Sözleşme Yönetimi: Sözleşme Yaşam Döngüsünü Anlamak

Bir projeyi yönetmek karmaşıktır. Proje yöneticileri, programları planlamak ve kaynakları son teslim tarihlerini karşılamak ve bütçeler dahilinde kalmak için tahsis etmek üzere eğitilmiştir. Ancak bir kez kuruluşunuz dışından kişilerle sözleşme yaptığınızda, yasal ve lojistik konular bunaltıcı olabilir.

Şirketler, genellikle karmaşık olan bu sözleşme sürecini yönetmek için sözleşme yöneticileri kullanır. Her organizasyonun bir sözleşme yöneticisi olmasa da, tedarikçilerin ve yüklenicilerin çalışanlarının olduğu bir projeyi yöneten herkesin sözleşme yönetimi anlayışına sahip olması gerekir.

Sözleşme Yönetimi Nedir?

Sözleşme yönetimi, sözleşmeleri yönetme sürecidir. Bu, teslimatları, son teslim tarihlerini ve sözleşmenin hüküm ve koşullarını içerir. Bununla birlikte, yalnızca sözleşme sürecini kolaylaştırmakla kalmaz; aynı zamanda müşterileri ve onların memnuniyetini yönetmek.

Çoğu zaman insanlar sadece sözleşme yönetimi olarak bilinen, imzalanmakta olan sözleşmenin oluşturulmasını düşünürler. Bu müzakere dönemi önemli olsa da, sözleşme yapıldıktan sonra olanları ihmal etmek bir hatadır. Bu, sözleşmenin gerçek yönetiminin başladığı zamandır.

Sözleşme yönetimi, hem kamu hem de özel sektördeki kuruluşlarda, daha iyi bir operasyonel ve finansal performans oluşturmak için imzalandıktan sonra sözleşmeleri etkin bir şekilde yönetmek için kullanılır. Ayrıca kuruluş için finansal riski azaltmaya yardımcı olur. Zaman alıcı olmakla birlikte, iyi bir sözleşme yönetim sürecine sahip olmak maliyetleri düşürür ve performansı artırır.

Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi Nedir?

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi, sözleşme yönetiminden farklıdır. İkincisi, daha çok e-posta, elektronik tablolar ve dosya depolama ile sözleşmeleri yönetmekle ilgilidir. Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi, insanları, süreçleri ve teknolojiyi birleştirerek faaliyetten daha fazla verim sağlayan sözleşme yönetimine yönelik stratejik bir yaklaşımdır.

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi veya CLM, başlatma, yazma, süreç ve iş akışı, müzakere ve onay, yürütme, devam eden yönetim ve uyumluluk ve yenileme gibi sözleşme yönetiminin çeşitli aşamalarında yer alan süreçleri otomatikleştirmek ve düzene koymakla ilgilidir. Nihai hedef, hataları azaltırken zamandan ve paradan tasarruf etmektir.

Bu, kullanıcılara bir şirketin ne kadar harcama yaptığı konusunda daha fazla görünürlük sağlayan ve daha fazla verimlilik için sözleşme sürecini düzene sokan CLM yazılımı kullanılarak yapılır ve bu da daha düşük idari maliyetlere yol açar. Bu, hızlı ve kolay bir şekilde sözleşmeler oluşturmak için tedarik ve satış sözleşmelerinin yönetimi, otomasyon, standardizasyon ve daha fazlasıyla gerçekleştirilir.

Sözleşme Yönetimine Kimler Katılıyor?

Bazı kuruluşlar, sözleşme yöneticisi olarak bilinen sözleşme yönetimi için özel bir kişiye sahip olacaktır. Yaşam döngüleri boyunca ilerlerken sözleşmeleri yönetir ve denetlerler. Bir anlamda şirketleri, çalışanları, müşterileri, satıcıları ve müteahhitleri birbirine bağlayan bir köprü görevi gören aracılardır.

Bir sözleşme yöneticisi, sözleşme süreciyle ilgili müzakereleri, tavsiyeleri ve tüm kayıt tutma işlemlerini kolaylaştıracaktır. Sözleşmeyle ilgili tüm yasal konuları araştırır ve müşteri ve üçüncü tarafla hüküm ve koşulların müzakere edilmesine yardımcı olurlar.

Bir sözleşme yöneticisinin görevlerinden bazıları, ticari teklifler hazırlamak, proje teklifleri geliştirmek ve sunmak, müşterilerle görüşmek, bütçeleri tahmin etmek, sözleşme şartlarını müzakere etmek ve daha fazlasını içerir. Beceri setleri, sözleşme hukuku bilgisine sahip olmayı ve ilişki yönetimine uygun olmayı içerir.

