COVID-19 기간 동안 이메일 커뮤니케이션: 팁 및 예

2021년 6월 1일 업데이트됨

코로나19는 모든 사람에게 어떤 형태로든 영향을 미쳤지만 특정 산업과 지역 기업은 고객 커뮤니케이션 측면에서 더 큰 부담을 지고 있습니다. 항공 및 여행 산업 외에도 많은 지역 비즈니스에서 주민들이 자신이 좋아하는 커피숍이 다시 문을 열었는지 여부 또는 커피숍에 가기 전에 예약해야 하는지 여부를 두 번째 추측함에 따라 자체 COVID-19 업데이트를 보냈습니다. 헬스장.

일부 회사에는 이와 같은 상황에서 위기 커뮤니케이션을 위해 일년 내내 준비하는 전담 팀과 공급업체가 있습니다. 그러나 많은 소규모 기업과 브랜드는 그렇지 않습니다. 최근의 이메일 벤치마크 및 참여 연구 에 따르면 평균적으로 사람들이 약 50개 브랜드 및 비즈니스에서 이메일을 구독하고 수신 하는 것으로 나타났습니다 . 기업이 다시 문을 열고 영업 시간을 조정하고 새로운 프로토콜을 설정함에 따라 많은 기업에서 COVID-19의 위험을 줄이고 정상으로 돌아가면서 고객을 안전하게 보호하기 위해 어떤 조치를 취하고 있는지에 대한 이메일을 보내고 있습니다.

이 게시물은 자신의 COVID-19 이메일 업데이트를 보내고 지침을 찾고 있는 경우 몇 가지 모범 사례 팁을 제공합니다.

먼저 COVID-19 이메일을 보내야 합니까?

받은 편지함에 이러한 COVID-19 이메일 팝업이 모두 표시된다고 해서 직접 보내야 한다는 의미는 아닙니다. 어떤 식으로든 단순히 열풍에 "대화"하기 위해 COVID-19에 대한 이메일을 보내서는 안 됩니다. 합법적인 업무상 필요한 경우에만 이 이메일을 보내십시오.

추가 위기 커뮤니케이션이 필요한 일부 사용 사례는 다음과 같습니다.

• 회사 이벤트 업데이트 또는 취소
• 매장 시간 업데이트, 폐쇄 또는 재오픈
• 회사의 서비스에 원격으로 접근하는 방법에 대한 정보
• 개인이 서로 밀접하게 접촉할 수 있는 유동인구가 많은 비즈니스의 업데이트

참고: 이것은 COVID-19 이메일을 보내야 하는 시기에 대한 완전한 목록은 아니지만 비즈니스를 위해 다음 단계를 결정하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 이메일 전문가와 상담하려면 여기로 문의하세요.

발신인 및 제목: 내용을 명확히 하십시오.

지금은 발신자 이름을 변경하고 장난칠 때가 아닙니다. 발신자는 수신자를 혼동시킬 수 있으므로 개인 이름을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 그들은 보낸 사람을 인식하지 못하고 이메일을 유약할 수 있습니다. 이와 같은 상황에서는 명확성이 최우선 순위이며 일관성을 유지하면 명확한 메시지를 얻는 데 도움이 됩니다.

명확하고 간결한 제목을 제공하는 것이 좋습니다. 프로모션 이메일에서 흥미로운 스핀을 넣는 것은 수신자가 이메일을 열도록 유인하는 효과적인 방법이 될 수 있습니다. 그러나 COVID-19 이메일의 경우 "COVID-19에 대한 우리의 대응"과 같은 간단한 제목을 유지하십시오. 수신자가 귀하의 비즈니스를 사용하거나 방문하는 경우 더 많은 정보를 원하고 이 이메일을 열어볼 것입니다.

브랜드 보이스와 어조 조정

브랜드 보이스는 일반적으로 매우 건방지고 자유분방합니다. 지금은 어조를 조정하고 당신이 통제할 수 있는 사실과 발전에 초점을 맞출 좋은 시간이 될 것입니다. 그러나 너무 많이 수정하고 받는 사람의 스트레스를 증가시키는 엄숙하거나 엄숙한 어조로 작성하지 마십시오.

COVID-19 이메일의 본문을 작성할 때 수신자의 불안을 인정하여 연결하되 이메일 전반에 걸쳐 차분하고 객관적인 어조를 유지하십시오.

독자는 주어진 상황의 변화를 이해하고 브랜드가 실제로 훨씬 더 인간적으로 보일 것입니다.

행동에 집중

귀하의 수령인은 COVID-19의 위험과 확산을 줄이기 위해 귀하가 취하는 조치에 가장 관심을 가질 것입니다. 독자가 측정값을 효율적으로 훑어볼 수 있도록 글머리 기호 목록에 이러한 작업을 제공하는 것을 고려하십시오. 매주 체육관을 청소하기 위해 추가 청소부를 고용하셨습니까? 받는 사람이 알고 싶어하는 내용입니다.

Chase Bank는 최근 유용한 리소스와 은행에 원격으로 액세스하는 방법에 대한 팁이 포함된 COVID-19 이메일을 발송했습니다.

이메일을 비즈니스로 하는 일과 고객이 도울 수 있는 일에 대해 섹션을 나누는 것을 고려하십시오. A Precious Child는 덴버 메트로의 비영리 단체로, 유자격 가족을 위해 순조롭게 사용된 의류와 용품을 제공합니다. 그들은 예방 조치와 자원 봉사자에게 요구하는 사항을 읽기 쉬운 글머리 기호로 설명했습니다.

모든 종류의 위기 상황에서 일반적으로 뉴스 매체, Twitter 계정 등에 수많은 의견과 목소리가 나옵니다. COVID-19 이메일을 그 소음에 추가할 기회로 사용하지 마십시오.

위기에 전념하는 대행사에서 일하지 않는 한 위기에 대해 편집자 입장을 취하지 마십시오.

귀하의 수신자는 이를 킁킁거리며 귀하의 견해에 동의하지 않을 가능성이 큽니다. 결과적으로 위기가 끝난 후에만 브랜드 평판이 위험에 처하게 됩니다.

당신이 가지고 있는 사실과 그 사실로 인해 당신이 취하는 행동에 초점을 맞추십시오.

COVID 회사 업데이트 및 재개장 사례

점점 더 많은 COVID 요구 사항이 해제됨에 따라 고객이 COVID 프로토콜을 따르는 방법과 용량, 시간 또는 제품에 대한 조정에 대해 명확한 커뮤니케이션을 제공하는 것은 기업의 몫입니다.

명확성과 조치에 중점을 둔 위의 팁은 여전히 ​​적용됩니다. 다음은 해제된 제한이 고객에게 미치는 영향을 명확하게 전달한 비즈니스의 몇 가지 예입니다.

멤버십 다시 시작

ClassPass를 통해 고객은 COVID가 완전히 활성화되는 동안 2020년 내내 계획을 일시 중지할 수 있습니다. 그러나 전국의 제한이 풀리기 시작하면서 ClassPass는 건강을 회복하는 데 도움이 되는 단계를 자세히 설명하는 이메일을 보냈습니다. 이메일은 재개장한 지역의 피트니스 비즈니스 목록, 고객 멤버십 일시중지가 해제되는 시기를 명확하게 설명하고 크레딧, 안전 및 청결도에 관한 중요한 업데이트 목록과 계획을 조정할 수 있는 방법을 제공합니다.

서비스를 다시 시작할 계획이라면 고객에게 비즈니스를 시작하거나 더 이상 관심이 없는 경우 멤버십을 중단하는 방법을 명확하게 설명하세요. ClassPass의 이메일과 같은 굵은 텍스트를 사용하여 가장 중요한 정보를 강조 표시하십시오.

건강 관리: COVID 예방 접종 이메일 및 SMS

전 세계의 의료 서비스 제공자가 환자에게 정보를 제공하고 COVID 백신을 받기 위해 등록하는 방법을 알도록 하기 위해 전 세계 의료 제공자들이 공유해 온 커뮤니케이션인 백신 업데이트 이메일을 포함하지 않았다면 우리는 당황했을 것입니다.

Kaiser Permanente가 보낸 이 이메일에는 보풀이 없습니다. 제목이 "New CDC 마스크 지침"으로 시작하는 요점으로 바로 연결됩니다. 그런 다음 백신 예약에 등록하는 방법과 Kaiser가 각 섹션의 CTA를 강조하여 마스크 지침을 다룰 계획을 자세히 설명합니다. 이메일은 간단하지만 효과적입니다.

많은 의료 서비스 제공자와 기업도 SMS (문자 메시지로 더 일반적으로 알려짐)에 의존하여 환자와 예정된 예약 및 사용 가능한 백신에 대해 신속하게 의사 소통합니다.

예를 들어, Dr. B는 백신이 제공될 때 환자에게 경고하기 위해 SMS에 의존했습니다. SMS를 통해 Dr. B는 환자에게 최대한 빨리 연락하여 응답을 받을 수 있었습니다.

이메일은 회사 업데이트 및 재개장 절차를 전달하는 데 탁월하지만 고객에게 즉시 연락해야 하는 경우 SMS는 커뮤니케이션 도구로 사용할 수 있는 훌륭한 도구입니다.

매장 재개장 코로나바이러스 이메일

2020-21년의 많은 비즈니스와 마찬가지로 잘란 페이셜 스파도 일시적으로 문을 닫아야 했습니다. 비즈니스를 재개할 준비가 되면 청소 절차, COVID 프로토콜 및 용량 제한을 설명하는 훌륭한 이메일을 보냈습니다. Jalan의 이메일과 같은 굵은 CTA를 사용하여 독자가 영업 재개 및 COVID-19 안전 정책에 대해 자세히 알아볼 수 있도록 안내하세요.

적응할 준비를 하세요

급변하는 모든 상황과 마찬가지로 오늘날의 개발도 빠르게 구식이 될 수 있습니다. 직원과 고객을 안전하고 건강하게 유지할 수 있도록 기타 COVID-19 개발 또는 업데이트에 대응할 준비를 하십시오.

이 팁이 COVID-19 발전 상황을 탐색하고 이 시기에 효과적인 이메일 커뮤니케이션을 제공하는 데 도움이 되기를 바랍니다. COVID-19 확산에 대한 가장 정확한 최신 정보는 질병관리본부(CDC) 및 세계보건기구(WHO) COVID-19 대시보드를 참조하십시오.