Projeler için Performans Raporlama: Hızlı Bir Kılavuz

Başarılı bir proje için, iş performansı bilgilerinizin (WPI) genel bir resmine ihtiyacınız vardır. Performans raporlaması, performans ölçümü, kalite güvencesi ve hesap verebilirlik verilerini bağlama oturtarak bu bilgileri sağlar.

Performans raporları (bir proje durum raporu gibi), temel performans göstergelerini göstermekten fazlasını yapar. Ayrıca, iyileştirmeye açık yerleri işaret edebilir ve proje risklerini belirleyebilirler. Proje yönetimi yazılımı bu raporlamaya yardımcı olabilir, ancak önce proje performans raporlamasına daha derinlemesine bakalım.

Performans Raporlama Nedir?

Performans raporlaması, bir şirketin gerçekleştirdiği proje, ürün veya hizmetleri belgeleme ve tanımlama ve başarısını kapsam, maliyet, kalite güvencesi ve takvimi kapsayan bir raporlama sistemi ile ölçme sürecidir. Performans raporlaması, şirketin ne kadar iyi performans gösterdiğini ve amaç ve hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını belirlemek için kullanılır.

Bunu yapmak için belirli çalışmalardan veri toplar ve analiz edersiniz. Bu analiz tamamlandıktan sonra, iş süreçlerinizde karar vermeyi iyileştirmek için önerilerde bulunabilirsiniz.

Performans raporlaması için farklı hedefler vardır. Örneğin, bir performans raporu bir projeye veya ekip üyesine odaklanabilir, ancak tüm şirket kadar geniş olabilir. Performans raporları şu ortak veri noktalarını paylaşma eğilimindedir:

• Şirket amaç ve hedefleri
• Beş yıllık vizyon
• Temel performans göstergeleri (KPI)
• KPI ölçüm sıklığı
• İzlenen veri kaynağı

İlgili: 5 Ücretsiz Proje Raporu Şablonu

Performans Raporlaması Neden Önemlidir?

Performans raporlaması, bir işletmenin performansına ilişkin bir görünüm sağlar ve faaliyetlerinizi izlemenize ve güçlü ve zayıf yönlerinizi özetlemenize olanak tanır.

Rakiplerinizle karşılaştırıldığında performansınızı kıyaslamak için bir performans raporu da kullanılabilir. Bu, nerede yetersiz kaldığınızı bilmenizi sağlar ve rekabet avantajınızı artırabilir. Ancak performans raporlaması, iş gücünüzü de izleyebilir.

Performans raporlaması, işletmeniz yasalara ve sektör kurallarına göre düzenleniyorsa, yıllık raporlar oluşturmanıza ve uyumlu kalmanıza olanak tanır. Ancak çoğu şirket bunu iş performanslarını iyileştirmek ve açık ve etkili iletişim oluşturmak için kullanır.

Proje yönetimi yazılımını kullanarak toplanan verileri daha etkin bir şekilde yürütebilir ve düzenleyebilirsiniz. ProjectManager, raporlamayı daha doğru hale getirmek için gerçek zamanlı veriler toplar. Canlı gösterge panosu bu verileri otomatik olarak hesaplar ve zaman, varyans ve daha fazlası gibi proje ölçümlerini gösteren okunması kolay grafikler ve çizelgelerde görüntüler. Yapılandırma gerekli değildir. ProjectManager size anında performans raporu verir. Bugün ücretsiz deneyin!

Performans Raporlaması Nasıl Uygulanır?

