İşyerinde Daha İyi İletişim İçin 7 İpucu

İşyerinde iletişim, başarılı bir işin temellerinden biridir. Azimli ve anlayışlı profesyonellerden oluşan bir ekip oluştursanız bile, etkili bir şekilde iletişim kurmazlar ve işbirliği yapmazlarsa işiniz zarar görür.

Şirketler genellikle B2B ve müşteri iletişimine öncelik verir, ancak şirket içi ilişkiler verimli olmadığında bu, süreçleri yavaşlatır, iş akışlarını etkiler ve darboğazlar yaratır. Ayrıca, yönetim mesajlarını çalışanlara başarılı bir şekilde iletemediğinde, bu daha fazla kafa karışıklığı ve hatta kaos yaratır.

Aslında, yanlış iletişim, büyük şirketlerin yılda 62.4 milyon dolar, küçük işletmelerin ise yılda 420.000 dolar kaybetmesine neden oluyor. Sorun o kadar derine iniyor ki, tüm çalışanların yarısının işte kendilerinden ne beklendiğini bilmediği ve bu nedenle teslim etmek için mücadele ettiği tahmin ediliyor.

Bu makalede, işyerinde iletişimin nasıl iyileştirilebileceği ve daha yüksek üretkenlik sağlanabileceği konusunda eyleme geçirilebilir fikirler sunuyoruz. Öğrenmek için okumaya devam edin!

İletişim Verimliliği Nasıl Artırabilir?

Artık hasarın ne olduğunu bildiğimize göre, olumluya odaklanalım ve iletişimin üretkenliği nasıl artırabileceğine bir göz atalım:

• Yanlış Anlamaları Azaltır . Herkes ne yapacağını ve tavsiye için kime başvuracağını bildiğinde, insanların hata yapma olasılığı daha düşüktür.
• Verimliliği Artırır . Açık yönergeler ve hedefler, daha verimli bir iş akışı sağlar ve insanların görevlerini daha hızlı tamamlamasına olanak tanır.
• Daha Az Hayal kırıklığı . İnsanlar kendilerinden ne yapmaları beklendiğini bilmeyip de sonuç vermeleri gerektiğini bildiklerinde hüsrana uğrarlar ve bu da üretkenliği azaltır.
• Daha İyi Çatışma Çözümü . İşyeri kavgaları üretkenliğe zarar verir ve toksik bir ortam yaratır. Sorunları çözmenin en iyi yolu, onları iletmek, yanlış anlamaları gidermek ve gerektiğinde uzlaşmaya varmaktır.
• Verimli İşbirliği . İyi profesyonel ilişkiler içinde olan ve arkadaşça bir tavırla iletişim kurabilen çalışanların verimli bir şekilde işbirliği yapma ve daha üretken çalışma olasılıkları daha yüksektir.
• Daha Mutlu Ekip . İnsanlar ihtiyaçlarını, duygularını ve düşüncelerini iletebildiklerinde kendilerini daha iyi hissederler. Anlaşılmak, kendimize daha fazla güvenmemizi ve iyi işi sürdürebilmemizi sağlar.
• Sadakat ve Güveni Teşvik Eder . İletişim, sadakat ve güvenin temel taşlarından biridir. İlgili güncellemeler hakkında döngüde tutulduklarını hisseden, kendilerini değerli ve önemli hisseden ve şirkete daha sadık olan çalışanlar.

İşyerinde İletişim Nasıl İyileştirilir

İşyerinde iletişimi başarılı bir şekilde geliştirmek için İK ekibinizle işbirliği içinde bir strateji oluşturmalı ve bunu takip etmeye özen göstermelisiniz.

İşte nasıl yapılacağına dair bazı pratik ipuçları:

1. Güvenli Bir Ortam Yaratın

İnsanlar işyerinde mutlu olduklarında, takdir edildiklerinde ve ihtiyaçları karşılandığında, olumlu bir çalışma tutumu ifade etme ve sorunları özgürce iletme olasılıkları daha yüksektir. Bilmedikleri, anlamadıkları veya kendilerini rahat hissetmedikleri bir şey varsa, ekip üyeleri akıllarını özgürce konuşmalı ve duyulmalıdır. Aksi takdirde, iletişim kurulamayan konular birikecek ve insanların çalışma şeklini etkileyecek ve onların işe karşı tutumlarını etkileyebilir.

