Szybki przewodnik po kartach Kanban

Karty Kanban to wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami. Są one częścią metody Kanban, prostego, ale potężnego systemu, który składa się z tablic Kanban, kart Kanban i zasad zarządzania.

Metodę kanban można wykorzystać m.in. do zarządzania projektami, procesami biznesowymi i zapasami. Po raz pierwszy został wprowadzony przez Taiichi Ohno na podłodze fabryki Toyoty jako metoda produkcji just-in-time, która dostarczała tylko materiały potrzebne w czasie, gdy były potrzebne.

Od tego czasu system kanban został przyjęty przez wiele branż. Zespoły zareagowały na wizualny styl oprogramowania kanban jako łatwy sposób na ograniczenie pracy w toku i skupienie się na zadaniu. Menedżerowie projektów uwielbiają przejrzystość przepływu pracy nad projektami, którą oferuje Kanban.

Ale zanim zagłębimy się w karty kanban i oprogramowanie kanban, szybko zdefiniujmy, czym jest tablica kanban i jak działa.

Co to jest tablica Kanban?

Tablica Kanban to wizualne narzędzie służące do zarządzania pracą w toku. Tablice Kanban składają się z kart kanban, kolumn i torów. Karty Kanban reprezentują zadania, zwane również elementami pracy. Kolumny Kanban wskazują etap realizacji tych zadań i ogólnie mierzą postęp od lewej do prawej. Tory pływackie to poziome linie ograniczające różne rodzaje pracy lub zadań.

Co to jest karta Kanban?

Karta Kanban to element wizualny reprezentujący zadanie lub element pracy w kolumnie tablicy Kanban. Gdy członkowie zespołu pracują nad swoimi zadaniami, przenoszą swoje karty kanban wzdłuż kolumn kanban. Zespoły mogą tworzyć własne fizyczne karty Kanban z karteczkami samoprzylepnymi, ale większość kierowników projektów używa cyfrowych kart Kanban.

Cyfrowe karty kanban ProjectManagera umożliwiają przydzielanie zadań członkom zespołu, śledzenie ich postępów i zarządzanie obciążeniem pracą w czasie rzeczywistym. Nasz widok tablicy kanban jest prosty w użyciu zarówno dla menedżerów, jak i członków zespołu, i można go łatwo dostosować do potrzeb Twojej organizacji. Rozpocznij za darmo.

Cele kart Kanban

W najbardziej podstawowym sensie karty Kanban pozwalają członkom zespołu zobaczyć przydzieloną im pracę w kolumnie zadań do wykonania, a następnie zarządzać swoją pracą podczas wykonywania zadań. Ale to dopiero początek. Decydując, które oprogramowanie Kanban jest najlepsze dla Twojego zespołu, musisz upewnić się, że umożliwia ono wykonanie następujących czynności.

Śledź czas realizacji i terminy

Jednym z kluczowych celów kart Kanban jest mierzenie czasu realizacji. Jest to czas potrzebny na ukończenie elementu pracy od początku do końca. Kolumny na tablicy Kanban powinny obejmować czas realizacji wszystkich elementów pracy, a karty Kanban pomagają menedżerom uzyskać lepszy wgląd w każdy etap ukończenia oraz terminy dostaw i podzadań.

Popraw współpracę zespołową

Karty Kanban zawierają kluczowe informacje, które pomagają członkom zespołu zrozumieć, nad czym wszyscy pracują. Ponadto cyfrowe karty kanban pozwalają menedżerom przydzielać zadania, zostawiać komentarze i udostępniać pliki. Te i inne funkcje pomagają budować atmosferę współpracy z zespołami.

Ogranicz pracę w toku

Limity pracy w toku lub limity WIP są ważną częścią systemu Kanban. Chociaż termin „limity WIP” może wydawać się skomplikowany, oznacza to po prostu, że możesz ograniczyć pracę swojego zespołu w toku, definiując maksymalną liczbę kart Kanban, które mogą znajdować się jednocześnie w kolumnie.

