Etkili COVID-19 mesajlaşması hakkında sosyal ekipler kurum içi iletişimden neler öğrenebilir?

Doğru olan bir şey varsa, o da sosyal pazarlamacıların yumrukları nasıl atacaklarını bildikleridir. 2020'nin şu ana kadar bize ne kadar çok zorluk çıkardığı düşünüldüğünde, pazarlamacıların çevikliklerini ve uyarlanabilirliklerini korumaları her zamankinden daha önemli.

COVID-19 krizi kesinlikle sosyal pazarlamacının esnekliğini teste tabi tuttu. Küresel bir krizle karşı karşıya kalan sosyal pazarlamacılar, tüm stratejilerini yeniden düşünmek ve hatta artık alakalı hissetmeyen tüm kampanyaları çöpe atmak zorunda kaldılar. Ve bir pandemide ne yapılması gerektiğine dair net bir sonraki adıma sahip bir başucu kitabı olmadığı için, sosyal pazarlamacılar tüm cevapların çok az kişinin bildiği bir zamanda rehberlik için akranlarına yöneliyor. Topluluğumuza hangi soruları olduğunu ve COVID-19'da gezinmek için hangi kaynaklara ihtiyaç duyduklarını sorduk ve yanıtlar, nasıl motive olunacağından sosyal paylaşımlarda alınacak doğru tonu bulmaya kadar her şeyi kapsıyor.

Diğer sosyal pazarlamacılardan ve markalardan öğrenmeye ek olarak, sosyal pazarlamacıların COVID-19 krizinde yol alma konusunda tavsiye almak için başvurabilecekleri başka bir ekip daha var: dahili iletişim. Dahili iletişimciler, kuruluşunuz genelinde olup biten her şeye kuşbakışı bakar ve çalışanları şirket haberlerinden haberdar etmekten sorumludur. Sosyal ekipler COVID-19 sırasında sosyal stratejilerini iyileştirmeye ve ayarlamaya devam ederken, iç iletişim ekibinden aşağıdaki dersleri almayı düşünün.

Tek bir merkezi doğruluk kaynağı oluşturun

Bu ölçekte bir krizle ilgili sorun, ekibiniz ve hedef kitleniz de dahil olmak üzere herkes için kafa karışıklığı yaratarak yanlış bilgilerin kolayca yayılmasına yol açabilmesidir. Sosyal pazarlamacılar için, pandemi ile ilgili bilgilerin nerede paylaşılacağını ve kitlenizden gelen soruları ve geri bildirimleri nasıl birleştireceğinizi bilmek zor olabilir.

Dahili iletişimcilerin yanlış bilgileri azaltmasının bir yolu, tek bir gerçek kaynağı oluşturmak veya bilgilerin düzenli olarak güncellendiği merkezi bir konum belirlemektir. Örneğin, Sprout'ta ekibimiz, COVID-19 krizi için ofis kullanılabilirliği, uzaktan çalışma politikaları ve çalışanlar için sağlık kaynakları hakkında bilgiler içeren özel bir Wiki sayfası oluşturdu. Ayrıca, çalışanların COVID-19 ile ilgili her şey hakkında sorularını ve endişelerini iletebilecekleri merkezi bir konumumuz var.

Benzer şekilde, sosyal ekipler, hedef kitlenizle ilgili sık güncellemeler göndermek için Twitter gibi platformları kullanmayı düşünmelidir. Bazı markalar, o zamandan beri markanın Black Lives Matter ifadeleriyle değiştirilen önemli COVID-19 bilgileri içeren Tweetleri sabitliyor. Bir perakende işletmesiyseniz, mağaza çalışma saatleri ve herkesin sağlık ve güvenliğini sağlamak için attığınız adımlar hakkında bilgi paylaşmak için Twitter'ı kullanmak isteyebilirsiniz. Ek olarak, eyaletlerin yeniden açılma planlarını çevreleyen pek çok bilinmeyen varken, endişelerini kolayca bulabilmeniz ve yanıtlayabilmeniz için takipçilerinizden tüm sorularını iletmelerini istemeyi düşünün.

Yapmak:

• İşletmenizle ilgili güncel güncellemeleri nerede paylaşacağınızı belirleyin ve hedef kitlenizden geri bildirim isteyin.
• Kitlenizi, ekibiniz tarafından sürekli olarak güncellenen diğer yayınlanmış materyallere (örneğin web siteniz veya blogunuz) yönlendirin.

Yapma:

• Herkesin COVID-19 hakkında aynı düzeyde farkındalığa ve bölgenizin yeniden açılma planlarıyla ilgili güncel haberlere sahip olduğunu varsayın.
• Devletler kısıtlamaları gevşetmeye başlarken, çalışanlarınızın sağlığını ve refahını sağlamak için hangi adımları attığınız konusunda sessiz kalın.

Esnek ve değişime açık olun

Pandeminin başlangıcında her takımın yaşadığı en büyük zorluklardan biri, hız ve emsal etrafında toplandı. COVID-19 hakkındaki bilgilerin ne kadar hızlı geliştiği göz önüne alındığında, sosyal ekiplerin stratejilerini buna göre hazırlamak ve ayarlamak için çok az zamanı vardı. Bu koşullar altında, pazarlamacılar kendilerini gerçek zamanlı olarak sosyal içerik oluşturmak zorunda bulabilirler.

