10 个可以尝试实际工作的生产力系统

已发表: 2021-11-09

谁不想提高生产力?

好吧,一种方法是实施生产力系统。 而且有很多选择!

让我们来看看您可以尝试的 10 个最流行的生产力系统。

目录

  • 什么是生产力系统?
  • 有效的生产力系统
    • 1. 基本待办事项清单。
    • 2.番茄工作法。
    • 3. 艾森豪威尔矩阵。
    • 4. 完成任务 (GTD) 系统。
    • 5. Zen to Done (ZTD) 系统。
    • 6.每日三连胜系统。
    • 7.子弹日记。
    • 8.“吃青蛙”的方法。
    • 9.看板系统。
    • 10. Seinfeld 生产力系统。
  • 生产力系统的价值
    • 相关文章:

什么是生产力系统?

生产力系统基本上是旨在帮助人们提高生产力的任何一套策略、程序和理念。

它可能是一套简单的规则,如果遵循这些规则,可以让你继续完成任务,或者是一种组织你的待办事项以使它们更容易完成的方法(或介于两者之间的任何东西)。

在这些系统下,“生产力”的最终目标是更好的组合:

  • 优先级。 提高生产力的一部分是知道要关注什么。 如果你有 8 小时的工作时间和 10 小时的任务,你需要弄清楚哪些 2 小时的任务要放弃或委派。 这样,您就可以最大限度地发挥 8 小时工作的价值。
  • 重点。 生产力系统也试图提高你的注意力。 如果你能减少分心并专注于你的工作,你最终会做得更多。
  • 效率。 与这些概念相关联的生产力系统还试图提高您的整体效率。 换句话说,您的目标之一是提高您以令人满意的方式完成任务的速度。

有效的生产力系统

事不宜迟,让我们来看看您在 2021 年可以遵循的一些最佳生产力系统:

1. 基本待办事项清单。

这是一个老歌,但一个好人。 除非你真的尝试过,否则不要翻白眼!

基本的待办事项清单之所以成为经典是有原因的。 这个想法很简单; 将您所有的项目、目标和职责分解为易于理解、易于统计的任务。

创建这些任务的列表并为它们设置优先级——A 优先级是紧急的,B 级优先级可以等待几天,C 级优先级可以搁置一段时间。

这个系统很难保持一致,而且它并不适合所有工作方式或所有个人。

但是,如果您以前从未尝试过生产力系统,那么这是一个很好的起点。

2.番茄工作法。

番茄工作法起源于 1980 年代,由 Francesco Cirillo 发明。 基本思想是使用计时器将您的工作日分成短冲刺,中间有休息时间。 例如,您可以工作 25 分钟,休息 5 分钟,然后重复。 在这个循环的 3 次迭代之后,您可以休息很长时间(20 到 30 分钟)。

不同的研究表明,不同的时间间隔是“理想的”,并且个人偏好差异很大。 因此,您需要进行一些试验才能确定哪种专注工作和休息交替模式最适合您。

也就是说,在你的“专注”时间内经常休息并保持专注对于提高你的表现(并保持你的士气相当高)非常有用。

3. 艾森豪威尔矩阵。

艾森豪威尔矩阵没有关于如何更有效地工作的任何提示或建议。 它的核心是一个简单的优先级系统。 但如果使用得当,它可以帮助您每天取得更多成就。

艾森豪威尔矩阵有时被称为“紧急-重要”矩阵,因为它根据紧急性和重要性对任务优先级进行分类。 一项任务的紧迫性是指它必须在多长时间内完成,而它的重要性是它对你的长期目标的影响程度。

一项任务可以是紧急但不重要,也可以是重要但不紧急。

一旦您根据紧迫性和重要性将任务正确分类,您就可以首先将所有精力集中在紧迫和重要的任务上——并且每天都取得更多进展。

4. 完成任务 (GTD) 系统。

最初由大卫艾伦(以及他的同名畅销书的主题)开创,Getting Things Done 是一个生产力系统,旨在帮助您随着时间的推移提高生产力。

GTD 本质上是一个 5 步过程:

第 1 步是捕获,您将在其中写下所有占据您脑海的事物(包括您的所有任务和当前的担忧)。

第 2 步是澄清,您可以将这些混乱的想法转化为任务和行动项目。

第 3 步是组织,您将根据紧迫性和重要性对任务进行优先级排序(听起来很熟悉?)。

第 4 步是反思,您可以在其中进行您认为合适的调整。

第 5 步是 Engage,您可以在其中开始一项一项地完成任务。

GTD 还鼓励从业者根据时间范围将任务分为 6 个区域:

