Der ultimative Leitfaden zur Rechnungsstellung für Influencer und Content-Ersteller

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Jetzt müssen Sie nur noch eine Rechnung an die Marke senden, um bezahlt zu werden … Aber wichtige Fragen können diesen Prozess verlangsamen: An wen müssen Sie die Rechnung senden? Gab es eine Bestellnummer? Wie waren nochmal die Zahlungsbedingungen? Meine Zahlung ist verspätet, wie soll ich das mitteilen?

Wenn sich Rechnungsstellung und Zahlungseingang manchmal wie eine lästige Pflicht anfühlen, machen Sie sich keine Sorgen – Sie sind nicht allein.

Wenn Sie keinen Agenten haben, der sich um Rechnungsstellung und Zahlungen für Sie kümmert, kann es Zeit und Energie kosten und unangenehm werden. Dieser Leitfaden wurde geschrieben, um Tipps und Tricks zu geben, die die Rechnungsstellung vereinfachen, um Zahlungsprobleme zu minimieren.

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Keine Kreditkarte benötigt

Senden Sie immer eine Rechnung

Das Senden Ihrer Rechnung sollte der erste Schritt sein, um bezahlt zu werden. Immer. Auch wenn eine Marke, Agentur oder Influencer-Plattform sagt, dass Sie dies nicht tun müssen, ist es wichtig, Ihre eigenen Rechnungen zu senden. Aber warum?

Als YouTuber führen Sie Ihr eigenes kleines Unternehmen. Es ist wichtig, für Steuerzwecke eine Aufzeichnung aller Ihrer Einkünfte zu haben und was Ihnen geschuldet wird, damit Sie bezahlt werden können. Vermarkter arbeiten mit Dutzenden oder sogar Hunderten von Influencern zusammen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Zahlungen manchmal verspätet oder vergessen werden!

Die Verfolgung Ihrer Rechnung ist genauso wichtig wie der Versand. Wenn Sie nur wenige Rechnungen versenden, können Sie die Nachverfolgung in Excel oder Google Sheets verwalten. Eine perfekte, von Erstellern erstellte Option für die Rechnungsstellung von Marken ist ein Tool namens Lumanu. Es verfolgt auch Ihre Rechnungen für Sie. Freshbooks und QuickBooks eignen sich hervorragend, wenn Sie erweiterte Buchhaltungsfunktionen wünschen, z. B. die Möglichkeit, Berichte über die Fälligkeit von Forderungen auszuführen.

Unabhängig von der Wahl ist es wichtig, bei der Nachverfolgung die Grundlagen zu erfassen – Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Betrag und natürlich die Marke und Kontaktinformationen des Zahlungspflichtigen. Wenn Sie diese Grundlagen im Auge behalten, stellen Sie einen reibungslosen Rechnungsstellungsprozess für Sie und Ihren Markenpartner sicher.

Vereinbaren Sie vor der Zusammenarbeit Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen sollten immer beinhalten:

1. Wann Sie bezahlt werden. Eine Standardlaufzeit ist „30 Tage nach der Veröffentlichung von Inhalten“ (dh netto 30 Tage nach der Veröffentlichung von Inhalten). Obwohl die meisten Freiberufler gerne sofort bezahlt würden, ist es für Kreditorenbuchhaltungsabteilungen in den meisten großen Unternehmen Standard, einen X-Tage-Nettoprozess (normalerweise 30, 45 oder sogar 60 Tage) einzurichten.
2. Wie Sie bezahlt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie zu Ihren Bedingungen bezahlt werden. Fügen Sie Ihrer Vereinbarung eine einfache Klausel hinzu, die so etwas wie -> „Creator wird per Überweisungsanweisung auf Rechnung bezahlt“ lautet. Zu den häufigen Problemen, mit denen Entwickler konfrontiert sind, gehören a) ein erforderlicher Anmeldeprozess mit einer Zahlungssoftware, die erst aufgerufen wird, wenn es an der Zeit ist, Sie zu bezahlen (es werden Tage hinzugefügt, bis Sie bezahlt werden) und b) wenn eine Marke darauf besteht, über PayPal zu bezahlen, und dies auch tut die Gebühren nicht decken.
3. Wann (und wem) Sie Rechnungen stellen sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechnung zur richtigen Zeit an die richtige Person senden. Es ist üblich, dass Marken die Zahlungen von Influencern aus den Augen verlieren und im E-Mail-Posteingang verloren gehen.

Marken werden immer flexibler, wenn es um die Bezahlung von Freelancern geht, insbesondere von Social-Media-Influencern. Top-Marken erkennen, dass es bei der Zusammenarbeit um Partnerschaften geht und Flexibilität viel bewirken kann. Es ist eine gute Idee, die Zahlungsbedingungen und -methoden vorzuschlagen, die Sie bevorzugen, wenn Sie mit einer Marke interagieren. Letztendlich möchten Sie bei der Führung Ihres Unternehmens entscheiden, wie Sie Ihre Buchhaltung verwalten. Dies beginnt mit der Rechnungsstellung von Marken über die von Ihnen gewählte Lösung.

