Przewodnik po najlepszych praktykach w zakresie rachunkowości i księgowości w e-commerce

Rozpoczynając działalność online i szukając sposobów na usprawnienie swojej firmy, przekonasz się, że rachunkowość i księgowość w e-commerce jest niezbędna.

Od śledzenia codziennej sprzedaży po posiadanie odpowiedniej ewidencji czasu podatkowego, zarządzanie księgami nigdy nie powinno być odkładane na bok. Prowadzenie dokumentacji w sposób prosty i dokładny zapewnia, że ​​Twoja firma działa wydajnie i zgodnie z prawem.

Oprogramowanie księgowe e-commerce może ci tylko bardzo pomóc.

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz na Amazon, czy prowadzisz własną witrynę Shopify, musisz nauczyć się podstaw rachunkowości.

Rachunkowość e-commerce i podstawy biznesu

Rachunkowość i księgowość to różne koncepcje, ale oba są równie ważne dla śledzenia Twojej firmy. Te żmudne zadania mogą nie być najbardziej ekscytujące dla właścicieli małych firm. Dlatego wielu sprzedawców e-commerce zleca wykonanie tych zadań innym.

Niezależnie od tego, czy sam zajmujesz się obowiązkami księgowymi i księgowymi, czy zlecasz te zadania innym, wiedz, że te zadania mają kluczowe znaczenie dla każdej firmy, ponieważ prowadzą one do aktualności i dokładności dokumentacji biznesowej.

Jaka jest różnica między rachunkowością a księgowością?

Istnieje wyraźna różnica między księgowością a rachunkowością. Jednak te dwie koncepcje idą w parze podczas prowadzenia działalności e-commerce. Księgowość to rejestracja transakcji finansowych firmy. Z drugiej strony rachunkowość to interpretacja tych transakcji gospodarczych.

Dzięki księgowości e-commerce właściciele firm lub wynajęty księgowy śledzą sprzedaż, zakupy i płatności. Księgowość to sposób, w jaki Twoja firma odnotowuje wszystkie koszty i przychody. Jest to również sposób na monitorowanie wydatków biznesowych i zysków oraz rejestrowanie tych transakcji.

Rachunkowość to proces prowadzenia ewidencji księgowej i porządkowania danych. Ta procedura ma zastosowanie niezależnie od tego, czy sprzedajesz w WooCommerce, czy na rynku, takim jak Amazon lub Etsy.

Zasadniczo jego śledzenie i organizowanie:

• Zlecenia sprzedaży
• Faktury
• Przychody ze sprzedaży
• wyciągi bankowe
• Wyciągi z kart kredytowych

Rachunkowość to czynność interpretowania, analizowania, klasyfikowania, raportowania i podsumowywania danych liczbowych. Nie wystarczy udokumentować wydatki i dochody. Musisz przeanalizować liczby, aby zobaczyć, czy osiągasz zysk, czy tracisz pieniądze. Dzięki tym odpowiedziom właściciel e-commerce może znaleźć najlepszy sposób na kontynuowanie swojej działalności.

Łącząc księgowość i księgowość, możesz śledzić swoje dane finansowe. Będziesz mieć również jasny obraz sytuacji finansowej swojej firmy.

Jak zachować najdokładniejsze dane finansowe

Aby wiedzieć, jak Twoja firma radzi sobie finansowo, musisz prowadzić dokładną dokumentację. Gdy to zrobisz, w razie potrzeby możesz łatwo wyświetlać liczby i dane. Prowadzenie dokładnych raportów finansowych sprawia, że ​​Twoja firma jest legalna. Umożliwia raportowanie rzeczywistych i dokładnych danych, gdy upłynie czas podatkowy.

Dążąc do uzyskania jak najdokładniejszych danych finansowych i wypełniając swoje obowiązki księgowe i księgowe, wykonaj następujące czynności:

1. Utwórz plan finansowy
2. Wybierz metodę rozliczania
3. Śledzenie zakupów i zapasów
4. Śledź płace i podatki od wynagrodzeń
5. Przygotuj sprawozdanie finansowe
6. Złóż podatki, używając swoich dokumentów
7. Uzyskaj pomoc w razie potrzeby

Tworzenie finansowej mapy drogowej z planem kont

Kiedy po raz pierwszy zaczniesz zajmować się zadaniami księgowymi i księgowymi dla swojej firmy e-commerce, prawdopodobnie będziesz przytłoczony. W końcu jest wiele postaci, z którymi musisz się zmierzyć w tej roli. Najlepszym sposobem na uporządkowanie pozycji księgowych i księgowych jest umieszczenie ich w zrozumiałej formie. Jest to możliwe dzięki stworzeniu finansowej mapy drogowej z planem kont lub księgą główną.

