¿Qué es un registro de riesgos y cómo crear uno?

Nunca podrá anticipar todos los eventos de riesgo que podrían ocurrir en un proyecto, pero al usar un registro de riesgos, estará preparado para responder rápidamente antes de que los riesgos del proyecto se conviertan en problemas reales y desvíen todo el proyecto.

¿Qué es un Registro de Riesgos?

Un registro de riesgos es una herramienta en la gestión de riesgos y la gestión de proyectos. Se utiliza para identificar riesgos potenciales en un proyecto o una organización, a veces para cumplir con las normas, pero sobre todo para mantenerse al tanto de los posibles problemas que pueden descarrilar los resultados previstos.

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Si bien el registro de riesgos se usa principalmente durante la ejecución del proyecto, es parte de su plan de gestión de riesgos, que los gerentes de proyectos deben considerar seriamente durante la fase de planificación del proyecto. No hay tiempo demasiado temprano para comenzar a pensar en el análisis de riesgos en su proyecto. Por lo tanto, tener un registro de riesgos del proyecto a la mano y listo es esencial en la gestión del riesgo.

Una vez que tenga su registro de riesgos para identificar y realizar un seguimiento de los eventos de riesgo, necesitará un software de gestión de proyectos para tomar medidas. ProjectManager tiene tableros kanban y diagramas de Gantt que visualizan el flujo de trabajo a medida que su equipo trabaja para resolver los riesgos. Los gerentes de proyecto obtienen transparencia en el proceso de gestión de riesgos al tiempo que brindan a sus equipos la autonomía para administrar su trabajo pendiente y planificar sus sprints. Vea cómo puede mejorar su gestión de riesgos realizando nuestra prueba gratuita hoy.

Tener un registro de riesgos para realizar un seguimiento de los riesgos del proyecto, ya sea mediante una simple hoja de cálculo o como parte de una solución de software de gestión de proyectos más robusta, es una buena idea para abordar en cualquier plan de proyecto. Existe un riesgo inherente a todo, y eso se aplica doblemente a la gestión de un proyecto con muchas partes móviles.

¿Por qué necesita un registro de riesgos del proyecto?

Si sabe qué es la gestión de riesgos, entonces sabrá que el siguiente paso para gestionar riesgos es trabajar estratégicamente para controlar los posibles problemas que es más probable que ocurran cuando está gestionando un proyecto. Por lo tanto, debe tener un mecanismo de análisis de riesgos para recopilar riesgos potenciales y luego trazar un camino para mitigar los riesgos y volver a encarrilar el proyecto, en caso de que esos riesgos se conviertan en realidad.

¿Qué se incluye en un registro de riesgos?

Los registros de riesgos pueden variar según la organización y el proyecto. Sin embargo, la mayoría de las plantillas de registro de riesgos comparten estos elementos de uso común:

• ID de identificación del riesgo: Un nombre o número de identificación para identificar el riesgo.
• Descripción del riesgo: Una breve explicación del riesgo.
• Estructura de desglose de riesgos: una estructura de desglose de riesgos es un gráfico que le permite identificar todos los riesgos de su proyecto y categorizarlos.
• Categorías de riesgo: hay muchas categorías de riesgo que pueden afectar un proyecto, como el cronograma, el presupuesto, los riesgos técnicos y externos.
• Análisis de riesgos: El propósito del análisis de riesgos es determinar la probabilidad y el impacto de un riesgo. Puede hacer un análisis de riesgo cualitativo o un análisis de riesgo cuantitativo.
• Probabilidad de riesgo: deberá estimar la probabilidad de cada riesgo y asignar un valor cualitativo o cuantitativo.
• Prioridad del riesgo: La prioridad del riesgo se determina asignando una puntuación de riesgo a cada riesgo, que se obtiene multiplicando el impacto del riesgo y los valores de probabilidad. Si está utilizando mediciones cualitativas, deberá priorizar los riesgos con el mayor impacto y la mayor probabilidad.
• Respuesta al riesgo: cada riesgo necesita una respuesta al riesgo para mitigar su efecto en su proyecto. Esas respuestas al riesgo también se documentan en un plan de respuesta al riesgo.
• Propiedad del riesgo: cada riesgo debe asignarse a un miembro del equipo que se convierte en propietario del riesgo. El propietario del riesgo es responsable de implementar la respuesta adecuada y supervisarla.

