Satın Alma Yönetimi: En İyi Uygulamaları İçeren Bir Nasıl Yapılır Kılavuzu

Satın alma yönetimi, bir organizasyonu iyi tedarik etmek için kritik öneme sahiptir. Satınalma siparişlerinden envanter yönetimine kadar, ekipleri gerekli malzemelerle donatmak için bir süreç olması gerekir.

Satınalma siparişi işlemeyi nasıl yönetiyorsunuz? Bir tedarik departmanının giriş ve çıkışlarına ve envanter satın alırken izlenecek en iyi uygulamalara bir göz atalım.

Satın Alma Yönetimi Nedir?

Satın alma yönetimi, dış tedarikçilerden ürün tedarik etme sürecidir. Satın alma siparişlerinin satın alınması, alınması, gözden geçirilmesi ve onaylanmasının yönetimidir. Satın alma yönetimi aynı zamanda tedarikçi ile olan ilişkinin yönetilmesini de içerir.

Satın alma yönetiminin ilişki kısmı, sürecin en önemli yönlerinden biridir. Satın alma sürecindeki her adım önemli olsa da, iyi bir çalışma ilişkisi olmadan sorunlar ortaya çıkacaktır. Şirket ve satıcı arasındaki ilişki ne kadar iyi olursa, satın alma o kadar sorunsuz olur.

Satın alma yönetimine sadece mal ve hizmet satın almaktan daha fazlası olarak bakılmalıdır. Satın alma süreci, malzeme ve kaynakların araştırılmasını, teslimatların zamanında yapıldığından emin olunmasını, bunların kalite açısından incelenmesini ve kapsamlı envanter yönetimi ve muhasebesini içeriyordu.

ProjectManager, satın alımlarınızı panolar, listeler ve Gantt çizelgeleri gibi birden çok görünümde yönetmenize olanak tanıyan bulut tabanlı bir iş yönetimi yazılımıdır ve satın alımlarınızı gerçek zamanlı olarak takip eder. Canlı bir gösterge panosu, zaman ve maliyetler gibi çeşitli metrikleri yakalar ve tedarikinizi izlemenize yardımcı olmak için verileri otomatik olarak hesaplar. ProjectManager'ı bugün deneyin!

Satın Alma Yönetiminin Faydaları

Para en alt satırdır ve satın alma yönetiminin bu yönlerine dikkat etmemek, bir işletmenin alt satırını olumsuz yönde etkileyecektir. Satın alma yönetimi, kârınızın harcadığınızdan daha yüksek olduğunu gösteren belgeleri derleyerek satın alma yönetimi konusunda size yardımcı olacaktır.

• Düşük Maliyetler: Düşük maliyetler, bir şirketin satın alma yönetiminden elde edebileceği en büyük faydadır. Bu, en iyi fiyatları ve koşulları alarak tedarik departmanınızı daha verimli bir şekilde çalıştırmayı içerir. Satın alma departmanı, aksi takdirde çatlaklardan geçebilecek garantilerden ve indirimlerden de yararlanabilir.
• Azaltılmış Risk: Satın alma yönetimi, riski azaltabilir ve tedarik zincirinizi güvende tutabilir. Riskler tedarikçilerle paylaşılır ve potansiyel olarak riskleri, onu halledebilecek tedarikçilere taşıyabilirsiniz. Satın alma departmanı ayrıca önemli malzemeleri belirleyebilir ve tedarik zincirinin güvenli olmasını sağlayabilir.
• Yazılım: Teknoloji, tedarik zinciri sorunlarını tanımlayan ve verimlilik katan yazılımları kullanarak satın alma yönetiminize daha fazla katkıda bulunabilir.
• Tedarik Zinciri Yönetimi: Tedarik zinciri, mal ve hizmetlerin akışıdır. Tedarik zinciri yönetimi, şirketlerin müşterilere en fazla değeri vermelerine yardımcı olmak için tedarik tarafındaki faaliyetlerini düzenlemelerine yardımcı olur. Bu, pazarda rekabet avantajı elde etmelerini sağlar ve bu da daha uygun bir işletmeye yol açar.
• Envanter Yönetimi: Envanter yönetimi, bir işletmenin satın alımlarını kontrol etmek ve denetlemekle ilgilidir. Satın alma yönetimi, envanter kontrol süreçlerini kolaylaştırarak envanter stoğunu iyileştirmek için onayları özelleştirmenize yardımcı olur. Bu, daha fazla verimlilik ve daha düşük maliyetlere yol açar. Kanban envanter yönetimi, bunu kontrol altına almanın bir yoludur.
• Tedarikçi İlişkileri Yönetimi (SRM): İlişkiler, satın alma yönetiminin anahtarıdır. Hem şirket hem de tedarikçiler için fayda bulmanın bir yolu. Tedarikçiler işletmelerle çalıştığında ve uzun vadeli ilişkilere yatırım yaptığında, her ikisi de kazanan olur. Bu nedenle, bu ilişkileri yönetmek kritik öneme sahiptir. Satın alma yönetim sistemleri, şirketinizi gerçek zamanlı envanter stok verilerini izleyerek ve bunlara bağlayarak tedarikçi ilişkilerini iyileştirir.
• Kalite Yönetimi: Kalite, kalite için hedef performans seviyeleri belirleyerek ve bunların karşılandığından emin olmak için onları izleyerek de fayda sağlar. Dayanıklılık ve teslimatın zamanında yapılması gibi metrikler, ürünlerin genel kalitesini iyileştirebilir.

