如何制定成本管理計劃

已發表: 2022-08-23

你知道它是怎麼回事——你離截止日期還有幾個月的時間，而你的團隊離完成項目還很遠。您很快就會用完預算和時間，並且開始感到壓力。你應該告訴利益相關者，還是再等一會兒？

好吧，至少您並不孤單，因為超過 45% 的大型 IT 項目都會遇到這種情況。對許多人來說，這既損害了項目的時間線，也損害了最終產品，56% 的項目交付的價值低於預期。哎呀。你怎麼能阻止這種情況發生？成本管理計劃可以提供幫助。

什麼是成本管理計劃？

成本管理計劃是一種為項目預算的計劃和執行製定戰略的方法。當然，這樣做是為了按時按預算完成您的項目。然而，如果沒有適當的成本管理計劃，這兩件事都會動搖——給您和您的組織帶來巨大的損失。

更重要的是，項目的成功取決於成本管理，因為成本是整個企業成敗的主要決定因素。

由於成本管理計劃非常重要，因此您需要使用項目管理軟件來跟踪您的成本。 ProjectManager 是一款基於雲的工作和項目軟件，可以實時跟踪您的項目成本。在我們屢獲殊榮的甘特圖上構建您的計劃，然後使用無需設置的實時儀表板進行跟踪。您將始終知道您是否符合 ProjectManager 的成本管理計劃，所以今天就免費開始吧！

如何創建成本管理計劃

成本管理有時也以其更具體的子任務名稱而聞名，例如支出管理、成本透明度和成本會計。它通常由四個步驟組成：資源規劃、成本估算、預算和成本控制。強烈建議您使用項目計劃軟件來幫助您創建成本管理計劃，因為需要跟踪許多任務、成本和資源。

1. 資源規劃

從資源計劃開始，項目經理通常會使用工作分解結構以從最重要到最不重要的層次結構顯示項目及其可交付成果。這篇文章幫助項目經理了解大部分成本將流向何處，以及項目的哪些組成部分需要最少的支出。

2.成本估算

第二階段，成本估算，是一個迭代過程——這意味著它旨在隨著項目的變化而變化。此階段使用許多不同的估計技術，這些技術由概念目標、歷史知識、專家判斷、確定性技術或逐個組件的基礎確定。

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從歷史上看，確定性技術已被證明是最準確的。然而，這個過程只有在每個最後的項目細節都被繪製出來後才有意義——包括範圍和可交付成果。對於缺乏精美印刷品的項目，不太準確的成本估算技術在此階段仍然很有價值。

3. 預算

現在，成本估算階段可能感覺您已經制定了預算，但實際上您只是製定了預算藍圖。通過這個措施，您的項目預算將更加精確，並使項目真正取得成功。

預算是在估算階段之後形成和批准的，通常根據項目的進展分一系列階段為項目發布。這將有助於項目在每個預算階段達到其里程碑，而不是試圖匹配整個項目預算。

4、成本控制

成本控制很簡單——您將根據總成本和時間表來衡量項目的美元價值績效。這將有助於在整個項目過程中提供基準。

首先，在項目規劃階段，您的需求已提前確定。然後，它們被用作質疑成本變化原因的方法。如果成本增加超出預算範圍，這將有助於糾正路線，並防止項目膨脹失控。

最終，您的成本管理計劃將幫助您規劃項目成本，並在項目生命週期的整個過程中管理您的項目成本。隨著您的項目正在進行中，您的項目費用將在整個項目中完整記錄，以便您的項目可以保持在預算範圍內。

成本管理計劃條款和公式，已定義

在製定成本管理計劃時，您需要進行許多不同的計算，練習許多公式，並在完成後對您的數學進行三次檢查。但話雖如此，這些行動有許多具體的名稱。讓我們定義它們。

工作分解結構：在風格上類似於瀑布法或簡單的分層流程圖，這是團隊成員要完成的工作、任務和活動的面向產品的佈局。
成本基線：這是通過根據您的項目將發生的一般時間段估計您的成本來創建的。您的成本基準最終將用於比較您的績效，通常以 S 曲線表示。
控制閾值：正如您設置基線一樣，您的成本閾值是您的項目允許的最高或最低支出。就成本管理而言，任何高於或低於該標準的東西都被認為是不可接受的。
精度等級：此計量單位將顯示您的成本估算將被四捨五入或向上舍入的陡峭程度。您的精度水平將另外由項目的範圍和總規模來定義。
掙值測量：掙值方程幫助項目經理更好地測量已經在所述項目上執行的工作量，盡可能準確。
三點估計：使用這個公式，你會得到三個數字。第一個是您對一項活動執行 100 次所需工作量的最佳猜測 (BG) 。第二個是您的悲觀（P）估計，即如果所有負面風險都發生，項目需要多長時間以及成本是多少。你的第三個是你的樂觀（O）估計，如果所有的積極風險都發生了。
自下而上估算：此公式涉及使用項目的較小估算值，然後將這些估算值匯總為總和以確定您的整體項目成本估算。
類比估算：此估算是通過比較所有過去的項目成本估算並將其與您當前項目的時間和成本進行衡量來計算的。這通常在可用的項目詳細信息很少時完成。
參數估算：此估算是通過將成本與每個任務聯繫起來並將該成本與項目時間表進行映射來計算的。不管有多少任務都將幫助您找到您的總成本估算。這可以使用我們的在線甘特圖在 ProjectManager 中完成。在這裡，您可以為每個任務分配成本，當項目完成時，會自動計算總成本並與預算進行比較。