Gelişen bir duruma uyum sağlamak için sosyal ekipler, iç iletişimcilerin ayak izlerini takip etmeyi düşünmeli ve hızlı bir yanıt ekibi oluşturmalıdır. Kuruluş genelinde paydaşlardan oluşan müdahale ekibi, zamanında, harici mesajlara yardımcı olmak için yaptıklarını bırakmaya istekli ve yeteneklidir. Sosyal ekiplerin en son kriz bilgilerini toplamasını destekleyebilir ve yükün yalnızca pazarlamacılara düşmemesi için içerik oluşturmayı destekleyebilirler.

Son gelişmelere değinmek için haftalık bir toplantı oluşturmaya ek olarak, müdahale ekibi üyelerinin zamanında güncellemeleri paylaşabilmeleri ve gerektiğinde sosyal mesajlar üzerinde işbirliği yapabilmeleri için özel bir Slack kanalı kurmayı düşünün. Sosyal dinleme aynı zamanda müdahale ekiplerinin COVID-19 konuşmasında yükselen trendlerin üstünde kalmasına ve mesajlarının yönünü bildirmesine yardımcı olabilir.

Yapmak:

• Yerel ve ulusal düzeyde krizle ilgili yeni bilgiler ortaya çıktıkça, orijinal mesajlarınızı bir kenara bırakmaya hazır olun.
• Durum gelişmeye devam ederken, küratörlük yapma ve zamanında içerik oluşturma konusunda yardım isteyin.

Yapma:

• Kendinizi ve ekibinizi bunaltmanın hızlı bir yolu olduğundan ve tükenmişliğe yol açabileceğinden, her COVID-19 güncellemesi hakkında gerçek zamanlı olarak yorum yapmak için baskı hissedin. Hedef kitleniz için en önemli olan bilgilere öncelik verin ve ilgi kazanmaya başlayan trendleri takip edin.

Bilmediğini kabul et

“Belirsiz zamanların” yılın ifadesi olduğu konusunda şaka yapıyor olsak da, gerçek şu ki, hepimiz net bir yol haritası veya oyun kitabı olmayan bir durumda gezinmeye çalışıyoruz. Önceki deneyimlerimizin hiçbiri bizi COVID-19'a hazırlayamazdı ve ne yaptığımız hakkında hiçbir fikrimiz olmadığını kabul etmekte sorun yok.

Etkili bir iç iletişim stratejisi, tüm yanıtlara sahip olmadığınızı ne zaman kabul edeceğinizi bilmeyi içerir. Çalışanlar, hiçbir şey duymamaktansa, bu çözümleri bulmaya çalıştıklarını iç iletişimcilerden duymayı tercih ederler. Benzer şekilde, sosyal ekipler bir kriz sırasında bu şeffaflık düzeyini tüm iletişimlerine dahil etmeyi düşünmelidir. Hedef kitlenize, bir markanın resmi açıklamasını formüle etmek için zamana ihtiyacınız olduğunu ve mevcut duruma nasıl yaklaştığınızı bildirin. Sizinle empati kurduğunu söyleyen ve kırılganlığınızı duymaktan memnun olan kaç kişi olduğunu görünce şaşıracaksınız!

Yapmak:

• Tüm yanıtlara sahip olmadığınızı kabul edin ve güncellemeleri olabildiğince sık paylaşmayı taahhüt edin.
• İletişimlerinizde şeffaflığa ve empatiye öncelik verin ve hedef kitlenize acil zorluklarınıza çözüm bulmak için hangi adımları attığınızı bildirin.

Yapma:

• Bir şey söylemeden önce tüm cevapları almayı bekleyin. İzleyicilerinizi görmezden gelinebilir veya karanlıkta bırakılabilir.
• Telsizi sessize alın veya krizin fark edilmeden geçeceğini varsayın. Takipçilerinizin bir sonraki hareketiniz hakkında varsayımlarda bulunmasındansa, derinlemesine bir yanıt formüle etmek için daha fazla zamana ihtiyacınız olduğunu kabul etmek daha iyidir.

Pandemi sonrası bir dünyaya bakmak

Mükemmel bir dünyada, sosyal ekipler içerik takvimlerini aylar öncesinden planlayabilirdi. Ancak COVID-19 bize bir şey öğrettiyse, o da en iyi planların bile bir gecede hızla bozulabileceğidir.

Pandemi, pazarlamacıları orijinal stratejilerini yeniden düşünmeye zorladı ve aynı zamanda devletler yeniden açılmaya başladıkça önlerinde neler olduğunu düşünmeye başlamalarını da zorluyor. Her zamanki gibi işe geri dönüş yok ve pazarlamacılara COVID sonrası bir dünyayı yansıtan mesajlar oluşturma görevi verildi. Hepimiz kendimizi haritada olmayan bir alanda bulsak da, dahili iletişimciler, sosyal pazarlamacılara değişken koşullar altında iletişim stratejilerinin nasıl geliştirileceği konusunda rehberlik sağlayabilir. İç iletişim ekibinden alınan bu derslerle donanmış sosyal pazarlamacılar, COVID-19'un yollarına çıkan bir sonraki eğri topuyla başa çıkmaya hazır olacak.