İlgili: Ücretsiz Satın Alma Siparişi Şablonu

Satın Alma Döngüsü Adımları

Satın alma döngüsü boyunca işletmeler ihtiyaç belirlemeleri yapacak, tedarikçileri araştıracak, değer analizleri yapacak, gözden geçirme sürecine sahip olacak, siparişi izleyip değerlendirecek ve daha fazlasını yapacak.

Satın alma sürecinin yedi adımı aşağıdakileri içerir.

1. Satın Alma Talebi Oluşturun

Satın alma talebi, mal veya hizmet satın almak için kullanılan dahili bir belgedir. Satın alma talebi, ticari faaliyetler veya üretim için olabilir. Satın alma talebi, mal veya hizmetleri talep eden kişinin adını ve bölümünü, talebin tarihini, talep edilen ürün veya hizmetleri, ürün tanımını, miktarını ve fiyatını içerir.

2. Bütçe Onayı

Bütçe, mal veya hizmet satın almak için kullanılan tahsis edilen paradır. Bütçe, öğe için ayrılan yeterli para olduğundan emin olur. Satın alma için bir bütçe belirlendiğinde, satın almayı onaylama yetkisine sahip yöneticilere sunulmalıdır.

3. Bir RFP oluşturun

Teklif talebi, işi tanımlar ve teklifle ilgili mal veya hizmetler için tedarikçilerden teklif ister. Tüm satın alma yönetimi süreçleri bir RFP içermez, ancak bunlar tedarikçilerle olan ilişkileri standartlaştırmanın ve en yüksek kalite için en iyi fiyatı almanın iyi bir yoludur.

4. Tedarikçi Seçimi

RFP'leri geri aldıktan sonra bir tedarikçi seçmeniz gerekecek. Bir tedarikçi seçimi puan kartına sahip olmak, özellikleri, stratejik uyumu, iş politikalarını ve birlikte çalışacağınız veya çalışmayacağınız tüm kısıtlamaları detaylandırarak seçimlerinizi azaltmanıza yardımcı olabilir. RFP'nize kriterlerinizi karşılayan maliyet, zaman ve kalite ile cevap veren uygun bir tedarikçiniz olduğunda, bir sonraki adıma yol açacak şekilde pazarlık yapabilirsiniz.

5. Satın Alma Siparişi Oluşturun

Şartlarınızı kabul eden bir tedarikçiniz olduğunda, bir satınalma siparişi (PO) oluşturma zamanı gelir. Satınalma siparişi, alıcıdan satıcıya bağlayıcı bir belgedir. Satınalma siparişi ile satınalma talebi arasındaki fark, ikincisinin bir sözleşme olmasıdır. Şirket, satın alma siparişinde belirtildiği gibi tedarikçiden bir satın alma yapmayı taahhüt eder. Satın almadan önce şirket tarafından oluşturulan PO, ihtiyaç duyulanları ortaya koyar ve önerilen ödeme ayrıntılarını içerir.

6. Fatura Onayı

RFP'nizle ve satın alma talepleri, makbuzlar vb. gibi satın almayla ilgili diğer belgelerle eşleştiğinden emin olmak için satın alma siparişini doğruladıktan ve hayati bilgilerin eksik olmadığından emin olmak için istisnaları tanımladıktan sonra, gerekli onayları almayı yönetmek için satın alma siparişi.