如何跟踪成本管理計劃的結果

您的成本管理計劃中有一半是在整個項目生命週期中管理您的成本。

在監控您的項目成本時，請使用您的基準，因為它們將是判斷您的項目是否處於正軌、落後或超出預算的關鍵。因此，您將希望能夠根據實際進度查看計劃進度，以確保您仍處於正軌。許多人使用他們的項目管理工作流程（無論是通過瀑布方法、甘特圖還是看板工具）來衡量這個指標。

制定成本管理計劃時要避免的 3 件事

在製定成本管理計劃時，知道不該做什麼與知道不該做什麼一樣重要。成本管理計劃很複雜，可能會犯錯誤。你越清楚這些失誤是什麼，你就越不可能採取它們。這裡有一些需要注意的。

利益相關者溝通不暢：報告是項目經理向項目利益相關者傳達重要成本統計數據的主要工具。利益相關者對項目的成功有著既得利益，因此對其進展情況非常感興趣。
不使用工作分解結構：不繪製實現項目最終可交付成果所需的每一個步驟將影響您的預算，從而影響您的成本管理計劃。
僅使用電子表格：電子表格功能強大並且做得非常好。但它們不是您想要管理的成本管理計劃。輸入數據很容易出錯，它們很快就會變得過於復雜，而且報告和可視化功能有限。

幫助成本管理計劃的免費模板

使用項目管理軟件管理您的成本管理計劃更有效率，但如果您還沒有準備好投資數字工具，可以使用模板作為解決方法。 ProjectManager 有幾十個免費模板，其中許多非常適合成本管理。我們選擇了三個與成本管理計劃相關的最佳免費模板供您在下面下載。

項目預算模板

成本管理計劃從項目預算開始，該預算預測與您的項目相關的所有成本，並幫助您在執行項目時監控這些成本。我們免費的 Excel 項目預算模板將引導您完成預算流程，從捕獲勞動力和材料成本到其他項目，例如差旅、設備和固定項目。甚至還有一個地方可以跟踪您的計劃與實際預算成本。

項目儀表板模板

在實施時跟踪您的成本管理計劃是您遵守該計劃的方式。雖然實時軟件更準確且工作量更少，但您可以將數據輸入到我們免費的 Excel 項目儀表板模板中，並通過易於閱讀的圖形和圖表查看您的成本如何。這樣您就可以在成本超過計劃成本時及時發現，並相應地進行調整以保持在您的預算範圍內。

行動計劃模板

為了執行您的成本管理計劃，您需要將一組任務分配給團隊成員。我們免費的 Excel 行動計劃模板概述了將您的戰略變為現實的步驟。您會找到空間來列出您的任務以及您將在項目的哪個階段執行它們、它們的優先級、分配的人員、持續時間、開始和截止日期、必要的資源，甚至是正在完成的工作的狀態。

ProjectManager如何幫助制定成本管理計劃

無論您的下一個項目是大還是小，您都需要確保您的成本估算盡可能準確，並且易於長期管理。

使用 ProjectManager，您可以自定義項目報告以僅獲取您需要的數據，此外，您還可以查看團隊成員及其任務的實際項目進度。

無論您是使用確定性技術、歷史數據、類比估算還是三點估算來衡量您的項目成本估算，您都將擁有一個可以插入項目數據並為您計算估算的工具。此外，通過我們的實時儀表板，您將能夠直觀地了解項目的估計基準，因此您只需單擊一個按鈕即可查看您是提前還是落後於計劃。

在項目啟動之前估算您的成本並獲得準確的讀數是確保項目成功的最重要的組成部分之一。 這就是為什麼 ProjectManager 致力於為團隊提供計劃成本估算、採用管理計劃和有效協作所需的軟件，無論他們身在何處。 立即註冊 ProjectManager 的 30 天免費試用版。