如何审核、分类和选择最佳代理工具

您是否曾经对您的机构使用的工具数量感到不知所措？

平均数字营销人员使用 12.4 种工具来支持数据驱动营销活动的交付。

这只是一个平均值……有些人使用 30 多种工具来实现相同的结果！

对于代理机构来说，这很快就会失控。 您不仅可以选择自己的工具集，还需要使用客户选择的应用程序和软件，并将它们整合到一个有凝聚力的策略中。

当然，你不能把婴儿和洗澡水一起倒掉。 代理工具是必不可少的工具——它们带来更高的效率、更好的客户成果和可扩展的流程。

你如何找到一个快乐的媒介？ 您如何组合一个代理工具集，在不给您带来软件过载的情况下利用这些好处？

从整理开始

揭开复杂性的第一步是将所有输入收集在一起，并将它们组织成一个易于理解的框架。

当涉及到您的代理软件工具时，请花点时间列出您、您的团队和您的客户赖以完成工作的每个应用程序。

获取所有工具列表的过程本身可能是一种令人大开眼界的体验。 你会惊讶于你有多少应用程序。

获得主列表后，将它们分类为业务和客户功能领域。 以下是您可以使用的一些通用类别：

• 销售和营销– 您用来发展代理和完成交易的内部应用程序和工具。
• 项目管理和沟通——您用来完成工作并与同事和客户协作的软件。
• 活动– 帮助您为客户执行和管理活动的工具。
• 报告– 您用来创建和向客户提供进度更新的内容。
• 专业– 根据您的专业领域，您的机构需要的任何专业工具。

通过对您当前使用的工具进行分类，您可能会发现您的工具集效率低下或存在差距。 例如，多个工具可能会做同样的事情，让您可以消除不需要的工具。 或者，您可能会发现自己遗漏了一些东西。

为了帮助您进一步完成此过程，让我们对上述每个类别进行细分，并针对每个类别查看一些最佳实践代理工具。

销售和营销

众所周知，经营代理机构不仅仅是交付客户成果。 勘探和潜在客户开发对于服务公司的长期成功至关重要。

您在内部用于销售和营销的工具与您为客户交付选择的工具可能有一些重叠，但有一些微妙之处。

以下是一些您需要使用的工具来推广您的代理机构和定期完成交易的示例。

• CRM 和潜在客户管理软件– 有大量的销售跟踪应用程序可以使您的代理机构的销售流程受益。 从自动化电子邮件跟进和跟踪销售电话的成熟 CRM（例如 HubSpot 或 Salesforce），到专注于销售生态系统的一个狭窄组成部分的工具（例如 io.

• 提案软件——大多数机构使用 PowerPoint 演示文稿、未跟踪的电子邮件链和不一致的跟进方法引导提案流程。 这种方法在早期很好，但是如果您想扩展，您将需要一个强大的提案创建和跟踪软件，例如 Proposify。

• 营销工具集——您的工具将根据您的营销策略而有所不同。 您很可能拥有某种形式的电子邮件自动化、网站管理、文档创建、设计和社交媒体管理工具。 我将在下面的客户交付部分更详细地介绍这些内容。

很容易陷入客户交付并拥有拼凑而成的销售和营销工具，但它不可扩展。

项目管理与沟通

代理寿命有大量的活动部件。 也许比任何其他业务都更重要，因为您同时处理众多客户、员工、自由职业者和供应商的需求和个性。

这使得项目管理和沟通工具对于确保重要任务不会漏掉至关重要。

以下是您的武器库中可能需要的一些工具示例：

• 文档管理– 您将与需要云存储、各种访问级别和智能集成的团队和客户创建和共享各种文档。 为此，很难超越 Google Workspace。

• 任务管理——设置项目、创建时间表和分配任务是代理与客户关系中的日常事务。 诸如 Asana 之类的项目管理工具可让您在帐户范围内看到一切，让您高枕无忧，一切都按时完成。