İlgili: İnşaat Sözleşmesi İhale Süreci

Sözleşme Yönetimi Neden Önemlidir?

Sözleşmeler önemlidir. Bir çalışan ile işi yapacak olan yükleniciler veya satıcılar arasında yasal olarak bağlayıcı belgelerdir. Bu nedenle, sözleşme yönetimi, sözleşmeye dayalı işin etkin bir şekilde yapıldığından emin olmaya yardımcı olduğu için eşit derecede önemlidir. İş stratejileri ve prosedürleri açısından her iki taraf için de işe yarar.

Bir kuruluşun iş stratejisinin çoğu, bir sözleşmenin başarılı bir şekilde müzakere edilmesine bağlı olduğundan, süreç zaman alıcı olabilir. Sözleşme yönetimini kullanmak, ihtiyaç duyulan doğru miktarda kaynak ayırmaya yardımcı olur.

Ancak sözleşme imzalandıktan sonra, sözleşmenin yükümlülüklerini yerine getirmek için sözleşmenin uygulanmasını izleme ve denetleme ihtiyacı kritik öneme sahiptir. Bir sözleşme yönetim sürecinin uygulanmaması, önemli iş ilişkilerini aşındırmaktan bahsetmiyorum bile, alınan para cezaları ve davalar yoluyla kuruluşa para ve zamana mal olabilir.

Sözleşme yönetimi, sözleşme sonuçlandıktan ve hizmet satın alındıktan sonra bile fayda sağlamaya devam ediyor. Gözetim olmadan, bu, tüm sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirilmemesine yol açabilir. Tüm bunlar, projenin değerini aşındırır ve hatta hedeflerine ulaşılamamasına neden olabilir.

Sözleşme Yönetim Sürecinin Aşamaları Nelerdir?

Her türlü yönetim gibi sözleşme yönetiminin de bir süreci vardır. Bu, sözleşmelerin yönetiminin kontrol edilmesini sağlar ve önemli hiçbir şeyin ihmal edilmediğinden emin olur. Bu eylem dizisi yedi adıma ayrılabilir:

1. Planlama

Bu aşama, kuruluşun ihtiyaçlarının belirlendiği, hedeflerin belirlendiği ve risklerin tanımlandığı aşamadır. Unutmayın, sözleşme yasal olarak bağlayıcıdır, bu nedenle durum tespiti önemlidir. Sözleşmenin türünü, kullanılabilecek herhangi bir standart sözleşmeyi bilin, sözleşmeyi uygulamak için gereken kaynakları ve neyden kimin sorumlu olduğunu belirleyin.

2. Çizim

Kurumunuzun birlikte çalıştığı bir kurum içi danışman veya avukat varsa, onlara danışmanız gereken nokta budur. Sözleşme hazırlanırken üzerinde çalışacakları bir şablonları bile olabilir. Bu, gerekli tüm maddelerin ve şartların dahil edildiğinden emin olmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, sözleşmeyi etkileyebilecek eyalet veya ülke yasalarını da göz önünde bulundurun. Zaman ayırın ve her şeyin doğru olduğundan emin olun.

3. Onaylama

Bir sonraki adım, sözleşme taslağını incelemek ve belgeyi tamamlamadan önce herhangi bir yorum veya düzeltme olup olmadığını görmek için bir yönetici veya yöneticiden onay almaktır. Sürecin bu aşaması, kuruluşunuzun nasıl çalıştığına ve belirli satın almayla ilgili denetim prosedürleri veya diğer politikaları olup olmadığına bağlıdır. Bu noktada, sözleşmeyi gerçek zamanlı olarak görüntüleyebilmeleri, düzenleyebilmeleri ve yorumlayabilmeleri için onaylayan tarafları bilgilendirecek bir sistem kurun.

4. Müzakere

Müzakere aşaması, müzakere masasına oturmadan önce diğer tarafın ihtiyaçlarını araştırmayı içerecektir. Herkes sözleşmede değişiklik yaparken, bu belgenin gerçek zamanlı olarak paylaşılması ve üzerinde ortak çalışılması yararlı olur. Fiziksel belgeler aracılığıyla e-posta yoluyla sözleşmenin farklı versiyonları arasında gidip gelmek, hata olasılığını ve maliyet artışlarını artırır.

5. İmzalama

Her iki taraf da sözleşme üzerinde anlaştıktan sonra, onlar tarafından imzalanır ve bu da onu yasal olarak bağlayıcı bir belge haline getirir. Genellikle sözleşme imzalarının şahsen gerçekleştiğini hayal etsek de, durum her zaman böyle değildir. Sanal toplantılar ve küresel bir ekonomi ile imza almak daha zor olabilir. Bu aşamayı kolaylaştırmak için daha fazla şirket e-imza kullanıyor.