Ten plan kont klasyfikuje dane liczbowe do określonych obszarów i porządkuje je w formie listy. Ta strategia ułatwia identyfikację każdego wydatku lub zysku i umieszczenie go w określonej kategorii biznesowej. Twój plan kont może obejmować:

• Numer przedmiotu
• Nazwa transakcji
• Rodzaj transakcji
• Opis
• Saldo transakcji bankowych

Sposób organizacji planu kont będzie zależał od Twojej firmy i zawartych w niej sekcji. Ponadto oprogramowanie księgowe i księgowe może zawierać niezbędne dla Ciebie kategorie.

Bez względu na to, jak zorganizujesz swój plan kont, chcesz mieć pewność, że jest to wykres aktualizowany w czasie rzeczywistym. Innymi słowy, za każdym razem, gdy sprzedajesz produkt i otrzymujesz zapłatę, chcesz, aby te liczby natychmiast się pojawiły. Należy również od razu dodać poniesione wydatki.

Jeśli masz małą lub średnią firmę i potrzebujesz oprogramowania, które pomoże w tym zadaniu, Quickbooks Online jest jedną z opcji do rozważenia. Inne opcje rozliczania w chmurze obejmują:

• Świeże książki
• Xero
• I więcej

To oprogramowanie uporządkuje Twój plan kont i pomoże poprawić przepływ gotówki. Ten program jest idealny dla osób obeznanych z technologią, które potrzebują umiejętności organizacyjnych i matematycznych programu komputerowego, aby pomóc w tym zadaniu. Korzystanie z programu do tworzenia planu kont również zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów ludzkich.

Gdy już wiesz, jak uporządkować dokumentację, nadszedł czas, aby przejść do następnego kroku, wybierając metodę księgowania.

Wybór metody rachunkowości

Zanim zaczniesz wprowadzać liczby do planu kont, musisz zdecydować, w jaki sposób będziesz śledzić dochody i wydatki.

Dwie podstawowe metody rachunkowości obejmują podstawę kasową i podstawę memoriałową.

Podstawa gotówkowa

System księgowania kasowego ma miejsce wtedy, gdy rejestrujesz sprzedaż i wydatki, gdy pieniądze trafiają na Twoje firmowe konto bankowe lub je opuszczają. Odnotowujesz tę liczbę dopiero po otrzymaniu gotówki w kasie lub wysłaniu jej do zapłaty.

Podstawa memoriału

System rachunkowości oparty na zasadzie memoriałowej jest stosowany, gdy dane są wprowadzane do planu kont w momencie zawarcia transakcji. Nie chodzi o to, że pieniądze są odbierane do ręki lub wysyłane do zapłaty.

Wybrana metoda księgowania jest tą, z której będziesz nadal korzystać podczas rejestrowania transakcji finansowych.

Śledzenie przepływów pieniężnych: zakupy i zapasy

Obowiązki księgowe i księgowe obejmują śledzenie zakupów i zapasów na każdym etapie. Musisz wiedzieć, ile zapasów sprzedajesz i co pozostało w magazynie. W ten sposób wiesz, że Twoja sprzedaż jest rozliczana, a także wiesz, kiedy nadszedł czas, aby zamówić więcej produktów.

Gdy rejestrujesz, jaka część Twojego inwentarza została sprzedana, musisz obliczyć cenę każdego sprzedanego przedmiotu, aby zachować właściwą liczbę. Na przykład musisz zauważyć, że sprzedałeś „x” bluz po cenie „y” za bluzę.

Kolejnym niezbędnym krokiem w śledzeniu zakupów i zapasów jest analiza progu rentowności. Analiza progu rentowności to kalkulacja finansowa, która określa liczbę produktów i usług, które musisz sprzedać, aby pokryć swoje koszty. Na przykład może być konieczne sprzedanie 200 jednostek zapasów, aby zapłacić za miesięczną opłatę za magazynowanie.

Korzystanie z kalkulatora progu rentowności może pomóc Ci określić, czy Twoja sprzedaż wystarczy na pokrycie Twoich kosztów iw jakim stopniu. Za pomocą tego kalkulatora będziesz w stanie obliczyć, ile produktów musisz sprzedać, aby wyjść na zero. Dowiesz się również, ile produktów musisz sprzedać, aby osiągnąć docelowy zysk brutto.

