Jak stworzyć macierz przypisania odpowiedzialności za projekt (w zestawie szablon)

Najważniejszym zasobem, jaki zatrudnisz do realizacji projektu, są ludzie. Muszą zmieścić się w harmonogramie i utrzymać budżet projektu. Ważnym elementem kontroli projektu jest określenie ich ról i obowiązków podczas wykonywania zadań i realizacji celów projektu.

Jak możesz koordynować wszystkie osoby zaangażowane w projekt, aby wiedzieli, co robią i nie blokowali innym wykonywania tego, co im przydzielono? Pomocne może być użycie macierzy przypisywania odpowiedzialności. Macierz przydziałów daje Twojemu projektowi zespół, który wykonuje zadania.

Co to jest macierz przypisania odpowiedzialności w zarządzaniu projektami?

Macierz przypisania odpowiedzialności (RAM) to schemat zarządzania projektami używany do identyfikowania i definiowania różnych osób i organizacji oraz określania każdej z ich ról w pracy nad zadaniami lub realizacji części projektu.

Menedżerowie projektów wykorzystują macierz przydziałów, aby wyjaśnić, co robią zespoły międzyfunkcyjne w ramach projektu i jego licznych procesów. Czasami podczas odpowiedzi na zapytanie ofertowe (RFP) wymagana jest macierz przypisania odpowiedzialności.

Macierz przypisywania odpowiedzialności może być również nazwana macierzą RACI, co oznacza odpowiedzialność, odpowiedzialność, konsultacje i informacje.

• Odpowiedzialni: Notatki, kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadania, które jest im następnie przypisywane.
• Odpowiedzialny: Odnotowuje, kto ma uprawnienia do podejmowania decyzji i w jaki sposób uprawnienia te są delegowane w całym zespole projektowym.
• Konsultowany: Notatki, które są w stanie zaoferować wgląd w zadanie, od członków zespołu po interesariuszy.
• Poinformowany: Odnotowuje, kto jest na bieżąco informowany o postępach i wydajności, a także kiedy i jak te informacje są rozpowszechniane.

Tworzy to mapę powiązań między działaniami a członkami zespołu projektowego. W zależności od wielkości projektu, na różnych poziomach projektu może być używanych kilka macierzy przydziałów.

Po co tworzyć macierz przypisania odpowiedzialności?

Macierz przydziałów określa, za co odpowiadają wszyscy członkowie zespołu, co oznacza nie tylko ich obowiązki, ale także sposób uczestnictwa w projekcie. Jedni będą mieli określone zadania, inni zaoferują pomoc w pracy, jeszcze inni zostaną wyznaczeni na decydentów. Wszystkie te grupy mają swoją tożsamość i funkcję w ramach projektu, aby pomóc poprowadzić go do pomyślnego zakończenia.

Jasna komunikacja prowadzi do bardziej efektywnych projektów. Macierz przydziałów ułatwia lepszą komunikację między członkami zespołu i zapewnia przejrzystość, tworząc system, który zapewnia, że ​​wszyscy są na bieżąco i zawsze znajdują się na tej samej stronie. Dyskretna komunikacja może ugrzęznąć w projekcie ze zbyt wieloma bezsensownymi spotkaniami i mylącymi interakcjami, w których ludzie próbują zrozumieć, co powinni robić. Korzystanie z macierzy przypisywania odpowiedzialności pomaga, ale posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami, które łączy zespoły w czasie rzeczywistym, jest idealne.

ProjectManager zarządza informacjami o projekcie, umożliwiając zespołom dołączanie plików bezpośrednio do zadań, a nasze nieograniczone miejsce do przechowywania plików sprawia, że ​​ważne dokumenty projektowe są zawsze i wszędzie w zasięgu ręki. Komentowanie zadań może zaoszczędzić czas, a tagowanie innych członków zespołu projektowego tworzy proces komunikacji, który pozwala uniknąć pułapek zwolnień lub niepotrzebnych spotkań.

Kiedy należy utworzyć macierz przypisania odpowiedzialności?

Macierz przypisania odpowiedzialności zostanie utworzona na początku projektu. Chciałbyś, aby wszyscy członkowie zespołu projektowego byli świadomi swojej pozycji pod względem zaangażowania, zanim zaczną wykonywać zadania.

