Değişim Yönetimi Nedir? Süreç ve Modeller Açıklandı

Kesin olan bir şey var: Kuruluşunuzda veya projenizde değişim gerçekleşecek. Değişimi en iyi şekilde planlamak ve buna yanıt vermek için, öncelikle değişim yönetiminin net bir tanımı anlaşılmalıdır.

Değişim Yönetimi Nedir?

Değişiklik yönetimi terimi, proje veya organizasyon düzeyinde farklı değişiklik türlerini yönetmek için uygulanan eylemlere, araçlara ve modellere atıfta bulunur.

İşi, kaynakları, iş süreçlerini ve bütçe tahsislerini ve ayrıca farklı türde organizasyonel değişiklikleri yönetmek için uygulanabilecek çeşitli organizasyonel değişim yönetimi stratejileri vardır.

Proje düzeyinde, proje zaman çizelgesinin, bütçesinin veya kaynaklarının yapılan ani değişikliklerden etkilenmemesi için proje planındaki tüm değişikliklerin uygun şekilde onaylanmasını, uygulanmasını ve izlenmesini garanti eden bir değişiklik yönetimi çerçevesi oluşturmanız gerekir. ilk kapsam, program veya bütçe temeli.

ProjectManager, ister proje değişikliklerini ister kurumsal değişiklikleri yönetiyor olun, bir değişiklik yönetimi planı yapmanıza ve bunu gerçek zamanlı olarak izlemenize yardımcı olur. Planı, hepsini tek bir yerde görebilmeniz için görsel bir zaman çizelgesinde dolduran güçlü Gantt şemalarımızla oluşturun. Kaynaklar, görevler, süreler, kilometre taşları ve görev bağımlılıkları ekleyin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Değişim Yönetimi Modelleri

Değişiklik yönetimi modellerini kullanmak, ekiplere proje veya kuruluş düzeyinde gerekli geçişlerde rehberlik etmeye yardımcı olur. Yeni süreçlere uyum sağlamak zor olabilir ancak bir değişiklik yönetimi planı oluşturduğunuzda kuruluşunuz için faydalar sağlayabilirsiniz. Bu değişiklik yönetimi modelleri, organizasyonel değişikliği planlamaya ve yönetmeye yardımcı olabilir.

Lewin'in Değişim Yönetim Modeli

Alman-Amerikalı bir psikolog olan Kurt Lewin, değişimi üç aşamaya göre parçalayan bir değişim yönetimi modeli geliştirdi: çözme, değiştirme ve yeniden dondurma. İlk aşama sizi değişime hazırlar, ardından uygulanır ve son olarak bu değişim sağlamlaştırılır.

McKinsey'nin 7-S Değişim Yönetimi modeli

Lewin'inkinden daha ilgili bir model olan bu model, yedi unsur içerir. Bunlar strateji, yapı, sistemler, paylaşılan değerler, stil, personel ve beceri olan yedi S'dir. Lewin'in aksine belirli bir düzen yoktur. Zayıflıkları belirlemek için her birinin diğerini nasıl etkilediğini ele almak için kullanılırlar.

Kotter'in Değişim Yönetim Modeli

John P. Kotter, Harvard Business School'da fahri bir liderlik profesörüdür. Değişim yönetimi stratejisinde araç haline gelen değişime öncülük etmek için sekiz adımlı bir sürecin mucidi olarak bilinir.

1. Aciliyet yaratın
2. Güçlü bir koalisyon kurun
3. Değişim için bir vizyon yaratın
4. Vizyonu iletin
5. Engelleri Kaldır
6. Kısa vadeli kazançlar yaratın
7. Değişim üzerine inşa edin
8. Değişikliği bağla

Bu değişim yönetimi teorisi, değişim yönetiminin temelinin ne olduğuna dair bir genişlemedir. Değişim yönetimi dört sütun üzerinde durur. Bunlar, değişime ihtiyaç olduğuna dair kararlılık, değişime hazırlanma ve planlama, değişimi uygulama ve son olarak değişimi sürdürmedir.

ADKAR Değişim Yönetim Modeli

Bu aşağıdan yukarıya yöntem, değişimin arkasındaki insanlara odaklanır. ADKAR, farkındalık, arzu, bilgi, yetenek ve güçlendirme anlamına gelen bir kısaltmadır. Bunlar herhangi bir sıralamaya sahip olmayıp, değişim ihtiyacını ele alır, değişime katılır ve destekler, değişimi nasıl yapacağını bilir, değişim için gerekli beceri ve davranışlara sahip olur ve sonra da değişimi sürdürür.