7. Sözleşme Onayı

Bir satıcıyla yapılan sözleşme, uzun vadeli veya belirli sayıda malzeme için olabilir. Her iki durumda da, sözleşmeyi gözden geçirmeli ve tüm tarafların şartlara uyduğundan emin olmalısınız. Bu süreci kolaylaştırmak için standart bir sözleşmeye sahip olmak en iyisidir. Onaylamadan önce dikkatlice inceleyin, çünkü bu bir kez imzalandığında yasal olarak bağlayıcı bir belgedir.

Satın Alma Stratejileri ve En İyi Uygulamalar

Bir satın alma stratejisine sahip olmak, daha etkili satın alma kararları vermenize ve kaliteli malları karşılıklı olarak kabul edilebilir koşullarla zamanında teslim etmenize yardımcı olur. Şirketlerin bu avantajları elde etmek için uygulayabileceği bir dizi satın alma stratejisi vardır.

Bunlardan biri, bir şirketin tedarik için yalnızca bir kaynak aldığı zaman olan tek kaynaklı tedariktir. Bu, kendini ilişkiye adamış, mükemmel hizmet sunan bir satıcı gerektirir. Çoğunlukla, ofis malzemeleri satın alırken bu tür bir strateji bulacaksınız.

Satın alma döngüsü, bir şirketin bir grup düzenli satıcıdan sipariş vermesi, ancak daha büyük geçici satın alımları dış kaynak sağlamasıdır. Kısa vadeli projelerde en iyi fiyatı almak için ihale ihaleleri kullanılmaktadır. Bununla birlikte, tedarikçilerle ilgilenirsiniz, tüm en iyi tedarik uygulamaları için geçerli olan birkaç temel strateji vardır.

Son olarak, size en iyi koşulları ve fiyatları sunan tedarikçilerle çalışabilir ve güçlü bir ilişki kurabilirsiniz. Toplam kalite yöntemleri (TKY), satıcıların giderek daha iyi kalite sağlamasını gerektirir. Ancak hangisini seçerseniz seçin, herhangi bir tedarik zinciri ile ilgilenirken bir risk yönetim programı uygulanmalıdır.

ProjectManager Satın Alma Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, nerede bulundukları veya sahip oldukları beceri düzeyi ne olursa olsun hibrit ekipleri birbirine bağlarken iş yönetimi süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olan bir yazılımdır. Alıcılar, satın alma ve fatura belgelerini paylaşmak için envanterlerini izleyebilir ve araçta satıcılarla bağlantı kurabilir. Masraflı gecikmelerden kaçınmak için herkesi güncel tutmak için bildirimler ayarlanabilir.

Kanban Panoları ile Üretimde Şeffaflık Elde Edin

Kanban panolarıyla ekiplerinizin kapasitede çalışmaya devam etmek için ihtiyaç duydukları tüm kaynaklara sahip olduğundan emin olmak için üretiminize şeffaflık katın. Bu görsel iş akışı aracı, yöneticilerin üretim sürecini görebilmelerine olanak tanır, böylece envanterin ne zaman azaldığını görebilir ve satıcılarından daha fazla malzeme talep edebilirler.

Saniyeler İçinde Rapor Oluşturun

Sürece daha derin bir dalış için tek tıklamayla raporlama var. Zaman çizelgeleri, durum, zaman, maliyet ve çok daha fazlası hakkında raporlar alın. Bu raporlar, onları döngüde tutmak ve daha iyi ilişkiler kurmak için satıcılarla paylaşılabilir. Tüm raporlar, yalnızca izlemek istediğiniz verilere odaklanmak için filtrelenebilir.

Sınırsız Dosyayı Tek Bir Yerde Depolayın

ProjectManager, tüm satın alma belgeleriniz için merkezi bir merkez olabilecek sınırsız dosya depolama alanına sahiptir. Güvenlik, hassas verilerinizin geri kalanı korunur ve güvendeyken, satıcıların yazılımın yalnızca işleri için kritik olan bölümlerine erişmesine izin verecek şekilde ayarlanabilir.

ProjectManager, üreticiler ve dış satıcılarla çalışan herhangi bir şirket için satın alma sürecini kolaylaştıran ödüllü bir yazılımdır. Herkesin her zaman en güncel bilgiler üzerinde çalıştığından emin olmak için çalışmanızı düzenleyin, ekipleri birbirine bağlayın ve tek bir gerçek kaynağı oluşturun. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!