Como criar um diagrama de fluxo de trabalho para seu projeto (ferramentas gratuitas incluídas)

Um diagrama de fluxo de trabalho permite visualizar todo o projeto em um fluxograma. Todas as suas tarefas e como elas se movem de uma para a outra estão descritas no plano do projeto, é claro, mas ter um visual é um método rápido e fácil de ver o quadro geral.

Todas as ferramentas que ajudam a definir o projeto e torná-lo mais gerenciável são valiosas.

O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Um diagrama de fluxo de trabalho é um tipo de gráfico de gerenciamento de projeto que exibe todas as tarefas em um projeto ou processo de negócios, incluindo tarefas dependentes. Eles podem ser desenhados à mão e geralmente são usados ​​para lançar rapidamente um projeto, ilustrando seu fluxo de trabalho. Os diagramas de fluxo de trabalho foram introduzidos na indústria manufatureira no final da década de 1880 para ajudar na melhoria do processo de produção. No entanto, eles agora são usados ​​em vários setores, incluindo finanças, governo e comércio.

Um diagrama de fluxo de trabalho é como um mapa. Tem um ponto de partida e um caminho que leva à entrega final do projeto. Ao seguir um diagrama de fluxo de trabalho, você não faz desvios desnecessários e conclui seu trabalho mais rapidamente. É por isso que os gráficos de fluxo de trabalho são comumente usados ​​para melhoria de processos, mapeamento de processos de negócios e análise de processos de negócios.

Você não pode criar um diagrama de fluxo de trabalho até que tenha um plano de projeto claro, processo de negócios ou, pelo menos, uma análise de fluxo de trabalho. Isso permite definir o trabalho, bem como padronizar e identificar os principais pontos de decisão no processo.

Usar um diagrama de fluxo de trabalho com software de gerenciamento de fluxo de trabalho simplificará seu processo de negócios. O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que permite criar fluxos de trabalho automatizados para eliminar o trabalho ocupado e acelerar a produtividade de sua equipe. Além disso, você pode criar planos de projeto completos em gráficos de Gantt, quadros kanban, listas de tarefas e muito mais. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente.

Como os diagramas de fluxo de trabalho ajudam no gerenciamento de projetos?

O mapeamento de processos de um diagrama de fluxo de trabalho é benéfico para o gerenciamento de projetos porque ajuda as equipes a desempenharem seu papel na sequência do trabalho. Isso cria uma melhor comunicação entre os departamentos e dá às equipes uma compreensão firme do que precisam fazer.

Os diagramas de fluxo de trabalho também ajudam a descobrir blocos no cronograma do projeto antes de executá-lo. Um gráfico de fluxo de trabalho, portanto, identifica áreas que podem atrapalhar seu projeto. Isso lhe dá tempo para pensar em melhorias de processos e soluções de modelagem de processos com a equipe antes que um gargalo afete negativamente seu cronograma e/ou orçamento.

Um diagrama de fluxo também pode ajudar entre as equipes. É uma ótima ferramenta colaborativa que todos podem usar para entender o trabalho que você está fazendo. Esse conhecimento torna a comunicação mais clara. Além disso, quando uma nova pessoa é integrada, ter uma ferramenta de mapeamento de processos de negócios, como um diagrama de fluxo de trabalho, acelera o tempo que leva para a nova contratação se acostumar com o projeto.

Formas para nós também podem desempenhar um papel importante na definição do diagrama de fluxo de trabalho. Por exemplo, um oval indica o ponto inicial ou final de um processo. Retângulos são instruções ou ações. A forma de diamante identifica uma decisão sim ou não que conduzirá o fluxo de trabalho em um dos dois caminhos separados. Um círculo significa quando algo se move de uma seção para outra. As setas indicam a direção da próxima etapa.

Componentes de um gráfico de fluxo de trabalho

O gráfico de fluxo de trabalho é composto por seis componentes:

• Participantes: São as pessoas que estão em qualquer processo que esteja sendo diagramado. Isso também inclui seu papel no processo.
• Atividades: Este é o seu trabalho. Por exemplo, as atividades podem ser pedidos, faturamento, serviços financeiros ou fabricação. Cada tarefa é detalhada.
• Ordem: descreve o que acontece antes e depois da atividade e se alguma dessas tarefas depende de outras para iniciar ou parar.
• Entrada: Isto é o que é necessário para fazer a atividade, como materiais ou dados.
• Saída: Este é o resultado final dessa atividade, como os dados ou documentos ou o que for que será passado para a próxima atividade.
• Padronização: Normalmente, as etapas são representadas por nós. Esses nós são ligados por uma linha que mostra a direção em que o trabalho está se movendo. Portanto, vários nós podem ser empilhados uns sobre os outros se você estiver executando o trabalho ao mesmo tempo.

