Che cos'è un calendario delle risorse nella gestione dei progetti?

La gestione di un progetto richiede più della pianificazione e del budget, richiede anche la pianificazione. Sebbene i risultati finali siano dovuti in punti specifici della sequenza temporale del progetto, il completamento di tali risultati in tempo richiede la pianificazione delle risorse umane con un calendario delle risorse.

Per fare ciò, è importante sapere cos'è un calendario delle risorse, come viene utilizzato nella gestione dei progetti e in che modo il software di gestione dei progetti può aiutare a rendere più efficiente il processo di pianificazione.

Che cos'è un calendario delle risorse?

Un calendario delle risorse è uno strumento per assicurarsi che il team di progetto sia disponibile a lavorare quando ne hai bisogno per eseguire l'attività. Mostra chi è disponibile e quando il project manager può assegnarli alle attività.

Avere i giorni lavorativi disponibili per il tuo team è importante, ma lo è anche avere un profilo di ogni membro del team. Il profilo aiuta con i calendari delle risorse consentendo al project manager di vedere rapidamente chi può fare cosa. In altre parole, il profilo mostra abilità ed esperienza.

Invece di tenere traccia delle risorse a mano, il software di gestione dei progetti ti aiuta a gestire le tue risorse. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che consente di monitorare le risorse in tempo reale. I project manager possono vedere quante attività ha assegnato il loro team con il nostro diagramma del carico di lavoro. Se hai sovraccaricato qualcuno del tuo team, riassegna i suoi compiti direttamente dal diagramma del carico di lavoro. Mantenere equilibrato il carico di lavoro del tuo team li rende più produttivi e mantiene alto il morale. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Qual è lo scopo di un calendario delle risorse nella gestione dei progetti?

Un calendario delle risorse è uno strumento essenziale per i project manager in quanto consente loro di pianificare in anticipo sapendo che il membro del team assegnato è disponibile per eseguire l'attività quando previsto.

Questo potrebbe non sembrare significativo, ma se stai lavorando anche su un progetto un po' complicato, devi sapere che le risorse sono disponibili quando ne hai bisogno. Inoltre, di solito ci sono più dipendenze che complicano ulteriormente la pianificazione. Gestire le tue risorse ad alto livello è la chiave per portare a termine con successo il progetto.

In effetti, un project manager può pianificare le proprie risorse e scoprire che il progetto non è fattibile. È meglio saperlo nella fase di pianificazione che dopo che ti sei impegnato nel lavoro. L'ultima cosa che vuoi è scoprire nella fase di esecuzione che non sei attrezzato per gestire il progetto a causa di vincoli di risorse.

Ma ciò non significa necessariamente accantonare il progetto. I project manager hanno opzioni; possono modificare l'ambito del progetto, la pianificazione, l'allocazione delle risorse e il costo per trovare un percorso praticabile da seguire. Ma senza utilizzare un calendario delle risorse, questo è quasi impossibile.

Il calendario delle risorse non è solo uno strumento per assegnare le attività in modo più efficace, ma aiuta anche a tenere traccia delle apparecchiature e dei dipendenti. Una funzionalità di un calendario delle risorse include schede attività che tengono traccia della quantità di tempo che ogni membro del team dedica alle attività. Sono inoltre disponibili grafici del carico di lavoro per bilanciare il carico di lavoro del team e mantenerlo produttivo. I diagrammi di Gantt sono utili per tenere traccia dei costi delle risorse per mantenere il budget.

Un altro scopo del calendario delle risorse è che è utile se gestisci un programma o un portfolio di progetti che condividono risorse. Il calendario delle risorse aiuta il programma o il gestore del portfolio a identificare le risorse condivise, facilitando la pianificazione di più progetti.

Cosa dovrebbe essere incluso in un calendario delle risorse?