Köprü Geçiş Modeli

Bu modelle, uygulandıkça değişime verilen duygusal tepkilere odaklanıyorsunuz. Bu model, değişimin kendisiyle uğraşmak yerine, insanların bir şeyi bitirmeye, kaybetmeye veya bir şeyi bırakmaya nasıl tepki verdiğine, değişiklik yapıldıktan sonraki nötr noktaya ve ardından yeni bir başlangıca açılmaya bakar.

Kubler-Ross Değişim Yönetimi Çerçevesi

Yasın beş aşamasına dayanan bu yöntem, insanların değiştirmek zorunda oldukları duygusal tepkileri kabul eder. Yas tutma sürecinin beş aşaması olduğu gibi, değişim süreci de öyle. Bunlar inkar, öfke, pazarlık, depresyon ve kabullenmedir.

Satir Değişim Yönetim Modeli

Bu model, değişimin şu beş aşaması aracılığıyla performansı izleyerek çalışanların duygusal durumunu ölçmekle ilgilidir: geç statüko, direnç, kaos, entegrasyon ve yeni statüko. Bu nedenle, bu model, neyin değişmesi gerektiğini bulmakla değil, değişimi hazırlamak ve kabul etmekle ilgilidir.

PDCA Değişiklik Yönetimi Modeli

Deming döngüsü olarak da adlandırılan bu model, PDCA planla, uygula, kontrol et ve harekete geç anlamına gelir. Bu dört aşama, sorunu belirleyerek, sorunu çözmek için değişiklikler yaparak, izleyerek ve harekete geçerek süreç iyileştirmeye yardımcı olur.

Dürtme Teorisi

Adından da anlaşılacağı gibi, bu teori, çalışanları gerekli değişiklikleri yapmaya ikna etmek için kanıta dayalı ince, dolaylı önerileri kullanmakla ilgilidir. Bunun başarılı olması için değişikliği tanımlamalı, çalışanın bakış açısını dikkate almalı, değişikliğin geçerli ve bir seçim olduğuna dair kanıt sunmalı, geri bildirimleri dinlemeli, seçenekleri sınırlandırmalı ve değişikliği sağlamlaştırmak için kısa vadeli kazançlar sunmalısınız.

Değişiklik Yönetimi Süreci

Değişiklik yönetimi birçok şekilde olabilir. Küçük projelerden büyük organizasyonlara kadar hepimiz değişimle uğraşmak zorundayız ve konu söz konusu olduğunda tek bir yaklaşım yoktur. Ancak, değişiklik yönetimi sürecinde size yol göstermesi için izleyebileceğiniz bazı adımlar aşağıda verilmiştir.

1. Değişikliği Tanımlayın

İlk olarak, değişikliğin ne olduğunu ve bununla ilgili genel bilgileri tanımlamak önemlidir, böylece siz ve ekibiniz nasıl ilerleyeceğinizi bilirsiniz. Planlı mı plansız mı olduğu gibi değişiklik hakkında kendinize sorular sorun. Artımlı bir sunuma sahip olacak mı yoksa daha hızlı bir uygulamaya mı ihtiyacı olacak? Bu sorular, etkili bir değişiklik yönetimi planı oluşturabilmeniz için değişiklik hakkında bilgi toplamanıza yardımcı olacaktır. Projelerinizde, programlarınızda ve portföylerinizde değişikliği kontrol etmek için değişiklik emirlerini kullandığınızdan emin olun.

2. Bir Değişim Vizyonu Yaratın

Değişim vizyonunuz, bir değişiklik başarıyla uygulandıktan sonra kuruluşunuzun nasıl görüneceğinin bir açıklamasıdır. Boşluk analizine benzer şekilde, mevcut durum ile gelecekte arzulanan durum arasındaki farkı ve proje veya kuruluş için beklenen faydaları açıklar.

3. Bir Değişiklik Yönetimi Modeli Seçin

Projenizin veya kuruluşunuzun belirli özelliklerine bağlı olarak her birinin kendi artıları ve eksileri olan, aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç değişiklik yönetimi modeli vardır.