Na przykład ustawienie limitu WIP dwóch kart Kanban w danej kolumnie zagwarantuje, że zespół skupi się tylko na tych dwóch zadaniach przed przejściem do kolejnych elementów pracy. Zwiększa to wydajność Twojego zespołu i pomaga uniknąć wąskich gardeł.

To tylko niektóre z rzeczy, które możesz zrobić za pomocą ProjectManagera. Nasze tablice kanban mają zaawansowane funkcje zarządzania projektami, których można używać z innymi widokami projektów, takimi jak wykresy Gantta, listy zadań i kalendarze projektów. Nasz widok Kanban pozwala dostosować tablice, kolumny i karty do potrzeb Twojego zespołu.

Szablony kart Kanban

Oferujemy dziesiątki szablonów zarządzania projektami dla różnych branż, takich jak budownictwo, marketing, produkcja i rozwój produktu. Oto trzy przykłady, które pokazują, jak karty Kanban mogą pomóc w usprawnieniu procesów.

• Szablon kampanii marketingowej
• Szablon Agile Sprint
• Szablon wprowadzenia produktu

5 porad dotyczących kart Kanban

Karta Kanban jest zadaniem, ale umożliwia śledzenie postępu w miarę przechodzenia z jednej kolumny do następnej w przepływie pracy. Daje to większą przejrzystość produkcji tego zadania. Aby opanować ten proces, oto pięć wskazówek, jak najlepiej wykorzystać karty Kanban.

1. Dane krytyczne

Karta kanban powinna być wypełniona danymi krytycznymi niezbędnymi do wykonania zadania. Obejmuje to, kto w zespole jest odpowiedzialny za pracę, czym jest ta praca w krótkim opisie, kiedy należy i czy są jakieś zależności powiązane z zadaniem. Dodatkowe dokumenty i obrazy są dołączone do karty, aby uzyskać większą orientację i przejrzystość.

2. Zachowaj prostotę

Celem kart kanban jest skupienie się na tym, co należy teraz zrobić. Kiedy zaczniesz używać kart Kanban, zacznij prosto. Zawsze możesz się zwiększyć później. Karta kanban przejdzie przez trzy iteracje: zrobić, zrobić i zrobić. Oczywiście może znacznie więcej, ale na początku najlepiej trzymać się podstaw. Gdy poczujesz się komfortowo, rozwiń to, co robi kanban.

3. Skonfiguruj zasady

Przed rozpoczęciem korzystania z kart Kanban ustal jasne zasady dotyczące metodologii. Jeśli wszyscy w zespole rozumieją, co robią karty Kanban, proces będzie bardziej udany. Na przykład, kiedy można pracować nad kartą, co może przesunąć z jednej kolumny do drugiej itd.? Są to ważne granice, które należy ustawić, aby zapewnić płynny przepływ pracy.

4. Pętle sprzężenia zwrotnego

Karta kanban nie jest wyryta w kamieniu. W miarę jak projekt się zmienia, tak samo powinna być karta i tablica kanban. Zawsze jest miejsce na poprawę w przepływie pracy, a kanban jest po to, aby na to zareagować. Poświęć chwilę, aby regularnie przyjrzeć się swojemu kanbanowi i sprawdzić, czy można go poprawić.

5. Nie zaśmiecaj swojej kolumny o działaniu

Nie chcesz mieć wąskiego gardła blokującego proces Twojej pracy. Pomysł ograniczenia kolumny Work in progress (WIP) sprawia, że ​​ta kolejka nie otrzymuje zbyt wielu kart kanban i potencjalnie pozostawia wiele z tych kart nieukończonych. Nie chcesz, aby karty były w stanie niedokończonym lub aby rozpocząć wielozadaniowość w celu zbyt szybkiego wykonania zadań. Po prostu pracuj nad kartami priorytetowymi.