Se sembra che un calendario di risorse faccia molto, beh, lo fa. Le risorse includono tutto ciò di cui hai bisogno per portare a termine il progetto, come persone, attrezzature, materiali e così via. È molto da gestire, ma un calendario delle risorse è uno strumento sfaccettato progettato per gestire queste diverse responsabilità. Di seguito è riportato ciò che è incluso in un calendario delle risorse, che dovrebbe essere tutto a portata di mano di un project manager durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Informazioni sui membri del team

Quando entri a far parte del tuo team, assicurati di aggiungere le sue informazioni al calendario delle risorse. Queste possono essere informazioni di contatto generali come numeri di cellulare se è necessario raggiungerli in caso di emergenza. Ma vorrai anche creare un profilo delle loro capacità ed esperienze poiché queste informazioni sono fondamentali per decidere chi assegnare a quale compito.

Materiali, attrezzature e altre risorse tangibili

Sebbene la tua squadra sia la tua risorsa più preziosa, non sono la tua unica considerazione. Ci sono probabilmente materiali, attrezzature e altre risorse tangibili che devono essere considerate. Ti consigliamo di annotare i loro costi ma anche la loro disponibilità o quando i tuoi fornitori saranno in grado di spedirli in modo da poter garantire che il team abbia ciò di cui ha bisogno quando ne ha bisogno.

Programma

Identificare le tue risorse è solo l'inizio della loro gestione. Ora è il momento del calendario. Il calendario delle risorse deve mappare quando le risorse saranno necessarie nel progetto. Questo è l'unico modo in cui tutto sarà dove deve essere al momento giusto. I calendari delle risorse possono essere giornalieri, settimanali o mensili, a seconda del progetto e del project manager.

Informazioni sul carico di lavoro giornaliero

Un calendario delle risorse spesso prende le assegnazioni e la pianificazione per le tue risorse umane e crea informazioni sul carico di lavoro. Questo è un grafico che mostra l'allocazione di ciascun membro del team. È uno strumento fondamentale che ti consente di bilanciare il carico di lavoro del tuo team per aumentare la produttività senza esaurirli.

Calendario delle risorse e calendario del progetto

Naturalmente, il calendario delle risorse non è l'unico calendario utilizzato nella gestione dei progetti. C'è anche un calendario del progetto. Ma sono la stessa cosa? Entrambi sono sviluppati durante la fase di pianificazione di un progetto. Abbiamo già notato che un calendario delle risorse mostra la disponibilità e sono utili quando le risorse sono condivise tra progetti diversi e includono risorse umane e non umane.

Un calendario di progetto ti aiuta a identificare i giorni lavorativi e i turni del tuo team. Senza trasparenza sui permessi retribuiti (PTO), sulle ferie e sui giorni lavorativi del tuo team, è impossibile pianificare correttamente il tuo progetto. Un programma di progetto può essere composto da tutti i calendari di progetto necessari, che possono essere tutti aggiornati secondo necessità.

Come puoi vedere, sia il calendario delle risorse che il calendario del progetto sono simili ma non sono la stessa cosa. I calendari delle risorse sono più dinamici dei calendari dei progetti poiché le modifiche al calendario delle risorse possono essere frequenti. Il calendario del progetto è più fisso poiché le festività e i fine settimana non cambiano necessariamente.

Vantaggi dell'utilizzo di un calendario delle risorse

Il calendario delle risorse è parte integrante della pianificazione delle risorse e del piano di gestione delle risorse più ampio. Viene sviluppato nel corso della fase di pianificazione di un progetto e stabilisce il modo in cui tutto sarà coordinato per rispettare le scadenze dei tuoi consegne. Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un calendario delle risorse? Ecco alcuni esempi.

Migliore pianificazione delle risorse

La pianificazione delle tue risorse è la chiave per rispettare il tuo programma. Il calendario delle risorse consente ai project manager di pianificare in anticipo nei casi in cui tutte le risorse necessarie per completare un'attività sono allineate. Non avere nemmeno una risorsa quando è necessario ritarderà il progetto e aggiungerà costi.

Carico di lavoro equilibrato per il tuo team

Come notato sopra, il carico di lavoro del tuo team è un atto di bilanciamento. Vuoi che lavorino alla capacità di essere il più produttivi possibile, ma non sovraccaricati in modo che si esauriscano e il morale della squadra vada a rotoli. Un calendario delle risorse consente ai project manager di vedere a colpo d'occhio a chi è assegnato cosa e se c'è uno squilibrio, possono riallocare anche il carico di lavoro.

