Boostez votre processus de messagerie et améliorez la collaboration avec le modèle Trello de flux de travail de messagerie gratuit de Litmus

Si vous travaillez dans le marketing par e-mail, vous savez qu'il n'est pas facile de recevoir un bon e-mail. De la rédaction à la conception, en passant par le codage, l'obtention des commentaires de votre équipe et l'analyse des résultats après l'envoi, le processus implique une multitude d'étapes et de parties prenantes. Garder le contrôle de tout cela peut sembler une tâche impossible.

Alors, comment pouvez-vous garder votre bon sens dans le processus de production d'e-mails, tout en vous assurant que chaque e-mail que vous envoyez est configuré pour générer les meilleurs résultats possibles ?

Il y a un secret pour garder les pièces mobiles ensemble pour façonner une machine de marketing par e-mail bien huilée : il s'agit de créer un flux de travail à l'épreuve des balles avec une collaboration transparente entre les équipes. Nous avons fait équipe avec nos amis de Trello pour apporter tout ce que nous avons appris sur le processus de messagerie parfait dans un modèle Trello que vous pouvez copier et personnaliser et, en fin de compte, rendre votre flux de travail de messagerie plus transparent.

Obtenir le modèle →

Vous verrez que le modèle de workflow d'e-mail est organisé par colonnes qui représentent les différentes étapes du workflow d'e-mail. Au fur et à mesure que vous travaillez sur une campagne, votre projet se déplacera de la gauche ( Nouvelles demandes ) vers la droite jusqu'aux étapes Envoyé et Rapport . Regardons chaque étape du processus plus en détail.

Nouvelles demandes

Cette colonne est votre endroit pour collecter les demandes de campagne de votre équipe, ainsi que votre endroit pour garder une trace de tous les projets que vous souhaitez aborder. Considérez-le comme l'arriéré d'idées et de tâches de l'équipe de messagerie.

Gérer les demandes de campagne + améliorer la collaboration avec les formulaires

Si votre équipe envoie des campagnes pour de nombreuses équipes et parties prenantes différentes, il peut être difficile de rester au courant des demandes. L'utilisation d'un formulaire comme guichet unique pour gérer les demandes vous aide à rationaliser le processus et facilite la collecte d'informations clés sur l'objectif, le calendrier et le public de chaque campagne.

Dans ce modèle, nous utilisons la mise sous tension Typeform pour collecter les demandes par courrier électronique et diriger les informations clés directement dans la colonne Nouvelles demandes de notre tableau Trello. Il génère automatiquement un tableau avec des informations clés sur la campagne :

Nous avons choisi Typeform pour cet exemple, mais n'hésitez pas à utiliser votre outil de sondage préféré pour traiter les demandes.

Une fois que vous avez examiné une nouvelle demande (et obtenu des réponses à toutes vos questions), vous pouvez déplacer la campagne vers l'étape suivante du flux de travail.

Accepté/en file d'attente

Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations cruciales sur les objectifs et les détails d'une campagne, vous pouvez les déplacer dans la colonne Accepté . Une fois qu'une campagne arrive à cette étape du workflow, nous lui donnons une date d'échéance. Nous vous recommandons de définir votre date d'envoi (ou la date de mise en ligne pour les e-mails déclenchés ou transactionnels) comme date d'échéance. Pourquoi? Si vous utilisez le démarrage Calendrier , vous pouvez voir toutes les campagnes à venir (et passées) dans une seule vue de calendrier. Créer un calendrier e-mail n'a jamais été aussi simple !

Utilisez des libellés pour suivre les différents types de campagnes que vous envoyez

Si vous envoyez de nombreux types d'e-mails différents (vous pouvez servir différents groupes de clients, services ou produits), les étiquettes peuvent être un moyen efficace de rester au courant des campagnes qui servent à quel objectif commercial. Personnalisez vos étiquettes en fonction des besoins de votre équipe .

Chez Litmus, nous cherchons à trouver un équilibre entre les promotions de contenu et les mises à jour de produits, et les étiquettes de Trello nous permettent de repérer facilement si une semaine est trop lourde pour l'une ou l'autre.

En cours

Une fois que votre équipe commence à travailler sur la campagne, elle passe à la colonne En cours .

C'est ici que vous gardez une trace de toutes les tâches qui doivent être effectuées pour créer une campagne. Dans cet exemple, nous avons divisé les tâches en rédaction, conception, développement et test/AQ. Choisissez une logique qui fonctionne pour votre équipe.

Vous pouvez également utiliser Trello pour garder une trace de tous les documents, liens et fichiers appartenant à chaque campagne. Par exemple, vous pouvez joindre un document Google à votre e-mail ou à la copie de votre e-mail ( il existe un power-up pour vous aider ), inclure un lien vers un aperçu en direct de votre e-mail ou joindre le code HTML de votre e-mail.

