Pengumpulan Persyaratan: Panduan Singkat

Bayangkan Anda memimpin proyek TI baru yang melibatkan pembangunan pusat panggilan dari jaringan ke server. Call center itu sendiri akan menampung ratusan pekerjaan dan akan menjembatani kesenjangan antara pelanggan dan produk.

Ada banyak persyaratan untuk proyek besar seperti ini dan sebagai manajer proyek, Anda harus melacak semuanya. Pengumpulan persyaratan adalah langkah dalam proses manajemen persyaratan, yang terdiri dari pengumpulan, pendokumentasian, dan analisis persyaratan proyek.

Kami akan mulai dengan definisi pengumpulan persyaratan dan kemudian kami akan melihat proses dan alat yang dapat Anda gunakan.

Apa itu Pengumpulan Persyaratan?

Pengumpulan persyaratan, atau elisitasi persyaratan, adalah proses menentukan semua persyaratan proyek. Ada dua jenis utama persyaratan proyek, persyaratan bisnis dan teknis.

Persyaratan bisnis menentukan apa yang akan dicapai organisasi dengan proyek tersebut, sementara persyaratan teknis menjelaskan bagaimana proyek harus dijalankan. Mereka dikumpulkan selama fase inisiasi dari siklus hidup proyek, tetapi manajer proyek perlu memantau mereka sepanjang garis waktu proyek, karena mereka dapat berubah.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu pengumpulan persyaratan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang mengatur kebutuhan Anda. Gunakan tampilan proyek daftar tugas kami untuk mengumpulkan, memprioritaskan, dan menetapkan persyaratan proyek Anda. Plus, sekali di perangkat lunak kami, mereka dilacak secara real-time dengan dasbor langsung dan fitur pelaporan. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Pengumpulan dan pengelolaan persyaratan yang benar-benar efektif dimulai pada awal proyek, dan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa lama timeline proyek?
• Siapa yang akan terlibat dalam proyek tersebut?
• Apa risiko untuk proses pengumpulan persyaratan?
• Apa tujuan akhir kami dalam memahami persyaratan proyek kami?
• Apa persyaratan teknis dan bisnis kami?

Kedengarannya cukup sederhana, tetapi ini sangat penting. Setelah tim proyek telah mengumpulkan persyaratan, mereka harus dikompilasi dalam dokumen persyaratan.

Apa itu Dokumen Persyaratan?

Dokumen persyaratan digunakan untuk menjelaskan apa yang dibutuhkan dari produk. Di antara hal-hal yang didefinisikannya adalah visi produk dan bagaimana hal itu harus dicapai pada akhir proyek. Itu tidak masuk ke rincian tentang bagaimana hal itu akan disampaikan, meskipun. Ini lebih untuk menempatkan produk dalam konteks, seperti mengapa produk itu dibutuhkan atau masalah apa yang dipecahkannya. Rincian bagaimana ia akan melakukan ini tidak disertakan.

Terkait: Template Pengumpulan Persyaratan Gratis

Mengapa Pengumpulan Persyaratan Penting?

Ingat kembali proyek terakhir yang Anda kelola. Apa saja risiko yang terungkap? Sumber daya mana yang Anda habiskan? Apakah ada ruang lingkup merayap atau kecelakaan anggaran? Dan secara keseluruhan, apa dampak dari kekurangan tersebut pada proyek secara keseluruhan?

Tenggat waktu, ruang lingkup, pembengkakan biaya—tanpa identifikasi persyaratan yang tepat di awal, semua elemen tersebut akan terpengaruh. Masalah desain pada produk akan terpengaruh, dan keterlambatan pengembangan akan terjadi. Pada akhirnya, produk Anda tidak akan disiapkan untuk kesuksesan optimal karena menghadapi anggaran yang berlebihan.

Proses Pengumpulan Persyaratan

Jadi, bagaimana Anda mengumpulkan persyaratan dengan cara yang paling efektif dan mudah dikelola? Biasanya, pengumpulan persyaratan terdiri dari beberapa langkah terpisah.

1. Tunjuk dan Tetapkan

Hal pertama yang pertama: siapa yang akan menjadi orang yang memberi tahu semua orang bahwa Anda adalah manajer proyek? Pastikan orang tersebut memahami mengapa peran ini sangat penting—setiap orang harus menghubungi Anda dengan semua pembaruan proyek, karena Anda akan bertindak sebagai pusat pengetahuan untuk kemajuan proyek.

Anda juga ingin mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan utama. Ini akan menjadi orang-orang yang melakukan brainstorming, menganalisis, menyetujui atau menolak pembaruan proyek. Mereka biasanya terdiri dari pelanggan, pemimpin tim, manajer departemen, anggota dewan, mitra bisnis, atau produsen. Mereka akan memiliki suara terbanyak dalam kemajuan proyek secara keseluruhan.

2. Dapatkan Persyaratan & Wawancara

Selanjutnya, Anda ingin mewawancarai semua pemangku kepentingan yang Anda identifikasi. Ajukan pertanyaan seperti:

• Apa yang ada di wishlist kamu untuk update produk ini?
• Apa tujuan akhir Anda untuk proyek ini?
• Apa yang Anda ingin produk ini lakukan yang belum dilakukan?
• Apa yang membuat Anda tertarik dengan produk ini sejak awal?
• Perubahan apa yang akan meyakinkan Anda untuk merekomendasikan produk ini kepada orang lain?
• Alat apa yang Anda perlukan untuk membuat proyek ini berhasil?
• Kekhawatiran apa yang Anda miliki untuk proses proyek ini?

3. Kumpulkan dan Dokumen

Tulis semuanya dengan benar. Menulis sampai Anda tidak bisa menulis lagi. Catat setiap jawaban, dan buat repositori yang mudah diakses di mana (disetujui) orang lain dapat mengakses jika mereka perlu merujuk informasi apa pun yang dikumpulkan selama fase pengumpulan persyaratan.

Dokumentasi ini tidak hanya akan membantu di akhir proyek ketika Anda merenungkan kembali tujuan yang dicapai, pembaruan yang dicapai, fitur yang ditambahkan dan bug yang diperbaiki, itu juga akan bertindak untuk membantu mengelola harapan pemangku kepentingan, dan menjaga anggota tim tetap fokus dan pada jalurnya.

4. Daftar Semua Asumsi & Persyaratan

Ini adalah daging dari prosesnya. Setelah Anda mendokumentasikan tujuan dan harapan semua orang, Anda dapat membuat rencana manajemen persyaratan yang dapat ditindaklanjuti, terukur, dan terukur.

Selama fase ini Anda akan menjawab:

• Berapa lama timeline proyek? Petakan garis waktu Anda, lalu petakan kebutuhan Anda pada garis waktu itu. Ini akan membantu jika beberapa persyaratan bergantung pada dependensi.
• Siapa yang akan terlibat dalam proyek tersebut? Apakah seluruh tim desain dan pengembangan, atau hanya beberapa dari masing-masing tim? Anggota tim mana yang akan tersedia? Anggota tim mana yang berspesialisasi dalam jenis masalah yang akan ditangani proyek?
• Apa risiko untuk proses pengumpulan persyaratan? Tetapkan semua asumsi, dan dokumentasikan semua risiko yang mungkin memengaruhi kebutuhan Anda. Pahami bahwa asumsi Anda biasanya dibagi menjadi tiga kategori: waktu, anggaran, dan ruang lingkup. Mereka dapat berkisar dari asumsi PTO, hari libur dan hari sakit, hingga asumsi pemangku kepentingan akan memberikan umpan balik tepat waktu.
• Apa tujuan akhir kami dalam memahami persyaratan proyek kami? Apa tujuan berbasis waktu, tujuan anggaran, dan tujuan ruang lingkup? Apakah akan bersaing di pasar secara lebih langsung dengan pesaing? Apakah itu untuk memecahkan masalah pelanggan, atau memperbaiki bug?

Dengan menjawab semua pertanyaan di atas dengan cara yang jelas dan ringkas, Anda akan memiliki peta lengkap kebutuhan Anda yang siap disajikan kepada pemangku kepentingan.

5. Pantau Kemajuan

Setelah Anda mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan atas persyaratan yang Anda berikan, Anda akan menerapkannya ke dalam timeline dan proses proyek. Pada titik ini, Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki metode untuk memantau dan melacak semua persyaratan Anda di semua tim untuk memastikan bahwa pemicu risiko tetap rendah.

Anda juga ingin menggunakan data ini untuk melaporkan kemajuan proyek kepada pemangku kepentingan, memberikan umpan balik kepada manajer departemen, dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana dari sudut pandang waktu, ruang lingkup, dan anggaran.

Teknik Pengumpulan Persyaratan

Sekarang setelah kita mengetahui apa itu pengumpulan persyaratan dan kita telah menjelajahi langkah-langkah proses pengumpulan persyaratan, Anda pasti ingin memiliki sumber yang bagus untuk mendapatkannya. Sumber utama adalah pemangku kepentingan, seperti pelanggan, pengguna, et al. Sumber lain dapat mencakup pakar, analis, dan informasi tentang pesaing.

Setelah sumber telah diidentifikasi, ada sejumlah teknik yang dapat diterapkan untuk mengumpulkan persyaratan. Ini adalah proses berulang dan tidak ada teknik pengumpulan persyaratan yang akan melakukan pekerjaan dengan sendirinya. Anda harus menggunakan sebanyak yang Anda rasa perlu. Berikut adalah beberapa teknik pengumpulan persyaratan teratas.

Gunakan Skenario Kasus

Kasus penggunaan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana pengguna akan melakukan tugas pada produk Anda. Ini ditulis dari sudut pandang pengguna dan dilakukan dalam langkah-langkah yang meliputi: siapa yang menggunakan produk, apa yang mereka inginkan dari produk, tujuan pengguna, langkah-langkah yang mereka ambil untuk menyelesaikan tugas mereka, dan bagaimana produk merespons tindakan mereka.

Brainstorming

Lakukan sesi brainstorming dengan sekelompok peserta yang dapat mengatakan apa pun yang mereka inginkan tentang produk selama mereka merasa itu penting. Mintalah seorang fasilitator memimpin kelompok, mengatur dan memprioritaskan tanggapan mereka. Mulailah dengan menjelaskan tujuan sesi brainstorming, mintalah kelompok untuk memberikan ide sebanyak mungkin, jangan mengkritik atau berdebat dan setelah selesai kumpulkan semua informasi.

Terkait: Template item tindakan gratis

Pemetaan pikiran

Pemetaan pikiran adalah cara lain untuk mengumpulkan ide. Ini melibatkan pembuatan peta pikiran, yang dimulai dengan menempatkan ide sentral di tengah halaman. Kemudian gunakan garis, panah, gelembung ucapan dan warna yang berbeda untuk menunjukkan hubungan antara tema sentral dan ide-ide yang berasal darinya. Ini memungkinkan pengembangan ide organik yang berkaitan dengan ide sentral Anda. Ini menunjukkan bagaimana fakta yang berbeda terkait.

Alat Pengumpul Persyaratan

Di akhir proyek, kemampuan untuk menganalisis dan memahami keberhasilan atau kegagalan sepenuhnya bergantung pada alat yang Anda gunakan untuk mendokumentasikan semuanya.

Jadi, seperti yang kami sebutkan, bahkan sebelum Anda mulai, Anda akan menginginkan repositori untuk semua dokumentasi Anda. Mungkin ini adalah sistem berbagi file di mana semua dokumen dapat diakses oleh banyak pengguna dari server yang sama. Atau alat yang Anda butuhkan melibatkan sistem pelacakan waktu yang dapat Anda gunakan untuk menganalisis waktu yang dihabiskan setiap anggota tim di area tertentu dari proyek sebelumnya untuk memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proyek ini.

Akan bermanfaat juga untuk mengunduh templat pengumpulan persyaratan untuk membantu proses proyek Anda. Ini akan membantu semua orang menyelaraskan dengan persyaratan bisnis, persyaratan pengguna, dan persyaratan sistem.

Apa pun alatnya, pastikan itu dapat diakses dari banyak lokasi, di banyak komputer, di mana pun setiap orang yang terlibat ditempatkan. Anda ingin membuatnya semudah mungkin bagi semua orang untuk berkomunikasi, mengirim pembaruan, dan memberikan umpan balik di semua saluran.

Template Pengumpulan Persyaratan

Apapun teknik atau kombinasinya untuk pengumpulan persyaratan, Anda harus mengumpulkannya dalam sebuah dokumen. Template adalah alat yang hebat untuk mengumpulkan persyaratan dan banyak lagi. ProjectManager adalah hub online untuk templat gratis yang terkait dengan aspek proyek apa pun. Berikut adalah beberapa yang dapat membantu Anda dengan pengumpulan persyaratan.

Template Pengumpulan Persyaratan

Template gratis pertama adalah template persyaratan kami untuk Word. Ada halaman sampul untuk membedakan pengumpulan persyaratan dari proyek lain dan tempat untuk melacak setiap revisi pada dokumen. Kemudian Anda dapat menjelaskan proyek, tujuannya, ruang lingkup, dan garis waktunya. Bahkan ada ruang bagi para pemangku kepentingan untuk menangkap pemikiran mereka.

Template Analisis Pemangku Kepentingan

Berbicara tentang pemangku kepentingan, template analisis pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel akan membantu Anda mengidentifikasi dan mengelola pemangku kepentingan Anda. Anda dapat menggunakan templat gratis ini untuk menjelaskan pemangku kepentingan yang terlibat dengan proyek, apa hubungan mereka dengan proyek, dan tingkat komitmen, yang membantu Anda merencanakan cara mengelolanya.

Template Rencana Proyek

Akhirnya, Anda harus mengambil semua informasi ini dan menggunakannya untuk menginformasikan rencana Anda. Templat rencana proyek gratis kami untuk Word membantu Anda menjabarkan pekerjaan dan membuatnya menjadi tugas yang dapat dikelola. Ada juga ruang untuk mengelola beban kerja tim Anda. Template rencana proyek mengambil semua pengumpulan persyaratan dan menggunakannya secara praktis.

ProjectManager Membantu dengan Persyaratan

Kunci untuk setiap proyek hebat adalah mengumpulkan semua persyaratan sejak awal. Ini membutuhkan metode komunikasi yang mulus di semua saluran dan repositori yang dapat menyimpan data untuk waktu yang tidak terbatas. ProjectManager memiliki alat yang tidak hanya memungkinkan tetapi juga mudah. Dengan perangkat lunak berbasis cloud kami, Anda dan tim Anda dapat meng-host dokumen dalam jumlah tak terbatas sehingga Anda dapat menyimpan permintaan apa pun dari orang-orang untuk waktu yang lama.

Rencanakan Proyek Anda di Interactive Gantt Charts

Perlu bagan Gantt yang lintas fungsi dengan sistem pelacakan waktu? Perangkat lunak kami menghosting alat hibrid yang dapat beradaptasi saat proyek Anda bergerak maju. Gantt kami melakukan semua yang dikenal Gantt dan banyak lagi. Anda dapat memfilter jalur kritis dan menetapkan garis dasar untuk melacak perbedaan antara upaya yang direncanakan dan kemajuan aktual.

Gunakan Beberapa Tampilan Proyek

Perangkat lunak kami memiliki beberapa tampilan proyek sehingga apa yang Anda rencanakan di Gantt diperbarui di seluruh alat, baik itu tampilan papan kanban, daftar tugas, lembar, atau kalender. Setiap orang dapat bekerja sesuai keinginan dan berkomunikasi secara real time di mana pun mereka berada.

Kolaborasi dengan Inti

ProjectManager sangat bagus untuk tim yang ingin berkomunikasi dengan lebih transparan di berbagai lokasi. Dengan perangkat lunak kami, Anda dapat berkolaborasi secara efektif dan mudah dengan menambahkan komentar dari pemangku kepentingan utama atau anggota tim. Plus, orang yang ditunjuk dapat menjadwalkan tugas dan membuat peringatan untuk memastikan klien dikelola dengan baik dan garis waktu tetap utuh.

Platform kami adalah satu-satunya sumber kebenaran untuk proyek Anda. Notifikasi email dan peringatan dalam aplikasi membuat Anda selalu mendapat informasi terbaru tentang komentar dan kemajuan. Dasbor waktu nyata dan laporan sekali klik memberikan data langsung yang Anda perlukan untuk membuat keputusan yang tepat guna menghasilkan proyek yang sukses.

Mengumpulkan dan mengelola persyaratan di beberapa tim bukanlah hal yang mudah. Pastikan bahwa anggota tim dan pemangku kepentingan selalu terbarui, apa pun yang terjadi. ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu tim berkolaborasi secara efektif di berbagai saluran. Mulai hari ini secara gratis.