Was ist ein Ressourcenkalender im Projektmanagement?

Veröffentlicht: 2022-08-23

Die Verwaltung eines Projekts erfordert mehr als Planung und Budgetierung, es erfordert auch Zeitplanung. Während Leistungen an bestimmten Punkten auf Ihrem Projektzeitplan fällig sind, müssen Sie Ihre Personalressourcen mit einem Ressourcenkalender planen, um diese Leistungen rechtzeitig fertigzustellen.

Dazu ist es wichtig zu wissen, was ein Ressourcenkalender ist, wie er im Projektmanagement eingesetzt wird und wie Projektmanagement-Software dabei helfen kann, den Planungsprozess effizienter zu gestalten.

Was ist ein Ressourcenkalender?

Ein Ressourcenkalender ist ein Werkzeug, um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam verfügbar ist, wenn Sie es für die Ausführung der Aufgabe benötigen. Es zeigt an, wer wann verfügbar ist, damit der Projektmanager sie Aufgaben zuweisen kann.

Es ist wichtig, die verfügbaren Arbeitstage für Ihr Team zu haben, aber auch ein Profil jedes Teammitglieds. Das Profil hilft bei Ressourcenkalendern, indem es dem Projektmanager ermöglicht, schnell zu sehen, wer was tun kann. Mit anderen Worten, das Profil zeigt Fähigkeiten und Erfahrungen.

Anstatt Ressourcen manuell zu verfolgen, hilft Ihnen Projektmanagement-Software bei der Verwaltung Ihrer Ressourcen. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Ressourcen in Echtzeit verfolgen können. Projektmanager können mit unserem Workload-Diagramm sehen, wie viele Aufgaben ihr Team zugewiesen hat. Wenn Sie jemanden in Ihrem Team überlastet haben, weisen Sie seine Aufgaben direkt aus dem Arbeitsbelastungsdiagramm neu zu. Die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Gleichgewicht zu halten, macht es produktiver und hält die Moral hoch. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

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Wozu dient ein Ressourcenkalender im Projektmanagement?

Ein Ressourcenkalender ist ein wesentliches Werkzeug für Projektmanager, da er es ihnen ermöglicht, vorauszuplanen, da sie wissen, dass das ihnen zugewiesene Teammitglied verfügbar ist, um die Aufgabe zum erwarteten Zeitpunkt auszuführen.

Dies mag nicht wichtig erscheinen, aber selbst wenn Sie an einem etwas komplizierten Projekt arbeiten, müssen Sie wissen, dass Ressourcen verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen. Darüber hinaus gibt es normalerweise mehrere Abhängigkeiten, die die Planung weiter erschweren. Die Verwaltung Ihrer Ressourcen auf hohem Niveau ist der Schlüssel zur erfolgreichen Durchführung des Projekts.

Tatsächlich kann ein Projektmanager seine Ressourcen planen und feststellen, dass das Projekt nicht durchführbar ist. Es ist besser, dies in der Planungsphase zu wissen, als nachdem Sie sich der Arbeit verschrieben haben. Das Letzte, was Sie wollen, ist, in der Ausführungsphase festzustellen, dass Sie aufgrund von Ressourcenengpässen nicht für die Abwicklung des Projekts gerüstet sind.

Aber das bedeutet nicht unbedingt, das Projekt auf Eis zu legen. Projektmanager haben Optionen; Sie können den Projektumfang, den Zeitplan, die Ressourcenzuweisung und die Kosten anpassen, um einen tragfähigen Weg nach vorne zu finden. Aber ohne die Verwendung eines Ressourcenkalenders ist dies nahezu unmöglich.

Der Ressourcenkalender ist nicht nur ein Werkzeug, um Aufgaben effektiver zuzuweisen, sondern hilft auch bei der Verfolgung von Geräten und Mitarbeitern. Eine Funktion eines Ressourcenkalenders umfasst Arbeitszeittabellen, die die Zeit verfolgen, die jedes Teammitglied für Aufgaben aufwendet. Es gibt auch Arbeitsbelastungsdiagramme, um die Arbeitsbelastung des Teams auszugleichen und es produktiv zu halten. Gantt-Diagramme sind hilfreich bei der Verfolgung von Ressourcenkosten, um Ihr Budget einzuhalten.

Ein weiterer Zweck des Ressourcenkalenders besteht darin, dass er hilfreich ist, wenn Sie ein Programm oder Portfolio von Projekten verwalten, die Ressourcen gemeinsam nutzen. Der Ressourcenkalender hilft dem Programm- oder Portfoliomanager, gemeinsam genutzte Ressourcen zu identifizieren, was ihm die Planung über mehrere Projekte hinweg erleichtert.

Was sollte in einem Ressourcenkalender enthalten sein?

