Cara Membuat Diagram Alur Kerja untuk Proyek Anda (Termasuk Alat Gratis)

Diagram alur kerja memungkinkan Anda melihat keseluruhan proyek dalam satu diagram alur. Semua tugas Anda dan bagaimana mereka berpindah dari satu ke yang berikutnya diuraikan dalam rencana proyek, tentu saja, tetapi memiliki visual adalah metode cepat dan mudah untuk melihat gambaran besarnya.

Setiap alat yang membantu mendefinisikan proyek dan membuatnya lebih mudah dikelola sangat berharga.

Apa Itu Diagram Alur Kerja?

Diagram alur kerja adalah jenis bagan manajemen proyek yang menampilkan setiap tugas dalam proyek atau proses bisnis, termasuk tugas yang bergantung. Mereka dapat digambar dengan tangan dan sering digunakan untuk mengajukan proyek dengan cepat dengan mengilustrasikan alur kerjanya. Diagram alur kerja diperkenalkan di industri manufaktur pada akhir tahun 1880-an untuk membantu peningkatan proses produksi. Namun, mereka sekarang digunakan di berbagai industri, termasuk keuangan, pemerintahan dan perdagangan.

Diagram alur kerja seperti peta. Ini memiliki titik awal dan jalur yang mengarah ke hasil akhir proyek. Dengan mengikuti diagram alur kerja, Anda tidak mengambil jalan memutar yang tidak perlu dan menyelesaikan pekerjaan Anda lebih cepat. Itu sebabnya bagan alur kerja biasanya digunakan untuk perbaikan proses, pemetaan proses bisnis, dan analisis proses bisnis.

Anda tidak dapat membuat diagram alur kerja hingga Anda memiliki rencana proyek, proses bisnis, atau setidaknya analisis alur kerja yang jelas. Ini memungkinkan Anda menentukan pekerjaan, serta menstandardisasi dan mengidentifikasi poin keputusan penting dalam proses.

Menggunakan diagram alur kerja dengan perangkat lunak manajemen alur kerja akan merampingkan proses bisnis Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang memungkinkan Anda membuat alur kerja otomatis untuk menghilangkan pekerjaan yang sibuk dan mempercepat produktivitas tim Anda. Plus, Anda dapat membuat rencana proyek yang lengkap pada bagan Gantt, papan kanban, daftar tugas, dan banyak lagi. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.

Bagaimana Diagram Alur Kerja Membantu Manajemen Proyek?

Pemetaan proses diagram alur kerja bermanfaat bagi manajemen proyek karena membantu tim peran mereka dalam urutan pekerjaan. Ini menciptakan komunikasi yang lebih baik antar departemen dan memberi tim pemahaman yang kuat tentang apa yang harus mereka lakukan.

Diagram alur kerja juga membantu Anda menemukan blok dalam jadwal proyek Anda sebelum Anda menjalankannya. Bagan alur kerja, oleh karena itu, mengidentifikasi area yang dapat membuat proyek Anda keluar jalur. Ini memberi Anda waktu untuk bertukar pikiran tentang perbaikan proses dan solusi pemodelan proses dengan tim sebelum kemacetan berdampak negatif pada jadwal dan/atau anggaran Anda.

Diagram alir juga dapat membantu lintas tim. Ini adalah alat kolaboratif yang hebat yang dapat digunakan semua orang untuk memahami pekerjaan yang Anda lakukan. Pengetahuan ini membuat komunikasi menjadi lebih jelas. Juga, ketika orang baru bergabung, memiliki alat pemetaan proses bisnis seperti diagram alur kerja mempercepat waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan proyek.

Bentuk untuk node juga dapat memainkan peran penting dalam mendefinisikan diagram alur kerja. Misalnya, oval menunjukkan titik awal atau akhir dari suatu proses. Persegi panjang adalah instruksi atau tindakan. Bentuk berlian mengidentifikasi keputusan ya atau tidak yang akan mengarahkan alur kerja di salah satu dari dua jalur terpisah. Lingkaran berarti ketika sesuatu bergerak dari satu bagian ke bagian lain. Panah menunjukkan arah langkah berikutnya.

Komponen Bagan Alur Kerja

Bagan alur kerja terdiri dari enam komponen:

• Peserta: Ini adalah orang-orang yang berada dalam proses apa pun yang digambarkan. Ini juga termasuk peran mereka dalam proses tersebut.
• Aktivitas: Ini adalah pekerjaan Anda. Misalnya, aktivitas dapat berupa pemesanan, penagihan, layanan keuangan, atau manufaktur. Setiap tugas dirinci.
• Urutan: Ini menguraikan apa yang terjadi sebelum dan sesudah aktivitas, dan jika salah satu tugas ini bergantung pada orang lain untuk memulai atau berhenti.
• Input: Ini adalah apa yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas, seperti bahan atau data.
• Output: Ini adalah hasil akhir dari aktivitas itu, seperti data atau dokumen atau apa pun yang akan diteruskan ke aktivitas berikutnya.
• Standardisasi: Biasanya, langkah-langkah diwakili oleh node. Node ini dihubungkan oleh garis yang menunjukkan arah pekerjaan bergerak. Oleh karena itu, beberapa node dapat ditumpuk di atas satu sama lain jika Anda menjalankan pekerjaan pada waktu yang sama.

