Gestion des bénéfices pour les projets : comment créer un plan de gestion des bénéfices

Un projet est un moyen de fournir des avantages à ses parties prenantes. Ces avantages incluent une meilleure qualité, une réduction des coûts de production, un meilleur service client, une fidélisation accrue de la clientèle, etc.

L'identification, la description et la mesure de ces avantages s'appellent la gestion des avantages. Avoir un plan de gestion des avantages permet aux chefs de projet de maximiser ces résultats pour l'organisation et les parties prenantes, et cela fait partie de tout plan de gestion de projet réussi.

Qu'est-ce que la gestion des avantages ?

La gestion des bénéfices est la méthode d'investissement du temps et des ressources afin de conduire un changement positif dans un projet. Cela se fait en identifiant, planifiant, mesurant et suivant les avantages du début du projet jusqu'à la fin, lorsque tous les avantages ont été obtenus.

La gestion des avantages implique des avantages spécifiques, mesurables, convenus, réalistes et limités dans le temps. Ces avantages peuvent s'appliquer au changement organisationnel, aux processus, aux avantages du projet ou à la planification stratégique. Toutes ces définitions répondent à un besoin d'alignement des résultats du projet et des stratégies commerciales.

Bien que la gestion des avantages puisse parler de résultats plus importants qu'un projet individuel, elle vise toujours à augmenter le succès de tout projet. Selon le Project Management Institute (PMI), de nombreuses organisations ne mesurent pas (et donc ne gèrent pas) les avantages, ce qui signifie que seul un petit nombre d'organisations atteignent les avantages ciblés. Répondre aux attentes d'un projet devrait être le strict minimum et une plus grande attention doit être accordée à la gestion des avantages.

À quoi sert la gestion des avantages ?

Considérez la gestion des avantages comme le lien qui relie la réalisation d'un projet réussi à la gestion du changement. C'est-à-dire que le but de la gestion des avantages est de s'assurer que la gestion du changement est guidée par les avantages. Voici comment tirer le meilleur parti de votre investissement dans le projet.

Gardez les avantages à l'esprit

La gestion des bénéfices est utilisée pour gérer les investissements d'une organisation, en veillant à ce que chacun se concentre sur les bénéfices au fur et à mesure que les processus métier sont exécutés. La gestion des bénéfices détermine si les projets peuvent produire les résultats commerciaux pour lesquels ils ont été conçus. Il s'agit ensuite de minimiser les risques liés à la réalisation de ces avantages et de maximiser la possibilité d'obtenir davantage d'avantages. En d'autres termes, la gestion des bénéfices garantit que le projet continue à créer de la valeur.

Se concentrer sur les avantages conduit à une meilleure prise de décision lors de la gestion des projets et de l'allocation des ressources liées à ces projets. La gestion des avantages va au-delà de la simple mesure des projets en fonction de leur efficacité pour inclure leur retour sur investissement dans le temps.

Quand un programme doit-il se concentrer sur les avantages ?

Les avantages doivent être comptabilisés au début d'un projet et suivis jusqu'à sa fin. Comme tout plan, le plan de gestion des avantages fixe le cap tôt et continue d'ajuster ce cap au fur et à mesure que des changements se produisent tout au long du projet.

Les avantages, cependant, sont généralement réalisés au cours de la phase de livraison du projet. Avant cela, la gestion des bénéfices peut ajouter des coûts au projet. Au fur et à mesure que le projet se rapproche de la clôture, ces coûts diminueront et les avantages augmenteront, ce qui se poursuivra une fois le projet terminé. Cependant, à ce stade, ils sont généralement gérés par une autre organisation.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des avantages ?

Un plan de gestion des avantages explique quels sont les avantages de la zone du projet et comment et quand ils seront livrés. Le plan le fait en incluant les éléments suivants.

• Décrire quel est l'avantage
• Créer un calendrier pour le moment où la prestation sera versée
• Identifier à qui appartiennent les bénéfices
• Définir la métrique utilisée pour mesurer le bénéfice et ce que sera la base de référence
• Énumérer les hypothèses et les risques associés à la réalisation de l'avantage

Différents types d'avantages

Le plan de gestion des avantages traitera de deux types d'avantages : tangibles et intangibles. Les avantages tangibles peuvent être mesurés, comme les réductions de coûts, tandis que les avantages intangibles ne peuvent pas l'être avec précision, comme la notoriété de la marque.