Wenn es so klingt, als würde ein Ressourcenkalender viel leisten, nun, das tut er. Ressourcen umfassen alles, was Sie zur Durchführung des Projekts benötigen, wie z. B. Personen, Ausrüstung, Materialien und so weiter. Das ist eine Menge zu verwalten, aber ein Ressourcenkalender ist ein vielseitiges Tool, das darauf ausgelegt ist, diese unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zu bewältigen. Die folgenden Elemente sind in einem Ressourcenkalender enthalten, die alle dem Projektmanager während des gesamten Projektlebenszyklus zur Verfügung stehen sollten.

Informationen der Teammitglieder

Stellen Sie beim Onboarding Ihres Teams sicher, dass Sie dessen Informationen zum Ressourcenkalender hinzufügen. Dies können allgemeine Kontaktinformationen wie Handynummern sein, falls Sie diese im Notfall erreichen müssen. Sie sollten aber auch ein Profil ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen erstellen, da diese Informationen entscheidend sind, um zu entscheiden, wem welche Aufgabe zugewiesen wird.

Materialien, Ausrüstung und andere materielle Ressourcen

Ihr Team ist zwar Ihre wertvollste Ressource, aber nicht Ihre einzige Überlegung. Es gibt wahrscheinlich Materialien, Ausrüstung und andere materielle Ressourcen, die berücksichtigt werden müssen. Sie sollten ihre Kosten notieren, aber auch ihre Verfügbarkeit oder wann Ihre Lieferanten sie versenden können, damit Sie sicherstellen können, dass das Team das hat, was es braucht, wenn es es braucht.

Zeitlicher Ablauf

Die Identifizierung Ihrer Ressourcen ist nur der Anfang ihrer Verwaltung. Jetzt ist es Zeit für den Kalender. Der Ressourcenkalender muss abbilden, wann die Ressourcen im Projekt benötigt werden. Nur so ist alles zur richtigen Zeit dort, wo es sein soll. Ressourcenkalender können je nach Projekt und Projektmanager täglich, wöchentlich oder monatlich sein.

Informationen zur täglichen Arbeitsbelastung

Ein Ressourcenkalender nimmt häufig die Aufgaben und den Zeitplan für Ihre Personalabteilung auf und erstellt Informationen zur Arbeitsbelastung. Dies ist ein Diagramm, das die Zuordnung jedes Teammitglieds zeigt. Es ist ein wichtiges Tool, mit dem Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams ausgleichen können, um die Produktivität zu steigern, ohne sie auszubrennen.

Ressourcenkalender vs. Projektkalender

Natürlich ist der Ressourcenkalender nicht der einzige Kalender, der im Projektmanagement verwendet wird. Es gibt auch einen Projektkalender. Aber sind sie dasselbe? Beide werden während der Planungsphase eines Projekts entwickelt. Wir haben bereits festgestellt, dass ein Ressourcenkalender die Verfügbarkeit anzeigt und hilfreich ist, wenn Ressourcen von verschiedenen Projekten gemeinsam genutzt werden und menschliche und nichtmenschliche Ressourcen umfassen.

Ein Projektkalender hilft Ihnen, die Arbeitstage und Schichten Ihres Teams zu identifizieren. Ohne Transparenz über die bezahlte Freizeit (PTO), Feiertage und Arbeitstage Ihres Teams ist es unmöglich, Ihr Projekt korrekt zu planen. Ein Projektplan kann aus beliebig vielen Projektkalendern bestehen, die alle nach Bedarf aktualisiert werden können.

Wie Sie sehen können, sind sowohl der Ressourcenkalender als auch der Projektkalender ähnlich, aber sie sind nicht gleich. Ressourcenkalender sind dynamischer als Projektkalender, da Änderungen am Ressourcenkalender häufig vorkommen können. Der Projektkalender ist fester, da sich Feiertage und Wochenenden nicht unbedingt ändern.

Vorteile der Verwendung eines Ressourcenkalenders

Der Ressourcenkalender ist ein integraler Bestandteil Ihres Ressourcenplans und eines größeren Ressourcenverwaltungsplans. Es wird im Laufe der Planungsphase eines Projekts entwickelt und legt fest, wie alles koordiniert wird, um Ihre Liefertermine einzuhalten. Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Ressourcenkalenders? Hier sind ein paar Beispiele.

Bessere Ressourcenplanung

Die Planung Ihrer Ressourcen ist der Schlüssel zur Einhaltung Ihres Zeitplans. Der Ressourcenkalender ermöglicht es Projektmanagern, in Fällen vorauszuplanen, in denen alle Ressourcen, die zum Abschließen einer Aufgabe benötigt werden, aufeinander abgestimmt sind. Nicht einmal eine Ressource zu haben, wenn es nötig ist, wird das Projekt verzögern und zusätzliche Kosten verursachen.

Ausgewogene Arbeitsbelastung für Ihr Team

Wie oben erwähnt, ist die Arbeitsbelastung Ihres Teams ein Balanceakt. Sie möchten, dass sie so produktiv wie möglich ausgelastet sind, aber nicht überlastet werden, damit sie ausbrennen und die Teammoral in die Gosse geht. Ein Ressourcenkalender ermöglicht es Projektmanagern, auf einen Blick zu sehen, wem was zugewiesen ist, und bei einem Ungleichgewicht sogar die Arbeitslast neu zuzuweisen.