Jenis Diagram Alur Kerja

Anda dapat mengilustrasikan diagram alur kerja dengan beberapa cara:

• ANSI flowchart: ANSI flowchart, menggunakan simbol dari American National Standards Institute (maka akronimnya). Ini adalah variasi yang paling umum digunakan.
• Aktivitas UML: UML, atau bahasa pemodelan terpadu, secara grafis menunjukkan urutan langkah-langkah dalam suatu proses. Ini juga mewakili aliran kontrol.
• Notasi Pemodelan Bisnis: Notasi pemodelan proses bisnis (BPMN) mirip dengan UML, tetapi lebih cenderung digunakan oleh orang-orang teknis dan bisnis yang berfokus pada proses bisnis dan informasi daripada output.
• Swimlane: Swimlane adalah diagram yang memisahkan bagian-bagian yang berbeda dari suatu organisasi untuk menyoroti interaksi antara unit-unit ini. Ini memberi pengguna tampilan tingkat tinggi yang mengekspos potensi inefisiensi.
• SIPOC: Pemasok, input, proses, output, pelanggan, atau SIPOC menunjukkan siapa yang membuat dan menerima data. Ini juga menguraikan proses tingkat tinggi yang terlibat.

Terkait: Diagram Panah untuk Proyek: Aktivitas di Node & Aktivitas di Panah

Cara Membuat Diagram Alur Kerja

Seperti disebutkan di atas, diagram alur kerja tidak hanya muncul secara ajaib di halaman. Anda harus melakukan pekerjaan, yang melibatkan analisis. Ikuti enam langkah berikut untuk membuat diagram alur kerja Anda sendiri:

1. Identifikasi Proses yang Anda Lacak: Memutuskan proses proyek mana yang ingin Anda lacak akan membantu menentukan jenis diagram yang Anda gunakan. Perlu diingat siapa yang akan menggunakan diagram alur kerja, teknis atau non-teknis, karena itu juga akan menginformasikan diagram yang digunakan.
2. Tentukan Titik Awal dan Akhir: Diagram alur kerja membutuhkan titik awal untuk memulai proses dan tujuan akhir di mana proses itu selesai. Ini tidak menggambarkan proses yang berkelanjutan tetapi, seperti proyek apa pun, satu dengan awal dan akhir.
3. Dapatkan Informasi Anda Bersama: Uraikan aktivitas yang terlibat dalam setiap langkah proses dan siapa pembuat keputusan untuk setiap langkah ini. Anda juga ingin mengetahui garis waktu untuk proses, penyimpangan apa pun, kemungkinan hambatan, dan cara meningkatkan proses. Informasi ini harus dikumpulkan dengan berbicara dengan tim di setiap departemen yang terlibat dengan alur kerja.
4. Temukan dan Hapus Inefisiensi: Tentukan tugas Anda untuk merampingkan proses Anda. Putuskan apakah setiap tugas harus dimiliki, berguna, bagus untuk dimiliki, atau tidak perlu. Pastikan perbedaan ini selaras dengan tujuan Anda secara keseluruhan dan manajemen alur kerja Anda secara keseluruhan.
5. Buat Alur Kerja: Di sinilah Anda mengambil semua data yang telah Anda kompilasi dan menjadikannya peta visual dari proses alur kerja. Ini dapat dilakukan dengan tangan atau dengan alat diagram. Diagram alur kerja akhir harus mudah dipahami, diedit, dan dibagikan.
6. Tinjau dan Perbaiki: Diagram alur kerja bukanlah dokumen statis. Ini harus terus ditinjau dan disempurnakan ketika kemacetan terjadi, beberapa proses memakan waktu terlalu lama, biaya naik, dll. Selalu ada jalan menuju efisiensi yang lebih besar dan Anda dan tim Anda harus terbuka untuk itu.

Contoh Diagram Alur Kerja

Untuk lebih menggambarkan cara membuat diagram alur kerja, lihat gambar di bawah dari alur kerja sederhana penerbitan posting blog untuk mengarahkan lalu lintas ke situs web. Seperti diilustrasikan di bawah, proyek dimulai dengan mencari kata kunci yang tepat. Ini adalah istilah pencarian yang digunakan pelanggan potensial dan mudah-mudahan akan membawa posting blog Anda ke bagian atas kueri.

Setelah Anda memutuskan topik dan memilih kata kunci, Anda menugaskannya ke copywriter, yang mengirimkan draf pertama ke editor mereka, yang mengedit draf. Ini direpresentasikan sebagai segitiga, bukan persegi panjang seperti aktivitas lainnya. Ini karena ini adalah keputusan ya atau tidak.

