne, gdy ich potrzebujesz. Co więcej, zwykle istnieje wiele zależności, które dodatkowo komplikują planowanie. Zarządzanie zasobami na wysokim poziomie jest kluczem do pomyślnej realizacji projektu.

W rzeczywistości kierownik projektu może zaplanować swoje zasoby i stwierdzić, że projekt nie jest wykonalny. Lepiej wiedzieć o tym na etapie planowania niż po zaangażowaniu się w pracę. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest przekonanie się w fazie realizacji, że nie jesteś przygotowany do obsługi projektu z powodu ograniczeń zasobów.

Ale to niekoniecznie oznacza odłożenie projektu na półkę. Kierownicy projektów mają opcje; mogą dostosować zakres projektu, harmonogram, alokację zasobów i koszt, aby znaleźć realną ścieżkę rozwoju. Ale bez korzystania z kalendarza zasobów jest to prawie niemożliwe.

Kalendarz zasobów to nie tylko narzędzie do efektywniejszego przydzielania zadań, ale także pomaga w śledzeniu zarówno sprzętu, jak i pracowników. Jedną z funkcji kalendarza zasobów są grafików, które śledzą ilość czasu, jaką każdy członek zespołu spędza na zadaniach. Istnieją również wykresy obciążenia pracą, aby zrównoważyć obciążenie zespołu i utrzymać jego produktywność. Wykresy Gantta są pomocne w śledzeniu kosztów zasobów, aby utrzymać budżet.

Innym celem kalendarza zasobów jest pomoc w zarządzaniu programem lub portfelem projektów, które udostępniają zasoby. Kalendarz zasobów pomaga menedżerowi programu lub portfela identyfikować udostępnione zasoby, co ułatwia im planowanie w wielu projektach.

Co należy uwzględnić w kalendarzu zasobów?

Jeśli wygląda na to, że kalendarz zasobów robi dużo, to tak. Zasoby obejmują wszystko, czego potrzebujesz do wykonania projektu, takie jak ludzie, sprzęt, materiały i tak dalej. To dużo do zarządzania, ale kalendarz zasobów to wieloaspektowe narzędzie zaprojektowane do obsługi tych różnorodnych obowiązków. Poniżej znajdują się elementy kalendarza zasobów, z których wszystkie powinny znajdować się w zasięgu ręki kierownika projektu przez cały cykl życia projektu.

Informacje członków zespołu

Gdy dołączasz do swojego zespołu, pamiętaj o dodaniu jego informacji do kalendarza zasobów. Mogą to być ogólne informacje kontaktowe, takie jak numery telefonów komórkowych, jeśli musisz się z nimi skontaktować w nagłym wypadku. Ale warto również stworzyć profil ich umiejętności i doświadczenia, ponieważ te informacje są kluczowe przy podejmowaniu decyzji, kogo przydzielić do jakiego zadania.

Materiały, sprzęt i inne zasoby materialne

Chociaż Twój zespół jest Twoim najcenniejszym zasobem, nie jest to jedyna kwestia, którą musisz wziąć pod uwagę. Prawdopodobnie należy wziąć pod uwagę materiały, sprzęt i inne zasoby materialne. Będziesz chciał zanotować ich koszty, ale także ich dostępność lub kiedy twoi dostawcy będą mogli je wysłać, abyś mógł upewnić się, że zespół ma to, czego potrzebuje, kiedy tego potrzebuje.

Harmonogram

Identyfikacja Twoich zasobów to dopiero początek zarządzania nimi. Teraz czas na kalendarz. Kalendarz zasobów musi określać, kiedy zasoby będą potrzebne w projekcie. Tylko w ten sposób wszystko będzie tam, gdzie powinno być we właściwym czasie. Kalendarze zasobów mogą być dzienne, tygodniowe lub miesięczne, w zależności od projektu i kierownika projektu.

Informacje o codziennym obciążeniu pracą

Kalendarz zasobów często przyjmuje przydziały i harmonogram zasobów ludzkich oraz tworzy informacje o obciążeniu pracą. To jest wykres pokazujący przydział każdego członka zespołu. To kluczowe narzędzie, które pozwala zrównoważyć obciążenie zespołu, aby zwiększyć produktywność bez wypalania go.

