5 Schwachstellen, die Ihren E-Mail-Workflow verlangsamen: Webinar-Aufzeichnung + Fragen und Antworten

Um eine E-Mail aus der Tür zu bekommen, sind eine Vielzahl von Schritten, Tools und Stakeholdern erforderlich. Ein optimierter Prozess sorgt dafür, dass Projekte schnell vorankommen und eine qualitativ hochwertige Ausgabe gewährleistet wird. Ein unterbrochener oder mühsamer Prozess kann Ihrem Programm und Ihrem Team jedoch schaden.

Aber was verlangsamt E-Mail-Workflows – und wo schleichen sich Fehler ein? Für unsere Studie zum Stand der E- Mail-Workflows 2019 haben wir mehr als 3.000 E-Mail-Marketer gefragt, wie sie Kampagnen auf den Weg bringen und welchen Herausforderungen sie dabei begegnen. In diesem Webinar haben wir gezeigt, wie Sie diese Schwachstellen direkt angehen können, und haben umsetzbare Ratschläge zur Verbesserung Ihres E-Mail-Workflows gegeben.

Sie hatten keine Gelegenheit, das Webinar live zu sehen? Mach dir keine Sorge. Sie können jederzeit auf die vollständige Aufzeichnung zugreifen und die Fragen und Antworten unten lesen.

Fragen und Antworten

Ein großes Dankeschön an alle, die sich während des Webinars mit einer Frage gemeldet haben! Hier ist eine Zusammenfassung unserer Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen, zusammen mit unserer Meinung zu einigen der Fragen, die wir während des Live-Webinars nicht beantwortet haben. Haben Sie weitere Fragen? Bitte hinterlassen Sie sie in den Kommentaren.

So viele E-Mails sind heutzutage nur noch Bild-E-Mails. Dies ist viel weniger zeitaufwändig als das Codieren. Was ist daran falsch, wenn die Zustellbarkeit noch perfekt ist?

Whitney Rudeseal Peet: Ich habe definitiv auch viele E-Mails nur mit Bildern in meinem Posteingang gesehen. Wenn wir sagen , dass Sie niemals eine E - Mail senden , die von Bildern aus ganz gemacht hat, sind , was wir wirklich sagen , ist , dass Sie sollten verstehen , dass allein Bilder dienen nicht Ihre gesamte Publikum. Bilder erfüllen in E-Mails absolut einen Zweck, aber Sie haben möglicherweise Abonnenten, deren Bilder standardmäßig deaktiviert sind, oder Personen, die Ihre Bilder vorübergehend nicht laden können, weil sie ihre E-Mails durchsehen, während sie mit der U-Bahn zur Arbeit fahren. Wenn also der gesamte Wert Ihrer E-Mail in diesen Bildern liegt, geht dieser Wert für einige Ihrer Abonnenten verloren.

Ich werde auch sagen, dass, obwohl die Verwendung von Bildern für Ihre E-Mail den Codierungsschritt Ihres Workflows möglicherweise erheblich weniger Zeit in Anspruch nimmt, der Designschritt wahrscheinlich mehr aufbläht, als Sie vielleicht denken, sodass Sie möglicherweise trotzdem herauskommen. Wenn Sie während der Überprüfungen und Genehmigungen oder sogar während des Sendens einen Fehler finden, dauert die Behebung dieses Fehlers bei Bildern viel länger als bei einer schnellen Codekorrektur.

Jason Rodriguez: Ich stimme Whitney voll und ganz zu. Es kommt wirklich auf die Barrierefreiheit in ihren vielen Formen an. Wenn Menschen an Barrierefreiheit denken, denken sie oft an Behinderungen, die Menschen haben. Aber es gibt dauerhafte, vorübergehende und situative Behinderungen. Personen, die von der E-Mail-Zugänglichkeit betroffen sind, können also Personen mit Sehbehinderung sein – oder einfach nur Personen, die Konnektivitätsprobleme auf ihrem Telefon haben. Sie können also jederzeit echten Live-Text und HTML verwenden, die beispielsweise Bildschirmleseprogrammen mehr Inhalt zum Vorlesen für Abonnenten bieten und anderen einfach mehr Inhalt zum Lesen geben, während sie Ihre Bilder nicht sehen können.

Gibt es eine Checkliste, der wir folgen können, um die Zugänglichkeit zu testen?

Jason: Es gibt definitiv einige Ressourcen, die dir helfen können. Wir haben Anfang dieses Jahres einen ultimativen Leitfaden zur E-Mail-Zugänglichkeit veröffentlicht, der als Checkliste dient und alle Dinge durchgeht, die Sie beim Erstellen barrierefreier E-Mails beachten müssen – von Texten, Design und Codierung. Innerhalb von Litmus haben wir auch geführte Zugänglichkeitsprüfungen in der Litmus-Checkliste. Es geht durch und identifiziert alle Probleme, die Ihre E-Mail haben könnte, wenn es um Dinge wie ALT-Tags, Hierarchie, Sprachtyp, Tabellenrollen usw. geht. Außerdem können Sie hören, wie sich Ihre E-Mail für einen Screenreader anhört, um sicherzustellen, dass Ihre Abonnenten, die sie verwenden, auch Ihre E-Mails genießen können.

