Cómo hacer un plan de gestión de riesgos

Usted los identifica, los registra, los monitorea y los planifica: los riesgos son una parte inherente de cada proyecto. Algunos riesgos del proyecto se convertirán en áreas problemáticas, como ejecutar un proyecto durante las vacaciones y tener que planificar el cronograma del proyecto en torno a ellos. Pero hay muchos riesgos dentro de cualquier proyecto que, sin una evaluación de riesgos y estrategias de mitigación de riesgos, pueden ser sorpresas desagradables para usted y su equipo de gestión de proyectos.

Ahí es donde entra en juego un plan de gestión de riesgos, para ayudar a mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Pero primero, ¿qué es la gestión de riesgos?

¿Qué es la Gestión de Riesgos?

La gestión de riesgos es un brazo de la gestión de proyectos que se ocupa de la gestión de los riesgos potenciales del proyecto. La gestión de sus riesgos es posiblemente uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos.

El proceso de gestión de riesgos tiene estos pasos principales:

• Identificación de Riesgos: El primer paso para gestionar los riesgos del proyecto es identificarlos. Deberá utilizar fuentes de datos como información de proyectos anteriores u opiniones de expertos en la materia para estimar todos los riesgos potenciales que pueden afectar su proyecto.
• Evaluación de riesgos: una vez que haya identificado los riesgos de su proyecto, deberá priorizarlos observando su probabilidad y nivel de impacto.
• Mitigación de riesgos: ahora es el momento de crear un plan de contingencia con acciones de mitigación de riesgos para administrar los riesgos de su proyecto. También debe definir qué miembros del equipo serán los propietarios de los riesgos, responsables de monitorear y controlar los riesgos.
• Monitoreo de Riesgos: Los riesgos deben ser monitoreados a lo largo del ciclo de vida del proyecto para que puedan ser controlados.

Si un riesgo que ha superado su umbral cumple sus condiciones, puede poner en peligro todo su proyecto. Tampoco suele haber un solo riesgo por proyecto; hay muchas categorías de riesgo que requieren evaluación y discusión con las partes interesadas.

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Es por eso que la gestión de riesgos debe ser un proceso tanto proactivo como reactivo que sea constante a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Ahora vamos a definir qué es un plan de gestión de riesgos.

¿Qué es un plan de gestión de riesgos?

Un plan de gestión de riesgos define cómo se ejecutará el proceso de gestión de riesgos de su proyecto. Eso incluye los fondos, herramientas y enfoques que se utilizarán para realizar actividades de identificación, evaluación, mitigación y monitoreo de riesgos.

Un plan de gestión de riesgos generalmente incluye:

• Metodología: Definir las herramientas y los enfoques que se utilizarán para realizar actividades de gestión de riesgos, como evaluación de riesgos, análisis de riesgos y estrategias de mitigación de riesgos.
• Registro de riesgos: Un registro de riesgos es un cuadro donde puede documentar toda la información de identificación de riesgos de su proyecto.
• Estructura de Desglose de Riesgos: Es un gráfico que le permite identificar las categorías de riesgo y la estructura jerárquica de los riesgos del proyecto.
• Matriz de evaluación de riesgos: una matriz de evaluación de riesgos le permite analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto para que pueda priorizarlos.
• Plan de respuesta a riesgos: un plan de respuesta a riesgos es un documento de gestión de proyectos que explica las estrategias de mitigación de riesgos que se emplearán para gestionar los riesgos de su proyecto.
• Roles y responsabilidades: Los miembros del equipo de gestión de riesgos tienen responsabilidades como propietarios de riesgos. Necesitan monitorear los riesgos del proyecto y supervisar sus acciones de respuesta al riesgo.
• Financiamiento: Tenga una sección donde identifique los fondos necesarios para realizar sus actividades de gestión de riesgos.
• Calendario: Incluya una sección para definir el cronograma de las actividades de gestión de riesgos.

Cómo hacer un plan de gestión de riesgos

Para cada proyecto de diseño y desarrollo web, proyecto de construcción o diseño de producto, habrá riesgos. Esa es realmente la naturaleza de la gestión de proyectos. Pero también es por eso que siempre es mejor adelantarse a ellos tanto como sea posible mediante el desarrollo de un plan de gestión de riesgos. Los pasos para hacer un plan de gestión de riesgos se describen a continuación.

1. Identificación de riesgos

La identificación de riesgos ocurre al comienzo de la fase de planificación del proyecto, así como a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Si bien muchos riesgos se consideran "riesgos conocidos", otros pueden requerir investigación adicional para descubrirlos.

