Como sequenciar atividades em um projeto
Publicados: 2022-08-23Todo mundo cria subconscientemente atividades sequenciais em seu dia-a-dia. Planejamos visitas semanais à loja, limpamos e arrumamos nossas casas, fazemos recados – a lista continua. Desta forma, estamos todos familiarizados com as habilidades básicas de gerenciamento de projetos.
Quando conseguimos identificar atividades sequenciais em nosso dia-a-dia, é muito mais fácil identificá-las no contexto de um projeto complexo. Então, vamos definir as atividades sequenciais em termos de algo que todos nós fazemos e aprender como podemos relacioná-las ao gerenciamento de projetos.
O que são atividades sequenciais?
Atividades sequenciais são tarefas ou deveres que devem ser concluídos, ou pelo menos iniciados, em ordem. Por exemplo, se você estiver fazendo espaguete, você deve primeiro encher uma panela com água, depois ferver a água e depois adicionar o macarrão. Essas três atividades estão diretamente relacionadas e devem acontecer nesta sequência exata para resultar em macarrão cozido.
Qual é o objetivo das atividades de sequenciamento?
Esteja você fazendo um jantar de espaguete hipotético ou planejando a construção de um novo prédio, você precisará concluir atividades para chegar ao objetivo.
A questão é: realmente importa em que ordem essas atividades ocorrem se o resultado final for o mesmo? A resposta é um sim retumbante! Mesmo que duas atividades possam ser iniciadas ao mesmo tempo, uma sequência é muito mais lógica e eficiente que a outra.
Um exemplo de uma sequência de atividades
De volta à analogia do espaguete. Nesse cenário, você deve colocar a água para ferver antes de começar a picar o alho. Claro, não estragaria a refeição cortar o alho antes de ferver a água, mas desta forma você está aproveitando ao máximo seu tempo e energia.
Vamos levar essa analogia adiante e aplicá-la a como um chef administra uma cozinha. Neste caso, cada prato é uma tarefa composta de atividades. Quando alguém pede um determinado prato, as atividades devem ser executadas para completar a tarefa.
A parte complicada é que existem várias tarefas diferentes sendo concluídas ao mesmo tempo, o que significa que ainda mais atividades estão ocorrendo ao mesmo tempo. Se você não for cuidadoso, as atividades necessárias para uma tarefa podem atrapalhar as de outra.
Quando você aplica esse conceito a um projeto de maior escala com mais recursos e restrições, o sequenciamento de atividades passa de vantajoso a absolutamente crucial. Então, como exatamente você faz as atividades de sequenciamento?
Como sequenciar atividades para um projeto
Para sequenciar as atividades, você deve definir o relacionamento entre essas atividades. Há muitas maneiras diferentes de fazer isso, mas hoje abordaremos o método de diagrama de precedência:
O Método de Diagrama de Precedência utiliza um tipo de diagrama de rede para mostrar as atividades que devem ser concluídas, como estão conectadas e qual sequência o trabalho deve seguir. Esse método ilustra essas coisas representando atividades com caixas (ou nós) e dependências com setas conectando-as.
Etapas de sequenciamento de atividades
O método de diagrama de precedência pode parecer complexo à primeira vista, mas na verdade pode ser dividido em algumas etapas simples. Vamos supor que você já tenha uma lista de atividades e a partir daí.
- Definir Atributos da Atividade: Ao sequenciar as atividades, você deve ter todos os detalhes sobre cada atividade. Você deve se manter organizado e acompanhar esses detalhes. Definir atributos de atividade envolve nomear cada atividade, atribuir-lhe um número, escrever uma breve descrição, etc. Cada atividade deve ter todos os mesmos atributos definidos e anotados para seqüenciá-los com precisão. Esse trabalho braçal faz toda a diferença.
- Determinar restrições: Qualquer tarefa virá com restrições – coisas que a limitam. Essas coisas podem ser dinheiro, mão de obra, tempo e uma série de outras coisas. Assim como na definição de atributos de atividade, conhecimento é poder, e determinar todas as restrições possíveis é a única maneira de sequenciar as atividades de forma a não violar essas restrições.
- Identificar Dependências: Para sequenciar com precisão as atividades, identificar corretamente as dependências é, talvez, a parte mais importante do processo. Sem saber exatamente como as tarefas estão relacionadas, não há como seqüenciá-las adequadamente. Na verdade, sem o conhecimento das dependências de tarefas, é muito fácil agendar tarefas incorretamente e configurar todo o projeto para falhas.
Esses relacionamentos também podem ser chamados de dependências, das quais existem quatro tipos diferentes.
- Término para Início (FS): Em uma dependência Término para Início, a Tarefa A deve ser concluída antes que a Tarefa B possa ser iniciada.
- Término a Término (FF): Em uma dependência Término a Término, a Tarefa A deve ser concluída antes que a Tarefa B possa ser concluída.
- Início ao fim (SF): Em uma dependência do início ao fim, a Tarefa B não pode ser concluída antes do início da Tarefa A.
- Start-to-Start (SS): Em uma dependência Start-to-Start, a Tarefa B não pode ser iniciada antes do início da Tarefa B.
Práticas recomendadas ao sequenciar atividades
Embora a criação de uma sequência de atividades possa parecer bastante intuitiva, existem algumas práticas recomendadas que devem ser seguidas:
Crie uma lista de tarefas completa antes de sequenciar as atividades
Quando você está trabalhando em um projeto, tarefas novas e inesperadas surgirão naturalmente ao longo do caminho. Mas, a melhor maneira de começar a sequenciar as atividades é trabalhar com todas as informações que você tem no momento. Mesmo que você saiba que uma tarefa provavelmente produzirá mais tarefas no futuro, não hesite em incluí-la em sua lista de tarefas. As atividades de sequenciamento começam como o melhor rascunho possível e são limpas ao longo do caminho.
Considere a carga de trabalho da sua equipe
Você deve identificar restrições ao sequenciar atividades. Uma restrição muitas vezes esquecida é a carga de trabalho e o tempo individual de um membro da equipe. Há apenas tantas horas no dia e apenas tanto uma pessoa pode ter em seu prato de uma só vez. Negligenciar manter isso em mente pode levar a contratempos, esgotamento e atividades que levam muito mais tempo do que o esperado.
Conheça a diferença entre restrições obrigatórias e discricionárias
Para sequenciar as atividades com precisão, você deve ter em mente que não existe apenas um tipo. Restrições obrigatórias e restrições discricionárias são muito diferentes, e ambas devem ser identificadas. As restrições obrigatórias são concretas e não podem ser contornadas. As restrições discricionárias, por outro lado, são flexíveis e os membros da equipe podem decidir sobre elas enquanto programam o projeto.
Não negligencie restrições de tarefas
Como você pode imaginar, negligenciar as restrições de tarefas é um dos erros mais prejudiciais que você pode cometer ao sequenciar atividades. Mas é igualmente importante levar em consideração o triângulo de gerenciamento de projetos. Esse triângulo consiste nas três restrições mais impactantes: escopo, tempo e custo.
O sequenciamento de atividades é um processo muito complexo e não é difícil esquecer as restrições mais amplas de todo o projeto. Manter essas coisas em mente pode fazer toda a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.
Como o ProjectManager ajuda com sequências de atividades
Para garantir que todas as suas tarefas sejam sequenciadas corretamente com dependências apropriadas, recomendamos que você use um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que permite criar, detalhar e sequenciar atividades e visualizar essas atividades da maneira mais adequada ao seu projeto.
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