Performans raporlaması şirketten şirkete değişebilir. Ancak genel olarak süreç benzer adımları izleyecektir. Kendi performans raporunuzu oluşturmak için bu ipuçlarını kullanın:

1. Kitlenizi Tanıyın: Rapor için hedef kitleniz kim? Yöneticiler, rapor vereceğiniz en muhtemel kişiler olsa da, şirketteki çalışanları da etkileyecektir. Performans raporunun kime ait olduğuna bağlı olarak, onlar için faydalı olması için genel mi yoksa özel mi olduğunu tanımlayın.
2. Hedefleri Tanımlayın: Bir sonraki adım, performans raporunun ne yapmasını istediğinizi bilmektir. Şirketiniz için misyon ifadesi veya projenin amaç ve hedefleri nedir? Bu, bu hedeflere ulaşıp ulaşmadığınızı görmek için performansınızı değerlendirmenize ve ölçmenize olanak tanır.
3. Yönetici Özeti Yazın: Performans raporunda çok fazla veri olacaktır, bu nedenle okuyucuya ayrıntılar hakkında kısa bir genel bakış sunan bir yönetici özeti ile başlamak istersiniz. Bu özet, gerçeklerin açık ve özlü bir özetini sunduğu için önemlidir.
4. Bir Performans Değerlendirmesi Paylaşın: Burada, değerlendirmekte olduğunuz işin veya projenin bölümlerini detaylandırıyorsunuz. Bu, şirketin veya projenin finansal durumunu, sektör karşılaştırmalarını ve finansal olmayan nicel verileri içerebilir.
5. Görselleştirin: Hiçbir şey insanları bir mezar taşından daha hızlı uyutamaz. Görsel eklemek sadece sayfayı güzelleştirmekle kalmaz, aynı zamanda bir bakışta anlaşılabilen, kolayca sindirilebilir veriler sağlar.
6. Kanıtlamayı Unutmayın: Yazım hataları, dil bilgisi hataları veya diğer yazım hataları raporun etkisini azaltacak ve profesyonellikten uzak görünecek. Küçük hataları yakalama olasılıkları daha yüksek olduğundan, başka bir kişinin düzeltme okumasını sağlamak en iyisidir.

Rapor Türleri

Gerçek projeyi planla karşılaştırmak için bir performans raporu kullanın. Bunu çeşitli veri noktaları için yapabilirsiniz. Altı yaygın performans raporu türü aşağıdakileri içerir:

• Proje Durum Raporu: Projenin yaşam döngüsünün o noktasındaki durumunu yakalar. Durum raporu, projenin mevcut kapsamının, süresinin, maliyetinin ve kalitesinin bir anlık görüntüsüdür.
• İlerleme Raporu: Son ilerleme raporundan bu yana projede nelerin tamamlandığını not eder.
• Tahmin Raporu: Gelecekteki performans ve projenin o andaki beklenen durumu gibi bir projede olması beklenenleri tahmin eder. Bu, daha iyi kaynak kullanımı için kullanılır.
• Trend Raporu: Projenin performansını önceki rapordaki aynı dönemle karşılaştırır. Bu aylık, üç aylık, altı aylık veya yıllık olarak yapılabilir.
• Varyans Raporu: Bir projenin fiili ve planlanan ilerlemesi arasındaki farkı gösterir.
• Kazanılan Değer Raporu: Kazanılan değer yönetimi tekniklerini kullanarak kapsamı, programı ve maliyet performansını entegre eder. Bu rapor genellikle proje durum raporunun bir parçasıdır.

İlgili: Excel için Ücretsiz Durum Raporu Şablonu

Performans Raporları Nasıl Analiz Edilir ve Harekete Geçilir

Kuruluşunuz veya projeniz için performans raporlaması ayarladıktan sonraki adım, bu raporları analiz etmek ve harekete geçmektir. Yöneticiler, genellikle iş zekasını anlayan uzman analistlere dış kaynak sağlanmasına rağmen, bu işle görevlendirilenler olma eğilimindedir.

Analiz etmeniz gereken veriler, satış ve pazarlama sonuçları gibi nicel veya müşteri anketlerinde aldığınız yanıtlar gibi nitel olabilir. Analiz ettiğiniz veri türü ne olursa olsun, hedefleri belirleyerek ve bir eylem planıyla biten süreci detaylandıracak bir yapıya ihtiyacınız vardır.