Welche Tools empfehlen Sie für einen E-Mail-Inhaltskalender?

Whitney: Hier bei Litmus verwenden wir Asana für unsere Kalenderlösung und es ist definitiv ein Hit für unser Team. Es ist sehr anpassbar und eine großartige Möglichkeit, um zu sehen, was auf hoher Ebene in allen Kampagnen ansteht.

Jason: Trello ist ein weiterer, den viele Leute benutzen . Tatsächlich hat Litmus gerade eine neue E-Mail-Workflow-Vorlage mit Trello veröffentlicht , die Sie heute verwenden können. Aber selbst wenn Sie kein Budget oder keinen Zugriff auf diese Tools von Drittanbietern haben, verwendet fast jeder einen Kalender über Tools wie Outlook und GSuite. Sie können Kalenderereignisse einrichten und Kampagnendetails eingeben und unsere mit Strategiedokumenten verknüpfen und Dokumente kopieren. Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden, ist die Sichtbarkeit der Schlüssel. Stellen Sie also sicher, dass Sie Personen markieren können und jeder genau weiß, wo er auf diese Informationen zugreifen kann, damit er sie sehen kann, ohne jemanden stören zu müssen.

Was genau sind Partials und Snippets und wofür würde ich sie verwenden?

Jason: Stellen Sie sich Snippets als vorgespeicherte kleine Codekomponenten vor. Dies kann alles sein, vom Header Ihrer E-Mail bis hin zu einer CTA-Schaltfläche, die Sie in mehreren E-Mails verwenden. Wenn Sie jedoch eine E-Mail aufrufen und eines dieser Snippets ändern, wirkt sich dies nur auf die E-Mail-Kampagne aus, die Sie gerade bearbeiten. Partials hingegen sind in der Regel größere Codeblöcke wie Logos oder der Fußzeilenbereich – Dinge, die sich nicht unbedingt oft ändern, die Sie aber ständig verwenden. Sie werden in ihren eigenen Dateien gespeichert. Wenn Sie also eine Aktualisierung an einer dieser Teildateien vornehmen, wird diese Aktualisierung für alle E-Mail-Kampagnen verwendet, für die sie verwendet wurde, ohne dass Sie diese Änderungen manuell kopieren und einfügen müssen. Snippets und Partials sind in Litmus Builder integriert und helfen wirklich dabei, den Codierungsschritt des Workflows zu reduzieren. Hier finden Sie eine detailliertere Übersicht über Partials und Snippets und wie Sie sie verwenden können, um Ihre E-Mail-Entwicklungszeit zu verkürzen.

Was ist mit Transaktions-E-Mails? Muss ich die Zeit aufwenden, um diese zu testen?

Whitney: Automatisierte und transaktionale E-Mails haben den Ruf, „set-it-and-forget-it“ zu sein. Aber ich würde sagen, dass Sie aus genau den gleichen Gründen alle Ihre Marketing-E-Mails vor dem Versenden testen möchten, Sie möchten auch Ihre Transaktions-E-Mails regelmäßig überprüfen. Sie können von E-Mail-Client-Updates genauso betroffen sein wie Marketing-E-Mails. Ich habe das Gefühl, dass wir alle eine Bestellbestätigung oder eine E-Mail zum Verlassen des Einkaufswagens erhalten haben, die einfach nicht richtig wiedergegeben wurde oder uns verwirrt hat. Diese E-Mails sind ein solcher Umsatztreiber, dass es unglaublich wichtig ist, auch diese E-Mails perfekt aussehen zu lassen und sie regelmäßig zu testen, um dies sicherzustellen. Wir empfehlen in der Regel, dass keine E-Mail länger als drei Monate ohne eine solide Überprüfung auskommt – das Risiko, Ihren Abonnenten eine grobe Erfahrung zu liefern und Ihr Endergebnis negativ zu beeinflussen, ist einfach zu hoch. Es ist die aufgewendete Zeit wert.

Es fällt mir schwer, die E-Mail-Zugänglichkeit gegenüber dem Rest meines Teams zu rechtfertigen. Welche Ratschläge können Sie geben, um zu erklären, warum es sich lohnt, die zusätzliche Zeit aufzuwenden, um E-Mails zugänglich zu machen?