Setelah disetujui, salinan tersebut dipindahkan ke departemen seni dan aset visual dibuat untuk menyertai karya tersebut saat diterbitkan. Salinan dan aset kemudian diunggah ke sistem manajemen konten (CMS), seperti WordPress. Sekarang, pengeditan terakhir dilakukan, sekali lagi dengan keputusan ya atau tidak, apakah perlu ada revisi.

Jika semuanya terlihat bagus, blog diterbitkan. Kemudian dibagikan di berbagai platform media sosial untuk membantu menarik lalu lintas ke situs web. Proses ini selesai. Tentu saja, ada proses lain setelahnya, seperti menganalisis lalu lintas, tetapi itu untuk diagram alur yang lain.

Alat Gratis untuk Membuat Bagan Alur Kerja

Menggambar diagram jaringan dengan tangan bagus untuk menyampaikan maksud Anda, tetapi dalam hal menggunakannya untuk sebuah proyek, Anda memerlukan sesuatu yang jelas dan mudah dibaca sekilas. Kecuali Anda memiliki fasilitas menggambar dan tulisan tangan yang bagus, mungkin lebih baik menggunakan alat diagram. Mereka juga lebih mudah untuk dibagikan dan diedit. Berikut ini adalah beberapa yang gratis untuk Anda mulai.

• edraw oleh wondershare: Solusi diagram gratis ini membuat bagan alur kerja tetapi juga peta tengah, dan alat visual lainnya. Bagus untuk kolaborasi.
• draw.io: Pembuat diagram gratis ini bekerja dengan Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub, dan lainnya. Itu membuat diagram alur, diagram proses, diagram jaringan dan banyak lagi.
• SmartDraw: Program menggambar gratis ini memiliki banyak template untuk Anda mulai, mulai dari diagram alur hingga denah lantai. Itu juga terintegrasi dengan Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian's Confluence, dan Jira.

Bagaimana ProjectManager Membantu Alur Kerja

Mengetahui proses Anda dan memetakan diagram alur kerja hanyalah permulaan. Anda harus mengimplementasikan rencana itu dan melaksanakannya tepat waktu dan sesuai anggaran yang telah disepakati. Itu membutuhkan visibilitas ke dalam proses dan alat manajemen sumber daya untuk menjaga tim Anda bekerja sesuai kapasitas. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberikan data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan guna mengontrol alur kerja Anda.

Buat Alur Kerja di Papan Kanban

Mengubah diagram alur kerja menjadi alat yang memberikan tugas tim dan transparansi manajer ke dalam pekerjaan mereka memerlukan papan kanban. Papan Kanban membantu memvisualisasikan alur kerja yang gesit, memungkinkan tim untuk mengelola simpanan mereka dan bekerja secara kolaboratif untuk merencanakan sprint. Manajer dapat melihat papan dan menangkap kemacetan sebelum mereka memblokir tim dan mengalokasikan kembali sumber daya agar mereka tetap bekerja. Bahkan jika manajer sedang mengerjakan salah satu dari beberapa tampilan proyek lainnya, seperti bagan Gantt interaktif kami, semua data diperbarui secara bersamaan di alur kerja kanban.

Kelola dan Lacak Sumber Daya

Diagram alur kerja menunjukkan jalur ke depan untuk tim tetapi alat manajemen sumber daya membuat mereka tetap bekerja secara produktif. Satu hal yang harus dikelola adalah berapa banyak tugas yang Anda berikan kepada setiap anggota tim. Bagan beban kerja berkode warna kami mempercepat dan memudahkan untuk melihat siapa yang dialokasikan secara keseluruhan dan siapa yang memiliki terlalu sedikit tugas. Kemudian Anda dapat mengalokasikan kembali sumber daya langsung dari bagan beban kerja dan menyeimbangkan tugas tim Anda agar mereka tetap bekerja sebaik mungkin.

Laporan Kemajuan dengan Cepat

Pemangku kepentingan akan ingin melihat bagan alur kerja Anda, tetapi seiring berjalannya proyek, mereka juga akan menginginkan data tentang kemajuannya. Laporan sekali klik tentang tugas, waktu, anggaran, dan lainnya dapat difilter untuk menampilkan hanya informasi yang mereka inginkan dan mudah dibagikan sebagai lampiran PDF atau bahkan dicetak jika itu cara mereka memilih untuk mendapatkan pembaruan status.

Jangan menggantungkan kesuksesan proyek Anda pada diagram alur kerja saja. Anda sekarang memiliki peta yang Anda perlukan untuk mencapainya dengan alat manajemen proyek yang membantu tim berkolaborasi, mengotomatiskan alur kerja, dan membantu Anda memantau, melacak, dan melaporkan kinerja. ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda. Alat manajemen kerja kami dirancang untuk bekerja dengan tim hibrida di mana pun mereka berada, bagaimana mereka suka bekerja, atau tingkat keahlian mereka. Ubah diagram alur kerja Anda menjadi alat manajemen proyek interaktif. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.