Festivals, événements et IA

Tel que publié dans le magazine « ie: the business of international events » de l'International Festivals & Events Association. Conçu spécialement en mettant l'accent sur le côté commercial des événements, "ie" présente également des profils d'événements et professionnels, des perspectives régionales et internationales, des critiques de ressources et de livres et bien plus encore. Le magazine "ie" est la principale ressource professionnelle pour les festivals et événements internationaux qui peut vous aider à garder votre événement sur la bonne voie dans le monde changeant et dynamique d'aujourd'hui. Lisez gratuitement le numéro actuel.

Partout où vous vous tournez, les gens parlent de l'impact que l'intelligence artificielle aura sur le monde. Certaines perspectives semblent positives, l'IA permettant aux professionnels de faire plus avec moins, en atteignant des niveaux d'efficacité sans précédent avec un ordinateur fournissant une assistance en cours de route. D'autres perspectives décrient l'IA comme le début de la fin. Ces outils finiront par évoluer vers SkyNet, l'intelligence omniprésente de la franchise Terminator déterminée à détruire l'humanité.

Je tombe dans le camp positif. En tant que spécialiste du marketing travaillant dans l'hôtellerie, le tourisme et les événements, cette technologie est très prometteuse pour me permettre de travailler plus rapidement, d'éliminer les tâches répétitives de mon assiette, de prendre mes efforts créatifs et de les syndiquer sur tous les supports.

Les humains ont de nombreuses perspectives sur ce que l'IA fera pour cette industrie, mais qu'est-ce que l'IA a à dire ?

J'ai demandé à ChatGPT, un chatbot d'intelligence artificielle développé par OpenAI, ce qu'il pensait des événements.

« Quels effets l'intelligence artificielle aura-t-elle sur l'industrie des festivals et des événements ? »

Il s'attend à affecter l'industrie en améliorant l'expérience client, en augmentant l'efficacité de la communication, en automatisant la planification des événements, en analysant les données et en augmentant l'accessibilité.

Comme pour toutes les utilisations actuelles de la technologie, certaines de ces utilisations de l'IA pour des événements spéciaux sont ambitieuses. De nombreux outils en sont aux premières itérations et nécessitent un développement supplémentaire avant d'être entièrement disponibles (et abordables) pour le grand public. Jusque-là, il existe des endroits où les professionnels de l'événementiel peuvent immédiatement commencer à ajouter l'IA dans le mix.

Des e-mails plus intelligents

La communication par e-mail est essentielle à la planification d'événements, mais peut prendre énormément de temps. Les organisateurs d'événements doivent envoyer un e-mail aux participants, sponsors, fournisseurs, bénévoles, etc. À mesure que les événements deviennent plus importants et plus complexes, la segmentation requise au sein de ces groupes crée encore plus d'e-mails à rédiger.

Alors que des outils tels que les CRM ont facilité le « regroupement » des e-mails en différentes séquences ou gouttes, la plupart des outils de messagerie ou de base de données nécessitent toujours quelqu'un pour faire toute la rédaction. C'est là que l'IA entre en jeu.

Au fur et à mesure que l'IA devient plus intelligente, il sera plus facile d'alimenter les informations sur l'événement et de faire en sorte que l'intelligence artificielle produise différentes itérations de contenu conçues pour avoir l'impact le plus significatif sur leur public cible. L'IA pour les événements spéciaux permettra d'économiser des heures d'écriture. Imaginez que vous téléchargiez tous les détails de votre événement, puis que l'IA génère des séquences d'e-mails conçues pour influencer les VIP, les membres de la famille, les gourmets ou d'autres types de billets. En quelques clics supplémentaires, vous disposez de guides d'événements partageables pour les vendeurs et les exposants.

Des outils spécialisés comme Lavender.ai arrivent déjà sur le marché, et certaines personnes dans les ventes et le parrainage voient d'excellents résultats en les utilisant pour écrire de meilleurs e-mails sortants. Ces outils utilisent l'IA pour analyser les données et générer un contenu d'e-mail personnalisé qui résonne avec les destinataires. Cela signifie que les organisateurs d'événements peuvent passer moins de temps à écrire des e-mails et plus de temps à se concentrer sur d'autres projets.