Whitney: Wenn Sie auf Ihre E-Mails zugreifen, profitieren alle davon . Wie Jason bereits erwähnt hat, ist Barrierefreiheit nicht nur für Menschen mit dauerhaften Behinderungen geeignet. Es gibt vorübergehende Behinderungen, wie das Brechen des Armes, und situative Behinderungen, wie das Gehen im hellen Sonnenlicht oder das Fahren in der U-Bahn und der Verlust der Verbindung. Wenn Sie auf diese Weise über Barrierefreiheit nachdenken, können Sie leicht erkennen, wie plötzlich jeder von etwas betroffen sein kann, das nicht zugänglich ist.

Das Ignorieren der Barrierefreiheit führt nicht nur zu frustrierenden Benutzererfahrungen, sondern schließt Sie auch davon aus, langfristige und wertvolle Beziehungen mit der Mehrheit Ihrer Abonnentenbasis und Ihren zukünftigen Abonnenten aufzubauen . Es gibt so viel, was Sie tun können, um Ihre E-Mails zugänglich zu machen, aber vielleicht beginnen Sie mit kleinen Schritten. Erstellen Sie einen Plan, der mit der Implementierung einiger kleiner Änderungen beginnt – wie dem Hinzufügen von Sprach-Tags oder der Linksausrichtung Ihres Textes –, die Sie im Laufe der Zeit erweitern können, damit es nicht so aussieht, als würden Sie Ihrem Workflow gleichzeitig viel Zeit hinzufügen wenn.

Im Webinar erwähnen Sie, dass Sie Ihre Testbemühungen auf die E-Mail-Clients konzentrieren, die Ihre Abonnenten verwenden – aber woher wissen Sie das?

Whitney: Es ist definitiv möglich, dass Ihr ESP diese Art von Daten nicht bereitstellt. Die Verwendung eines Tools wie Litmus Email Analytics kann helfen, diese Lücken zu schließen. Welche Geräte verwenden Ihre Abonnenten? Auf welcher Version sind sie? Mit einem Drittanbieter-Tool können Sie sehen, wie Ihre Abonnentenlandschaft von E-Mail zu E-Mail aussieht.

Jason: Wenn Sie keinen Zugriff auf ein Drittanbieter-Tool haben, können Sie einen guten Eindruck davon bekommen, was Ihre Abonnenten verwenden, indem Sie einen Blick auf Ihre Abonnentenliste werfen. Viele Leute haben sich beispielsweise mit ihren Gmail- und Yahoo-Adressen angemeldet. Das erfährst du auch immer, indem du nachfragst! Führen Sie eine E-Mail-Umfrage durch und fragen Sie sie nach ihren Vorlieben, und verwenden Sie diese, um Ihre Designs und Techniken an diese Zielgruppe anzupassen.

Wenn es um Genehmigungen für dringendere oder zeitkritischere Kampagnen geht, wie rationalisieren Sie die Genehmigungen zwischen mehreren Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen – und die über unterschiedliche Fähigkeiten im Umgang mit Technologie verfügen?

Whitney: Wenn eine Kampagne dringend ist und Sie schnell Feedback und Genehmigung benötigen, ist es noch wahrscheinlicher, dass Kommentare verloren gehen und sich Fehler einschleichen. Wenn Sie also bei einer Marke arbeiten, bei der spontane Sendungen und schnelle Durchlaufzeiten selbstverständlich sind, ist es sogar Wichtiger ist es, alle Rückmeldungen an einem zentralen Ort zu speichern. Ein Tool wie Litmus Proof kann Feedback organisieren und dazu beitragen, dass Projekte schnell vorankommen.

Irgendwelche Empfehlungen zur Optimierung des E-Mail-Workflows, wenn Sie ein Ein-Frau-E-Mail-Team sind?

Whitney: Egal, ob Sie ein Team von einem oder mehreren sind, beginnen Sie damit, sich anzusehen, wo Sie die meiste Zeit im Produktionsprozess verbringen. Ist es Copywriting? Ist es Codieren und Testen? Sammelt es Feedback und Genehmigungen von Stakeholdern? Prozessänderungen in dem Schritt mit dem größten Zeitaufwand können den größten Einfluss auf Ihren gesamten Arbeitsablauf haben.

Sehen Sie sich außerdem immer an, wo Sie die meisten manuellen, sich wiederholenden Arbeiten ausführen. Als Team von nur einem Mitarbeiter ist es einfach, umständliche Aufgaben einfach zu übernehmen und aus dem Weg zu räumen – denn sich die Zeit zu nehmen, um herauszufinden, wie Sie Ihren Workflow verbessern können, bedeutet, dass Sie die nächste Kampagne nicht mehr auf den Weg bringen. Aber die Wahrheit ist, dass die Automatisierung manueller E-Mail-Aufgaben mit einem Team aus einem Team einen großen Unterschied in der Gesamtproduktionszeit für jede einzelne E- Mail ausmachen kann – selbst wenn Sie einige Stunden damit verbringen, Automatisierungen einzurichten.