Migliora il monitoraggio delle risorse

Le tue risorse potrebbero essere distribuite tra diversi team, che è un altro vantaggio del calendario delle risorse. Offre un luogo centralizzato per tenere traccia del tuo progetto o delle risorse del portfolio per una visibilità completa.

Crea un calendario delle risorse con ProjectManager

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online con funzionalità di gestione delle risorse incluso un calendario delle risorse. I nostri strumenti per le risorse sono integrati in una suite completa di funzionalità di gestione dei progetti che consentono ai project manager di pianificare, monitorare e creare report su ogni fase dei loro progetti. Tutto questo può essere fatto in tempo reale per una gestione più efficace delle risorse.

Crea un calendario di disponibilità delle risorse

Per creare visibilità sulla disponibilità del tuo team, la prima cosa da fare dopo l'onboarding è selezionare l'opzione festiva dal menu a discesa del tuo avatar. Il popup delle festività consente agli utenti di selezionare le festività e gli orari di lavoro personali, nazionali e globali. Ora sai chi è disponibile durante la pianificazione. Le festività verranno visualizzate in giallo nella pagina del carico di lavoro.

Quando inizi quindi ad assegnare le attività, verrà visualizzato un popup come nel diagramma di Gantt, che mostra la disponibilità in tempo reale per ciascun membro del team. Man mano che gli incarichi vengono assegnati, i membri del team sanno a cosa stanno lavorando. Man mano che aggiornano le loro ore, tali informazioni si riflettono immediatamente nel software.

Bilancia il tuo carico di lavoro

Puoi assicurarti che le attività del tuo team siano bilanciate visitando la pagina del carico di lavoro. Tutte le impostazioni delle ferie che hai effettuato verranno riportate nel diagramma del carico di lavoro. La suddivisione in codice colore delle ore dei membri del team rende facile vedere chi è in vacanza e chi ha bisogno di più o meno compiti.

Se fai clic sul nome di un membro del team, vedrai un menu a discesa di tutti i suoi incarichi. Puoi anche filtrare il grafico per mostrare tutte le attività o nasconderle. Altre opzioni di filtro includono l'intervallo di date, progetti specifici o l'uso della barra di ricerca. Il bilanciamento del carico di lavoro è facile; fai clic sulla casella e un popup ti consentirà di riassegnare l'attività a un altro membro del team.

Visualizza le risorse su dashboard e report in tempo reale

La dashboard è una panoramica di alto livello dello stato di avanzamento e delle prestazioni del tuo progetto. Si aggiorna automaticamente in tempo reale e mostra sei metriche di progetto, incluso il diagramma del carico di lavoro, che ti offre una panoramica dell'allocazione del tuo team. È un grafico a barre con codifica a colori per mostrare il lavoro completato, da fare e scaduto. A differenza di altri strumenti di gestione delle risorse, la nostra dashboard non richiede alcuna configurazione.

Per approfondire i dati, utilizza i nostri report personalizzabili. Sono disponibili otto diversi report, dalle schede attività alla disponibilità, al carico di lavoro e alla varianza, nonché allo stato del progetto e del portfolio. Puoi filtrare i rapporti per visualizzarli solo in un determinato intervallo di date, ad esempio per visualizzare schede attività, carico di lavoro e disponibilità al fine di pianificare meglio le tue risorse.

Abbiamo anche solidi diagrammi di Gantt per pianificare il tuo programma e le tue risorse. È possibile aggiungere i costi delle risorse pianificati e utilizzare i dati in tempo reale per tenere traccia dei costi effettivi delle risorse una volta impostata una linea di base. Ciò consente di generare un rapporto sulla varianza del progetto o di tenere traccia dei costi delle risorse umane e non umane sul Gantt. Hai il controllo per tenere sotto controllo le risorse durante tutto il ciclo di vita del progetto.

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