  • 当前行动
  • 当前项目
  • 重点领域
  • 1-2年目标
  • 长期愿景
  • 和总体生活目标。

5. Zen to Done (ZTD) 系统。

由 Leo Babauta 创建并受到 GTD 的启发,Zen to Done (ZTD) 系统遵循一些类似的原则。

ZTD 与 GTD 的不同之处在于它更关注个人发展和习惯优化,而不是个人任务和项目。

在 ZTD 下,您将在 GTD 遵循类似的流程,概述您的所有想法,并最终将它们简化为您每天想要完成的少数“最重要的任务”(MIT)。

随着时间的推移,您将评估和改善您的习惯、系统和行为,坚持常规并在不分心的情况下完成您的 MIT。

6.每日三连胜系统。

每日三连胜生产力系统是一种简化和组织整体工作目标的方法。 这个想法是专注于您每天要完成的三件主要事情; 你可以在上班前一晚或早上写下这些。

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如果您在白天完成所有 3 件事,您就赢了! 就是这么简单。

显然,这种策略有一些弱点。 并非所有任务和目标的权重都相同,而且并非所有任务和目标都易于量化,因此将其归结为“3”件事可能很困难。

然而,这是一个很好的方法来缩小你的注意力,让你对完成一个日常目标感觉良好。

7.子弹日记。

不久前深受潮人欢迎,子弹日记不仅仅是在 Instagram 上炫耀的艺术项目。 由 Ryder Carroll 开发的解决方案可以在 ADHD 的情况下保持专注和高效,您可以使用子弹日记在生活的几乎任何领域实现更高的生产力。

子弹日记通常依靠手写(和文字日记)来组织你的想法。

您将创建一个索引,概述您的目标,并练习“快速记录”,它依赖于一个符号和缩写系统来创建简洁的写作和交流 - 您将自己创建这个系统。

这里有很大的灵活性和个人适应空间。 这不是每个人的理想解决方案,但如果您喜欢手写的想法并且发现您的想法经常分散,那么它可能是完美的。

8.“吃青蛙”的方法。

不用担心。 在这个系统中,我们不是在吃真正的青蛙。 除非…

马克吐温曾经说过:“如果你的工作是吃青蛙,最好在早上第一件事做。 如果你的工作是吃两只青蛙,最好先吃最大的一只。”

“吃掉青蛙”生产力系统的整个想法是按照从最难到最难的顺序组织你的任务和优先级。

首先做一天中最困难的事情,这将确保你在做这件事时处于巅峰状态、生产力和精力——一旦你完成了,默认情况下一切都会变得更容易。

它超级简单,但它有效(至少对我们中的一些人来说)。

9.看板系统。

看板旨在帮助您直观地组织任务。 您可以创建不同的列来表示给定流程的不同阶段,例如“头脑风暴”、“准备”、“执行”和“跟进”。

然后,您可以创建卡片来代表不同的客户、项目或任务,并在您实现新的里程碑时将这些卡片移动到每一列。

这是有利的,因为它是可视化的——并且可以公开,使其有助于保持团队的组织性。

然而,并非所有任务都可以轻松地简化为卡片和列的形式,这使得它更不适合抽象任务和项目。

10. Seinfeld 生产力系统。

是的宋飞。

根据一份报告,Jerry Seinfeld 帮助推广和普及了基于一致性的生产力系统。 这个想法很简单。

为了鼓励自己写作,宋飞会投资一个大挂历,并在他成功写作的每一天都打上一个红色的 X。 随着时间的推移,这产生了深远的心理影响。 他养成了可重复的习惯,不敢“打破链条”。

每天他都在考虑写作,他都会有动力去实现他的目标——如果没有其他原因,就是在日历上放一个红色的 X 并保持连胜。

通过这种方法,您可以通过多种方式获得创意。 你可以用特定的方式奖励自己。 您可以使用日历以外的其他东西来跟踪您的进度。

但是,如果您一直致力于做某事,那么每天都这样做并想象和/或庆祝它可以更容易地建立这种习惯。

生产力系统的价值

为什么需要生产力系统? 为什么你就不能静下心来,更加努力地工作?

好吧,公平地说,你可能可以更努力地工作。 但是,用更大的力敲键盘键并在办公室花费更多时间只会让你到目前为止。

生产力系统为您提供多种优势,包括:

  • 你可能已经在尽可能地努力工作了。 那么,你能做些什么来更好地工作,真的吗? 生产力系统给你方向感。 它们为您提供了新的尝试策略、新的优先事项以及为自己设定的新的潜在目标。
  • 因为你会定期遵循这个系统,你也会从一致性中受益。 与其在没有计划和快速改变优先事项的情况下进入工作日,你将有一些有规律的东西来锚定你。
  • 团队团结。 如果您正在管理一个团队,那么生产力系统就更有价值了。 因为您可以围绕单个系统协调整个团队,所以您可以让每个人都在同一个页面上 - 并且可能还鼓励更多的协作。
  • 成功/失败指标。 你怎么知道你是否正在实现你的生产力目标? 你怎么知道你做的事情是否正确? 良好的生产力系统具有明确的成功和失败指标; 您是否正确遵循系统以及您是否在该系统内取得进步应该是显而易见的。

无论您是致力于坚持使用一种生产力系统,还是想依次尝试多种生产力系统,一件事是肯定的; 很难知道您的生产力系统是否正常工作。

你做的比平时多吗? 比平时少? 相同?

除非您有一个一致且客观的指标来跟踪您的进度,否则您将永远无法明确回答这个问题……

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