Tipos de diagramas de fluxo de trabalho

Você pode ilustrar um diagrama de fluxo de trabalho de várias maneiras:

• Fluxograma ANSI: O fluxograma ANSI, usa símbolos do American National Standards Institute (daí a sigla). É a variação mais comumente usada.
• Atividade UML: UML, ou linguagem de modelagem unificada, mostra graficamente a ordem das etapas em um processo. Também representa o fluxo de controle.
• Notação de modelagem de negócios: A notação de modelagem de processos de negócios (BPMN) é semelhante à UML, mas é mais provavelmente usada por técnicos e pessoas de negócios que se concentram em processos e informações de negócios em vez de saída.
• Swimlane: Swimlane é um diagrama que separa as diferentes partes de uma organização para destacar a interação entre essas unidades. Ele oferece aos usuários uma visão de alto nível que expõe possíveis ineficiências.
• SIPOC: O fornecedor, entrada, processo, saída, cliente ou SIPOC mostra quem criou e recebeu os dados. Ele também descreve os processos de alto nível envolvidos.

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Como criar um diagrama de fluxo de trabalho

Conforme observado acima, um diagrama de fluxo de trabalho não aparece magicamente na página. Você tem que fazer o trabalho, que envolve análise. Siga estas seis etapas para criar seu próprio diagrama de fluxo de trabalho:

1. Identifique os processos que você está rastreando: Decidir quais processos de projeto você deseja rastrear ajudará a determinar o tipo de diagrama que você usa. Tenha em mente quem usará o diagrama de fluxo de trabalho, técnico ou não técnico, pois isso também informará o diagrama utilizado.
2. Defina os pontos inicial e final: O diagrama de fluxo de trabalho precisa de um ponto inicial para iniciar o processo e um objetivo final onde esse processo é concluído. Não se trata de um processo contínuo, mas, como qualquer projeto, com começo e fim.
3. Junte suas informações: descreva as atividades envolvidas em cada etapa do processo e quem é o tomador de decisão para cada uma dessas etapas. Você também vai querer saber o cronograma do processo, quaisquer desvios, possíveis gargalos e formas de melhorar o processo. Essas informações devem ser coletadas conversando com as equipes de todos os departamentos envolvidos com o fluxo de trabalho.
4. Encontre e remova ineficiências: defina suas tarefas para otimizar seu processo. Decida se cada tarefa é obrigatória, útil, agradável ou desnecessária. Certifique-se de que essas distinções estejam alinhadas com sua meta geral e seu gerenciamento geral de fluxo de trabalho.
5. Crie o fluxo de trabalho: é aqui que você pega todos os dados que compilou e os transforma em um mapa visual do processo de fluxo de trabalho. Isso pode ser feito à mão ou com uma ferramenta de diagramação. O diagrama de fluxo de trabalho final deve ser fácil de entender, editar e compartilhar.
6. Revisar e refinar: O diagrama de fluxo de trabalho não é um documento estático. Deve ser continuamente revisto e refinado à medida que ocorrem gargalos, alguns processos estão demorando muito, os custos estão subindo, etc. Sempre há um caminho para uma maior eficiência e você e sua equipe devem estar abertos a ele.

Exemplo de diagrama de fluxo de trabalho

Para ilustrar melhor como criar um diagrama de fluxo de trabalho, veja a imagem abaixo de um fluxo de trabalho simples de publicação de uma postagem de blog para direcionar o tráfego para um site. Conforme ilustrado abaixo, o projeto começa com a busca pelas palavras-chave corretas. Esses são termos de pesquisa que os clientes em potencial estão usando e esperamos que sua postagem no blog apareça no topo de uma consulta.

Depois de decidir sobre um tópico e escolher palavras-chave, você os atribui a um redator, que entrega o primeiro rascunho ao editor, que edita o rascunho. Isso é representado como um triângulo, em vez de um retângulo como as outras atividades. Isso é porque é uma decisão de sim ou não.

Uma vez aprovada, a cópia segue para o departamento de arte e são criados ativos visuais para acompanhar a peça quando for publicada. A cópia e os ativos são então enviados para um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS), como o WordPress. Agora, uma edição final é feita, novamente com uma decisão de sim ou não quanto à necessidade de revisões.