4. Bir Değişiklik Yönetim Planı Oluşturun

Bir değişiklik yönetimi planı, değişikliğin proje düzeyinde veya kuruluş düzeyinde nasıl yönetileceğini açıklar. Değişiklik yönetimi rollerinin ve sorumluluklarının neler olduğunu, değişiklik kontrol kurulunda kimlerin yer aldığını, değişiklik talebi sürecinin nasıl işleyeceğini ve değişiklik yönetimi ile ilgili diğer ayrıntıları açıklar.

5. Bir Değişiklik Yönetimi Ekibi Kurun

Değişim yönetimi planınız, değişimi yönetmek için kullanacağınız tüm stratejilere, yönergelere ve prosedürlere sahiptir. Şimdi onları yürütmek için bir ekibe ihtiyacınız olacak. Değişikliği analiz etmek için farklı bakış açılarına sahip olmanız için işlevler arası bir ekip oluşturun.

6. Değişiklikleri Uygulayın ve İzleyin

Projenizde veya kuruluşunuzda bir değişiklik uyguladıktan sonra iş bitmez. Verileri ve temel performans göstergelerini (KPI'lar) kullanarak değişikliklerinizin etkisini takip etmek ve takip etmek önemlidir.

Değişiklik Yönetimi Şablonları

İşte proje düzeyinde değişiklik yönetimi konusunda size yardımcı olabilecek bazı ücretsiz şablonlar. Ayrıca planlama, zamanlama ve izleme konusunda size yardımcı olacak düzinelerce proje yönetimi şablonumuz var.

Değişiklik İsteği Şablonu

Bu ücretsiz şablon, değişiklik talebi onay sürecinizi kolaylaştırmak için idealdir. Kolayca özelleştirilebilir ve ekibinizle paylaşılabilir.

Sipariş Şablonunu Değiştir

Değişiklik emirleri, temel bir proje değişiklik yönetimi belgesidir. Bu ücretsiz şablon, başlamanız için idealdir.

Günlük Şablonunu Değiştir

Bu değişiklik günlüğü şablonu, proje yaşam döngünüz boyunca gerçekleşen her değişikliği takip etmek için idealdir.

ProjectManager Değişiklik Yönetimine Yardımcı Olur

Sürecinizi tanımladıktan sonra, bu değişiklik kontrol sürecini yönetmek için hangi araçları kullanmak istediğinize karar vermeniz gerekir. Birçok ekip, değişiklik isteklerini listelemek ve ilerlemeyi izlemek için basit Excel şablonlarına başvurur. Genellikle, bir değişiklik kontrol sürecini yönetirken izlemek istediğiniz birkaç veri noktası vardır:

• Değişiklik talebinin açıklaması
• kim istedi
• öğenin önceliği
• Değişimi uygulamaktan sorumlu vekil
• Tarih değişikliği uygulandı
• notlar

Bu, tüm süreci izlemenin basit bir yoludur. Ancak bazı proje yönetimi yazılım araçları, proje yönetiminizin bir parçası olarak değişimi yönetmenize yardımcı olur. Örneğin, ProjectManager'da değişiklikleri, riskleri ve sorunları doğrudan yazılımın içinden izleyebilirsiniz.

Değişiklik yönetimini PM aracınıza dahil etmenin faydaları şunlardır:

• Proje ile değişiklikleri izleyin
• Değişiklik isteklerini belirli görevlere ekleyin
• Değişiklikler güncellendiğinde e-posta uyarıları alın
• Değişiklikleri bir panoda izleyin.

Değişiklikler belirli projelerle bağlantılı olduğunda veya kendi projesinde organizasyonel değişiklikler yaptığınızda bile, otomasyon ve izleme yetenekleri aracılığıyla sürecinizin ilerlemesini sağlayan araçların kullanılması yardımcı olabilir. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, değişimin yönlendirilmesi gerektiğini unutmayın. Değişim olurken, değişimi yönetmek liderlik gerektirir.

Değişim olur, ancak bu değişimi yönetmek için doğru araçlar olmadan, projeyi yöneten siz değil, değişimdir. Güçlü bir değişiklik yönetimi sürecine sahip olmak için, yetenekli bir değişiklik yönetimi aracınız olmalıdır. ProjectManager, değişimi gerçekleşirken tanımlayabilmeniz için size gerçek zamanlı veriler sağlayan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Ardından, sizin ve ekibinizin bu değişiklikleri çözmek için ihtiyaç duyduğu özelliklere sahip olursunuz. ProjectManager'ı ücretsiz kullanmaya başlayın ve bu 30 günlük ücretsiz denemeyi alarak değişimi yönetin.