Kalendarz zasobów a kalendarz projektu

Oczywiście kalendarz zasobów nie jest jedynym kalendarzem używanym w zarządzaniu projektami. Jest też kalendarz projektów. Ale czy są tym samym? Oba są opracowywane w fazie planowania projektu. Zauważyliśmy już, że kalendarz zasobów pokazuje dostępność i jest przydatny, gdy zasoby są udostępniane między różnymi projektami i obejmują zasoby ludzkie i nieludzkie.

Kalendarz projektu pomaga w identyfikacji dni roboczych i zmian w zespole. Bez przejrzystości informacji o płatnym czasie wolnym (PTO), urlopach i dniach pracy Twojego zespołu, niemożliwe jest prawidłowe zaplanowanie projektu. Harmonogram projektu może składać się z dowolnej liczby kalendarzy projektów, z których wszystkie można aktualizować w razie potrzeby.

Jak widać, zarówno kalendarz zasobów, jak i kalendarz projektu są podobne, ale nie są takie same. Kalendarze zasobów są bardziej dynamiczne niż kalendarze projektów, ponieważ zmiany w kalendarzu zasobów mogą być częste. Kalendarz projektu jest bardziej stały, ponieważ święta i weekendy niekoniecznie się zmieniają.

Korzyści z używania kalendarza zasobów

Kalendarz zasobów jest integralną częścią harmonogramu zasobów i większego planu zarządzania zasobami. Jest opracowywany w trakcie fazy planowania projektu i określa sposób, w jaki wszystko będzie koordynowane, aby dotrzymać terminów dostawy. Jakie są zalety korzystania z kalendarza zasobów? Oto kilka przykładów.

Lepsze planowanie zasobów

Planowanie zasobów jest kluczem do dotrzymania harmonogramu. Kalendarz zasobów umożliwia kierownikom projektów planowanie z wyprzedzeniem w przypadkach, gdy wszystkie zasoby potrzebne do wykonania zadania są wyrównane. Brak choćby jednego zasobu, gdy jest to konieczne, opóźni projekt i zwiększy koszty.

Zrównoważone obciążenie dla Twojego zespołu

Jak wspomniano powyżej, obciążenie pracą Twojego zespołu jest działaniem równoważącym. Chcesz, aby pracowali na tyle wydajnie, jak to tylko możliwe, ale nie przesadzali z zadaniami, aby się wypalili, a morale zespołu spadło do rynsztoka. Kalendarz zasobów pozwala kierownikom projektów na pierwszy rzut oka zobaczyć, do kogo przydzielono, a jeśli występuje brak równowagi, mogą przenieść się nawet do obciążenia pracą.

Popraw śledzenie zasobów

Twoje zasoby mogą być rozmieszczone w różnych zespołach, co jest kolejną zaletą kalendarza zasobów. Oferuje scentralizowane miejsce do śledzenia zasobów projektu lub portfela w celu uzyskania pełnej widoczności.

Utwórz kalendarz zasobów za pomocą ProjectManager

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online z funkcjami zarządzania zasobami, w tym kalendarzem zasobów. Nasze narzędzia zasobów są zintegrowane z pełnym zestawem funkcji zarządzania projektami, które umożliwiają kierownikom projektów planowanie, monitorowanie i raportowanie na każdym etapie ich projektów. Wszystko to można zrobić w czasie rzeczywistym, aby efektywniej zarządzać zasobami.

Utwórz kalendarz dostępności zasobów

Aby zapewnić wgląd w dostępność swojego zespołu, pierwszą rzeczą, którą należy zrobić po dołączeniu do zespołu, jest wybranie opcji wakacji z menu rozwijanego awatara. Wyskakujące okienko dni wolnych pozwala użytkownikom wybrać dni świąteczne i godziny pracy osobiste, krajowe i globalne. Teraz wiesz, kto jest dostępny podczas planowania. Święta będą wyświetlane na żółto na stronie obciążenia.