Puede crear una estructura de desglose de riesgos para identificar todos los riesgos de su proyecto y clasificarlos con categorías de riesgo. Puede hacerlo entrevistando a todas las partes interesadas del proyecto y expertos de la industria. Muchos riesgos de proyectos se pueden dividir en categorías de riesgo, como técnicos u organizacionales, y se pueden enumerar por subcategorías específicas como tecnología, interfaces, rendimiento, logística, presupuesto, etc. Además, cree un registro de riesgos que pueda compartir con todos los que desee. entrevistados para una ubicación centralizada de todos los riesgos conocidos revelados durante la fase de identificación.

Puede crear cómodamente un registro de riesgos para su proyecto utilizando un software de gestión de proyectos en línea. Por ejemplo, use la vista de lista en ProjectManager para capturar todos los riesgos del proyecto, agregue qué nivel de prioridad tienen y asigne a un miembro del equipo para identificarlo y resolverlo. Mejor que las aplicaciones de lista de tareas, puede adjuntar archivos, etiquetas y monitorear el progreso. Vea qué porcentaje completa el trabajo para resolver el problema. Evite que los riesgos descarrilen su proyecto registrándose para una prueba gratuita de ProjectManager.

2. Evaluación de riesgos

En la siguiente fase, revisará el impacto cualitativo y cuantitativo del riesgo, como la probabilidad de que ocurra el riesgo frente al impacto que tendría en su proyecto, y lo mapeará en una matriz de evaluación de riesgos.

En primer lugar, hará esto asignando a la probabilidad de riesgo una puntuación de probabilidad baja a probabilidad alta. Luego, mapeará el impacto de su riesgo de bajo a medio y alto y asignará una puntuación a cada uno. Esto le dará una idea de qué tan probable es que el riesgo afecte el éxito del proyecto, así como qué tan urgente deberá ser la respuesta.

Para que sea eficiente para todos los miembros del equipo de gestión de riesgos y las partes interesadas del proyecto comprender la matriz de evaluación de riesgos, asigne una puntuación de riesgo general multiplicando su puntuación de nivel de impacto con su puntuación de probabilidad de riesgo. Puede comenzar con nuestra plantilla gratuita de evaluación de riesgos.

3. Crear un plan de respuesta a riesgos

Una respuesta al riesgo es el plan de acción que se toma para mitigar los riesgos del proyecto cuando ocurren. El plan de respuesta a riesgos incluye las estrategias de mitigación de riesgos que ejecutará para mitigar el impacto de los riesgos en su proyecto. Hacer esto generalmente tiene un precio, a expensas de su tiempo o su presupuesto. Por lo tanto, querrá asignar tiempo y dinero para sus necesidades de gestión de riesgos antes de crear su plan de gestión de riesgos.

4. Asignar propietarios de riesgos

Además, también querrá asignar un propietario de riesgo a cada riesgo de proyecto. Los miembros del equipo de gestión de riesgos que son propietarios del riesgo se vuelven responsables de monitorear los riesgos que se les asignan y de supervisar la ejecución de la respuesta al riesgo, si es necesario.

Además, también querrá asignar un propietario de riesgo a cada riesgo de proyecto. Los miembros del equipo de gestión de riesgos que son propietarios del riesgo se vuelven responsables de monitorear los riesgos que se les asignan y de supervisar la ejecución de la respuesta al riesgo, si es necesario.

Cuando cree su registro de riesgos y matriz de evaluación de riesgos, enumere los propietarios de riesgos, de esa manera nadie se confunde sobre quién necesitará implementar las estrategias de respuesta a riesgos una vez que ocurran los riesgos del proyecto, y cada propietario de riesgo puede tomar medidas inmediatas.

Asegúrese de registrar cuál es la respuesta exacta al riesgo para cada riesgo del proyecto con un registro de riesgos y haga que todas las partes interesadas aprueben su plan de respuesta al riesgo antes de la implementación. De esa manera, puede tener un registro del problema y la resolución para revisar una vez que finalice todo el proyecto.

5. Comprenda sus factores desencadenantes

Esto puede suceder con o sin un riesgo que ya haya impactado su proyecto, especialmente durante los hitos del proyecto como un medio para revisar el progreso del proyecto. Si es así, considere reclasificar esos riesgos existentes.

Incluso si no se han cumplido esos factores desencadenantes, es mejor idear un plan de respaldo a medida que avanza el proyecto; tal vez no existan las condiciones para un cierto riesgo después de que se haya alcanzado cierto punto en el proyecto.

6. Haz un plan alternativo

Considere su registro de riesgos y matriz de evaluación de riesgos como un documento vivo. Los riesgos de su proyecto pueden cambiar en la clasificación en cualquier momento durante su proyecto y, por eso, es importante que elabore un plan de contingencia como parte de su proceso.