Proceso de gestión de riesgos

El primer paso en el proceso de gestión de riesgos es la identificación de riesgos. Todos los proyectos son diferentes, por supuesto, pero para las organizaciones que ejecutan proyectos similares año tras año, puede haber datos históricos para revisar para ayudar a identificar categorías de riesgo comunes para esos tipos de proyectos.

Además, puede anticipar algunos riesgos del proyecto en función de las fuerzas del mercado (riesgos de oferta y demanda, por ejemplo), o en función de problemas comunes de gestión de proyectos, o incluso en función del clima.

Recoger los Riesgos del Proyecto

Recopilar los posibles riesgos que pueden surgir al administrar un proyecto requiere un enfoque sistemático para asegurarse de que sea lo más minucioso posible. El registro de riesgos del proyecto es un sistema que luego puede rastrear ese riesgo si de hecho aparece y luego evaluar las acciones que ha establecido para resolverlo.

Al registrar estos riesgos en una hoja de cálculo de registro de riesgos o dentro de su software de gestión de proyectos, tiene un lugar para colocar todos estos datos y seguir el evento de riesgo específico a lo largo del proyecto, y así ver si las acciones de respuesta al riesgo que ha implementado para remediarlo. el riesgo están trabajando. Por lo tanto, un documento de seguimiento de riesgos mantiene los riesgos del proyecto bajo control para mitigar su impacto y que no arruinen su proyecto.

Documentar los Riesgos del Proyecto

La documentación de los riesgos del proyecto mediante un registro de riesgos es vital para el éxito de cualquier proyecto. Le brinda un lugar único para identificar el riesgo, anotar su historial, desde dónde ocurrió por primera vez hasta dónde finalmente lo resolvió, e incluso etiquetar el riesgo con la persona que lo identificó y es propietaria de su administración. En el registro de riesgos, puede anotar el puntaje de riesgo y la probabilidad de que el riesgo afecte el proyecto y mucho más.

Monitorear los Riesgos del Proyecto

Como se mencionó, puede asignar riesgos a los miembros de su equipo en el registro de riesgos de su proyecto. Esa persona entonces es responsable de monitorear el riesgo y liderar cualquier acción de respuesta al riesgo requerida para mitigar el impacto de ese evento de riesgo o abordarlo una vez que se convierta en un problema. Al documentar este proceso en un registro de riesgos del proyecto, es menos probable que pierda la pista de los riesgos del proyecto en el transcurso de un proyecto ocupado, lo que significa que los riesgos no se están convirtiendo en problemas reales que pueden afectar negativamente el presupuesto o el cronograma del proyecto y comprometer el éxito del proyecto.

Resuelve los Riesgos

Finalmente, cuando se resuelve el riesgo del proyecto, puede cerrarlo. Nada es mejor que marcar ese riesgo en su registro de riesgos como si ya no fuera un problema en el proyecto. Además, si el evento de riesgo se ha solucionado, entonces no querrá seguir poniendo recursos en un problema que ya no existe. Simplemente le brinda más control sobre su plan de gestión de riesgos y fomenta una mejor comunicación con su equipo de proyecto y las partes interesadas.

Cómo crear un registro de riesgos

Repasemos todos los pasos para crear un registro de riesgos para que podamos aprovechar al máximo esta herramienta de gestión de riesgos cuando la usamos.

1. Identificación de riesgos

Reúna al equipo del proyecto para hacer una lluvia de ideas sobre los posibles riesgos. Cada miembro del equipo es responsable de diferentes áreas del proyecto, así que use su experiencia para ayudar a identificar posibles riesgos de descarrilamiento del proyecto. También querrá hablar con las partes interesadas para asegurarse de que ha tenido en cuenta sus preocupaciones y también está haciendo un seguimiento de sus riesgos. Asegúrese de agotar todas las categorías de riesgo de impacto potencial, desde las fuerzas del mercado hasta los recursos y el clima.

2. Describa los riesgos del proyecto

Lo siguiente que debe hacer es describir el riesgo del proyecto. Trate de ser lo más completo posible mientras mantiene la descripción en lo esencial. Tener un riesgo demasiado vago hará que sea un desafío comprender verdaderamente si un riesgo se ha convertido en un problema real o no. Por ejemplo, no escriba "El clima" para un riesgo que depende del clima. Más bien, elija algo específicamente relacionado con su proyecto, como "La temporada de monzones en India podría causar demoras en el envío de cobre".

