如何為項目管理製作項目日曆

已發表: 2022-08-23

什麼是項目日曆？

項目管理日曆是用於顯示項目進度的多種格式之一。在這種情況下，格式是我們都非常熟悉的——不管我們在項目管理方面的專業知識如何，我們都見過一個日曆。出於這個原因，項目日曆是與團隊中的每個人共享有關項目時間表的信息的絕佳方式。

考慮到這一點，項目計劃日曆比您在日常生活中使用的日曆要復雜一些。雖然它們的格式很熟悉，但它們包含更廣泛的信息。

我們仍然依賴傳統日曆是有原因的。它們是可視化時間流逝和創建時間表的絕佳工具。項目經理依靠日曆視圖以易於理解的方式說明日程安排，通常與甘特圖結合使用，以盡可能全面地顯示信息。也就是說，在製定時間表之前，項目計劃日曆是一個很好的第一步。

項目日曆以易於理解的格式將團隊所需的有關項目計劃時間表的所有信息放入其中。需要訓練有素的眼睛才能辨別甘特圖顯示的所有內容，而且對於許多人來說，像這樣的格式有點讓人不知所措。另一方面，項目日曆非常簡單。團隊中的每個人都是不同的，手頭有一個項目日曆有助於適應他們的各種偏好。

項目日曆必須顯示的不僅僅是重要的截止日期。這些只是難題的一部分。如果項目日曆只顯示項目進度的這個元素，團隊成員將被迫參考其他文件，這可能會導致混亂和錯誤。

相反，創建一個項目日曆，將所有項目調度信息放在一個地方。此信息包括任務、資源、基線、截止日期等。

創建項目日曆的規則並非一成不變。您處理日曆的方式取決於項目、團隊和個人偏好。考慮到這一點，任何項目管理日曆都需要遵循幾個步驟。

創建任務：創建任務是製定任何項目計劃的關鍵部分，如果您正在創建項目日曆，那麼您很可能已經有了任務列表。現在是時候將這些任務從列表轉移到項目管理日曆了。當你這樣做時，重要的是“充實”任務並提供盡可能多的細節。這包括所有受讓人、鏈接、圖像、消息等。最好的項目日曆將所有這些信息保存在一個地方。
設置優先級：準備好隨機分配任務是創建項目日曆的一個非常重要的元素。即使有最好的項目規劃，事情也並不總是像我們想像的那樣發展。這不一定是壞事，它只是意味著我們必須為不同的結果做好準備。一種方法是為每個任務設置優先級。在設置高、中或低優先級時，您可以在不影響重要可交付成果的情況下移動任務。
使用不同的過濾器進行審核：在鎖定項目計劃日曆之前，您需要從不同的角度進行審核。這是通過使用過濾器僅查看日曆的某些方面來完成的。例如，嘗試按團隊成員過濾您的日曆以查看工作負載。然後，按任務優先級過濾，以查看哪些高優先級項目最接近。所有這些信息都會為有關調整日曆以獲得更好結果的決策提供信息。

使用項目日曆跟踪項目的一種方法是將任務到期日期與進度進行比較，並估計任務是否按時完成。另一種方法是使用日曆來顯示資源以及重要日期。

使用這樣的資源日曆可以很容易地將計劃與現實進行比較。只需將資源計劃的位置與這些資源的當前狀態進行比較。

每個團隊的項目 c日曆都是獨一無二的。事實上，項目計劃日曆的一部分美妙之處在於定制的潛力。也就是說，為了避免陷入項目日曆陷阱，需要遵循一些重要的經驗法則：

因為項目日曆已經使用了很長時間，所以人們已經學會了一些技巧來充分利用它們。其中之一是顏色編碼。顏色編碼不僅僅是關於美學。它是關於使項目日曆易於理解，一目了然。

當您熟悉哪些顏色代表您的項目管理日曆上的內容時，您無需在每次需要信息時都閱讀詳細信息。這大大提高了效率。而且，對於視覺學習者和工作者來說，顏色編碼意味著日曆更有意義。

項目日曆提供了一種很好的方式來檢查單個工作負載並進行調整，讓您可以選擇在分配任何新工作之前按任務分配者過濾日曆。這使您可以查看某人的日程安排有多忙或有多開放。當然，您也可以通過其他方式檢查工作量，但將其放在項目日曆上可以簡化流程。一些項目經理甚至選擇按團隊成員對他們的日曆進行顏色編碼。

無論您選擇如何表示工作負載，您都不希望任何團隊成員佔用日曆上的“太多空間”。這表明某人很可能被任務淹沒，這可能會影響工作質量甚至項目時間表。幸運的是，日曆是在幾秒鐘內查看這些詳細信息的絕佳方式。

為任務設置優先級非常有幫助。除了保護您不超過關鍵的截止日期外，這些優先事項還為應急計劃制定了路線圖。很可能，事情不會完全按照項目計劃時間表上的標記進行。這就是為什麼最好的項目經理制定計劃以使整個項目日曆適應每個潛在的挫折。

只為一種情況做好準備是不夠的。取而代之的是，項目經理必須“玩轉”日曆，以便繪製出通往同一目的地的不同路線（該目的地是已完成的項目）。好消息是，在線項目管理日曆使這個實驗過程變得簡單，並允許用戶嘗試盡可能多的應急計劃，而不會丟失任何原始工作。

ProjectManager 的日曆視圖讓用戶可以訪問遊戲中最好的在線項目日曆，並使其 100% 獨一無二。入門很簡單。只需按照您喜歡的方式創建任務，無論是通過甘特圖、看闆卡、任務列表還是在日曆視圖本身中。

需要向團隊成員詢問有關某項任務的問題？無需跳轉到您的電子郵件。只需打開任務並在評論中標記個人。

除了項目日曆視圖，ProjectManager 還提供甘特圖、看板和任務列表，為您提供最佳的項目管理工具來計劃和執行項目。甘特圖可讓您控制項目進度、將任務分配給團隊成員、定義里程碑並與您的團隊實時協作。

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