วิธีสร้างเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบสำหรับโครงการ (รวมเทมเพลต)

ทรัพยากรที่สำคัญที่สุดที่คุณจะใช้เพื่อส่งมอบโครงการคือบุคลากร พวกเขาต้องพอดีกับกำหนดการและรักษางบประมาณโครงการ การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขาเมื่อดำเนินการงานและส่งมอบตามเป้าหมายของโครงการเป็นส่วนสำคัญในการควบคุมโครงการ

คุณจะประสานงานทุกคนที่มีส่วนร่วมในโครงการได้อย่างไรเพื่อให้พวกเขารู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่และไม่ปิดกั้นไม่ให้ผู้อื่นทำสิ่งที่พวกเขาได้รับมอบหมาย การใช้เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบสามารถช่วยได้ เมทริกซ์การมอบหมายงานทำให้โครงการของคุณมีทีมงานที่ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบในการบริหารโครงการคืออะไร?

เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบ (RAM) คือแผนผังการจัดการโครงการที่ใช้ในการระบุและกำหนดบุคคลและองค์กรต่างๆ และร่างบทบาทแต่ละอย่างในการทำงานหรือส่งมอบส่วนหนึ่งของโครงการ

ผู้จัดการโครงการใช้เมทริกซ์การมอบหมายเพื่อชี้แจงว่าทีมข้ามสายงานทำอะไรภายในขอบเขตของโครงการและกระบวนการต่างๆ มากมาย ในบางครั้ง จำเป็นต้องมีเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบเมื่อตอบสนองต่อคำขอข้อเสนอ (RFP)

เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบยังสามารถเรียกว่าเมทริกซ์ RACI ซึ่งหมายถึงความรับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษาและแจ้ง

• รับผิดชอบ: บันทึกย่อว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินงานซึ่งได้รับมอบหมายให้พวกเขา
• รับผิดชอบ: หมายเหตุผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจและวิธีการที่อำนาจนั้นได้รับมอบหมายทั่วทั้งทีมโครงการ
• ปรึกษาแล้ว: บันทึกย่อที่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานได้ตั้งแต่สมาชิกในทีมไปจนถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• แจ้งแล้ว: หมายเหตุผู้ที่ได้รับการอัปเดตในแง่ของความคืบหน้าและประสิทธิภาพ ตลอดจนเวลาและวิธีการเผยแพร่ข้อมูลนี้

สิ่งนี้จะสร้างแผนที่ของการเชื่อมต่อระหว่างกิจกรรมและสมาชิกในทีมโครงการ ขึ้นอยู่กับขนาดของโปรเจ็กต์ อาจมีเมทริกซ์การกำหนดหลายแบบที่ใช้สำหรับระดับโปรเจ็กต์ต่างๆ

เหตุใดจึงต้องสร้างเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบ

เมทริกซ์การมอบหมายจะระบุสิ่งที่ทุกคนในทีมรับผิดชอบ ซึ่งหมายความว่าไม่เพียงแต่หน้าที่ของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีที่พวกเขามีส่วนร่วมในโครงการด้วย บางคนจะมีการกำหนดงาน บางคนจะให้ความช่วยเหลือในการทำงาน ในขณะที่มีบางคนที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจ กลุ่มเหล่านี้ล้วนมีอัตลักษณ์และหน้าที่ภายในโครงการเพื่อช่วยนำทางไปสู่จุดจบที่ประสบความสำเร็จ

การสื่อสารที่ชัดเจนนำไปสู่โครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมทริกซ์การมอบหมายงานช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมและให้ความโปร่งใสโดยการสร้างระบบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับการอัปเดตและอยู่ในหน้าเดียวกันเสมอ การสื่อสารที่น่าเบื่อหน่ายอาจทำให้โปรเจ็กต์ต้องชะงักไปด้วยการประชุมที่ไร้สาระมากเกินไปและการโต้ตอบที่สับสนซึ่งผู้คนพยายามทำความเข้าใจในสิ่งที่พวกเขาควรจะทำ การใช้เมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบช่วยได้ แต่การมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เชื่อมโยงทีมแบบเรียลไทม์นั้นเหมาะสมที่สุด

ProjectManager จัดการข้อมูลโครงการโดยอนุญาตให้ทีมแนบไฟล์กับงานได้โดยตรง และพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัดของเราเก็บเอกสารโครงการที่สำคัญไว้เพียงปลายนิ้วสัมผัสทุกที่ทุกเวลา การแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานสามารถประหยัดเวลาและการแท็กผู้อื่นในทีมโครงการสร้างกระบวนการสื่อสารที่หลีกเลี่ยงหลุมพรางของความซ้ำซ้อนหรือการประชุมที่ไม่จำเป็น

ควรสร้างเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบเมื่อใด

เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบจะถูกสร้างขึ้นเมื่อเริ่มต้นโครงการ คุณต้องการให้ทุกคนในทีมโครงการทราบว่าตนมีจุดยืนอย่างไรในแง่ของการมีส่วนร่วมก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ

เท่าที่ใช้เป็นมาตรการป้องกันก็สามารถใช้ได้ตามกำหนด หากคุณลงลึกในโปรเจ็กต์และสิ่งต่าง ๆ ไม่เคลื่อนไหวตามแผนที่วางไว้ อาจมีการหยุดชะงักของการสื่อสาร หากสมาชิกในทีมไม่อยู่ในวงหรือเข้าใจผิดในสิ่งที่พวกเขาควรจะทำ การใช้เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบอาจแก้ปมเหล่านั้นในช่องทางการสื่อสาร

หากมีปัญหากับคำแนะนำในการเอาชนะผู้นำเกี่ยวกับวิธีการพัฒนาโครงการและสิ่งนี้ถูกมองว่าเป็นปัญหา ก็มีแนวโน้มว่าบทบาทและความรับผิดชอบของทีมโครงการจำเป็นต้องปรับปรุง เมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบกำหนดว่าใครมีอำนาจในการตัดสินใจและใช้งานหรือทบทวนอีกครั้งสามารถระบุได้ว่าคนที่เหมาะสมอยู่ในตำแหน่งนั้นหรือไม่

อันที่จริง คำจำกัดความใดๆ อาจต้องมีการตรวจสอบอีกครั้งในเฟสใดๆ ของโปรเจ็กต์ บางทีงานอาจล่าช้ากว่ากำหนด อาจเป็นเพราะสมาชิกในทีมไม่ทราบว่าตนเองมีงานอะไรบ้าง ทุกครั้งที่เกิดความล่าช้า การกลับไปยังเมทริกซ์การกำหนดเป็นขั้นตอนแรกที่ดี แม้ว่าคุณจะดำเนินการตามขั้นตอนที่ควรทำในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการก็ตาม

วิธีการสร้างเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบ

การสร้างเมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบที่แท้จริงนั้นไม่ยากเท่ากับการทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา

ดังนั้น คุณต้องการรวมทีมของคุณไว้ในกระบวนการ รับข้อมูลของพวกเขา และในที่สุด Buy-in โดยไม่ต้องใช้เวลาและพลังงานมากเกินไปในกระบวนการ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วย และคุณจะได้รับมอบหมายความรับผิดชอบที่ประสบความสำเร็จ

1. ระบุผู้เข้าร่วมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ตั้งแต่สมาชิกในทีมไปจนถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทุกคนในระหว่างนั้น
2. แสดงรายการผลงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาด
3. พบปะกับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานเพื่อสร้างผลงาน ทุกงานจะต้องมีการหารือในแง่ของความรับผิดชอบและอำนาจของทีม
4. ร่างเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบโดยใช้ตารางที่มีงานโครงการอยู่ในคอลัมน์ด้านซ้าย ด้านบนเพิ่มชื่อทุกคนในโครงการ
5. ในกรณีที่งานตรงกับสมาชิกในทีมโครงการ มอบหมายว่ารับผิดชอบ รับผิดชอบ ปรึกษาหรือแจ้งหรือไม่
6. เมื่อเสร็จแล้ว ให้แบ่งปันตารางการมอบหมายความรับผิดชอบกับทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และจัดการประชุมหากจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจส่วนของตนในโครงการ หากคุณกำลังทำงานในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน ให้พิมพ์สำเนาและโพสต์ไว้

เทมเพลตเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบฟรี

การใช้เทมเพลต RACI เป็นทางลัดสำหรับตั้งค่าทีมและโครงการเพื่อความสำเร็จ ProjectManager เป็นมากกว่าซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลที่จัดการงาน ทีม และโครงการต่างๆ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน มันยังเป็นศูนย์กลางออนไลน์สำหรับการจัดการโครงการทุกอย่าง

ในบรรดาโพสต์บล็อก หนังสือแนะนำ และวิดีโอแนะนำหลายร้อยรายการมีเทมเพลตฟรีมากมายที่สามารถช่วยคุณในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์ของคุณ การใช้เทมเพลต RACI ฟรีของเราจะช่วยให้คุณแนะนำทีมโครงการทั้งหมดได้ดีขึ้น ทำให้พวกเขารู้ว่าพวกเขายืนอยู่จุดไหนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และระดับความรับผิดชอบและความรับผิดชอบของพวกเขาคืออะไร

ใช้ในช่วงเริ่มต้นของโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าและแก้ปมการสื่อสารที่ทำให้โครงการไม่คืบหน้าตามแผนที่วางไว้ เพื่อให้โครงการของคุณเป็นไปตามแผน ดาวน์โหลดเทมเพลต RACI ฟรีของเราและเริ่มต้นสร้างเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบที่ใช้การได้

