Cara Membuat Jadwal Pelaksanaan yang Sempurna untuk Proyek

Proyek memerlukan rencana implementasi, dan rencana itu membutuhkan jadwal implementasi. Jadwal menentukan kapan fase proyek akan dimulai dan berakhir. Tanggal-tanggal itu mungkin berubah tergantung pada risiko dan kendala, tetapi tanpa jadwal implementasi, segalanya dengan cepat keluar jalur.

Membuat rencana proyek Anda menjadi tindakan memerlukan jadwal implementasi. Jadwal implementasi proyek mengambil semua tugas Anda dan mengaturnya menjadi jadwal taktis yang dapat ditindaklanjuti. Memiliki rencana implementasi proyek yang dipikirkan dengan matang membantu membawa proyek Anda dengan sukses.

Apa itu Jadwal Pelaksanaan untuk Proyek?

Jadwal pelaksanaan proyek adalah bagan yang memetakan setiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, masing-masing dengan tenggat waktu tertentu. Ini adalah landasan dari setiap rencana proyek karena Anda akan menggunakannya selama pelaksanaan untuk memantau dan mengevaluasi kemajuan proyek.

Mulailah dengan daftar semua tugas yang diperlukan untuk mencapai hasil akhir Anda. Daftar ini harus menyeluruh, itulah sebabnya kami menyarankan Anda menggunakan struktur rincian kerja (WBS).

Pada jadwal implementasi Anda, Anda akan memberi peringkat prioritas setiap tugas dan mengidentifikasi tugas apa pun yang memiliki dependensi. Mengetahui tugas-tugas dependen saat membuat jadwal implementasi adalah bagaimana Anda dapat menghindari penundaan di kemudian hari dalam fase pelaksanaan proyek. Representasi visual dari jadwal pelaksanaan proyek biasanya dilakukan pada bagan Gantt. Bagan Gantt bisa menjadi rumit jika ada banyak tugas yang terkait dengan proyek, tetapi menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager membuatnya lebih mudah digunakan. Bagan Gantt Anda akan diperbarui secara otomatis saat terjadi perubahan, dan jadwal implementasi proyek Anda dapat dibagikan dengan mudah kepada pemangku kepentingan.

Mengapa Jadwal Pelaksanaan Penting?

Gunakan jadwal implementasi untuk memastikan bahwa semua orang di tim proyek tetap pada jalurnya sambil tetap mengikuti jadwal dan anggaran proyek. Dasar untuk keberhasilan proyek diletakkan selama fase perencanaan, ketika Anda membuat jadwal pelaksanaan proyek.

Singkatnya, jadwal implementasi adalah bagaimana Anda mengambil ide dan mewujudkannya. Proyek memiliki keberhasilan yang lebih besar ketika mereka memiliki jadwal implementasi.

Contoh Jadwal Pelaksanaan

Untuk membantu Anda memahami apa itu jadwal implementasi, kami telah memberikan contoh berikut menggunakan templat rencana implementasi gratis ProjectManager.

Anda akan melihat bahwa contoh jadwal implementasi kami dipecah menjadi fase proyek. Dalam bagan Gantt ini, tiga fase tersebut dirinci: mengumpulkan persyaratan, mengembangkan jadwal, dan merancang solusi. Di bawah masing-masing fase ini adalah tugas dan subtugas yang harus diselesaikan dalam fase.

Untuk setiap tugas, ada tanggal mulai yang direncanakan dan tanggal selesai yang direncanakan. Persentase selesai dihitung pada bagan Gantt saat tim memperbarui status mereka. Prioritas dan pencapaian ditetapkan dan dependensi tugas ditautkan, untuk menghindari kemacetan dari anggota tim yang diblokir.