Bununla birlikte, İK ve yönetim, insanların söylediklerini dinlediğinden, kabul ettiğinden ve sorunları buna göre ele aldığından emin olmalıdır. Mevcut bir çözüm olmasa bile, bu tartışılmalıdır, aksi takdirde kişi görmezden gelindiğini hissedebilir. Konuşan ve ihmal edilen çalışanların, memnuniyetsizliklerini paylaşmak konusunda isteksiz olanlardan daha mutsuz hissetme olasılığı daha yüksektir.

Kaynak

İşyerinde güvenli bir ortam yaratmanın bazı etkili yolları şunlardır:

• Düzenli Geri Bildirim Oturumları Düzenleyin . İnsanlara değerli olduklarını söyleyin, şirketteki kariyer gelişimlerini tartışın ve işlerini nasıl geliştirebilecekleri konusunda pratik geri bildirim sağlayın.
• Soru Sormayı Teşvik Edin . İnsanların soru sormak için kendilerini güvende hissettikleri ve yargılanmadıklarını hissettikleri bir ortam yaratmaya çalışın. Herkesin diğerlerinden öğrenmesi, mesleki ve kişisel bilgilerini paylaşmaya istekli olması iş kültürünüzün bir parçası olmalıdır.
• İki Yönlü İletişimi Teşvik Edin . İşyeri iletişimi iki yönlü bir yoldur ve yönetim ve İK de geri bildirime açık olmalıdır. İnsanların size nasıl hissettiklerini söyleyebileceklerini ve önerilerde bulunabileceklerini bildirin. Söylediklerini dinlemek, onların daha üretken çalışmalarını ve işyerinde kendilerini daha iyi hissetmelerini sağlamanıza yardımcı olabilir.

2. Davranış Protokolü ve Kuralları Konusunda Açık Olun

İnsanlar belirli davranış türlerini uygun görürler ve hem toplumda hem de işyerinde farklı sınırlara sahiptirler. Çalışanların birbirleriyle nasıl iletişim kurmaları gerektiği, hangi ses tonunun uygun olduğu ve hangi iletişim biçimlerinin kullanılması gerektiği konusunda bir dizi kural sağlamak gereksiz görünebilir. Bununla birlikte, profesyonel ilişkilerin kalitesini önemli ölçüde artırabilir ve insanlar haddini aştığında ortaya çıkabilecek olası gerilimi azaltabilir.

İşyerinde iletişimi tartışan ve net kurallar ve davranış protokolleri seti sağlayan seminerler ve eğitim videoları oluşturmayı düşünün. Sadece bir avuç insana fayda sağlayabilir, ama kesinlikle buna değer.

Kuralları bilinir hale getirmek daha keyifli bir işyerine katkıda bulunacaktır ve ayrıca potansiyel olarak sizi yasalarla ilgili komplikasyonlardan kurtarabilir.

3. Olumlu Bir Çalışma Kültürü Oluşturun

Kaynak

Olumlu çalışma kültürü, çalışanların tam profesyonel potansiyellerini geliştirmelerini ve ortaya çıkarmalarını sağlar. Şirketler, yalnızca kendi işlerine odaklanmak yerine, insanları birbirlerine destek olmaya ve yardım etmeye teşvik etmelidir. Bu şekilde hoş bir iş yerinden daha fazlasını yaratabilirler – güçlü bir ekip kurabilirler.

İşyerinde kendini iyi hisseden ve rahat hisseden ve şirketle aynı vizyon ve değerleri paylaşan çalışanların açık ve üretken iletişim kurmaları daha olasıdır. Ayrıca, sorunlar üzerinde durmak ve işlerini yapmamak yerine sorunları çözmeye ve performansı optimize etmeye çalışabilirler.

Çatışmaları ele almayan ve rekabeti teşvik etmeyen işyerleri, toksik iletişimin daha fazla toksik iletişime yol açtığı düşmanca bir ortam yaratır. Bu, insanları olumsuzluklara odaklanmaya zorlar ve üretkenliklerine zarar verir.

Takım oyunu yoluyla iletişimi geliştirmenize yardımcı olabilecek bazı öğeler şunlardır:

• Ekip oluşturma faaliyetleri.
• Ofiste Dinlenme Alanı.
• Düzenli İK Oturumları.
• Grup Projeleri.
• İç Koçluk ve Mentorluk.