Verbessern Sie die Ressourcenverfolgung

Ihre Ressourcen sind möglicherweise auf verschiedene Teams verteilt, was ein weiterer Vorteil des Ressourcenkalenders ist. Es bietet einen zentralen Ort, um Ihre Projekt- oder Portfolioressourcen für vollständige Transparenz zu verfolgen.

Erstellen Sie einen Ressourcenkalender mit ProjectManager

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit Ressourcenverwaltungsfunktionen, einschließlich eines Ressourcenkalenders. Unsere Ressourcen-Tools sind in eine vollständige Suite von Projektmanagementfunktionen integriert, die es Projektmanagern ermöglichen, jede Phase ihrer Projekte zu planen, zu überwachen und Berichte darüber zu erstellen. All dies kann für ein effektiveres Ressourcenmanagement in Echtzeit erfolgen.

Ressourcenverfügbarkeitskalender erstellen

Um die Verfügbarkeit Ihres Teams sichtbar zu machen, müssen Sie nach dem Onboarding zunächst die Urlaubsoption aus dem Dropdown-Menü Ihres Avatars auswählen. Das Feiertags-Popup ermöglicht es Benutzern, die persönlichen, landesweiten und globalen Feiertage und Arbeitszeiten auszuwählen. Jetzt wissen Sie, wer bei der Planung verfügbar ist. Feiertage werden auf der Workload-Seite gelb angezeigt.

Wenn Sie dann damit beginnen, Aufgaben zuzuweisen, erscheint ein Popup wie im Gantt-Diagramm, das die Verfügbarkeit für jedes Teammitglied in Echtzeit anzeigt. Wenn Aufgaben erstellt werden, wissen die Teammitglieder, woran sie arbeiten. Wenn sie ihre Stunden aktualisieren, spiegeln sich diese Informationen sofort in der gesamten Software wider.

Gleichen Sie Ihre Arbeitsbelastung aus

Sie können sicherstellen, dass die Aufgaben Ihres Teams ausgeglichen sind, indem Sie die Arbeitsbelastungsseite besuchen. Alle Urlaubseinstellungen, die Sie vorgenommen haben, werden in der Auslastungstabelle widergespiegelt. Die farbcodierte Aufschlüsselung der Arbeitszeiten der Teammitglieder macht es einfach zu erkennen, wer im Urlaub ist und wer mehr Aufgaben oder weniger Aufgaben benötigt.

Wenn Sie auf den Namen eines Teammitglieds klicken, sehen Sie ein Dropdown-Menü mit all seinen Aufgaben. Sie können das Diagramm auch filtern, um alle Aufgaben anzuzeigen oder sie auszublenden. Weitere Filteroptionen umfassen Datumsbereich, bestimmte Projekte oder die Verwendung der Suchleiste. Die Arbeitsbelastung auszugleichen ist einfach; Klicken Sie auf das Kästchen und ein Popup-Fenster ermöglicht es Ihnen, die Aufgabe einem anderen Teammitglied zuzuweisen.

Zeigen Sie Ressourcen auf dem Echtzeit-Dashboard und in Berichten an

Das Dashboard ist eine allgemeine Übersicht über den Fortschritt und die Leistung Ihres Projekts. Es wird automatisch in Echtzeit aktualisiert und zeigt sechs Projektmetriken an, einschließlich des Arbeitsbelastungsdiagramms, das Ihnen einen Überblick über die Zuteilung Ihres Teams gibt. Es ist ein Balkendiagramm mit Farbcodierung, um abgeschlossene, zu erledigende und überfällige Arbeiten anzuzeigen. Im Gegensatz zu anderen Tools zur Ressourcenverwaltung erfordert unser Dashboard keine Einrichtung.

Um tiefer in die Daten einzutauchen, verwenden Sie unsere anpassbaren Berichte. Es gibt acht verschiedene Berichte, von Arbeitszeittabellen über Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung und Abweichung bis hin zu Projektstatus und Portfoliostatus. Sie können die Berichte so filtern, dass sie nur über einen bestimmten Datumsbereich angezeigt werden, um beispielsweise Arbeitszeittabellen, Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit anzuzeigen, um Ihre Ressourcen besser zu planen.

Das Dashboard von ProjectManager mit einer Nahaufnahme des Arbeitsbelastungsdiagramms

Wir haben auch robuste Gantt-Diagramme, um Ihren Zeitplan und Ihre Ressourcen zu planen. Sie können geplante Ressourcenkosten hinzufügen und Echtzeitdaten verwenden, um die tatsächlichen Ressourcenkosten zu verfolgen, sobald Sie einen Basisplan festgelegt haben. Auf diese Weise können Sie einen Projektabweichungsbericht erstellen oder Ihre Personal- und Sachkosten im Gantt nachverfolgen. Sie haben die Kontrolle, um die Ressourcen während des gesamten Projektlebenszyklus unter Kontrolle zu halten.