Что такое управление корпоративным контентом? Руководство по ЕСМ

Управление корпоративным контентом (ECM) — это стратегия создания и организации различных типов контента, которая с годами становится все более популярной. Фактически, рынок управления корпоративным контентом вырос более чем вдвое с 2017 года — с 31,66 млрд долларов до 67,14 млрд долларов.

Если ваша корпоративная компания регулярно создает контент для своих сотрудников, заинтересованных сторон, руководителей групп, топ-менеджеров, клиентов и т. д., управление корпоративным контентом может стать отличным решением.

В этом руководстве мы более подробно поговорим о том, что такое ECM, основных преимуществах его использования, пяти главных компонентах и ​​многом другом.

Что такое управление корпоративным контентом? Руководство по ЕСМ:

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Управление корпоративным контентом, или сокращенно ECM, — это стратегия, которую многие крупные организации используют для управления всеми пятью компонентами: сбором, управлением, хранением, сохранением и доставкой важного контента нужным сторонам. (Подробнее об этих компонентах чуть позже.)

ECM включает в себя различные процессы и инструменты, необходимые для этих компонентов, и гарантирует, что ваша организация сможет идти в ногу с потоком контента по всему бизнесу и что ничего существенного не будет потеряно.

Ваши решения ECM обычно сосредоточены на внутреннем содержимом, таком как отчеты, учебные документы и любые другие типы электронных таблиц, PDF, документов Word и т. д.

Он также может содержать как структурированную, так и неструктурированную информацию. Структурированная информация относится к документации, данным и другой информации в более стандартизированном формате, например, к файлам Excel или базам данных SQL. С другой стороны, неструктурированная информация не имеет стандартизированного или структурированного формата и может иметь самые разные формы и размеры.

Почему важно управление корпоративным контентом?

С годами ECM стал гораздо более распространенным и важным, поскольку количество утечек данных увеличилось, а правительства предприняли шаги, чтобы помочь сохранить как можно больше информации в тайне для граждан.

Но более того, ECM важен, потому что он помогает хранить и управлять тысячами ненужных документов, которые в противном случае могли бы быть у бизнеса. Не полагайтесь на электронную почту и незащищенное хранилище для хранения контрактов клиентов и файлов сотрудников.

Вместо этого инвестируйте в программное обеспечение ECM, которое может помочь вам хранить важные файлы, упорядочивать их в гибкие папки для легкого доступа и обеспечивать безопасность конфиденциальной информации.

Основные преимущества управления корпоративным контентом

Почему еще ваша организация должна инвестировать время и деньги в управление корпоративным контентом? Есть ряд преимуществ, которые следует учитывать.

Организуйте важную документацию

Ваша ECM-система, вероятно, будет содержать ряд внутренних документов, помогая хранить все наиболее важные элементы контента в одном месте. Это обеспечивает вашу компанию так называемым «единым источником достоверной информации», гарантируя отсутствие дубликатов, ошибок и незакрепленных документов (особенно содержащих конфиденциальную информацию), разлетающихся по всей компании, кроме как в хранилище ECM.

Снижение рисков безопасности и соответствия требованиям

Инструменты ECM могут гарантировать, что ваш контент хранится в безопасном репозитории, позволяя только тем, у кого есть доступ, искать и находить необходимую документацию. Это может помочь устранить потенциальные проблемы с безопасностью и соответствием требованиям, гарантируя, что только те, кому нужна документация, смогут получить к ней доступ.

Упростите поиск контента

Благодаря простым инструментам поиска и тому, что все в вашей команде знают, что нужный им контент будет храниться в одном безопасном месте, гораздо проще искать и находить документы, электронные таблицы, файлы, контракты и т. д., которые нужны людям в течение дня. сегодняшние задачи.

Увеличить эффективность

ECM-системы могут сократить количество ручных операций, автоматизируя управление контентом. Это также облегчает вашим сотрудникам поиск того, что им нужно для выполнения своих задач, а также позволяет избежать избыточной работы, такой как необходимость воссоздавать потерянные документы, повышая общую производительность и эффективность.

Элементы управления корпоративным контентом

Надлежащее управление корпоративным контентом можно разбить на пять основных компонентов. В вашей ECM-стратегии должны быть предусмотрены все эти элементы, чтобы ничто не попало в дыры.

Захватывать

Этот первый компонент, Capture , предназначен для захвата или сбора существующей документации, чтобы перенести ее в вашу новую ECM-систему.Вам нужно будет преобразовать любые бумажные документы в электронные форматы, импортировать существующие электронные файлы и составить список всей существующей документации, которая должна храниться в вашем хранилище ECM.

Это может включать такие документы, как:

• Контракты
• Счета и заказы на покупку
• Резюме и заявки
• Файлы сотрудников
• Отчеты об исследованиях
• Предложения

Оцифровка всех этих документов в одном централизованном репозитории может помочь улучшить организационные процессы и упростить поиск бизнес-контента.

Управлять

Следующим компонентом являетсяуправление , и здесь на помощь придет комплексная система программного обеспечения для управления корпоративным контентом. Интерфейс любого инструмента ECM, который вы выберете, должен позволять членам команды, которым необходим доступ к различным документам, легко искать и Найди их.

Функции компонента управления должны включать управление документами, системы совместной работы, управление веб-контентом и управление транзакционными записями.

Хранить

Третий компонент store .Ваш инструмент ECM должен иметь вариант хранения, в котором хранятся ваши цифровые файлы. Но более того, вы должны уметь:

• Установите параметры, у которых есть доступ к файлам
• Используйте гибкие структуры папок для организации файлов
• Резервное копирование часто меняющейся информации
• Разрешить пользователям вносить изменения в документы и электронные таблицы

Сохранять

Четвертый компонент,сохранение , относится к хранению редко изменяющейся информации посредством управления записями.Это также можно назвать управлением архивом — по сути, ваша ECM-система архивирует документы, к которым вы не часто обращаетесь, чтобы освободить место для файлов, к которым вы регулярно обращаетесь и которые обновляете.

Эти сохраненные файлы по-прежнему можно использовать, но это отличный способ убедиться, что вы соблюдаете редко меняющуюся документацию.

Доставлять

Последний компонент —delivery .Этот компонент гарантирует, что любой, кому нужен доступ к документам в вашей системе ECM, получит их. Это могут быть члены команды или клиенты, но аспект доставки гарантирует, что они всегда попадут в нужные руки.

Как внедрить систему управления корпоративным контентом

Готовы внедрить собственную ECM-систему? Давайте рассмотрим эти шесть ключевых шагов, которые помогут вам начать работу.

Начните с управления корпоративным контентом

Организуйте свою корпоративную компанию с помощью управления корпоративным контентом. Найдите подходящий инструмент ECM для своего бизнеса и узнайте больше о другом корпоративном программном обеспечении, которое может повысить эффективность всей вашей организации.