Créer des équipes

L'organisation des bénévoles et du personnel est souvent une perte de temps importante. Le volontaire A ne peut travailler que certaines heures le samedi et l'employé B ne peut pas rester debout pendant de longues périodes. L'adaptation et la création d'expériences significatives pour vos travailleurs des services de première ligne sont essentielles à la rétention. Plutôt que de laisser vos équipes de recrutement passer des semaines à essayer de se reconstituer, un outil intelligent assisté par l'IA peut rapidement cartographier les zones de recrutement, créer des horaires, créer des quarts de travail et faire correspondre les personnes à ces endroits. Cela permet de gagner du temps et de s'assurer que chacun est affecté au bon poste.

Mais les outils assistés par l'IA ne se limitent pas à la planification. Des outils comme Taskade vont encore plus loin en cartographiant un projet et en affectant du personnel en fonction des compétences et de l'ordre dans lequel ces compétences doivent être appliquées. Cette fonctionnalité rationalise le processus de gestion de projet, facilitant la visualisation du travail et la création de chronologies ou de diagrammes de Gantt. Au fur et à mesure que les délais sont respectés ou non, l'outil mettra automatiquement à jour les flux de travail, ce qui facilitera la gestion de l'ensemble du projet.

L'intégration d'outils assistés par l'IA dans la planification d'événements peut améliorer considérablement l'efficacité et gagner du temps, ce qui facilite la satisfaction des besoins des bénévoles et du personnel.

Meilleure surveillance des médias et écoute sociale

Que vous vous en rendiez compte ou non, l'IA est devenue essentielle pour les marques afin de surveiller la couverture médiatique et les conversations sur les réseaux sociaux. Grâce à la surveillance des médias assistée par l'IA et à l'écoute sociale, les organisateurs peuvent rapidement et facilement analyser les données et obtenir des informations précieuses qui peuvent les aider à améliorer leurs événements et à accroître la sécurité.

L'IA peut aider les organisateurs d'événements en collectant et en analysant automatiquement des données provenant de diverses sources médiatiques, telles que des articles de presse, des articles de blog et des plateformes de médias sociaux. Ces données peuvent être utilisées pour suivre le buzz autour d'un événement, surveiller le sentiment et identifier les influenceurs clés qui peuvent aider à promouvoir l'événement. L'IA peut également fournir des notifications en temps réel lorsque des mots-clés ou des sujets spécifiques liés à l'événement sont mentionnés en ligne, permettant aux organisateurs de répondre rapidement et d'interagir avec les participants et les participants potentiels.

TINT a déployé une automatisation assistée par l'apprentissage automatique pour aider les événements à grande échelle et les activations de marque à fonctionner avec la machine de création de contenu massive qu'est un événement spécial. L'IA apprend quel contenu doit être partagé sur les écrans et les canaux sociaux en fonction de l'entrée du modérateur. Il peut analyser des objets dans des images et rechercher des logos. Cela améliore la rapidité et l'efficacité d'un gestionnaire de médias sociaux.

Au lendemain d'Astroworld, l'une des principales recommandations était la surveillance continue des médias sociaux et des mentions numériques d'un événement, y compris le contenu des participants, des artistes et des exposants. Ces informations doivent être rapidement analysées, les résultats rendus exploitables en les présentant à la direction de l'événement. Cela peut réduire considérablement le temps nécessaire aux équipes de sécurité des événements pour répondre aux incidents.

Un autre avantage de la surveillance des médias assistée par l'IA et de l'écoute sociale est la capacité d'identifier des modèles et des tendances dans les données. En analysant de grandes quantités de données au fil du temps, l'IA peut aider les organisateurs d'événements à identifier les types de contenu qui résonnent avec leur public et les sujets qui génèrent le plus de buzz. Ces informations peuvent être utilisées pour personnaliser les messages et le contenu de l'événement afin de mieux répondre aux besoins et aux préférences des participants.

Leadership éclairé

En tant que membres de l'IFEA , nous sommes les leaders de l'industrie des festivals et des événements. Nous sommes souvent appelés à partager des points de vue sur des événements et leur impact sur le monde qui nous entoure. Il peut s'agir d'éditoriaux dans notre journal local, d'une lettre du directeur dans le programme de l'événement ou d'un article dans IE, le business des événements internationaux. Le blocage de l'écrivain ou la lutte avec l'éloquence peuvent affecter même les professionnels de l'événementiel les plus expérimentés. L'IA peut aider à organiser des idées, à en créer de nouvelles et à servir d'éditeur.

L'IA révolutionne la communication, l'organisation et la planification de festivals et d'événements. Attendez-vous à voir des solutions d'IA encore plus innovantes pour nous aider à être plus efficaces et efficients. L'IA pour les événements spéciaux est l'avenir. Êtes-vous prêt à adopter ces dernières technologies ?

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