Пять альтернатив диаграмме Ганта

Если вы являетесь сертифицированным менеджером проектов, то вы, вероятно, используете программное обеспечение для создания диаграмм Ганта или, по крайней мере, какой-либо шаблон диаграммы Ганта. Диаграмма Ганта — это эффективный инструмент для отображения общей картины проекта, который хорошо подходит для людей, которым нравится графическое отображение вещей. Несмотря на их популярность, не всем нравится работать с диаграммой Ганта.

Диаграммы Ганта имеют свои недостатки. Давайте будем честными: как только вы начнете добавлять вехи и зависимости, они могут запутаться. Добавьте имена ресурсов, время задержки и символы, и это может быстро стать бельмом на глазу, что даже руководитель проекта изо всех сил пытается понять, не говоря уже о спонсорах проекта, которые не говорят по Гантту.

К счастью, есть более простые способы донести ваше сообщение. Вот пять альтернатив шаблонам диаграммы Ганта, которые вы можете использовать уже сегодня.

Пять лучших альтернатив диаграмме Ганта для управления проектами

1. Вид листа

Большинство людей считают диаграммы Ганта электронными таблицами Excel с временной шкалой. В основном это правда. С ними вы можете видеть все свои задачи в одном месте, что очень удобно. Но за этим графиком стоит много данных.

Что, если бы был способ свернуть гистограмму и отображать только необработанные данные проекта? Вы можете! Это называется представлением листа, и хотя не все программы для работы с диаграммами Ганта имеют эту опцию, ProjectManager предлагает представление листа вместе со своей уже динамической диаграммой Ганта. Представление в виде листа дает вам все, что вы хотите от Ганта, включая назначение задач вашей команде, связывание зависимостей и установку вех.

Одна из особенностей, которая делает лист лучше, чем все легкие программы Ганта, заключается в том, что вы получаете лучшее из обоих миров. Вы можете просматривать и настраивать больше столбцов, чтобы они лучше соответствовали вашему проекту. Затем вы можете выбрать столбцы, которые вы хотите видеть представленными в представлении Ганта.

Переключайтесь между листом и представлением Ганта по мере необходимости, так как данные остаются прежними. Если вы обновите один, другой мгновенно синхронизируется. Наши представления в виде таблиц и Ганта также обладают большей функциональностью, чем другие программы Ганта. Например, вы можете отфильтровать критический путь, не выполняя никаких своевременных вычислений на своем калькуляторе. После того, как вы определились с расписанием, установите базовый уровень, чтобы сохранить свой план и сравнить его с вашим фактическим прогрессом, чтобы не сбиться с пути.

2. Канбан-доски

Канбан-доски, как правило, полезные для других проектов, чем традиционная диаграмма Ганта, набирают популярность, особенно по мере того, как они становятся цифровыми и добавляют функциональные возможности в программное обеспечение для управления проектами. Представление доски в ProjectManager соответствует классическому дизайну канбана с карточками, представляющими задачи на доске, которая разбита на столбцы, представляющие различные этапы производственного цикла.

Менеджеры могут использовать представление Ганта для создания проекта. Оттуда все данные переносятся на карту на доске, включая описание, приоритет, теги, сроки, подзадачи и т. д. Столбцы полностью настраиваются в соответствии с вашим производственным циклом, что позволяет менеджеру визуально рабочий процесс. Они могут отслеживать прогресс без микроуправления. Если они увидят возможность блокировки в будущем, менеджер может быстро перераспределить ресурсы, чтобы команда работала без дорогостоящих перерывов.

Команды, как правило, тяготеют к просмотру доски. Это позволяет им управлять своим невыполненным заданием, а затем совместно планировать спринты, когда они будут готовы их выполнить. Они перемещают карточки из столбца в столбец, могут сотрудничать, комментируя карточку, а затем получают электронное письмо и уведомления в приложении, когда появляется обновление задачи или кто-то отмечает их в комментариях. Как и любые другие представления нашего программного обеспечения, любые обновления мгновенно синхронизируются с другими инструментами. Все всегда работают с одними и теми же текущими данными, будь то в представлении списка, канбане или Гантте.

3. Списки задач

Кто не использует списки задач? Независимо от того, есть ли у вас приложение для отслеживания списка дел или вы предпочитаете старомодный подход с использованием бумажного списка в блокноте, большинство менеджеров проектов в какой-то момент проекта тяготеют к спискам задач.