Tips Membuat Jadwal Pelaksanaan Proyek

Proyek sering gagal. Anda dapat melewatkan tenggat waktu, melampaui anggaran, atau gagal memenuhi ekspektasi kualitas. Tidak ada yang ingin proyek menghasilkan sesuatu yang kurang dari kesuksesan, dan untuk melakukannya, Anda perlu memiliki jadwal implementasi proyek. Berikut adalah beberapa tips tentang cara membuatnya:

• Mulailah dengan mendefinisikan apa itu kesuksesan proyek: Komunikasikan apa itu kesuksesan proyek dan pastikan semua orang yang terlibat dalam proyek mengetahui bagaimana hal itu didefinisikan. Ini membantu tim mengetahui apa yang ada dalam ruang lingkup dan apa yang tidak. Memiliki visi bersama menciptakan kesatuan dan itulah definisi tim.
• Tentukan struktur proyek: Tentukan peran dan tanggung jawab anggota tim yang mengerjakan proyek Anda. Implementasi adalah upaya tim, dan tim Anda perlu tahu apa yang mereka lakukan—dan di mana otoritas mereka dimulai dan berakhir. Semakin jelas Anda, semakin baik rencana implementasi proyek.
• Berkomunikasi dengan baik: Jadwal pelaksanaan proyek hidup atau mati pada seberapa baik Anda berkomunikasi. Komunikasi tim bukanlah jalan satu arah. Sementara seorang manajer proyek harus mengarahkan tim mereka, seorang manajer proyek juga harus terbuka untuk umpan balik. Tim Anda adalah sumber daya terbaik Anda.
• Ingatlah sumber daya: Kami telah menyebutkan betapa pentingnya mengidentifikasi dependensi tugas agar semuanya berjalan lancar. Tetapi sama pentingnya bagi Anda untuk mengetahui sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan memastikannya tersedia saat Anda membutuhkannya.
• Tahu siapa yang melakukan apa: Meskipun kami menyebutkan memiliki peran dan tanggung jawab tim proyek yang ditentukan, penting juga untuk mengetahui struktur hierarki rantai komando proyek. Artinya, siapa yang memiliki tata kelola atas aspek-aspek tertentu dari proyek? Ketahui siapa pembuat keputusan, siapa yang menandatangani hasil apa, dll.
• Jadilah fleksibel: Jadwal implementasi adalah keseimbangan antara ruang lingkup dan garis waktu. Ketika segala sesuatunya berubah, Anda harus fleksibel. Kompromi itu penting, karena mampu melihat apa yang harus dilakukan dan apa yang bisa dikesampingkan. Itu melibatkan penghitungan jalur kritis dari jadwal implementasi Anda. Ini bisa menjadi persamaan yang kompleks, tetapi itu sepadan dengan usaha.

Terkait: Template Penjadwalan Proyek

Bagaimana ProjectManager Membantu Jadwal Implementasi

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang mengatur tugas, menghubungkan tim, dan menyediakan data waktu nyata pada proyek Anda. Membuat jadwal implementasi adalah bagian dari rencana proyek apa pun, dan ProjectManager membantu Anda merencanakan, melacak, dan melaporkan kemajuan dan kinerja. Lihat cara membuat jadwal di alat kami dengan menonton video tutorial singkat ini.

Buat Jadwal di Gantt Chart

Bagan Gantt online ProjectManager membantu Anda memprioritaskan, menautkan dependensi, dan menetapkan pencapaian. Kami juga memudahkan Anda untuk menemukan jalur kritis dari rencana implementasi proyek Anda. Kemudian, tetapkan garis dasar jadwal, yang memungkinkan Anda membandingkan upaya yang direncanakan dengan upaya yang sebenarnya sehingga Anda dapat melihat apakah Anda berada di jalur yang benar.

Berkomunikasi dengan Mudah dengan Tim Anda

ProjectManager mendorong kolaborasi tim dan menjaga jalur komunikasi tetap terbuka. Anggota tim dapat masuk, apakah mereka di kantor atau jarak jauh, dan dapat berkomentar serta menambahkan file ke tugas. Perubahan pada status tugas memicu email otomatis dan pemberitahuan dalam aplikasi agar semua orang tetap berada di halaman yang sama.

Memantau dan Melaporkan Kemajuan kepada Pemangku Kepentingan

Memantau kemajuan sangat penting untuk menjaga jadwal implementasi Anda. Anda bisa mendapatkan tampilan tingkat tinggi dengan dasbor langsung. sementara laporan sekali klik dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan. Alat manajemen sumber daya, seperti bagan beban kerja, membantu Anda memastikan beban kerja tim Anda seimbang agar tetap produktif.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu manajer proyek, tim, dan pemangku kepentingan tetap mendapat informasi. Kelola proyek Anda dengan fitur yang membantu rencana, sumber daya, lembar waktu, dan lainnya. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim di berbagai organisasi seperti NASA dan Ralph Lauren yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mengelola proyek mereka. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.