La planificación de contingencia incluye descubrir nuevos riesgos durante los hitos del proyecto y reevaluar los riesgos existentes para ver si se han cumplido las condiciones para esos riesgos. Cualquier reclasificación de un riesgo implica ajustar un poco su plan de contingencia.

7. Mida su umbral de riesgo

Medir su umbral de riesgo se trata de descubrir qué riesgo es demasiado alto y consultar con las partes interesadas de su proyecto para considerar si vale la pena continuar con el proyecto, ya sea en tiempo, dinero o alcance.

Así es como se determina típicamente el umbral de riesgo: considere sus riesgos que tienen una puntuación de "muy alta" o más de unas pocas puntuaciones "altas", y consulte con su equipo de liderazgo y las partes interesadas del proyecto para determinar si el proyecto en sí puede estar en riesgo de fracaso. Los riesgos del proyecto que requieren consultas adicionales son riesgos que han superado el umbral de riesgo.

Para vigilar de cerca los riesgos a medida que plantean problemas en su proyecto, utilice un software de gestión de proyectos. ProjectManager tiene tableros en tiempo real que están integrados en nuestra herramienta, a diferencia de otro software en el que debe crearlos usted mismo. Calculamos automáticamente la salud de su proyecto, verificando si está a tiempo o atrasado. Obtenga una vista de alto nivel de cuánto gasta, progresa y más. Cuanto más rápido identifique el riesgo, más rápido podrá resolverlo.

Mejores prácticas para mantener su plan de gestión de riesgos

Los planes de gestión de riesgos solo fallan de algunas maneras: incrementalmente debido a un presupuesto insuficiente, a través de errores de modelado o al ignorar sus riesgos por completo.

Su plan de gestión de riesgos evoluciona constantemente a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de principio a fin. Por lo tanto, las mejores prácticas son centrarse en la fase de seguimiento del plan de gestión de riesgos. Continúe evaluando y reevaluando sus riesgos y sus puntajes, y aborde los riesgos en cada hito del proyecto.

Los paneles de proyectos y otras características de seguimiento de riesgos pueden ser un salvavidas cuando se trata de mantener su plan de gestión de riesgos. Mire el video a continuación para ver cuán importantes pueden ser los tableros de administración de proyectos, los datos en vivo y los informes de proyectos cuando se trata de mantener sus proyectos en marcha y dentro del presupuesto.

Además de su monitoreo de riesgos de rutina, en cada hito, realice otra ronda de entrevistas con la misma lista de verificación que utilizó al comienzo del proyecto y vuelva a entrevistar a las partes interesadas del proyecto, los miembros del equipo de gestión de riesgos, los clientes (si corresponde) y los expertos de la industria. .

Registre sus respuestas, ajuste su registro de riesgos y la matriz de evaluación de riesgos si es necesario, e informe todas las actualizaciones relevantes de su plan de gestión de riesgos a las partes interesadas clave del proyecto. Este proceso y nivel de transparencia lo ayudarán a identificar cualquier riesgo nuevo que deba evaluarse y le permitirá saber si algún riesgo anterior ha vencido.

Cómo ProjectManager puede ayudarlo con su plan de gestión de riesgos

No permita que los riesgos pasen desapercibidos. Con ProjectManager, obtenga acceso a espacios de trabajo colaborativos que ayudan a resolver riesgos de forma más rápida y fácil que nunca. Utilice la programación de proyectos y las herramientas de tareas para identificar riesgos y asignarles propietarios de riesgos. Obtenga una visibilidad completa de qué tareas se asignan a qué miembros del equipo y observe en tiempo real cómo abordan esos riesgos. Márquelos como hechos y archívelos para más adelante. Ofrecemos almacenamiento ilimitado en la nube para facilitar el mantenimiento de registros.

Seguimiento e informes

ProjectManager también brilla en la fase de monitoreo. Nuestro tablero patentado en tiempo real le brinda una visión en vivo de las métricas críticas del proyecto, como el retraso, la carga de trabajo, los presupuestos y más. Además, obtenga informes automatizados que le permitan crear informes con solo unas pocas pulsaciones de teclas, para que siempre pueda actuar cuando se cumplan las condiciones de un riesgo. El seguimiento de riesgos nunca ha sido tan fácil.

Los riesgos están obligados a ocurrir sin importar el proyecto. Pero si tiene las herramientas adecuadas para navegar mejor por el proceso de planificación de la gestión de riesgos, puede mitigar mejor el error. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que se actualiza en tiempo real y le brinda la información más reciente sobre sus riesgos, problemas y cambios. Inicie una prueba gratuita de 30 días y comience a administrar mejor sus riesgos.