Zrozumienie kosztów sprzedanych towarów

Podczas śledzenia zakupów i wartości zapasów należy wziąć pod uwagę cztery czynniki. Obejmują one:

• Sprzedaż: Śledź swoje przepływy pieniężne w formie sprzedaży. Chcesz wiedzieć, jak dobrze radzi sobie Twoja firma i czy zarabiasz pieniądze, czy je tracisz. Pomogą Ci w tym dane sprzedażowe.
• Rabaty: uwzględnij wszelkie rabaty, które oferujesz na sprzedawane produkty. Ta różnica w cenie wpłynie na wynik finansowy.
• Zwroty: Śledź zwroty, zarówno ze względów finansowych, jak i inwentaryzacyjnych.
• Aktywa: Aktywa mogą obejmować gotówkę, zapasy i wszystko inne w Twojej firmie o wartości pieniężnej.

Uważne przyglądanie się tym przedmiotom i odpowiednie ich śledzenie zapewni dokładność danych. Zapewni Ci również odpowiednią reprezentację Twojej firmy. Musisz wiedzieć, jakie produkty pojawiają się i znikają w Twoim biznesie e-commerce. Musisz także wiedzieć, ile jest z tym związane.

Należności to podstawowe pojęcie w tej sekcji. Jest to proces wysyłania faktur i śledzenia, czy faktury są opłacane, czy nie. Należności, takie jak płatności kartą kredytową, stanowią przychód w momencie sprzedaży.

Obowiązki rozliczeniowe to zadania, które w przeszłości wykonywano ręcznie. To było niezwykle aktualne zadanie. Obecnie wiele programów do księgowania e-commerce zawiera przydatne funkcje dotyczące kont z odbiorcami.

Integracje platform

Dzięki odpowiedniej integracji platformy możesz łatwo śledzić sprzedaż, zwroty i inne dane. Całe Twoje oprogramowanie powinno być zintegrowane, aby Twoja firma działała jak dobrze naoliwiona maszyna.

Wybierając oprogramowanie księgowe do e-commerce, zastanów się, jak działa ono z Twoimi platformami e-commerce i realizacji zamówień online. Potrzebujesz, aby wszystkie platformy e-commerce funkcjonowały razem, aby prowadzić do najbardziej efektywnych wyników.

Płace i podatki od wynagrodzeń

Jako przedsiębiorca e-commerce zmierzysz się z obowiązkami od wynagrodzeń i podatkami od wynagrodzeń. Jest to nieuniknione, jeśli masz pracowników pracujących dla Ciebie. Na szczęście technologia nieco ułatwia to trudne zadanie.

Jeśli masz pracowników, musisz śledzić przetwarzanie płac i podatki od wynagrodzeń. Jeśli jednak chcesz przyjąć podejście bez użycia rąk, możesz zatrudnić księgowego lub księgowego, aby zrobili to za Ciebie.

Jeśli chcesz zrobić to sam, istnieje wiele programów, które poprowadzą Cię po drodze. Pamiętaj tylko o następujących czynnikach:

• Śledź swoich zdalnych pracowników za pomocą oprogramowania księgowego i księgowego.
• Upewnij się, że wybrany program dotyczy wynagrodzeń i podatków od wynagrodzeń.
• Sprawdź, czy to oprogramowanie do obsługi płac integruje się z innymi Twoimi platformami.

Jeśli masz odpowiedni system do śledzenia wynagrodzeń i podatków od wynagrodzeń, możesz aktualizować dokumenty. Gwarantuje to, że ciężko pracujący członkowie Twojego zespołu otrzymają płatność na czas i zostaną pobrane z podatków. Będziesz mieć również przydatne zapisy, do których możesz się odnieść, kiedy upłynie czas podatkowy, i będziesz przygotowywać roczne dokumenty podatkowe.

Sporządzanie sprawozdań finansowych

Sprawozdania finansowe to kolejny element układanki księgowo-rachunkowej. Wymagania te składają się z trzech głównych obszarów, w tym ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP)/standardów rachunkowości, rachunków zysków i strat oraz bilansów.

Wszystkie trzy narzędzia pomogą Ci uporządkować dochody i wydatki. Te elementy identyfikują, co wchodzi do Twojej firmy, a co wychodzi, a także porządkują wszystko.

Oprogramowanie księgowe i księgowe dla e-commerce może pomóc w tych obowiązkach księgowych i ogólnie uczynić Twoje życie łatwiejszym i bardziej zorganizowanym.

GAAP/standardy rachunkowości

GAAP to wspólny zestaw zasad rachunkowości. Te standardy i procedury są ustanawiane przez Radę Standardów Rachunkowości Finansowej (FASB).