O ile jego stosowanie jest środkiem zapobiegawczym, może być stosowane nakazowo. Jeśli jesteś głęboko zaangażowany w projekt i sprawy nie idą zgodnie z planem, mogą wystąpić zatory komunikacyjne. Jeśli członkowie zespołu nie są w pętli lub błędnie rozumieją, co powinni robić, użycie macierzy przypisywania odpowiedzialności może rozwiązać te węzły w kanale komunikacji.

Jeśli istnieje problem z kierownictwem, które pomija sugestie dotyczące postępów w projekcie i jest to postrzegane jako problem, prawdopodobnie role i obowiązki zespołu projektowego wymagają doprecyzowania. Macierz przypisywania odpowiedzialności określa, kto ma uprawnienia do podejmowania decyzji, a korzystanie z niej lub ponowne odwiedzanie może określić, czy odpowiednie osoby są na tym stanowisku.

W rzeczywistości każda z definicji może wymagać ponownego przeanalizowania na dowolnym etapie projektu. Być może zadania są opóźnione. Może to być spowodowane tym, że członkowie zespołu nie są świadomi, jakie zadania posiadają. Za każdym razem, gdy wystąpi opóźnienie, powrót do macierzy przydziałów jest dobrym pierwszym krokiem, nawet jeśli przeszedłeś przez proces tak, jak powinieneś na etapie planowania projektu.

Jak stworzyć macierz przypisania odpowiedzialności

Rzeczywiste tworzenie macierzy przydziału odpowiedzialności nie jest tak trudne, jak zaznajomienie wszystkich z ich rolami i obowiązkami.

Dlatego chcesz włączyć swój zespół w proces, uzyskać jego wkład i ostatecznie wkupić się bez poświęcania zbyt wiele czasu i energii na ten proces. Wykonaj poniższe czynności, aby upewnić się, że wszyscy się zgadzają, a przypisanie odpowiedzialności zostanie pomyślnie przeprowadzone.

1. Zidentyfikuj wszystkich uczestników zaangażowanych w projekt, od członków zespołu po interesariuszy i wszystkich pomiędzy.
2. Wymień wszystkie elementy dostarczane związane z projektem. Użyj struktury podziału pracy, aby upewnić się, że nie przegapisz żadnego.
3. Spotkaj się z członkami zespołu, aby dowiedzieć się, jak wykonać zadania, aby stworzyć rezultaty. Każde zadanie należy omówić pod kątem odpowiedzialności i uprawnień zespołu.
4. Sporządź macierz przypisania odpowiedzialności za pomocą tabeli z zadaniami projektowymi wymienionymi w lewej kolumnie. U góry dodaj imiona i nazwiska wszystkich uczestników projektu.
5. Tam, gdzie zadania spotykają się z członkiem zespołu projektowego, przypisz, czy jest on odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany lub poinformowany.
6. Po zakończeniu udostępnij macierz przypisywania odpowiedzialności zespołowi projektowemu i interesariuszom oraz zorganizuj spotkanie, jeśli to konieczne, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją swoją rolę w projekcie. Jeśli pracujesz we wspólnej przestrzeni, wydrukuj kopię i opublikuj ją.

Bezpłatny szablon matrycy przypisania odpowiedzialności

Korzystanie z szablonu RACI to skrót, dzięki któremu Twój zespół i projekt odniosą sukces. ProjectManager to coś więcej niż wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje zadania, zespoły i projekty w celu usprawnienia pracy i zwiększenia produktywności, to także centrum online dla wszystkich spraw związanych z zarządzaniem projektami.

Wśród setek postów na blogu, przewodników i filmów instruktażowych znajdziesz dziesiątki darmowych szablonów, które pomogą Ci przejść przez każdą fazę cyklu życia Twojego projektu. Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu RACI pomoże Ci lepiej pokierować wszystkimi zespołami projektowymi, pozwalając im wiedzieć, na czym stoją w odniesieniu do projektu i jaki jest ich poziom odpowiedzialności i rozliczalności.

Użyj go na początku projektu, aby uniknąć opóźnień i rozwikłać wszelkie węzły komunikacyjne, które uniemożliwiają postęp projektu zgodnie z planem. Aby utrzymać swój projekt na właściwym torze, pobierz nasz darmowy szablon RACI i rozpocznij tworzenie praktycznej macierzy przypisywania odpowiedzialności.