Créez une liste de contrôle pour vous assurer que votre e-mail est optimisé et que vous détectez les erreurs avant d'envoyer

Des e-mails qui ne s'affichent pas correctement aux liens brisés et aux images qui ne se chargent tout simplement pas, il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner avec un e-mail et chaque erreur aura un impact sur les performances de votre campagne. C'est pourquoi l'assurance qualité de vos e-mails est cruciale, et une liste de contrôle peut vous aider.

L'examen d'une liste de contrôle complète prend du temps, mais il est essentiel de s'assurer que chaque e-mail que vous envoyez est exempt d'erreurs. Ne sautez donc jamais cette étape du processus. Notre modèle comprend les vérifications d'assurance qualité des e-mails les plus importantes, mais n'hésitez pas à en ajouter d'autres qui sont spécifiques à votre équipe et à vos e-mails.

Cherchez-vous à accélérer cette étape du flux de travail des e-mails ? Des outils tels que Litmus Checklist peuvent vous aider à automatiser les tâches les plus chronophages et à améliorer la livraison et l'efficacité de vos e-mails.

Détectez les problèmes avant d'envoyer avec Litmus La liste de contrôle Litmus vous offre une vérification guidée des éléments critiques qui ont un impact sur les performances des e-mails. Prévisualisez votre e-mail dans des applications et appareils populaires, validez le fonctionnement des liens, des images et du suivi, et créez une expérience de messagerie incroyable à chaque fois. En savoir plus →

En attente des approbations finales

Il est maintenant temps d'obtenir les commentaires finaux et l'approbation de toutes les parties prenantes. La mise sous tension d'approbation de Trello vous permet de définir des réviseurs pour chaque projet, ce qui permet aux spécialistes du marketing de suivre facilement qui a déjà approuvé une campagne et qui ne l'a pas encore fait.

Vos évaluateurs ont-ils des commentaires de dernière minute sur votre campagne ? Vous pouvez suivre les commentaires dans Trello - demandez simplement aux évaluateurs de commenter la carte. Ou utilisez Litmus Proof pour permettre à toutes les parties prenantes de laisser des commentaires et des suggestions directement dans un e-mail. Avec Litmus Proof, il n'a jamais été aussi simple d'accélérer votre processus d'approbation et d'augmenter la collaboration.

Rationalisez votre processus de révision des e-mails avec Litmus Proof Avec Proof comme outil centralisé de collecte de commentaires, vous pouvez améliorer la collaboration, obtenir une meilleure visibilité et réduire les cycles de révision. En savoir plus →

Une fois que votre e-mail est examiné et approuvé, vous pouvez le déplacer vers la colonne Prêt à envoyer . Et une fois que vous avez appuyé sur le bouton d'envoi, vous pouvez déplacer la campagne dans Envoyé, un excellent moyen de garder une trace de tous les e-mails que votre équipe a réussi à faire.

Votre travail n'est pas terminé une fois que vous avez appuyé sur envoyer : Rapports

Lorsque votre équipe est occupée, que votre arriéré est plein et que vous avez du mal à respecter la prochaine échéance, il est facile d'oublier vos analyses d'e-mails. Mais la seule façon d'améliorer les futures campagnes est d'examiner de près ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. C'est pourquoi vous devez faire des rapports par e-mail une partie cruciale de votre flux de travail par e-mail, et les rappels dans Trello peuvent vous aider à rester au top de vos tâches de rapport.

Besoin d'un rappel pour finaliser votre reporting mensuel par e-mail ? Vous pouvez utiliser le power-up Butler pour définir automatiquement une tâche récurrente. Par exemple, définissez Butler pour vous rappeler cette tâche le premier lundi de chaque mois.

Besoin d'un endroit pour recueillir l'inspiration d'e-mails ou garder une trace de documents importants ? Vous pouvez également le faire dans Trello.

En plus de couvrir les étapes clés de votre flux de travail de messagerie, vous pouvez également utiliser votre tableau Trello comme guichet unique pour collecter des idées (vous verrez une colonne Inspiration dans notre modèle), ou pour suivre tous les documents clés comme votre stratégie de courrier électronique, votre guide de style, les meilleures pratiques internes de marketing par courrier électronique, etc. Avez-vous besoin d'un endroit pour garder une trace de vos notes de réunion hebdomadaires ? Un endroit pour documenter les ressources de l'industrie les plus utiles pour votre équipe ? Grâce à la flexibilité de Trello, vous pouvez faire tout cela. Ajoutez simplement des colonnes supplémentaires comme bon vous semble.

Personnalisez le modèle

Chaque équipe de messagerie est différente et chaque équipe de messagerie a ses propres processus uniques. Ce modèle est un excellent point de départ pour établir et documenter un flux de travail pour votre équipe. Personnalisez-le pour refléter les besoins uniques de votre équipe et commencez à envoyer des e-mails plus efficaces.

Créez votre propre workflow de messagerie dans Trello →

Avez-vous des conseils pour les utilisateurs expérimentés de Trello qui vous aident à rationaliser votre flux de travail de messagerie ? Nous serions ravis de les entendre! Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.