Was Sie in Ihre Influencer-Rechnung aufnehmen müssen

Bei der Erstellung einer professionellen Rechnung sind einige Grundlagen zu beachten. Sie können eine Rechnungsvorlage einrichten, eine kostenlose Rechnungsvorlage herunterladen oder eine Softwarelösung verwenden, um professionelle Rechnungen zu erstellen und zu versenden (z. B. Lumanu, Freshbooks, Quickbooks). Das Schöne an der Software ist, dass sie bei der Verfolgung des Rechnungsstatus hilft und schnelle Zahlungsabwicklungsoptionen bietet.

Wenn Sie eine Softwarelösung verwenden, werden sie diese für Sie handhaben. Hier sind Standardfelder, die Sie in alle Ihre Rechnungen aufnehmen sollten:

1. Rechnungsnummer und -datum: Geben Sie oben auf Ihrer Rechnung das Datum an, an dem Ihre Rechnung gesendet wurde, sowie eine eindeutige Rechnungsnummer. Eine eindeutige Nummer stellt sicher, dass Sie Zahlungen nachverfolgen können, und ist für Steuerzwecke hilfreich.
2. Ihr vollständiger Name und Ihre Kontaktinformationen: Geben Sie Ihren vollständigen rechtlichen Namen oder Ihren Firmennamen an. Geben Sie auch Ihre Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Diese werden normalerweise von Ihrem Partner benötigt, um Sie für die Zahlung in seinem System einzurichten.
3. Kontaktinformationen Ihres Kunden: Der Firmenname und die Kontaktinformationen des Zahlers (Name und E-Mail-Adresse).
4. Beschreibung – Kampagnenname oder Beitragstitel: Diese passen gut als Einzelposten in Ihre Rechnung. Befolgen Sie unbedingt alle Anweisungen Ihres Partners oder fragen Sie, wie er dies in der Rechnung dargestellt haben möchte. Werbebuchungen können den Kampagnennamen, Leistungen und zusätzliche Informationen enthalten, die auf Ihre gesponserten Posts verweisen. Einige Einzelposten-Zwischensummen, die Sie einbeziehen können – monatliche Kosten, Stundensätze oder Kosten pro Post. Wenn Sie eine Zeiterfassung haben, die stündlich bezahlt werden soll, geben Sie den Stundensatz und die Zwischensumme an.
5. Betrag: Fügen Sie unten auf Ihrer Influencer-Rechnung den Gesamtbetrag in Fettschrift hinzu.
6. Zahlungsbedingungen/ Fälligkeitsdatum: Stellen Sie sicher, dass Sie gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen fakturieren. Falsche Zahlungsbedingungen sind der häufigste Grund, warum Rechnungen nicht bezahlt werden. Die Bedingungen sind normalerweise X Tage netto oder ein bestimmtes Fälligkeitsdatum. Geben Sie IMMER das tatsächliche Fälligkeitsdatum an, um Verwirrung zu vermeiden.
7. Zahlungsmethoden: Automatisierte Software bietet eine Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten (ACH, PayPal, Kreditkarte usw.). Wenn Sie Ihre eigene Rechnungsvorlage verwenden, schreiben Sie die Überweisungsanweisungen am Ende Ihrer Rechnung. Das Angebot mehrerer Zahlungsoptionen für Marken trägt dazu bei, die Zahlung mit weniger Aufwand zu gewährleisten.

Wann Sie Ihre Influencer-Rechnung senden müssen

In der Regel können Sie Rechnungen senden, wenn Sie die Ergebnisse der Kampagne abgeschlossen haben, oder im Voraus (wenn Sie die Vereinbarung unterzeichnen). Was Sie tatsächlich tun, hängt von Ihren Verhandlungen mit Ihrem Partner ab. Verstehen Sie den AP-Prozess Ihres Partners, da Sie möglicherweise das Timing an seinen Prozess anpassen müssen oder er seinen Prozess an Ihr Timing anpassen kann.

Einige typische Begriffe für Influencer-Marketing-Kooperationen sind:

• 30 Tage nach Abschluss der Kampagne netto
• 30/ 45/ 60/ 90 Tage netto ab Rechnungsdatum – kann manchmal mit Ihrem Kontakt zusammenarbeiten, um vor Abschluss der Kampagne eine Rechnung zu erstellen, wobei das Fälligkeitsdatum nach dem erwarteten Lieferdatum liegt
• 50 % im Voraus und 50 % netto X Tage (wie oben)

Halten Sie Ihre Rechnungs-E-Mail prägnant und auf den Punkt. Geben Sie im Betreff unbedingt das Wort „RECHNUNG“, Ihren Namen und eine kurze Beschreibung an. Dies hilft dem Empfänger, Ihre E-Mail zu identifizieren und zu priorisieren. Geben Sie in der E-Mail den Betrag und das Fälligkeitsdatum an.

