Proje Kapsamı 101

Proje kapsamının tanımlanması, proje planlama sürecinin kritik bir parçasıdır. Bunun nedeni, proje kapsamının, proje bütçesini ve zamanlamasını yaparken çok önemli olan proje çalışmasının bir parçası olup olmayacağının sınırlarını tanımlamasıdır.

Dolayısıyla, doğal olarak, kapsam yönetimi proje yönetiminin çok önemli bir alanıdır ve bu konuda öğrenilecek çok şey vardır. Ancak buna geçmeden önce, proje kapsamının tanımıyla başlayalım.

Proje Kapsamı Nedir?

Proje kapsamı, bir projeyi tamamlamak için yapılması gereken toplam iş miktarıdır. Aynı zamanda proje yönetiminin üçlü kısıtlamalarından biridir. Kapsamın tanımlanması proje planlama sürecinin bir parçasıdır ve proje yöneticilerinin proje hedeflerinin, çıktılarının, görevlerin, maliyetlerin ve son tarihlerin neler olduğunu belirlemelerine yardımcı olur.

Proje kapsamı genellikle kapsam bildirimi adı verilen bir belgede tanımlanırken, kapsam yönetimi planı bunun nasıl kontrol edileceğini açıklar. Bu önemli proje yönetimi belgelerini öğrenelim.

Proje kapsam beyanı

Yukarıda bahsedildiği gibi kapsam ifadesi, bir projenin kapsamını tanımlayan proje yönetimi belgesidir. Genellikle aşağıdaki unsurları içerir:

• Proje Hedefleri ve Amaçları: Proje gereksinimleri veya kabul kriterleri.
• Proje Çıktıları: Proje görevlerinin sonuçları.
• Proje Dışlamaları ve Kısıtlamalar: Bir proje yöneticisi olarak neyin yapılamayacağını ve nedenini açıklamanız gerekir.
• Proje Varsayımları: Proje yönetim ekibinin işi yürütmeden önce sahip olduğu bazı ilk varsayımlar.
• Proje Kilometre Taşları: Bunlar, bir aşamanın sonu gibi proje yaşam döngünüzdeki önemli anları işaretler.
• Kapsam Temel Çizgisi: Planladığınız şekilde orijinal kapsamınız. Kapsam temel çizgisi, gerçek sonuçları kapsam bildiriminizde bulunanlarla karşılaştırmanıza olanak tanır.

Kapsam beyanı aynı zamanda proje yöneticisi için bir kılavuzdur. Proje yaşam döngüsü boyunca değişiklik talepleri hakkında karar vermelerine yardımcı olur. Proje planınız ne kadar kapsamlı olursa olsun, değişiklik herhangi bir projenin kaçınılmaz bir parçasıdır, bu nedenle daha sonra daha iyi yönetmek için değişiklik olasılığını kapsam bildiriminize dahil etmek istersiniz.

Ücretsiz proje kapsam bildirimi şablonumuz, proje kapsamınızı tanımlamak için mükemmel bir araçtır. Kolayca özelleştirilebilir, böylece projenizin ihtiyaçlarına göre ayarlayabilirsiniz. Ardından, sağlam bir kapsam ve görev yönetimi deneyimi için ProjectManager'ı deneyebilirsiniz.

Kapsam Yönetim Planı

Kapsam yönetimi planı, proje planının bir unsurudur. Proje ekibinin proje kapsamını izlemek ve kontrol etmek için alacağı eylem planının yanı sıra kapsam bildirimini de içerir.

Proje Kapsamı Nasıl Tanımlanır

Proje kapsamını tanımlamak, tüm görevleri, çıktıları, kilometre taşlarını ve bağımlılıkları tanımlamaktan daha fazlasını ifade eder. Proje kapsamınız hakkında daha bütünsel bir görüşe sahip olmak için bu adımları izleyin.

1. Proje Hedeflerini ve Amaçlarını Tanımlayın

Proje hedefleri ve proje hedefleri aynı şeyler değildir. Hedefler, daha spesifik olan hedeflerden daha üst düzeydedir. Proje başlatma aşamasında bir proje başlatma belgesinde tanımlanmalıdırlar.

2. Proje Gereksinimlerini Toplayın

Proje gereksinimleri, proje başlatma belgesinde de bulunabilir. Paydaşların kalite, finansal ve diğer proje gereksinimleri vardır. Bu gereksinimler, kapsamınıza nelerin dahil edilip edilemeyeceğini tanımlamanıza yardımcı olacaktır.

3. Proje Dışlamaları ve Kısıtlamaları

Proje hariç tutmaları, yapılmayacak herhangi bir şeyi ifade eder. Bunu belirlemek, kapsamı tanımlamak kadar önemlidir. Bu, proje paydaşlarıyla herhangi bir yanlış anlamadan kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Proje kapsamını etkileyebilecek maliyetler gibi önemli kısıtlamaları da not etmek önemlidir.

4. Görevleri ve Çıktıları Tanımlayın

İş kırılım yapısı (WBS), proje yöneticilerinin bir projeyi tamamlamak için gereken tüm görevleri görselleştirmelerine, bunları hiyerarşiye göre düzenlemelerine ve bağımlılıkları ve çıktıları belirlemelerine yardımcı olan bir planlama aracıdır.