• 沟通——是的，利益相关者之间的部分沟通将通过电子邮件完成，但使用 Slack 等工具避免收件箱过载可以显着提高机构的工作效率。 您还需要一个视频会议应用程序，如 Zoom，用于虚拟会议。

松弛

虽然这些应用程序构成了您在机构中进行项目管理和沟通所需的核心，但还有大量替代方案可以实现类似的结果。

活动

为您的客户执行活动需要尽可能顺利和高效。 您不仅希望获得出色的结果，而且还需要让客户了解最新情况、满足最后期限以及其他期望或可交付成果。

每个营销活动都会有所不同，您使用的工具将取决于您向客户提供的主要产品。 但是，这里有一些您需要执行营销活动的通用工具。

• 电子邮件营销平台——几乎每个营销活动都涉及某种形式的电子邮件捕获、跟进或序列。 电子邮件营销软件生态系统非常庞大。 适合您的工具将取决于您客户的广告系列的复杂程度。 简单来说，像 Mailchimp 这样的应用程序就足够了，或者对于更密集的自动化平台，请查看 Ontraport。

• 登陆页面构建器– 没有登陆页面，营销活动就无法运行，您需要能够快速创建设计良好、可以快速迭代和测试的页面。 如果您的机构专注于电子邮件捕获和社交媒体活动，ShortStack 的登录页面构建器是您可以信赖的绝佳工具。

• 图形设计工具——您发起的每个活动都将包含一系列需要设计的元素，例如横幅广告、社交媒体帖子、登录页面图形等。 许多机构都会有使用 Adob​​e Creative Suite 的内部设计师，但如果您不这样做，那么 Canva 是一种经济实惠且易于使用的替代方案。

• 转换优化工具——虽然您的电子邮件营销和登陆页面软件将具有一些功能来分析和优化您的活动，但您可能希望通过数据分析、A/B 测试或热图工具将转换优化提升到一个新的水平。 一个例子是 VWO。

您为客户提供和优化营销活动的方式将决定他们坚持多久，因此拥有正确的工具集至关重要。

报告

到目前为止，我讨论过的几个工具都有一个报告元素，您可以使用它来将进度更新转发回您的客户。 但是，您从这些平台获得的分析特定于该工具的用途。

例如，ShortStack 为您的营销活动提供深入的登陆页面和电子邮件分析，这有助于确定取得积极成果的领先指标并提高营销活动的绩效。 但是，您的客户可能会感兴趣的一系列其他数据点和见解，例如社交媒体参与度、SEO 排名改进或 PPC 转化率，它们构成了您共同工作的整体视图。

拥有一个可靠的工具，您可以为客户生成有意义的数据洞察报告，可以节省您在电子表格或幻灯片中拼凑的时间。

机构报告领域的一些领先工具包括 DashThis、AgencyAnalytics、Swydo 和 ReportGarden。

每月几分钟内即可在所有客户之间复制的一致报告将显着提高您的保留率。

把这一切结合在一起

本文重点介绍对任何营销机构都必不可少的工具。 您选择的其他软件将取决于您专攻的领域。例如，如果您专门提供 SEO 服务，则需要将 ahrefs 或 SEMrush 等强大的 SEO 数据分析工具添加到列表中。 或者，如果您为客户运行可扩展的 Facebook 广告活动，AdEspresso 可能就在您的工具带上。

一篇关于代理工具的文章可能会永远持续下去……有成千上万的营销应用程序可以帮助代理更有效地工作。 最后，对您来说最重要的事情是确定您的工具集如何让您的团队发挥最大作用。

您可能正在寻找一些可以提高流程效率的一体化解决方案或报告集成商。 然而，少并不总是更好。 如果这意味着减少客户成果，您不想为了易用性而牺牲质量。

寻求在专业工具、集成商和机构范围的沟通流程之间找到适当的平衡，让您的团队齐心协力交付客户成果。