Qu'est-ce qu'une piste d'audit et comment en mener une

Le suivi de ce que vous faites est essentiel à une bonne exécution. Sans une image claire de l'endroit où vous vous trouvez, vous n'aurez jamais un chemin clair vers l'endroit où vous devez être. En ce qui concerne la gestion de projet, une piste d'audit est un moyen de livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget.

Une piste d'audit n'est pas seulement utilisée dans la gestion de projet et elle sert de nombreuses industries. Toute entreprise ayant des transactions, des processus de travail, de la comptabilité et des métiers peut bénéficier de savoir ce qu'est une piste d'audit, les différents types de pistes d'audit et comment en créer une.

Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?

Une piste d'audit capture les détails d'une transaction financière, d'un événement professionnel, d'une phase de développement de produit ou d'une entrée dans le grand livre financier. Ces informations sont estampillées avec la date et l'heure de leur collecte pour mieux les évaluer dans leur contexte.

Bien qu'ils soient utilisés dans différentes industries, tous les journaux d'audit partagent le même objectif : suivre une séquence d'événements ou d'actions dans l'ordre chronologique. Il peut s'agir d'opérations de courtage en finance, de dossiers médicaux en santé et de documentation de processus en gestion de projet.

L'utilisation d'une piste d'audit dans la gestion de projet fournit un enregistrement historique du projet qui est accessible en tant que recherche lors de la planification de projets similaires. Bien qu'une piste d'audit puisse être collectée manuellement, il est devenu plus courant que le processus se fasse automatiquement avec des enregistrements électroniques.

Plus qu'un enregistrement historique, les pistes d'audit peuvent montrer la preuve de la conformité et de l'intégrité opérationnelle. En fait, ils servent à de nombreuses fins, telles que fournir des informations pour un audit, mais aussi tenir des registres financiers, des transactions de communication et plus encore. Comme leur nom l'indique, les pistes d'audit fournissent une piste de données qui inclut la date, l'heure et les informations utilisateur associées aux informations.

Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à générer, suivre et archiver la piste d'audit. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet qui capture les pistes d'audit en temps réel et dispose d'un stockage de fichiers illimité pour les archiver dans un hub facilement accessible. Utilisez notre fonction de création de rapports en un clic pour générer des audits sur le temps, les tâches, la charge de travail et bien plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour se concentrer sur des données spécifiques, facilement partagées et stockées pour référence future. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Avantages des pistes d'audit

La possibilité de suivre et de gérer les enregistrements et d'utiliser une piste d'audit pour retracer ces enregistrements jusqu'à leur origine est utile pour plusieurs raisons. Premièrement, cela crée une plus grande responsabilisation des utilisateurs. Les actions de l'utilisateur sont automatiquement enregistrées et peuvent être retracées, ce qui favorise une utilisation correcte et peut éviter l'infection par des virus.

S'il y a jamais une enquête sur quelque chose, la piste d'audit fournit un moyen de voir quand, qui et quoi de l'événement. Les pistes d'audit vous donnent une visibilité sur le processus et peuvent être utilisées pour éviter de futurs piratages, défaillances du système et autres corruptions de données.

Dans le même temps, vous pouvez détecter rapidement tout comportement suspect ou accès non autorisé. Cela protège votre propriété intellectuelle, vos informations personnelles, vos dossiers financiers et plus encore. De plus, la surveillance en temps réel peut aider à détecter d'autres problèmes et à les résoudre rapidement avant qu'ils n'entraînent une défaillance du système, des erreurs opérationnelles ou qu'ils ne permettent à des activités suspectes de se produire sans recours.

Types de pistes d'audit

S'il est vrai que les pistes d'audit peuvent être trouvées dans des secteurs disparates, les types de pistes d'audit sont moins variés. Il existe trois principaux types de pistes d'audit qui sont chacun utilisés pour différentes industries et servent à des fins différentes. Cependant, pour comprendre la portée de ce que peut être une piste d'audit, il est important de comprendre la différence entre les audits externes, internes et de l'IRS (Internal Revenue Service).

Audits externes

Un audit externe est exécuté par une agence indépendante, généralement un expert-comptable (CPA), qui est engagé par une organisation pour obtenir une image impartiale et claire des finances de l'entreprise. Cela offre une vision extérieure de la situation financière de votre entreprise et vous aidera à confirmer vos propres conclusions internes.

Audits internes

Les audits internes sont réalisés au sein de l'entreprise. Il existe plusieurs types d'audits internes, notamment les audits de conformité, opérationnels, financiers et informatiques. Une formation est exigée des employés pour auditer les différents départements et s'assurer que les processus, les protocoles et les tâches de gestion sont effectués correctement.