Najlepsze praktyki

Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu RACI to dobry początek, ale musisz upewnić się, że wypełniłeś go poprawnie. Macierz przypisania odpowiedzialności jest tak dobra, jak wysiłek włożony w jej stworzenie. Oto kilka najlepszych praktyk, które należy zastosować podczas tworzenia macierzy przydziałów.

• Zaangażuj zespół: to oni będą wykonywać pracę. Chcesz ich wkładu i poparcia, aby uniknąć kosztownych błędów lub czasochłonnych pytań o to, co nie zostało wyjaśnione na początku projektu.
• Zidentyfikuj każde zadanie: Zidentyfikuj wszystkie zadania wymagane do osiągnięcia ostatecznego rezultatu. Gdy już masz tę dokładną listę, upewnij się, że w zespole jest tylko jedna osoba, która jest odpowiedzialna.
• Regularnie aktualizuj swój RACI: Upewnij się, że każda nowa wersja jest wyraźnie oznaczona jako najbardziej aktualna wersja i jest rozpowszechniana wśród wszystkich członków zespołu. Będą chwile, kiedy będziesz chciał ponownie odwiedzić macierz przypisywania odpowiedzialności lub zmiany w personelu będą wymagały edycji.
• Żywotne dzielenie się odpowiedzialnością: jedna osoba nie powinna być odpowiedzialna za większość odpowiedzialności za projekt, a Ty chcesz przekazywać władzę w całym zespole projektowym, a nie tylko wśród ścisłego kierownictwa.
• Optymalizuj zadania: Menedżerowie mogą korzystać z macierzy RACI, aby sprawdzić, czy do zadania przydzielono zbyt wielu członków zespołu. Może tych pracowników można by rozdzielić w celu zwiększenia produktywności. Na liście konsultowanych może być zbyt wiele osób, co spowalnia proces. Macierz przypisania jest nieskończenie użyteczna.

Jak ProjectManager pomaga lepiej zarządzać projektami

ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które łączy wszystkich w czasie rzeczywistym, aby ułatwić planowanie, monitorowanie i raportowanie projektu. Jego celem jest zapewnienie każdemu członkowi zespołu projektowego pracy i wiedzy o tym, gdzie mają uprawnienia i kiedy konsultować się z innymi, a także zdefiniować proces raportowania.

Przyjrzyjmy się osobom odpowiedzialnym np. zespołowi realizującemu projekt. Po zaproszeniu do oprogramowania możesz udostępnić plan projektu, przydzielić im zadania, dodać szczegółowy kierunek, dodać termin i oznaczenie priorytetu i nie tylko. Zespoły mogą następnie współpracować, dołączając pliki i obrazy do zadań oraz komentując w czasie rzeczywistym, aby lepiej współpracować.

Osoby, które muszą być na bieżąco informowane o projekcie, mogą to zrobić również poprzez zaproszenie do projektu i udostępnianie im planów i harmonogramów. Interesariusze mogą być na bieżąco dzięki funkcjom raportowania, które za pomocą jednego kliknięcia mogą generować raporty dotyczące wariancji projektu, kosztów, czasu i nie tylko. Następnie udostępnij je jako plik PDF. Raporty można nawet szybko przefiltrować do zera danych, którymi interesują się interesariusze.

Macierz przypisywania odpowiedzialności może pomóc w przeniesieniu zasobów, gdy sprawy nie postępują zgodnie z planem. Skorzystaj z naszego oprogramowania, aby uzyskać więcej informacji. Funkcje zarządzania zasobami obejmują wykres obciążenia pracą oznaczony kolorami, dzięki czemu można łatwo zobaczyć, kto ma za dużo zadań, a kto może przejąć więcej pracy. Następnie możesz po prostu ponownie przydzielić te zasoby ze strony obciążenia, aby pomóc zespołowi pracować bardziej produktywnie.

ProjectManager zapewnia Ci porządek, utrzymuje Twój zespół skoncentrowany na swoich zadaniach i interesariuszach na bieżąco. Zyskaj wydajność w każdym aspekcie cyklu życia projektu dzięki wykresowi Gantta online do planowania pracy i tablicom kanban, wizualnej funkcji przepływu pracy, która zapewnia przejrzystość produkcji. Wszystko to i jest na platformie współpracy, aby zapewnić wszystkim łączność. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.