Поскольку их использует очень много людей (а если не на работе, то можно поспорить, что все заинтересованные стороны вашего проекта использовали их для планирования отпуска, пикника или детского футбольного турнира), они просты для понимания и не требуют объяснений.

Вы можете использовать любое программное обеспечение для подготовки списка задач, что дает вам возможность использовать то, что ваши заинтересованные лица уже находят простым в использовании. Электронная таблица работает очень хорошо.

Перечислите все задачи проекта — используйте диаграмму Ганта, если она у вас есть, как руководство к тому, что нужно включить в список. Добавьте столбец, указывающий, кто выполняет задачу, ожидаемую дату завершения и столбец, чтобы отметить статус задачи. «Не начато», «выполняется» и «завершено» — это простые обновления статуса, которые можно использовать, и вы также можете помечать задачи цветом, если хотите включить визуальное представление о том, могут ли они быть завершены вовремя или уровень риска .

4. Сетевые диаграммы

Сетевые диаграммы похожи на блок-схемы. Они показывают ряд действий, составляющих проект, в том порядке, в котором они должны происходить. Каждая задача проекта отображается в отдельном блоке, и, как в головоломке, линии соединяют блоки в том порядке, в котором они должны выполняться. Многие люди уже использовали блок-схемы, поэтому сетевые диаграммы могут выглядеть более знакомыми, чем диаграммы Ганта, и их может быть легче понять начинающему спонсору проекта.

Сказав это, есть некоторая дополнительная информация, которую можно разместить в полях задач, которые, возможно, нуждаются в объяснении. Обычно поле задачи сетевой диаграммы также включает даты начала и окончания задачи, а также продолжительность, которая обычно указывается в днях. Вы можете добавить в поле любые данные, которые хотите, например, идентификационный номер задачи, выделенный для нее ресурс, местоположение, рабочий процесс и т. д., но чем больше вы включите, тем беспорядочнее это будет выглядеть и тем труднее будет прочитать.

Сетевые диаграммы хорошо подходят для простых проектов, в которых задачи переходят от одной к другой по порядку. Чем больше у вас параллельных направлений деятельности, тем сложнее будет отобразить их на одной странице. Если вам нужно изменить одну задачу, вы можете переместить десятки строк, чтобы все снова отображалось аккуратно. Лучше всего придерживаться построения сетевых диаграмм только для простых проектов и иметь поля задач только для сводных задач, а не тратить время на разработку каждый отдельный день.

5. Панели мониторинга и отчеты

Зачем усложнять себе жизнь? Все вышеперечисленные варианты требуют от вас дополнительной работы, чтобы преобразовать информацию о проекте в нечто, понятное заинтересованным сторонам проекта. Вы можете обнаружить, что большая часть работы сделана за вас, если вы используете программный продукт для управления проектами, который включает в себя параметры отчетности по проекту.

В дополнение к нашей онлайн-диаграмме Ганта в ProjectManager мы разработали информационные панели в реальном времени, чтобы вы могли сразу увидеть несколько представлений вашего проекта. В отличие от других инструментов программного обеспечения для управления проектами, вам не нужно настраивать панель инструментов. У нас все настроено для вас с момента входа в систему.

Могут быть шаблоны отчетов по проектам, которые сэкономят вам время, но вы также можете настроить то, что выходит из вашего инструмента, в формат, который могут использовать заинтересованные стороны. Отчеты о состоянии, прогрессе и использовании ресурсов доступны одним нажатием кнопки. Имея возможность настраивать информационные панели вашего проекта, вы можете предоставлять различным заинтересованным сторонам настраиваемые представления, что сэкономит вам много времени на обработку данных.

После того, как отчеты настроены, они сохраняются и доступны для заполнения ежемесячно или чаще в соответствии с вашим графиком отчетности, поэтому эта альтернатива диаграмме Ганта имеет наименьшие регулярные накладные расходы для менеджера проекта.

Конечно, вы можете в конечном итоге решить, что диаграмма Ганта — это инструмент, который вам нужен. В этом случае ознакомьтесь с нашей статьей о том, как сделать диаграмму Ганта за 5 шагов.

Планирование и возможность сообщить о вашем проекте имеют решающее значение. Делать это онлайн с помощью мощного инструмента, который позволяет вам видеть на панели мониторинга картину вашего проекта в реальном времени, как вишенку на торте. Кто съест торт без глазури? Если вы были вынуждены работать над проектами без онлайн-инструмента управления, который дал бы вам возможность управлять своим статусом, ресурсами и отчетами о ходе выполнения, вам нужно проверить ProjectManager.