Dzięki GAAP właściciele firm zajmujących się handlem elektronicznym muszą dopasować każdy wydatek do powiązanych przychodów. Ponadto wartość zapasów musi być śledzona od punktu produkcji do punktu sprzedaży.

Solidny system zarządzania zapasami pomoże śledzić zapasy od produkcji do sprzedaży.

Rachunek dochodów

Rachunek zysków i strat, zwany także rachunkiem zysków i strat, wskazuje, jak Twoja firma radzi sobie finansowo w określonym okresie, na przykład kilka miesięcy lub rok. Ten dokument śledzi sprzedaż i wydatki oraz pokazuje różnicę między tymi dwoma pozycjami, czyli dochód netto.

Rachunki dochodów przydają się do śledzenia trendów sprzedaży, przewidywania przyszłych wyników i monitorowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Będą one zawierać Twój koszt sprzedanych towarów lub koszt sprzedaży, dzięki czemu możesz zobaczyć, jaki masz dochód ze sprzedaży.

Porada dla profesjonalistów: Jako CEO/CFO upewnij się, że rozumiesz koszty pozyskiwania klientów. Nie możesz tego zostawić służbie księgowej.

Marża między Twoim kosztem sprzedanych towarów a zyskiem netto powinna być stabilna i przewidywalna. I zawsze pamiętaj, aby rejestrować koszt sprzedanych towarów, kiedy sprzedajesz każdą sztukę zapasów. Dzięki temu zapewnisz, że Twoje zestawienie dochodów jest na właściwym miejscu.

Bilans

Bilans jest tym, co śledzi bogactwo Twojej firmy przez cały okres jej istnienia. Ten dokument księgowy ma większy obraz w porównaniu z rachunkiem zysków i strat.

Bilans podkreśla długoterminową kondycję finansową Twojej firmy, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak dobrze radzi sobie Twoja firma obecnie i jak wypada ona w porównaniu z poprzednimi latami w biznesie.

Dokument ten obejmuje aktywa, pasywa i kapitał własny. Aktywa to przedmioty wartości, które posiadasz, pasywa to Twoje długi, a kapitał własny to różnica między tymi dwoma przedmiotami.

Aktywa występują w różnych formach, w tym:

• Gotówka
• Rozrachunki z odbiorcami
• Magazyn
• Budynki
• Sprzęt
• Płatne ubezpieczenie

Pasywa obejmują również sporo pozycji, takich jak:

• Rozrachunki z dostawcami
• Podatki do zapłacenia
• Wypłacane wynagrodzenie
• Pożyczki do spłaty
• Oprocentowanie kredytu
• Wydatki do zapłacenia
• Umowy leasingu sprzętu

Należy przejrzeć wszystkie te elementy, aby określić ogólną kondycję finansową firmy.

Sprawozdanie z przepływów pieniężnych

Zestawienie przepływów pieniężnych jest szczególnie ważne, jeśli angażujesz się w jakąkolwiek działalność finansową, taką jak inwestycje lub pożyczki.

Ten niezwykle pomocny dokument śledzi gotówkę i ekwiwalenty gotówki przychodzące do Twojego sklepu internetowego i wychodzące.

Rachunek przepływów pieniężnych pomoże Ci zrozumieć, ile wolnych przepływów pieniężnych dysponuje Twoja firma.

Składanie podatków

Płacenie podatków to coś, co będziesz musiał robić w sposób ciągły jako firma e-commerce. Możesz sam poradzić sobie z tym zadaniem lub zatrudnić kogoś do rozliczania podatków.

Spojrzmy prawdzie w oczy. Płacenie podatków to żmudne zadanie, ale musisz to zrobić. A kiedy nadejdzie sezon podatkowy i złożysz zeznania podatkowe, upewnij się, że są one poprawne i kompletne.

W zależności od Twojej lokalizacji prawdopodobnie będziesz płacić podatki federalne, stanowe i inne. Dodatkowo będziesz musiał zapłacić podatek od sprzedaży, który pobierasz od klientów, właściwym organom rządowym. Zazwyczaj platformy e-commerce zawierają część podatku od sprzedaży i pobierają ten podatek od klientów, gdy kupują Twoje produkty.

Mając to na uwadze, prawdopodobnie Twój księgowy zajmie się częścią podatku od sprzedaży po drugiej stronie, gdy przyjdzie czas na zapłacenie go rządowi w celu zapewnienia zgodności z podatkiem od sprzedaży. Twój księgowy poinformuje Cię również, czy istnieje związek z podatkiem od sprzedaży i kto otrzymuje podatek pobrany ze sprzedaży. Musisz przestrzegać przepisów dotyczących podatku od sprzedaży, więc upewnij się, że wiesz, komu musisz zapłacić i ile jesteś winien. Dotyczy to również sprzedaży na Amazon.