L'analyse de rentabilisation éclairera votre plan de gestion des avantages, qui détaille les avantages du projet. Le plan comprendra une base de référence afin que les avantages puissent être mesurés au fur et à mesure de l'exécution du projet.

Une fois qu'un plan de gestion des bénéfices est élaboré, il sera revu tout au long du cycle de vie du projet. Cela aide à s'assurer qu'ils sont sur la bonne voie avec le plan. Certains avantages ne seront livrés qu'après l'achèvement du projet. Dans ce cas, le propriétaire des avantages est responsable d'en garder une trace.

Comment créer un plan de gestion des avantages

Le plan de gestion des avantages identifiera, surveillera et suivra les avantages tout au long du cycle de vie du projet et souvent après la fin du projet. Ceci est utilisé pour s'assurer que l'organisation et les propriétaires des avantages (ceux qui sont les principaux bénéficiaires) restent concentrés sur les avantages tout au long de ce processus.

Les étapes suivantes sont communes à la création de la plupart des plans de gestion des avantages :

• Identifiez les avantages. Quels sont les résultats bénéfiques pour les parties prenantes du projet et l'organisation dans son ensemble ? Cela doit être fait avant de commencer le projet.
• Créez un plan qui réalisera les avantages ; inclure toutes les hypothèses, les risques et les tâches nécessaires pour atteindre ces avantages potentiels.
• Chaque avantage devra avoir une métrique pour mesurer le résultat afin de le suivre et de s'assurer que le projet est en cours d'exécution, il s'aligne sur le plan.
• Définir les rôles et les responsabilités de ceux qui géreront les bénéfices.
• Ajoutez un plan pour prendre en charge les avantages qui se poursuivront après la clôture du projet.
• Élaborez un plan de rapport pour communiquer l'état du projet aux parties prenantes, soit par le biais de rapports réguliers, de réunions ou de conférences en face à face.
• Mettre en œuvre le plan.
• Évaluer la performance du projet après sa clôture pour maintenir les avantages après la mise en œuvre du projet.

Créer une carte de dépendance des avantages

Il est utile de créer une carte de dépendance des avantages, qui reliera les avantages aux objectifs commerciaux stratégiques de l'organisation. Celle-ci se décompose en cinq parties :

1. Un objectif mesurable qui s'aligne sur la vision de l'organisation
2. Le bénéfice final qui motive les parties prenantes à investir dans le projet
3. Les avantages intermédiaires s'ajoutent à l'avantage final
4. Les changements nécessaires pour atteindre les objectifs commerciaux
5. Tout processus ou système prenant en charge les modifications ci-dessus

Il existe également un réseau de dépendance des avantages qui définit les objectifs d'investissement, les avantages, les changements commerciaux, les changements favorables et la technologie qui sera nécessaire.

Comment ProjectManager aide votre plan d'avantages sociaux

Les plans de gestion des avantages nécessitent les mêmes planification, affectation et reporting que n'importe quel plan de projet, c'est pourquoi vous avez besoin de ProjectManager pour gérer les plans plus efficacement. Notre logiciel basé sur le cloud vous donne des données en temps réel pour prendre de meilleures décisions sur vos projets.

Une fois que vous avez une liste de tâches, saisissez-la dans notre outil et ouvrez la vue de projet du diagramme de Gantt. Pour remplir ces tâches sur une chronologie, ajoutez une date de début et de fin à chaque tâche. Vous avez maintenant une vue d'ensemble de l'ensemble du projet. Vous pouvez décomposer cette vue élargie en définissant des jalons, qui sont des dates importantes, telles que le début d'une phase du projet et la fin d'une autre.

Il existe d'autres moyens de surveiller le projet et de tenir tout le monde au courant de son avancement. Pour une vue de haut niveau, il existe des tableaux de bord en temps réel qui suivent le temps, les coûts et plus encore en prenant automatiquement des données en direct et en les calculant dans des graphiques et des tableaux faciles à lire.

Lorsque vous rencontrez des parties prenantes, vous avez besoin de rapports en un clic à portée de main qui peuvent être facilement partagés au format PDF ou imprimés. Les informations mises à jour constituent l'image la plus précise des performances et de l'avancement du projet, du temps restant sur les tâches aux rapports sur l'état du portefeuille si vous gérez plusieurs projets.

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