ProjectManager i Karty Kanban

To podstawy, ale tablice Kanban rozwinęły się wykładniczo, ponieważ zostały złożone w większe narzędzia programowe do zarządzania projektami. ProjectManager to intuicyjne oprogramowanie online, które organizuje projekty z jednymi z najbardziej dynamicznych dostępnych funkcji Kanban.

Konfigurowalne doświadczenie

Niektóre tablice kanban mogą być równie dobrze wyryte w kamieniu: nie są otwarte na sposób, w jaki pracujesz. ProjectManager ma kolumny kanban, które można dostosowywać, dzięki czemu można je nazwać dowolną odpowiednią dla projektu. Utwórz tyle, ile potrzeba do projektu.

Zespoły chcą kanban, który jest łatwy w użyciu i elastyczny. Karty można przeciągać i upuszczać z jednej kolumny do drugiej, aby łatwo aktualizować postępy. Ale te karty to coś więcej niż tylko zadania.

Karty kanban ProjectManagera są bardzo dynamiczne. Na przykład możesz dodać listę rzeczy do zrobienia do przypisanej Ci karty i zarządzać własnym przepływem pracy. Każda karta może być oznaczona i uszeregowana według priorytetów, aby ułatwić sortowanie. Ponadto kierownicy projektów mogą dołączyć do karty dowolną liczbę istotnych dokumentów i obrazów.

Funkcje współpracy

Gdy karta zostanie sformatowana i przypisana, nie chcesz, aby tylko tam siedziała. ProjectManager posiada karty, które ułatwiają zespołom wspólną pracę.

Zespoły mogą komentować, oznaczać innych członków projektu i dołączać pliki. Wszystko to jest dołączone do zadania, dzięki czemu nie musisz przedzierać się przez masę e-maili, aby znaleźć to, czego potrzebujesz.

Menedżerowie mają różne priorytety przy przydzielaniu i śledzeniu projektu. Za pomocą ProjectManagera możesz przydzielać zadania z karty kanban. Członkowie zespołu są powiadamiani o przypisaniu, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie.

Wiele widoków projektu dla większej kontroli

Jednak nie wszystko, co robisz w projekcie, może spoczywać na tablicach kanban. Dlatego ProjectManager ma wiele widoków projektu. Zespoły mogą preferować wizualny przepływ pracy widoku Kanban, podczas gdy menedżerowie mogą chcieć widzieć zadania ułożone na osi czasu na wykresie Gantta, aby mogli łączyć zależności. Dostępne są również widoki listy zadań i kalendarza.

Sprawne raportowanie

Ważne jest posiadanie danych do śledzenia projektu. Nie chcesz przełączać się na inne oprogramowanie, aby zobaczyć, jak idzie projekt. ProjectManager ma to wszystko pod jednym dachem. Raporty za jednym kliknięciem informują o postępie zadań, ponieważ aktualizacje statusu są natychmiast odzwierciedlane w oprogramowaniu. Daje Ci dane potrzebne do dokonania właściwego wyboru.

Interesariusze chcą również wiedzieć, jak projekt idzie do przodu, ale nie chcą, abyś szedł z nimi w chwasty. ProjectManager posiada pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który zapewnia widok wysokiego poziomu, w tym postęp zadań, aby utrzymać interesariuszy na bieżąco.

Kanban jest nie tylko dla producentów. To także ulubione narzędzie zespołów scrumowych pracujących w zwinnym środowisku, zespołów marketingowych, zespołów HR i wszystkich osób zaangażowanych w zarządzanie projektem. Dzięki kartom Kanban Twój projekt z pewnością będzie zwycięskim rozdaniem.

ProjectManager posiada solidne narzędzie Kanban, które zapewnia wgląd w projekty i pozwala zespołom na bardziej produktywną współpracę. Jego oprogramowanie online zapewnia kierownikom projektów i zespołom najbardziej aktualne dane, co oznacza bardziej świadome decyzje. Kanban to tylko jeden z czterech widoków projektu, z których wszystkie są w pełni zintegrowane z oprogramowaniem, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie. Już dziś wypróbuj narzędzie kanban ProjectManagera, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.