6. Gözden Geçirme

İmzalanmış bir sözleşmenin değiştirilmesi veya revize edilmesi yaygındır. Bu değişiklikleri izlemek önemlidir ve güvenilir bir sözleşme yönetimi sürecinin önemini vurgular. Sözleşmeler paylaşılmalı, düzenlenmesi ve gerektiğinde değişiklik yapılması kolay olmalıdır.

7. Yenileme

Son olarak, imzayı takip eden, denetleme, sözleşmeleri yenileme ve diğer yükümlülükler olabilecek bir yönetim var. Sözleşme, içindeki yükümlülüklerin karşılandığından emin olmak için düzenli olarak denetlenmelidir. Bu, gerektiğinde sözleşmenin yenilenmesini de içerir. Bir yenilemeyi kaçırmak, kaybedilen bir fırsattır ve mal sahibi ile yüklenici arasındaki ilişkiye zarar verebilir.

Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi için En İyi Uygulamalar

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimini uygularken, sürecin daha etkin çalışmasına yardımcı olmak için yapılacak şeyler vardır. Birincisi, sürecin sayısallaştırılması ve otomatikleştirilmesi her zaman tavsiye edilir. Bu, bir sözleşme portföyünü yönetirken veya coğrafi olarak birbirinden ayrı olan müteahhitler ve satıcılarla uğraşırken iki katına çıkar.

Otomasyon

Sözleşmelerin ne zaman yenileneceğini veya yükümlülüklerin ne zaman teslim edildiğini takip etmek için otomatik bildirimler. İnsan hatası maliyetli olabilir, ancak yazılımda hatırlatıcılar ayarlandığında, son teslim tarihlerinin ne zaman geleceğini her zaman bilirsiniz.

Raporlama

Bir yazılım aracında raporlama özelliklerine sahip olmak, bir proje boyunca sürekli değişen bir bütçe için önemlidir. Bir bütçe planlanır ve sözleşmede belirtilir, ancak asıl proje sizi fazla harcama yapabilir. Ne harcamayı planladığınızı ve gerçekte ne harcadığınızı kontrol etmek için bir araca ihtiyacınız var.

Proje Yönetim Yazılımını Kullanın

Bu en iyi uygulamaların çoğu, bulut tabanlı ve bu nedenle gerçek zamanlı veriler sağlayan proje yönetimi yazılımına bağlıdır. Çevrimiçi bir araç kullanmak, sözleşme yönetimi sürecinizde daha fazla şeffaflık sağlar.

ProjectManager, Sözleşmelerinizi Düzenlemenize Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, görevlerden ekiplere ve satıcılar ve yüklenicilerle yapılan sözleşmelere kadar projenizle ilgili her şeyi organize eden bulut tabanlı bir yazılımdır. Kuruluşunuzun yükümlülüklere uymasına, yanlış iletişimden kaçınmasına ve hiçbir yenilemeyi kaçırmamasına yardımcı olur.

Plan

Projeleri planlamak, programlamak, izlemek ve raporlamak için yazılımımızı kullanın ve aynı zamanda aracımızın tüm proje belgeleri için merkezi bir merkez olmasını sağlayın. Sınırsız dosya depolama alanımız olduğu için tüm sözleşmeler tek bir yerde toplanır. Bu, gerektiğinde e-postaları veya harici sabit diskleri aramak zorunda kalmadan onları bulmayı kolaylaştırır.

işbirliği yap

Satıcılar ve taşeronlarla pazarlık yaparken ve hatta bir sözleşme üzerinde anlaştıktan sonra bile, işbirlikçi platformumuzla onları döngüde tutun. Bunları araca yerleştirmek kolaydır, ancak güvenliği ayarlamak onlara yazılımın yalnızca görmelerini istediğiniz bölümlerine erişmelerini sağlar. Tüm tarafların gerçek zamanlı olarak yorum yapmasına ve diyalog kurmasına olanak tanıyan belgeleri paylaşın ve görevler oluşturun.

Izlemek

Elbette dahası var. Gerçek zamanlı gösterge panoları, sözleşmeli çalışanların sözleşmelerin hüküm ve koşullarına uyduklarından emin olmak için projenin ve ilerlemenin ve performansın üst düzey bir görünümünü sunacaktır. Raporlar, canlı veriler için bu lensi daha ayrıntılı olarak genişletir. Tek bir araçta daha iyi sözleşme yönetimi ve inşaat projesi yönetimi elde edin.

ProjectManager, projelerin daha verimli çalışmasına yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Görsel planlama için çevrimiçi Gantt çizelgelerinden ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olan ortak bir platforma kadar, proje yönetiminizin her yönü ele alınır. Halihazırda aracımızı kullanan on binlerce ekibe katılın ve bu 30 günlük denemeyi bugün yapın.