Se tudo estiver bem, o blog é publicado. Em seguida, ele é compartilhado em várias plataformas de mídia social para ajudar a atrair tráfego para o site. Este processo está concluído. Claro, existem outros processos depois, como analisar o tráfego, mas isso é para outro fluxograma.

Ferramentas gratuitas para criar um gráfico de fluxo de trabalho

Desenhar um diagrama de rede à mão é bom para transmitir seu ponto de vista, mas em termos de usar um para um projeto, você precisa de algo claro e fácil de ler rapidamente. A menos que você tenha facilidade com desenho e boa caligrafia, provavelmente é melhor usar uma ferramenta de diagramação. Eles também são mais fáceis de compartilhar e editar. A seguir estão alguns gratuitos para você começar.

• edraw by wondershare: Esta solução de diagrama gratuita cria gráficos de fluxo de trabalho, mas também mapas intermediários e outras ferramentas visuais. Ótimo para colaboração.
• draw.io: Este criador de diagramas gratuito funciona com Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub e muito mais. Faz fluxogramas, diagramas de processo, diagramas de rede e muito mais.
• SmartDraw: Este programa de desenho gratuito tem muitos modelos para você começar, de fluxogramas a plantas baixas. Ele também se integra ao Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian's Confluence e Jira.

Como o ProjectManager ajuda com fluxos de trabalho

Conhecer seu processo e mapear um diagrama de fluxo de trabalho é apenas o começo. Você tem que implementar esse plano e executá-lo no prazo e dentro do orçamento acordado. Isso exige visibilidade do processo e das ferramentas de gerenciamento de recursos para manter sua equipe trabalhando na capacidade máxima. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que fornece dados em tempo real para tomar decisões mais perspicazes para controlar seu fluxo de trabalho.

Criar fluxos de trabalho em quadros Kanban

Transformar um diagrama de fluxo de trabalho em uma ferramenta que dá às equipes atribuições e transparência aos gerentes em seu trabalho requer quadros kanban. Os quadros Kanban ajudam a visualizar fluxos de trabalho ágeis, permitindo que as equipes gerenciem seu backlog e trabalhem de forma colaborativa para planejar sprints. Os gerentes podem visualizar o quadro e detectar gargalos antes de bloquear a equipe e realocar recursos para mantê-los trabalhando. Mesmo que o gerente esteja trabalhando em uma das outras múltiplas visualizações do projeto, como nosso gráfico de Gantt interativo, todos os dados são atualizados simultaneamente no fluxo de trabalho kanban.

Gerenciar e acompanhar recursos

Os diagramas de fluxo de trabalho mostram o caminho a seguir para as equipes, mas as ferramentas de gerenciamento de recursos as mantêm trabalhando de forma produtiva. Uma coisa para gerenciar é quantas tarefas você atribuiu a cada membro da equipe. Nosso gráfico de carga de trabalho codificado por cores torna rápido e fácil ver quem está superalocado e quem tem poucas atribuições. Em seguida, você pode realocar recursos diretamente do gráfico de carga de trabalho e equilibrar as tarefas de sua equipe para mantê-los trabalhando da melhor maneira possível.

Relatório sobre o progresso em tempo real

As partes interessadas vão querer ver seu gráfico de fluxo de trabalho, mas à medida que o projeto avança, eles também vão querer dados sobre seu progresso. Relatórios de um clique sobre tarefas, tempo, orçamento e muito mais podem ser filtrados para mostrar apenas as informações desejadas e são facilmente compartilhados como um anexo em PDF ou até mesmo impressos, se preferirem obter suas atualizações de status.

Não descanse o sucesso do seu projeto apenas em diagramas de fluxo de trabalho. Agora você tem o mapa de que precisa para chegar lá com ferramentas de gerenciamento de projetos que ajudam as equipes a colaborar, automatizar fluxos de trabalho e ajudar a monitorar, acompanhar e relatar o desempenho. O ProjectManager é um software premiado que organiza o trabalho para ajudá-lo a atingir seus objetivos. Nossa ferramenta de gerenciamento de trabalho foi projetada para trabalhar com equipes híbridas, não importa onde estejam, como gostam de trabalhar ou seu nível de habilidade. Transforme seu diagrama de fluxo de trabalho em uma ferramenta interativa de gerenciamento de projetos. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente.