Jak sekwencjonować działania w projekcie?

Każdy podświadomie tworzy sekwencyjne czynności w swoim codziennym życiu. Planujemy cotygodniowe wycieczki do sklepu, sprzątamy i sprzątamy nasze domy, załatwiamy sprawy — lista jest długa. W ten sposób wszyscy znamy podstawowe umiejętności zarządzania projektami.

Kiedy możemy zidentyfikować sekwencyjne czynności w naszym codziennym życiu, znacznie łatwiej jest je następnie dostrzec w kontekście złożonego projektu. Zdefiniujmy więc sekwencyjne czynności w kategoriach czegoś, co wszyscy robimy i dowiedzmy się, jak możemy to odnieść do zarządzania projektami.

Czym są działania sekwencyjne?

Działania sekwencyjne to zadania lub obowiązki, które należy wykonać lub przynajmniej rozpocząć w określonej kolejności. Na przykład, jeśli robisz spaghetti, musisz najpierw napełnić garnek wodą, a następnie zagotować wodę, a następnie dodać makaron. Te trzy czynności są bezpośrednio ze sobą powiązane i muszą zachodzić dokładnie w tej kolejności, aby powstał ugotowany makaron.

Jaki jest cel sekwencjonowania czynności?

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz hipotetyczną kolację spaghetti, czy planujesz budowę nowego budynku, musisz wykonać czynności, aby osiągnąć cel.

Pytanie brzmi: czy to naprawdę ma znaczenie, w jakiej kolejności te działania mają miejsce, jeśli efekt końcowy jest taki sam? Odpowiedź brzmi: tak! Nawet jeśli dwie czynności można uruchomić w tym samym czasie, jedna sekwencja jest znacznie bardziej logiczna i wydajna niż druga.

Przykład sekwencji czynności

Wracając do analogii ze spaghetti. W tym scenariuszu należy zagotować wodę przed rozpoczęciem siekania czosnku. Jasne, posiekanie czosnku przed gotowaniem wody nie zrujnowałoby posiłku, ale w ten sposób maksymalnie wykorzystujesz swój czas i energię.

Przejdźmy dalej tę analogię i zastosujmy ją do tego, jak szef kuchni prowadzi kuchnię. W tym przypadku każde danie to zadanie złożone z czynności. Kiedy ktoś zamawia określone danie, czynności muszą zostać wykonane, aby wykonać zadanie.

Trudne jest to, że jednocześnie wykonuje się wiele różnych zadań, co oznacza, że ​​w tym samym czasie odbywa się jeszcze więcej czynności. Jeśli nie będziesz ostrożny, czynności niezbędne do wykonania jednego zadania mogą przeszkadzać innym.

Kiedy zastosujesz tę koncepcję do projektu na większą skalę, z większą ilością zasobów i ograniczeń, sekwencjonowanie działań zmienia się z korzystnego na absolutnie kluczowe. A więc, jak dokładnie zajmujesz się sekwencjonowaniem?

Jak posortować czynności dla projektu?

Aby uszeregować działania, musisz zdefiniować relację między tymi działaniami. Można to zrobić na wiele różnych sposobów, ale dzisiaj omówimy metodę diagramowania pierwszeństwa:

Metoda diagramowania pierwszeństwa wykorzystuje rodzaj diagramu sieciowego w celu pokazania czynności, które należy wykonać, sposobu ich połączenia i kolejności, w jakiej musi przebiegać praca. Ta metoda ilustruje te rzeczy poprzez reprezentowanie działań za pomocą pól (lub węzłów) i zależności za pomocą łączących je strzałek.

Kroki sekwencjonowania aktywności

Metoda diagramowania pierwszeństwa może na pierwszy rzut oka wydawać się skomplikowana, ale tak naprawdę można ją podzielić na kilka prostych kroków. Załóżmy, że masz już listę aktywności i stamtąd.

1. 1. Zdefiniuj atrybuty działania: podczas sekwencjonowania działań musisz mieć wszystkie szczegóły dotyczące każdego działania. Musisz zachować porządek i śledzić te szczegóły. Definiowanie atrybutów czynności polega na nazwaniu każdej czynności, przypisaniu jej numeru, napisaniu krótkiego opisu itp. Każda czynność musi mieć wszystkie te same zdefiniowane i odnotowane atrybuty, aby móc je dokładnie uporządkować. Ta praca nóg robi różnicę.
   2. Określ ograniczenia: Każde zadanie będzie miało ograniczenia — rzeczy, które je ograniczają. Tymi rzeczami mogą być pieniądze, siła robocza, czas i wiele innych rzeczy. Podobnie jak w przypadku definiowania atrybutów aktywności, wiedza to potęga, a określenie każdego możliwego ograniczenia jest jedynym sposobem na sekwencjonowanie działań w taki sposób, aby nie naruszać tych ograniczeń.
   3. Identyfikuj zależności: Aby dokładnie uporządkować czynności, prawidłowa identyfikacja zależności jest prawdopodobnie najważniejszą częścią procesu. Nie wiedząc dokładnie, jak zadania są ze sobą powiązane, nie ma sposobu na ich odpowiednią kolejność. W rzeczywistości bez znajomości zależności zadań bardzo łatwo jest niepoprawnie zaplanować zadania i skonfigurować cały projekt na wypadek niepowodzenia.

Relacje te można również nazwać zależnościami, których istnieją cztery różne typy.

1. 1. 1. • Zakończenie do uruchomienia (FS): W zależności od zakończenia do uruchomienia zadanie A musi zostać ukończone przed rozpoczęciem zadania B.
         • Zakończ do końca (FF): W zależności od zakończenia do końca zadanie A musi zostać ukończone przed ukończeniem zadania B.
         • Od początku do końca (SF): W zależności od początku do końca nie można ukończyć zadania B przed rozpoczęciem zadania A.
         • Rozpoczęcie-rozpoczęcie (SS): W zależności Rozpoczęcie-rozpoczęcie zadania B nie można uruchomić przed rozpoczęciem zadania B.

Najlepsze praktyki podczas sekwencjonowania czynności

Chociaż tworzenie sekwencji czynności może wydawać się dość intuicyjne, istnieją pewne najlepsze praktyki, których należy przestrzegać:

Utwórz kompletną listę zadań przed sekwencjonowaniem czynności

Kiedy pracujesz nad projektem, po drodze w naturalny sposób pojawią się nowe, nieoczekiwane zadania. Ale najlepszym sposobem na rozpoczęcie czynności związanych z sekwencjonowaniem jest praca ze wszystkimi informacjami, które masz w danym momencie. Nawet jeśli wiesz, że zadanie prawdopodobnie przyniesie więcej zadań w przyszłości, nie wahaj się uwzględnić go na swojej liście zadań. Czynności sekwencjonowania zaczynają się od najlepszego możliwego wstępnego szkicu i są po drodze sprzątane.

Weź pod uwagę obciążenie zespołu pracą

Musisz zidentyfikować ograniczenia podczas sekwencjonowania czynności. Jednym z często pomijanych ograniczeń jest indywidualne obciążenie pracą i czas członka zespołu. W ciągu dnia jest tylko tyle godzin i tylko tyle, ile człowiek może mieć na swoim talerzu w jednym czasie. Zaniedbanie pamiętania o tym może prowadzić do niepowodzeń, wypalenia i aktywności, które trwają znacznie dłużej niż oczekiwano.

Poznaj różnicę między ograniczeniami obowiązkowymi a dyskrecjonalnymi

Aby dokładnie uporządkować czynności, musisz pamiętać, że nie ma tylko jednego rodzaju. Obowiązkowe ograniczenia i ograniczenia uznaniowe są bardzo różne i oba muszą zostać zidentyfikowane. Obowiązkowe ograniczenia są konkretne i nie można ich obejść. Z drugiej strony ograniczenia uznaniowe są elastyczne i członkowie zespołu mogą decydować o nich podczas planowania projektu.

Nie zaniedbuj ograniczeń zadań

Jak możesz sobie wyobrazić, zaniedbanie ograniczeń zadań jest jednym z najbardziej szkodliwych błędów, jakie możesz popełnić podczas sekwencjonowania czynności. Ale równie ważne jest uwzględnienie trójkąta zarządzania projektami. Ten trójkąt składa się z trzech najbardziej istotnych ograniczeń: zakresu, czasu i kosztów.

Sekwencjonowanie działań to bardzo skomplikowany proces i nietrudno zapomnieć o szerszych ograniczeniach całego projektu. Utrzymywanie tych rzeczy na uwadze może mieć decydujące znaczenie między sukcesem a porażką projektu.

Jak ProjectManager pomaga w sekwencjach czynności

Aby mieć pewność, że wszystkie Twoje zadania są odpowiednio uporządkowane z odpowiednimi zależnościami, zalecamy skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia tworzenie, wyszczególnianie i sekwencjonowanie działań oraz przeglądanie tych działań w sposób, który najlepiej odpowiada Twojemu projektowi.

Dzięki naszym internetowym wykresom Gantta możesz w pełni wykorzystać zaawansowane funkcje sekwencjonowania projektów. Wszystko, co musisz zrobić, to przesłać swoje zadania, a następnie zaplanować zadania w odpowiedniej kolejności za pomocą wykresów Gantta i osi czasu. Wyświetlaj zależności zadań, szczegóły cesjonariuszy, statusy zadań i nie tylko, wszystko z jednego centrum. A jeśli musisz zmienić kolejność czynności, po prostu przeciągnij i upuść.

Raportowanie projektu dla interesariuszy jest również usprawnione dzięki potężnym narzędziom do raportowania jednym kliknięciem, które mogą wygenerować szczegółowy raport projektu w ciągu kilku sekund. Dodatkowo, jeśli potrzebujesz szybkiego widoku z lotu ptaka, możesz użyć pulpitu nawigacyjnego, aby zobaczyć dane projektu w postaci przejrzystych i kolorowych wykresów.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które daje kierownikom projektów narzędzia do kontrolowania kolejnych zadań, łączenia zależności między zadaniami i śledzenia postępów dzięki zintegrowanemu raportowaniu. Członkowie zespołu otrzymują platformę współpracy, aby pracować wydajniej. Zobacz, jak możemy pomóc Ci zarządzać kolejnym projektem, korzystając z naszego bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.