Proje veya şirket hakkında bir aylık, üç aylık veya yıllık rapor olsun, analiziniz için bir süre belirlemeniz önemlidir. Bu zaman aralığı, verilerdeki eğilimleri belirlemeniz için yeterince uzun olmalıdır. Analizinizle ilgili olmayan verileri filtreleyebilen raporlara sahip olmak faydalıdır.

Verileri gözden geçirdiğinizde, analizinizin amacı ile ilgili olanı arayın. Ardından, özellikle en önemli olan ve analiz hedeflerinizle uyumlu olan trendleri belirleyin ve belgeleyin. Ardından bulguları özetlemek ve performansınızı artırmanıza yardımcı olacak bir eylem planı geliştirmek isteyeceksiniz.

Bilgi Nasıl Yayılır

Tüm performans raporlama ve analiz işlerini yaptıktan sonra, bu bilgileri aktarmanız gerekir.

Raporlar kamuoyuna açıklanmalıdır. Paydaşların, performans raporlamasının ortaya çıkardığı şeyle açıkça ilgileneceği açıktır. Ancak verilerin sizi yönlendirdiği gerekli iyileştirmelerin yapılabilmesi için ekibinizin de bilgilendirilmesi gerekmektedir.

Performans raporlama analizinizin sonuçları, hedef kitlenize göre uyarlanmalıdır. Raporla ilgili bir not, e-posta veya hatta bir rapor olsun, verileri hedef kitlenize ulaştırmak için en iyi araca karar vermelisiniz. Eylem planınızı daha iyi yürürlüğe koymak için bir toplantı yapmak da isteyebilirsiniz.

ProjectManager Performans Raporlamasına Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, projenizin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izleyen bulut tabanlı bir yazılımdır. ProjectManager, projenizi zamanlamak için görevleri ve kaynakları düzenlemenize yardımcı olur. Ayrıca performansı ölçmek ve bu öngörüyü paydaşlarınız ve ekibinizle iyileştirmeleri sağlamak için paylaşmak için özelliklere sahiptir.

Gantt Grafiklerinde Proje Çizelgeleri Oluşturun

Performansı ölçebilmeniz için önce bir temel belirlemeniz gerekir. Bir proje çizelgesi oluştururken, ProjectManager'ın Gantt şeması, bağımlılıkları bağlamanıza, kritik yol için filtreleme yapmanıza ve bir temel belirlemenize olanak tanır. Gantt, planlanan ve gerçekleşen eforu kontrol etmenize ve proje farkını ölçmek için raporlar oluşturmanıza olanak tanır.

Zaman Çizelgelerinde Zamanı Doğru Bir Şekilde Takip Edin

Bireysel ekip üyelerinin performansını ölçüyorsanız, ProjectManager'ın güvenli zaman çizelgeleri, görevlerini tamamlamalarının ne kadar sürdüğü hakkında size veri sağlar. Zaman çizelgeleri ayrıca yinelenen atamaları otomatik olarak doldurabilir ve daha fazla güvenlik için gönderildiklerinde zaman çizelgelerini kilitleyerek bordro sürecini daha da düzene sokabilir.

Saniyeler İçinde Performans Raporları Oluşturun

Ayrıca, performans raporları oluşturmak için ihtiyacınız olan tek şey ProjectManager'dır. Durum ve portföy raporları, proje planları, görevler, zaman çizelgeleri, kullanılabilirlik, iş yükü ve varyans oluşturabilirsiniz. Tüm raporlarımız özelleştirilebilir, yalnızca istediğiniz verileri görmek için filtrelenebilir ve sonuçları analiz etmenize ve paydaşlarınız ve ekibinizle paylaşmanıza yardımcı olmak için PDF, Excel veya CSV formatında kaydedilebilir.

ProjectManager, proje performansını planlayan, izleyen ve raporlayan ödüllü bir yazılımdır. Kaynak yönetimi araçları, ekiplerin kapasitelerinde çalışmasını sağlar ve çoklu proje görünümlerimizle istedikleri gibi çalışabilirler. ProjectManager ile nerede ve ne zaman olursa olsun ekipleri üretken tutun ve projeleri yolda tutun. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!