Aby upewnić się, że płacisz wszystkie wymagane podatki właściwym organom rządowym, najlepiej skonsultować się z doradcą podatkowym lub skorzystać z oprogramowania do rozliczania podatków. Każda z tych metod pomoże Ci uporać się z problemem związanym z zadaniem i upewnić się, że robisz to we właściwy sposób.

Otrzymywać pomoc

Zanim przejdziesz do Internetu i zaczniesz szukać firm e-commerce, które pomogą Ci na każdym etapie listy księgowej i księgowej, spróbuj zrozumieć, co oznacza każda koncepcja.

Mam nadzieję, że ten 101 przewodnik aktywował twój mózg księgowy. Jeśli jesteś sprzedawcą Amazon, zapoznaj się z tym przewodnikiem.

Po zapoznaniu się z powyższymi tematami może się okazać, że możesz z łatwością osiągnąć jeden lub więcej z tych celów na własną rękę. Gdy to zrobisz, będziesz mieć kontrolę nad różnymi obszarami swojej firmy i na dłuższą metę możesz zaoszczędzić trochę pieniędzy. Możesz nawet użyć szablonów modeli finansowych, aby Ci pomóc.

Mając to na uwadze, ważne jest, aby wiedzieć, kiedy nie możesz tego zrobić sam. Jeśli coś wymienionego powyżej jest poza twoją strefą komfortu lub nie masz czasu, aby dobrze wykonać te zadania księgowe, poproś o pomoc. Powinieneś skoncentrować się na zadaniach, które wykonujesz najlepiej, i zlecić na zewnątrz prace, których naprawdę nie możesz lub których nie chcesz wykonywać.

Kiedy zatrudniasz firmę księgową lub księgowego, możesz skoncentrować swoje wysiłki na innych aspektach swojej działalności. Możesz poświęcić czas na marketing swojej witryny e-commerce, aby przyciągnąć nowych klientów i podejmować inne ważne decyzje biznesowe, podczas gdy specjaliści finansowi zajmą się tymi zadaniami za Ciebie.

Jeśli zdecydujesz, że jesteś gotowy zatrudnić firmę księgową, która Ci pomoże, rozważ swoje możliwości. Możesz zatrudnić rzeczywiste osoby do wykonywania pracy za Ciebie lub kupić oprogramowanie, które pomoże Ci w dążeniu do samodzielnego wykonania tych zadań.

Gdy nadejdzie czas, aby uzyskać pomoc, oto kilka informacji, które warto wiedzieć:

Doradcy i rozwiązania księgowe

Pomoc księgowa i księgowa ma wiele form, w tym oprogramowanie, specjaliści CPA i księgowi.

Ecom CPA to jeden z dostawców usług, z którego możesz skorzystać. Firma ta specjalizuje się w usługach księgowych i księgowych dla firm e-commerce, takich jak księgowość memoriałowa, sporządzanie miesięcznych zestawień oraz analiza rentowności.

Możesz również skorzystać z usług CFO firmy Lyfe Accounting, które pomogą Ci w zaspokojeniu potrzeb biznesowych.

A ponieważ posiadanie dużego wyboru jest idealne, koniecznie sprawdź także usługi księgowe oprogramowania Webgility.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy i potrzebujesz oprogramowania księgowego, które poprowadzi Cię po drodze? Zapoznaj się z postem dotyczącym oprogramowania księgowego na EcommerceCEO.com i znajdź program, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom!

Poczuj się pewnie w księgowości swojej firmy

Teraz, gdy znasz już podstawy księgowości i rachunkowości dla swojego sklepu internetowego, możesz mieć pewność, że wiesz dokładnie, od czego zacząć. Po zapoznaniu się z niniejszym przewodnikiem po procedurach księgowych i księgowych oraz najlepszych praktykach możesz zdecydować, czy jesteś w stanie samodzielnie wykonywać swoje obowiązki, czy też potrzebujesz pomocy z zewnątrz.

Jeśli wiesz, że będziesz potrzebować profesjonalisty, który pomoże ci w tych zadaniach, zleć te prace firmom zewnętrznym. W końcu osoby te są dobrze zorientowane w tych obszarach i przeszkolone w zakresie wykonywania zadań księgowych i księgowych w handlu elektronicznym.

Niezależnie od wybranej drogi, pamiętaj o ciągłym przeglądzie dokumentów finansowych. To zadanie pomaga upewnić się, że informacje są prawidłowe i naprawdę rozumiesz kondycję finansową swojej firmy e-commerce.