Audit du SRI

Il s'agit de l'audit que la plupart des gens connaissent (et craignent) car il peut être effectué à la fois pour les institutions et les individus. L'IRS ciblera généralement une entreprise ou un particulier avec un audit s'il soupçonne qu'il ne paie pas sa juste part d'impôts. L'IRS procède à une vérification pour voir s'il existe en fait un écart entre les documents financiers et les montants enregistrés dans les documents fiscaux ou non.

Comment faire une piste d'audit : ce qu'il faut inclure

En gestion de projet, il est essentiel de conserver une trace de toutes les modifications apportées au projet, au plan de travail et aux tâches. Quel que soit le type d'audit et le type d'entreprise qui effectue l'audit, certains éléments doivent être inclus.

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Il est important d'inclure tout ce qui est nécessaire pour montrer quels événements se sont produits, qui était la personne ou quel système les a provoqués. Ces enregistrements montrent ce qui s'est passé avec l'ID utilisateur qui lui est associé, le programme ou la commande qui a créé l'événement et le résultat.

Chacun de ces éléments doit être estampillé avec la date et l'heure à laquelle il s'est produit. Fondamentalement, une piste d'audit est constituée des actions effectuées et des commandes effectuées par chaque utilisateur, des fichiers et ressources consultés avec la date et l'heure de ces actions.

Exemples de pistes d'audit

Les pistes d'audit peuvent être très simples ou complexes. Une piste d'audit peut être aussi simple qu'un reçu pour l'achat d'un article. Le reçu aurait la date de la transaction, le prix, l'endroit où il a été acheté et qui a participé à la transaction.

Un autre exemple est lorsqu'une entreprise achète du matériel de bureau. Ils devraient d'abord créer un bon de commande pour autoriser cet achat. Partout où l'équipement est vendu fournira une facture avec les détails de la date de vente, le montant et la description de l'article acheté. C'est la piste d'audit.

Comment conserver une piste d'audit ?

Pour conserver une piste d'audit, vous devez collecter les données, y compris les entrées en cours et le travail de gestion des données. C'est la même chose que vous créiez une nouvelle politique, un workflow ou que vous adaptiez des workflows existants.

Toutes les entrées et actions sont gérées et enregistrées afin qu'elles soient facilement accessibles pour référence future. La création d'une piste d'audit pour ces workflows implique la maintenance d'un hub de documentation afin de suivre les formulaires. Les fichiers d'audit doivent être conservés pendant toute la durée de vie des enregistrements.

Industries qui ont besoin de pistes d'audit

Comme mentionné précédemment, les pistes d'audit sont nécessaires dans de nombreux secteurs. Certes, toute organisation qui doit rester conforme et sécurisée aura besoin de pistes d'audit. Les enregistrements électroniques ont particulièrement besoin de pistes d'audit pour se défendre contre les failles de sécurité et maintenir les rapports de conformité. Ceci est à la fois pour les audits externes et internes.

Des organisations telles que les agences gouvernementales et les universités traitent des données confidentielles et toute autre industrie qui traite de telles informations aura besoin de pistes d'audit. Il est nécessaire de suivre les enregistrements ou les transactions dans les services financiers, comptables et de facturation ainsi que les contrôles de conception de fabrication et les soins de santé.

Vous trouverez également un besoin de pistes d'audit dans les données de recherche clinique, la gestion de contenu, les dossiers des étudiants, le commerce électronique, les enquêtes juridiques et de recherche, les dossiers médicaux et même les registres de vote et de tenue des bulletins de vote. Les pistes d'audit peuvent être trouvées dans tous les secteurs, du gouvernement à l'éducation ou à toute organisation qui gère des dossiers sécurisés.

ProjectManager aide avec les pistes d'audit

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Voir les performances et les progrès avec des tableaux de bord en temps réel

Notre tableau de bord en direct capture des données en temps réel et calcule les informations automatiquement. Ensuite, il affiche les résultats de six métriques de projet dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Vous pouvez voir comment votre projet se déroule en termes de temps, de coûts et plus encore. Contrairement à d'autres outils de qualité inférieure, aucune configuration n'est requise. Auditez votre travail au fur et à mesure.

Contrôlez les processus avec des workflows automatisés

Configurez des flux de travail automatisés pour donner à votre équipe le temps de travailler sur des questions plus importantes tout en garantissant la qualité et en conservant un enregistrement de chaque étape de votre processus. Vous déterminez le nombre de déclencheurs que vous souhaitez créer pour aboutir à des actions, telles que la modification des balises ou des destinataires. Les paramètres d'approbation des tâches garantissent qu'aucun statut ne change jusqu'à ce qu'un membre autorisé de l'équipe les approuve. Avec ProjectManager, vous avez le pouvoir de configurer la piste d'audit avec automatisation.

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