ปฏิบัติที่ดีที่สุด

การใช้เทมเพลต RACI ฟรีของเราเป็นการเริ่มต้นที่ดี แต่คุณต้องแน่ใจว่าคุณกรอกอย่างถูกต้อง เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบจะดีพอๆ กับความพยายามในการสร้างมันขึ้นมา ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณควรใช้เมื่อคุณอยู่ในขั้นตอนการสร้างเมทริกซ์การมอบหมายของคุณ

• มีส่วนร่วมในทีม: พวกเขาคือคนที่จะดำเนินงาน คุณต้องการข้อมูลเข้าและซื้อเข้าเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงหรือคำถามที่ใช้เวลานานเกี่ยวกับสิ่งที่ไม่ชัดเจนในตอนเริ่มต้นของโครงการ
• ระบุทุกงาน: ระบุงานทั้งหมดที่จำเป็นในการเข้าถึงการส่งมอบขั้นสุดท้ายของคุณ เมื่อคุณมีรายชื่อที่ละเอียดแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงคนเดียวในทีมที่รับผิดชอบ
• อัปเดต RACI ของคุณเป็นประจำ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายใหม่แต่ละรายการว่าเป็นเวอร์ชันล่าสุดและแจกจ่ายให้กับทุกคนในทีม จะมีบางครั้งที่คุณต้องการทบทวนเมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบ หรือการเปลี่ยนแปลงในบุคลากรจะต้องมีการแก้ไข
• แบ่งปันความรับผิดชอบอย่างเหมาะสม: คนเดียวไม่ควรแบกรับความรับผิดชอบส่วนใหญ่สำหรับโครงการ และคุณต้องการมอบอำนาจให้ทั่วทั้งทีมโครงการ ไม่ใช่แค่ในทีมผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น
• เพิ่มประสิทธิภาพงาน: ผู้จัดการสามารถใช้เมทริกซ์ RACI เพื่อดูว่าสมาชิกในทีมได้รับมอบหมายให้ทำงานมากเกินไปหรือไม่ บางทีคนงานเหล่านี้อาจถูกกระจายออกไปเพื่อผลผลิตที่มากขึ้น อาจมีผู้คนจำนวนมากเกินไปที่ถูกระบุว่าเป็นที่ปรึกษา ซึ่งทำให้กระบวนการช้าลง เมทริกซ์การกำหนดมีประโยชน์อย่างไม่รู้จบ

ProjectManager ช่วยให้คุณจัดการโครงการได้ดีขึ้นอย่างไร

ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่เชื่อมต่อทุกคนแบบเรียลไทม์เพื่ออำนวยความสะดวกในการวางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับโครงการ มันทำงานเพื่อให้ทุกคนในทีมโครงการมีงานทำและความรู้ว่าพวกเขามีอำนาจหน้าที่ใดและเมื่อใดควรปรึกษาผู้อื่นตลอดจนกำหนดกระบวนการรายงาน

ลองดูผู้รับผิดชอบ เช่น ทีมที่ดำเนินโครงการ เมื่อได้รับเชิญเข้าสู่ซอฟต์แวร์แล้ว คุณสามารถแชร์แผนโครงการ มอบหมายงาน เพิ่มทิศทางโดยละเอียด เพิ่มกำหนดเวลาและแท็กสำหรับลำดับความสำคัญ และอื่นๆ จากนั้นทีมสามารถทำงานร่วมกันได้โดยการแนบไฟล์และรูปภาพเข้ากับงานและแสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์เพื่อทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

ผู้ที่ต้องการรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับโครงการสามารถทำได้โดยได้รับเชิญให้เข้าร่วมโครงการและแชร์แผนและกำหนดการกับพวกเขา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถอัปเดตด้วยคุณลักษณะการรายงานที่สามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับความแปรปรวนของโครงการ ต้นทุน เวลา และอื่นๆ ได้ด้วยคลิกเดียว จากนั้นแชร์เป็น PDF สามารถกรองรายงานได้อย่างรวดเร็วจนเหลือศูนย์ในข้อมูลที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสนใจ

เมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบสามารถช่วยคุณจัดสรรทรัพยากรของคุณใหม่เมื่อสิ่งต่างๆ ไม่คืบหน้าตามที่วางแผนไว้ ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม คุณลักษณะการจัดการทรัพยากรประกอบด้วยแผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสี ดังนั้นจึงง่ายที่จะเห็นว่าใครมีงานมากเกินไปและใครสามารถทำงานได้มากกว่ากัน จากนั้น คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรเหล่านั้นใหม่ได้จากหน้าภาระงาน เพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

ProjectManager ช่วยให้คุณมีระเบียบ ทำให้ทีมของคุณจดจ่อกับงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงเดียวกัน เพิ่มประสิทธิภาพในทุกด้านของวงจรชีวิตโครงการของคุณด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์เพื่อจัดกำหนดการงานและบอร์ดคัมบัง ซึ่งเป็นฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์ภาพที่ให้ความโปร่งใสในการผลิต ทั้งหมดนี้อยู่บนแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อให้ทุกคนเชื่อมต่อกัน ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี