Cara Menulis Kasus Bisnis (Termasuk Template)
Diterbitkan: 2022-08-23Apa Itu Kasus Bisnis?
Kasus bisnis adalah dokumen manajemen proyek yang menjelaskan bagaimana manfaat suatu proyek melebihi biayanya dan mengapa proyek itu harus dilaksanakan. Kasus bisnis disiapkan selama fase inisiasi proyek dan tujuannya adalah untuk memasukkan semua tujuan, biaya, dan manfaat proyek untuk meyakinkan pemangku kepentingan tentang nilainya.
Kasus bisnis adalah dokumen proyek penting untuk membuktikan kepada klien, pelanggan, atau pemangku kepentingan Anda bahwa proyek yang Anda ajukan adalah investasi yang baik. Di bawah ini, kami mengilustrasikan langkah-langkah untuk menulis yang akan mempengaruhi mereka.
Terkait: Template Kasus Bisnis Gratis untuk Word
Kebutuhan kasus bisnis adalah mengumpulkan penilaian keuangan, proposal, strategi dan rencana pemasaran dalam satu dokumen dan menawarkan pandangan penuh tentang bagaimana proyek akan menguntungkan organisasi. Setelah kasus bisnis Anda disetujui oleh pemangku kepentingan proyek, Anda dapat memulai fase perencanaan proyek.
Cara Menulis Kasus Bisnis
Proyek gagal tanpa memiliki kasus bisnis yang kuat untuk beristirahat, karena dokumen ini diperlukan untuk memulai proyek dan merupakan dasar untuk piagam proyek dan rencana proyek. Tetapi jika kasus bisnis proyek tidak berlabuh pada kenyataan, dan tidak memenuhi kebutuhan yang sejalan dengan tujuan bisnis organisasi yang lebih besar, maka itu tidak relevan.
Penelitian yang Anda perlukan untuk membuat kasus bisnis yang kuat adalah mengapa, apa, bagaimana, dan siapa proyek Anda. Ini harus dikomunikasikan dengan jelas. Unsur-unsur kasus bisnis Anda akan membahas alasannya tetapi secara lebih rinci. Pikirkan kasus bisnis sebagai dokumen yang dibuat selama fase inisiasi proyek tetapi akan digunakan sebagai referensi sepanjang siklus hidup proyek.
Baik Anda memulai proyek baru atau sedang mengerjakannya, luangkan waktu untuk menulis kasus bisnis untuk membenarkan pengeluaran proyek dengan mengidentifikasi manfaat bisnis yang akan diberikan proyek Anda dan bahwa pemangku kepentingan Anda paling tertarik untuk menuai dari pekerjaan tersebut. Empat langkah berikut akan menunjukkan cara menulis kasus bisnis:
Langkah 1: Identifikasi Masalah Bisnis
Proyek tidak dibuat demi proyek. Mereka memiliki tujuan. Biasanya, mereka diinisiasi untuk memecahkan masalah bisnis tertentu atau menciptakan peluang bisnis.
Anda harus “Memimpin dengan kebutuhan.” Pekerjaan pertama Anda adalah mencari tahu apa masalah atau peluang itu, menggambarkannya, mencari tahu dari mana asalnya dan kemudian membahas kerangka waktu yang diperlukan untuk menghadapinya.
Ini bisa menjadi pernyataan sederhana tetapi paling baik diartikulasikan dengan beberapa penelitian tentang iklim ekonomi dan lanskap kompetitif untuk membenarkan waktu proyek.
Langkah 2: Identifikasi Solusi Alternatif
Bagaimana Anda tahu apakah proyek yang Anda lakukan adalah solusi terbaik untuk masalah yang didefinisikan di atas? Tentu, memilih solusi yang tepat itu sulit, dan jalan menuju sukses tidak diaspal dengan asumsi yang tidak berdasar.
Salah satu cara untuk mempersempit fokus untuk memperjelas solusi yang tepat adalah dengan mengikuti enam langkah berikut (tentu saja setelah penelitian yang relevan):
- Perhatikan solusi alternatif.
- Untuk setiap solusi, hitung manfaatnya.
- Juga, perkirakan biaya yang terlibat dalam setiap solusi.
- Kemudian cari tahu kelayakannya.
- Pahami risiko dan masalah yang terkait dengan setiap solusi.
- Terakhir, dokumentasikan semua ini dalam kasus bisnis Anda.
Langkah 3: Rekomendasikan Solusi Pilihan
Anda selanjutnya perlu memberi peringkat pada solusi, tetapi sebelum melakukannya, yang terbaik adalah menyiapkan kriteria, mungkin memiliki mekanisme penilaian untuk membantu Anda memprioritaskan solusi untuk memilih yang terbaik.
Beberapa metodologi yang dapat Anda terapkan antara lain:
- Bergantung pada biaya dan manfaat solusi, berikan skor 1-10.
- Dasarkan skor Anda pada apa yang penting bagi Anda.
- Tambahkan lebih banyak kerumitan pada peringkat Anda untuk mencakup semua basis.
Terlepas dari pendekatan Anda, setelah Anda menjumlahkan nomor Anda, solusi terbaik untuk masalah Anda akan menjadi jelas. Sekali lagi, Anda ingin agar proses ini juga didokumentasikan dalam kasus bisnis Anda.
Langkah 4: Jelaskan Pendekatan Implementasi
Jadi, Anda telah mengidentifikasi masalah atau peluang bisnis Anda dan bagaimana mencapainya, sekarang Anda harus meyakinkan pemangku kepentingan Anda bahwa Anda benar dan memiliki cara terbaik untuk menerapkan proses untuk mencapai tujuan Anda. Itulah mengapa dokumentasi sangat penting; ia menawarkan jalan praktis untuk memecahkan masalah inti yang Anda identifikasi.
Sekarang, ini bukan hanya latihan untuk menenangkan kepemimpinan senior. Siapa yang tahu apa yang mungkin Anda temukan dalam penelitian yang Anda lakukan untuk mengeksplorasi masalah mendasar dan menentukan solusi alternatif? Anda dapat menyelamatkan jutaan organisasi dengan solusi alternatif dari yang awalnya diusulkan. Ketika Anda bekerja pada kasus bisnis yang kuat, Anda bisa mendapatkan sponsor atau kepemimpinan organisasi Anda dan memiliki visi yang jelas tentang bagaimana memastikan penyampaian manfaat bisnis yang mereka harapkan.
Templat Kasus Bisnis
Templat kasus bisnis kami untuk Word adalah alat yang sempurna untuk mulai menulis kasus bisnis. Ini memiliki 9 area kasus bisnis utama yang dapat Anda sesuaikan sesuai kebutuhan. Unduh template secara gratis dan ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat kasus bisnis yang hebat untuk semua proyek Anda.
Elemen Kunci Kasus Bisnis
Salah satu langkah kunci untuk memulai kasus bisnis adalah memiliki daftar periksa kasus bisnis. Berikut ini adalah garis besar rinci untuk diikuti ketika mengembangkan kasus bisnis Anda. Anda dapat memilih elemen mana yang paling relevan dengan pemangku kepentingan proyek Anda dan menambahkannya ke template kasus bisnis kami. Kemudian setelah kasus bisnis Anda disetujui, mulailah mengelola proyek Anda dengan perangkat lunak manajemen proyek yang tangguh seperti ProjectManager.
1. Ringkasan Eksekutif
Ringkasan eksekutif adalah versi singkat dari setiap bagian dari kasus bisnis Anda. Ini digunakan untuk memberikan gambaran singkat kepada pemangku kepentingan tentang proyek Anda.
2. Definisi Proyek
Bagian ini dimaksudkan untuk memberikan informasi umum tentang proyek Anda, seperti tujuan bisnis yang akan dicapai dan garis besar rencana proyek.
3. Visi, Maksud dan Tujuan
Pertama, Anda harus mencari tahu apa yang Anda coba lakukan dan apa masalah yang ingin Anda pecahkan. Anda harus menentukan visi, tujuan, dan sasaran proyek Anda. Ini akan membantu Anda membentuk ruang lingkup proyek dan mengidentifikasi hasil proyek.
4. Lingkup Proyek
Lingkup proyek menentukan semua tugas dan hasil yang akan dijalankan dalam proyek Anda untuk mencapai tujuan bisnis Anda.
5. Informasi Latar Belakang
Di sini Anda dapat memberikan konteks untuk proyek Anda, menjelaskan masalah yang ingin dipecahkan, dan bagaimana hal itu selaras dengan visi dan rencana strategis organisasi Anda.
6. Kriteria Keberhasilan dan Persyaratan Pemangku Kepentingan
Tergantung pada jenis proyek yang sedang Anda kerjakan, persyaratan kualitas akan berbeda, tetapi persyaratan tersebut sangat penting untuk keberhasilan proyek. Kumpulkan semuanya, cari tahu apa yang menentukan apakah Anda berhasil bertemu mereka dan laporkan hasilnya.
7. Rencana Proyek
Saatnya membuat rencana proyek. Cari tahu tugas yang harus Anda ambil untuk menyelesaikan proyek. Anda dapat menggunakan templat struktur rincian kerja untuk memastikan Anda sudah selesai. Setelah Anda mengumpulkan semua tugas, perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing tugas.
Perangkat lunak manajemen proyek membuat pembuatan rencana proyek secara signifikan lebih mudah. ProjectManager dapat mengunggah template struktur rincian kerja Anda dan semua tugas Anda diisi di alat kami. Anda dapat mengaturnya sesuai dengan siklus produksi Anda dengan tampilan papan kanban kami, atau menggunakan tampilan bagan Gantt kami untuk membuat jadwal proyek.
8. Anggaran Proyek
Anggaran Anda adalah perkiraan segala sesuatu dalam rencana proyek Anda dan berapa biayanya untuk menyelesaikan proyek selama waktu yang dijadwalkan yang ditentukan.
9. Jadwal Proyek
Buat garis waktu untuk proyek dengan memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Untuk jadwal proyek yang lebih berdampak, gunakan alat untuk membuat bagan Gantt, dan cetaklah. Ini akan memberikan visualisasi data dan keterampilan ekstra yang tidak dimiliki lembar Excel.
10. Tata Kelola Proyek
Tata kelola proyek mengacu pada semua aturan dan prosedur manajemen proyek yang berlaku untuk proyek Anda. Misalnya, mendefinisikan peran dan tanggung jawab anggota tim proyek dan kerangka kerja untuk pengambilan keputusan.
11. Rencana Komunikasi
Miliki tonggak untuk check-in dan pembaruan status, serta tentukan bagaimana pemangku kepentingan akan tetap mengetahui kemajuan selama siklus hidup proyek.
12. Laporan Kemajuan
Miliki rencana untuk memantau dan melacak kemajuan Anda selama proyek untuk membandingkan kemajuan yang direncanakan dengan kemajuan aktual. Ada alat pelacakan tugas yang dapat membantu Anda memantau kemajuan dan kinerja.
Sekali lagi, menggunakan alat manajemen proyek meningkatkan kemampuan Anda untuk melihat apa yang terjadi dalam proyek Anda. ProjectManager memiliki alat pelacakan seperti dasbor dan laporan status yang masing-masing memberi Anda tampilan tingkat tinggi dan lebih detail. Tidak seperti aplikasi ringan yang membuat Anda menyiapkan dasbor, aplikasi kami disematkan di alat ini. Lebih baik lagi, perangkat lunak berbasis cloud kami memberi Anda data waktu nyata untuk pengambilan keputusan yang lebih mendalam. Juga, dapatkan laporan tentang lebih dari sekadar pembaruan status, tetapi juga lembar waktu, beban kerja, status portofolio, dan banyak lagi, semuanya hanya dengan satu klik. Kemudian filter laporan dan bagikan dengan pemangku kepentingan agar selalu diperbarui.
13. Penilaian Keuangan
Ini adalah bagian yang sangat penting dari kasus bisnis Anda karena di sinilah Anda menjelaskan bagaimana manfaat finansial lebih besar daripada biayanya. Bandingkan biaya keuangan dan manfaat proyek Anda. Anda dapat melakukan ini dengan melakukan analisis sensitivitas dan analisis biaya-manfaat.
14. Penilaian Pasar
Teliti pasar, pesaing, dan industri Anda, untuk menemukan peluang dan ancaman
15. Analisis Pesaing
Identifikasi pesaing langsung dan tidak langsung dan lakukan penilaian terhadap produk, kekuatan, keunggulan kompetitif, dan strategi bisnis mereka.
16. Analisis SWOT
Analisis SWOT membantu Anda mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman organisasi Anda. Kekuatan dan kelemahan bersifat internal, sedangkan peluang dan ancaman bersifat eksternal.
17. Strategi Pemasaran
Jelaskan produk Anda, saluran distribusi, harga, target pelanggan di antara aspek lain dari rencana atau strategi pemasaran Anda.
18. Penilaian Risiko
Ada banyak kategori risiko yang dapat memengaruhi proyek Anda. Langkah pertama untuk menguranginya adalah mengidentifikasi dan menilai risiko yang terkait dengan aktivitas proyek Anda.
Bagaimana ProjectManager Membantu Kasus Bisnis Anda
ProjectManager, perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan, dapat mengumpulkan dan merakit semua berbagai data yang akan Anda kumpulkan, dan kemudian dengan mudah membaginya dengan tim dan sponsor proyek Anda.
Setelah Anda memiliki spreadsheet dengan semua tugas Anda terdaftar, Anda dapat mengimpornya ke perangkat lunak kami. Kemudian langsung diisi ke dalam bagan Gantt. Cukup atur durasi untuk setiap tugas, tambahkan dependensi apa pun, dan proyek Anda kini tersebar di seluruh linimasa. Anda dapat menetapkan pencapaian, tetapi masih banyak lagi yang dapat Anda lakukan.
Anda memiliki rencana proyek sekarang, dan dari bagan Gantt online, Anda dapat menugaskan anggota tim ke tugas. Kemudian mereka dapat mengomentari langsung tugas yang sedang mereka kerjakan, menambahkan dokumen dan gambar sebanyak yang diperlukan, mendorong lingkungan kolaboratif. Anda dapat melacak kemajuan mereka dan mengubah durasi tugas sesuai kebutuhan dengan menyeret dan melepaskan tanggal mulai dan berakhir.
Tapi itu hanya rasa yang ditawarkan ProjectManager. Kami memiliki papan kanban yang memvisualisasikan alur kerja Anda dan dasbor waktu nyata yang melacak enam metrik proyek untuk tampilan proyek Anda yang paling akurat.
Coba ProjectManager dan buktikan sendiri dengan uji coba gratis 30 hari ini.
Tonton Video Pelatihan Kasus Bisnis Kami
Jika Anda menginginkan lebih banyak saran kasus bisnis, luangkan waktu untuk menonton Jennifer Bridges, PMP, dalam video pelatihan singkat ini. Dia menjelaskan langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk menulis kasus bisnis yang baik.
Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda.
Transkripsi:
Hari ini kita berbicara tentang bagaimana menulis kasus bisnis. Nah, selama beberapa tahun terakhir, kita telah melihat pasar, atau mungkin organisasi, perusahaan atau bahkan proyek, menjauh dari kasus bisnis. Namun, akhir-akhir ini, perusahaan, organisasi, dan proyek yang sama sedang meneliti investasi dan mereka benar-benar mencari tingkat pengembalian.
Jadi sekarang, pikirkan kasus bisnis sebagai peluang Anda untuk mengemas proyek Anda, ide Anda, peluang Anda, dan tunjukkan apa artinya dan apa manfaatnya dan bagaimana orang lain bisa mendapatkan keuntungan.
Kami ingin melihat hari ini untuk melihat apa yang ada dalam kasus bisnis dan bagaimana menulisnya. Saya ingin memperjelas bahwa ketika Anda mencari informasi tentang kasus bisnis, itu bukan tas kerja.
Seseorang menelepon tempo hari dan mereka bingung karena sedang mencari sesuatu, dan mereka terus menarik koper. Bukan itu yang kita bicarakan hari ini. Apa yang kita bicarakan adalah kasus bisnis, dan itu mencakup informasi tentang strategi Anda, tentang tujuan Anda. Ini adalah proposal bisnis Anda. Ini memiliki garis besar bisnis Anda, strategi bisnis Anda, dan bahkan rencana pemasaran Anda.