Como nuestra identificación y descripción de riesgos, el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a mantenerse organizado. El uso de la vista de lista de ProjectManager le permite tener un centro central para todos sus riesgos con espacio para describirlos, pero también priorizar, personalizar etiquetas y mucho más. A diferencia de las aplicaciones de tareas livianas, le brindamos datos en tiempo real y nuestra vista de lista muestra el porcentaje completado para cada lista. También permite que los equipos comenten para ayudarlos a trabajar mejor juntos, ya sea que estén en la oficina, en el campo o en casa.

3. Estimar el impacto del riesgo

Incluya todo lo que el riesgo puede influir, de modo que pueda desarrollar una estrategia sólida para enfrentarlo. Por ejemplo, si se han rumoreado despidos en su sector comercial a nivel regional, identifique el impacto real que podría tener en el cronograma de su proyecto si llegara a suceder. Por ejemplo, “Los despidos proyectados en la industria manufacturera del sureste podrían poner en riesgo los cronogramas de producción en junio. Esto podría retrasar la ejecución completa del proyecto en tres meses, a menos que se consideren opciones alternativas de producción. Esto le indica al propietario del riesgo que investigue las opciones potenciales para las instalaciones de fabricación fuera de esa región, de modo que exista un plan de gestión de riesgos real.

4. Crear un plan de respuesta a riesgos

Este es el trabajo pesado en el registro de riesgos del proyecto, así que dedique el tiempo y el esfuerzo necesarios para completarlo correctamente. Debes ser minucioso, pero no excesivo. Mantenga el plan de respuesta al riesgo corto y directo. Investigue, de modo que si el riesgo aparece en el proyecto, puede pasar directamente a la acción. Documentar todos los planes de respuesta y las estrategias de implementación. Si esto requiere un documento largo, agregue un enlace o agregue un archivo adjunto al documento del plan de respuesta al riesgo para apuntar directamente hacia la respuesta planificada.

5. Priorizar los riesgos del proyecto

No todos los riesgos del proyecto se crean por igual. Algunos de ellos tienen un mayor impacto que otros, por lo que debe decidir aquí cuáles se moverán al frente de la fila y cuáles se pueden ignorar si no tiene el tiempo y los recursos. Aquí determinarás el nivel de riesgo: alto, medio o bajo. De esta manera puede filtrar su registro y luego priorizar.

6. Definir los propietarios del riesgo

Finalmente, asigne un propietario a cada riesgo. Si no tiene un propietario del riesgo para todos y cada uno de los riesgos potenciales, es posible que no lo sepa hasta que el impacto de ese riesgo sea irreversible.

7. Notas

Hay una última columna en su registro de riesgos, y ese es un lugar para recopilar cualquier nota que no se ajuste a las categorías ya discutidas. Es importante tener un lugar para poner estas ideas para que no se pierdan en la agitación interminable de un proyecto.

Uso de ProjectManager para realizar un seguimiento de los riesgos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con funciones integradas de seguimiento de riesgos que le permiten enumerar, gestionar y colaborar con facilidad. Una vez que haya seleccionado un determinado riesgo, existe una forma simple y rápida de editar cada aspecto del riesgo, incluido su nombre, descripción, a qué está asignado y su nivel de prioridad. Aún mejor, tiene la capacidad de agregar notas, archivos, imágenes y otros archivos adjuntos a ese riesgo de proyecto específico.

Una de nuestras funciones de gestión de riesgos más potentes es nuestro panel de control en tiempo real. Nuestro panel de proyectos le brinda una instantánea del estado de su proyecto y es ideal para detectar riesgos antes de que se conviertan en problemas. Esta característica única es valorada por los directores de proyectos de todo el mundo, en empresas importantes como Volvo, NASA y Bank of America.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ofrece una herramienta colaborativa de seguimiento de riesgos que le brinda todas las características que necesita para identificar, rastrear y resolver riesgos a medida que se convierten en problemas en su proyecto. Pruébelo usted mismo y vea cómo puede hacer que la gestión de riesgos y todo el proyecto sea mucho más fácil. ¡Tome nuestra prueba gratuita de 30 días hoy!