Wie und wann nachzufassen ist

Die Verfolgung von Anzahlungen kann frustrierend und umständlich sein, ein weiterer Grund, eine Plattform wie Lumanu zu nutzen, die Rechnungen automatisch für Sie nachverfolgt und Ihnen Einblick in den Zahlungsstatus ausstehender Anfragen gibt.

Bevor Ihre Rechnung fällig ist – Stellen Sie sicher, dass Ihr Ansprechpartner die Rechnung erhalten hat. Fordern Sie bei Rechnungsversand eine Empfangsbestätigung an.

Wenn Ihre Rechnung fällig ist – Senden Sie eine sanfte Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum, eine Erinnerung, dass die Zahlung in 3 Tagen fällig ist, hilft, eine pünktliche Zahlung sicherzustellen.

Wenn Ihre Rechnung überfällig ist – Verspätete Zahlungen können aus verschiedenen Gründen auftreten. Kreditorenbuchhaltungen verwalten den Cashflow und verfügen häufig über ein Zahlungssystem. Es ist wichtig, dass Sie Details angeben, einschließlich des Fälligkeitsdatums der Zahlung und der Zahlungsoptionen.

Was tun mit „Add-Ons“ und Umfangsänderungen?

Großartig, Ihr Markenpartner möchte Ihnen mehr Geld zahlen! Oder sie möchten kostenlos nach mehr Dingen fragen, die außerhalb Ihrer Vereinbarung liegen – es schadet nicht, danach zu fragen.

In diesem Fall haben Sie mehrere Möglichkeiten: Erstellen und senden Sie eine weitere Rechnung oder stornieren Sie die ursprüngliche Rechnung und aktualisieren Sie sie und senden Sie sie erneut mit dem erweiterten Umfang und dem neuen Dollarbetrag. Stellen Sie sicher, dass Sie eine neue Rechnungsnummer erstellen und eine Stornierung für die alte Rechnung senden, damit Sie den korrekten Betrag erhalten.

Empfohlene Influencer-Rechnungslösungen

Speziell für Kreative entwickelt: Lumanu wurde von Grund auf entwickelt, um die Anforderungen von Influencern bei der Rechnungsstellung zu erfüllen. Es ist iPhone-freundlich und sie haben die Rechnungsstellung so einfach wie Venmo gemacht. Außerdem lieben wir die Einnahmen seit Jahresbeginn, die Nachverfolgung und das übersichtliche Dashboard zur einfachen Verfolgung des Zahlungsstatus. Das Erstellen und Versenden von Rechnungen ist kostenlos und es wird eine Bearbeitungsgebühr erhoben, die niedriger ist als bei PayPal, da Zahlungen direkt auf Ihr Bankkonto überwiesen werden. Lumanu Payments ist „nur auf Einladung“, Tailwind bietet gerne besonderen Zugang zu Lumanu Payments.

Erweiterte Funktionen für das kleine Imperium: Freshbooks ist einen Blick wert, wenn Sie eine vollwertige Buchhaltungssoftware und Buchhaltung benötigen. Wir sprechen über Fälligkeitsberichte für Forderungen, Hauptbucheinträge und vollständige Gewinn- und Verlustberichte. Der zusätzliche Schnickschnack kostet Sie eine geringe monatliche Gebühr, zusammen mit höheren Kosten für die Zahlungsabwicklung auf den Rechnungen.

Für den Do-it-yourself-Freiberufler: Bei den meisten „kostenlosen“ Online-Vorlagen, die Sie über eine Website finden, wird dann die Zahlungsabwicklung in Rechnung gestellt (muss irgendwie Geld verdienen). Wenn Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen und versenden möchten, empfehlen wir Ihnen, eine Rechnungsvorlage von Microsoft Office in Word oder Excel zu verwenden. Sie können auch immer in Google Docs öffnen, wenn Sie kein Office-Benutzer sind.

Beispiel Microsoft-Vorlage:

Rechnungsstellung leicht gemacht

Die Verwaltung Ihres kleinen Unternehmens als kreativer Freiberufler ist jetzt einfacher geworden – hoffen wir! Indem Sie einen konsistenten Prozess durchführen, um sicherzustellen, dass Zahlungsbedingungen im Voraus vereinbart und korrekte Rechnungen gesendet werden, verbringen Sie weniger Zeit damit, sich Gedanken über die Verfolgung von Zahlungen zu machen, und mehr Zeit mit der Erstellung. Es stehen zahlreiche Ressourcen zur Verfügung, die Ihnen helfen, Ihr Geschäft und letztendlich Ihre Marke auszubauen.

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