Mengapa Anda Membutuhkan Kasus Bisnis?
Jadi, mengapa itu begitu penting hari ini? Sekali lagi, perusahaan tidak hanya mencari manajer proyek mereka tetapi anggota tim mereka untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bisnis dan lebih banyak ketajaman ide bisnis. Jadi kasus bisnis ini memberikan pembenaran untuk perubahan atau rencana bisnis yang diusulkan. Ini menguraikan alokasi modal yang mungkin Anda cari dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya. Kemudian, itu bisa menjadi rencana aksi. Ini mungkin hanya berfungsi sebagai visi terpadu. Dan kemudian juga memberikan para pengambil keputusan pilihan yang berbeda.
Jadi mari kita lihat lebih lanjut langkah-langkah yang diperlukan untuk menyatukan kasus bisnis ini. Ada empat langkah utama. Satu, Anda ingin meneliti pasar Anda. Benar-benar lihat apa yang ada di luar sana, di mana kebutuhannya, di mana kesenjangan yang bisa Anda layani? Lihatlah pesaing Anda. Bagaimana mereka mendekati ini, dan bagaimana Anda bisa memberikan beberapa alternatif lain?
Anda ingin membandingkan dan menyelesaikan berbagai pendekatan yang dapat Anda gunakan untuk pergi ke pasar. Kemudian Anda mengumpulkan data itu dan Anda menyajikan strategi, tujuan Anda, dan opsi lain untuk dipertimbangkan.
Dan kemudian Anda benar-benar mendokumentasikannya.
Jadi seperti apa dokumen itu? Nah, ada template di luar sana hari ini. Komponennya bervariasi, tetapi ini adalah yang umum. Dan kemudian ini adalah apa yang saya anggap penting. Jadi ada ringkasan eksekutif. Ini hanyalah ringkasan perusahaan Anda, seperti apa tim manajemen Anda, ringkasan produk dan layanan Anda, serta pasar Anda.
Deskripsi bisnis memberikan sedikit lebih banyak sejarah tentang perusahaan Anda dan pernyataan misi dan benar-benar tentang perusahaan Anda dan bagaimana produk atau layanan ini cocok.
Kemudian, Anda menguraikan detail produk atau layanan yang ingin Anda kembangkan atau luncurkan atau terapkan. Anda bahkan dapat memasukkan dalam paten mereka mungkin bahwa Anda memiliki merek dagang yang tertunda atau lainnya.
Kemudian, Anda ingin mengidentifikasi dan menyusun strategi pemasaran Anda. Seperti, bagaimana Anda akan membawa ini ke pelanggan Anda? Apakah Anda akan memiliki toko batu bata dan mortir? Apakah Anda akan melakukan ini secara online? Dan, apa rencana Anda untuk membawanya ke pasar?
Anda juga ingin memasukkan informasi rinci tentang analisis pesaing Anda. Bagaimana mereka melakukan sesuatu? Dan, bagaimana Anda berencana, saya kira, mengalahkan pesaing Anda?
Anda juga ingin melihat dan mengidentifikasi SWOT Anda. Dan SWOT adalah kekuatan Anda. Apa kekuatan yang Anda miliki dalam pergi ke pasar? Dan dimana kelemahannya? Mungkin beberapa celah Anda. Dan selanjutnya, di mana peluang dan mungkin ancaman Anda yang perlu Anda rencanakan?
Kemudian gambaran umum operasi mencakup informasi operasional seperti produksi Anda, bahkan sumber daya manusia, informasi tentang operasi sehari-hari perusahaan Anda.
Dan kemudian, rencana keuangan Anda mencakup laporan laba rugi Anda, laba rugi Anda, semua keuangan Anda, jaminan apa pun yang mungkin Anda miliki, dan segala jenis investasi yang mungkin Anda cari.
Jadi ini adalah komponen kasus bisnis Anda. Inilah mengapa ini sangat penting. Dan jika Anda memerlukan alat yang dapat membantu Anda mengelola dan melacak proses ini, daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.