5. Bir Kaynak Yönetim Planı Yapın

Proje görevlerinizi tanımladığınıza göre, bunları yürütmek için hangi kaynakların gerekli olacağını belirlemenin zamanı geldi. Buna ekip üyeleri, ekipman ve malzemeler dahildir. Proje kapsamınızdaki her görevi gerçekleştirmek için bu kaynakları tahsis etmeniz gerekecektir. Bu maliyetleri tahmin edin ve proje bütçenize ekleyin.

6. Kontrol Sürecini Değiştir

Yeni proje gereksinimleri gibi değişiklikler fark edilmediğinde proje kapsamı olumsuz etkilenebilir. Çünkü hesaba katılmayan fazladan iş yaratırlar. Buna kapsam kayması denir. Bunu önlemek için, proje ekibinin kapsam yönetimi planını ayarlayabilmesi için değişiklik talepleri gibi kontrol prosedürlerini değiştirmeniz gerekir.

Artık proje kapsamınızı tanımladığınıza göre, kapsam yönetimi sürecinin ilk adımını tamamladınız.

Proje Kapsam Yönetim Süreci

Kapsam yönetimi, proje yönetiminin en kritik alanlarından biridir, çünkü bir projeyi yönetmek gerçekten onun kapsamını yönetmektir. Çünkü kapsam yönetimi, paydaşlar tarafından onaylanan zaman ve bütçe dahilinde projenin hedeflerine ulaşmaktan ibarettir. Ancak bu kararlar mutlaka bağlayıcı değildir. Elbette işler değişir, ancak bu değişikliklerin paydaşın proje hedefleriyle uyumlu olduğundan emin olmalısınız.

Kapsamı yönetmek, sizin ve paydaşların net bir iletişim hattına sahip olmanız anlamına gelir. Bir projede ne beklediklerini bilmek için vizyonlarını bilmelisiniz. Bu şekilde, değişiklik gerçekleştiğinde, genel projeyi yolunda tutarken onu projenin hedeflerine ulaşması için yönlendirebilirsiniz. Ama bu sadece başlangıç.

Projenin kapsamını yönetmek için beş şey yapmanız gerekir:

1. Proje Kapsamını Tanımlayın
2. Kapsam Bildirimi Yazın
3. Kapsam Yönetim Planı Oluşturun
4. Kapsamı Kontrol Etmek için Kapsam Temel Çizgisi Tanımlayın
5. Proje Yaşam Döngüsü Boyunca Proje Kapsamınızı İzleyin ve Kontrol Edin

Uzman ipucu: Kapsam Yönetimi, proje yönetimi enstitüsü (PMI) tarafından bir proje yönetimi bilgi alanı olarak tanımlanır.

ProjectManager ile Proje Kapsamı Nasıl Yönetilir

ProjectManager, yöneticilerin proje kapsamlarını takip etmelerine yardımcı olacak çok sayıda araca sahiptir. Her şeyden önce, bir proje yöneticisinin bakış açısından, çevrimiçi Gantt grafiğimizdir. Kapsamlı tüm görevlerinizin atananlar ve son teslim tarihleri ​​ile planlandığı bir proje planı oluşturmak için Gantt grafiğimizi kullanın. Ayrıca, Gantt çizelgelerimiz, ekip üyeleri görevlerini tamamladıkça gerçek zamanlı olarak güncellenen ilerleme çubuklarına sahiptir, böylece en üst düzeyde şeffaflığa sahip olursunuz.

İşi Yapmak için Görev Yönetimi Özellikleri

ProjectManager, görevler üzerinde çalışmak için üç farklı görünümle birlikte gelir. Bahsettiğimiz Gantt, kanban panoları ve görev listeleri. Her üç görünüm de aynı proje üzerinde çalışmak için kullanılabilir; bu, ekip üyelerinin proje görevleri üzerinde kendi yöntemleriyle çalışabileceği anlamına gelir. Bu esneklik, ekip genelinde üretkenliği artırarak, korkunç kapsam kaymasından kaçınmanızı sağlar.

Daha İyi İzleme için Proje Panoları

Kapsam kaymasını tespit etmeye çalışırken panolar en iyi arkadaşınızdır. Gerçek zamanlı proje panomuz, projenizdeki kritik metriklere canlı bir bakış sağlar. Bu canlı veriler, darboğazları ve sorunları mümkün olduğunu düşündüğünüzden daha hızlı tespit etmenizi sağlar. Ayrıca, bunların tümü, paydaşlar veya ekip üyeleri ile kolayca paylaşılabilen basit grafiklerde görüntülenir.

Bir projenin kapsamını yönetmenin en iyi yolu, sorunlar ortaya çıktığında ve sorun haline gelmeden önce harekete geçebilmeniz için size gerçek zamanlı veriler sağlayan çevrimiçi bir proje yönetim aracına sahip olmaktır. ProjectManager bulut tabanlıdır, bu nedenle ekibiniz nerede ve ne zaman olursa olsun statülerini güncellediğinde, bu bilgiler anında güncellenir ve projenizin ilerlemesini daha doğru bir şekilde izleyebilirsiniz. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak kendiniz görün.