Gdy zaczniesz przypisywać zadania, pojawi się wyskakujące okienko, takie jak wykres Gantta, który pokazuje dostępność w czasie rzeczywistym dla każdego członka zespołu. W miarę wykonywania zadań członkowie zespołu wiedzą, nad czym pracują. Gdy aktualizują swoje godziny, informacje te są natychmiast odzwierciedlane w oprogramowaniu.

Zrównoważ swoje obciążenie pracą

Możesz upewnić się, że zadania Twojego zespołu są zrównoważone, odwiedzając stronę obciążenia. Wszystkie wprowadzone ustawienia urlopów zostaną odzwierciedlone na wykresie obciążenia pracą. Oznaczony kolorami podział godzin pracy członków zespołu ułatwia sprawdzenie, kto jest na wakacjach, a kto potrzebuje więcej lub mniej zadań.

Jeśli klikniesz imię członka zespołu, zobaczysz rozwijane menu wszystkich jego zadań. Możesz także filtrować wykres, aby pokazać wszystkie zadania lub je ukryć. Inne opcje filtrowania obejmują zakres dat, konkretne projekty lub użycie paska wyszukiwania. Równoważenie obciążenia jest łatwe; kliknij pole, a wyskakujące okienko pozwoli Ci ponownie przypisać zadanie innemu członkowi zespołu.

Zobacz zasoby na pulpicie nawigacyjnym i raportach w czasie rzeczywistym

Pulpit nawigacyjny to ogólny przegląd postępów i wydajności projektu. Automatycznie aktualizuje się w czasie rzeczywistym i wyświetla sześć metryk projektu, w tym wykres obciążenia pracą, który zapewnia przegląd alokacji zespołu. Jest to wykres słupkowy z kodowaniem kolorami, aby pokazać ukończone, do zrobienia i zaległe prace. W przeciwieństwie do innych narzędzi do zarządzania zasobami, nasz pulpit nawigacyjny nie wymaga konfiguracji.

Aby głębiej zagłębić się w dane, skorzystaj z naszych raportów, które można dostosowywać. Dostępnych jest osiem różnych raportów, od grafików po dostępność, obciążenie pracą i wariancję, a także status projektu i status portfela. Możesz filtrować raporty, aby zobaczyć tylko w określonym zakresie dat, na przykład, aby zobaczyć grafików, obciążenie pracą i dostępność w celu lepszego planowania zasobów.

Mamy również solidne wykresy Gantta do planowania harmonogramu i zasobów. Możesz dodać planowane koszty zasobów i używać danych w czasie rzeczywistym do śledzenia rzeczywistych kosztów zasobów po ustawieniu planu bazowego. Umożliwia to generowanie raportu odchyleń projektu lub śledzenie kosztów zasobów ludzkich i nieludzkich na wykresie Gantta. Masz kontrolę nad kontrolowaniem zasobów przez cały cykl życia projektu.

powiązana zawartość

Jeśli nadal jesteś zainteresowany badaniem tematów związanych z zarządzaniem zasobami, mamy wiele na naszej stronie internetowej. Oprócz tego, że jest potężnym oprogramowaniem do zarządzania projektami, nasza strona jest internetowym centrum wszystkich rzeczy związanych z zarządzaniem projektami. Publikujemy wiele blogów tygodniowo i mamy filmy instruktażowe, przewodniki, białe księgi, studia przypadków i wiele więcej. Oto kilka artykułów, które można rozwinąć na temat naszego kalendarza zasobów.

• Kompletny przewodnik po zarządzaniu zasobami
• Szablon planu zasobów
• Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami 2022

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami z zaawansowanymi narzędziami do zarządzania zasobami. Planuj, monitoruj i raportuj zasoby projektu w czasie rzeczywistym, aby podejmować bardziej wnikliwe decyzje podczas przydzielania pracy. Dołącz do zespołów NASA, Siemens i Nestle, które korzystają z naszego oprogramowania, aby osiągnąć sukces. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.