4. Çalışanların Bireysel İhtiyaçlarını Anlayın

Farklı insanlar farklı motivasyon türlerine ihtiyaç duyar. Bazıları, bir lider onları daha fazlasını elde etmeye zorladığında başarılı olurken, diğerleri kendi kendini motive eder ve sıkı çalışmalarının ve değerlerinin takdir edildiğini görmeye ihtiyaç duyar.

Bireysel çalışanları ve onlarla nasıl iletişim kuracağını anlamayan yönetim, onları iş gücüne daha fazla değer veren rakiplere kaptırma riskiyle karşı karşıyadır.

Kaynak

Örneğin, bir şirket çalışanlarını sürekli olarak imkansız hedeflere ulaşmaya zorlarsa, insanların ellerinden gelenin en iyisini yaptıklarında bile kendilerini başarısız gibi hissettikleri bir iş yeri yaratma riski taşır. Bazı çalışanlar kendi sınırlarını zorlayarak kendilerini kanıtlamaya çalışabilir ve bu da tükenmişliğe yol açar. Diğerlerinin takdir edilmediğini ve motive olmadığını hissetmeleri muhtemeldir. Her iki durumda da verimlilik düşer.

Sorunları iletmemek, çalışanları elde tutmayı zorlaştıracak ve süreç aksaklıklarına yol açacaktır.

5. Net Bir İletişim İş Akışı Tanımlayın

Şirketler, görevler ve görevlerle ilgili iletişimin nasıl devam etmesi gerektiğini ve neleri kapsadığını detaylandıran, adım adım net bir süreç oluşturmalıdır. İnsanlar, iş ilerlemelerini nasıl ileteceklerine, hangi ayrıntıları ve ne zaman paylaşacaklarına dair bir protokole sahiplerse, daha verimli bir şekilde işbirliği yapmaya eğilimlidirler.

İş akışı, ekip üyelerinin meslektaşlarına net talimatlar vermesini ve ilgili tüm varlıklara erişim sağlamasını sağlamalıdır. Ayrıca, bu bilgilerin sağlanmadığı takdirde talep edilmesi gerektiğini de vurgulamalıdır.

Sürecin takip edilmesinin kolay ve anlaşılır olduğunu varsayarsak, hem yönetim hem de çalışanlar onu takip etmeye çabucak alışabilir ve günlük aktivitelerine entegre edilebilir.

6. Üretken Sorun Çözümünü Teşvik Edin

İnsanlar ister kişisel ister profesyonel bir ilişki içinde olsunlar, tartışmalar ve yanlış anlamalar her zaman bir olasılıktır. Çalışanlar ortak bir alanı işgal ettiğinde, kişisel farklılıkların anlaşmazlıkların, kavgaların ve hatta kan davalarının nedeni haline gelme olasılığı çok yüksektir.

Yönetim bu tür gelişmeler için tetikte olmalı ve insanlar bu sorunları kendi aralarında iletemez ve çözemezlerse, İK'ya iletilmelidir.

7. Communication Tooling Smart'ı seçin

Günümüzde, birçok ekip kısmen uzaktır. Bununla birlikte, ofiste olsanız bile, aktif iletişimi sürdürmek ve ilgili tüm proje güncellemeleri hakkında döngüde kalmak zor olabilir. Ayrıca, en çalışkan profesyoneller bile zaman zaman bazı şeyleri unutur ve yanlış iletişim kurar.

Modern iletişim, proje yönetimi, iş süreci yönetimi ve iş akışı araçlarını kullanmak, ekiplerin bağlantıda kalmasını ve çalışmalarını düzenlemesini sağlar. Slack, Asana, Zoom veya başka bir çözüm olsun, bu, ekip üyelerinin bilgi alışverişinde bulunmasına ve bilgi talep etmesine, işbirliği yapmasına ve görevlerin gelişimini takip etmesine olanak tanır.

Aslında araştırmalar, iletişim teknolojisinin uygulanmasının hem yönetimin hem de çalışanların üretkenliğini %25'e kadar artırabileceğini gösteriyor.

Örneğin, Slack gibi bir iletişim aracı günlük alışverişler, hızlı senkronizasyonlar ve kişisel güncellemeler için harikadır. Öte yandan Asana, görev yönetimi iletişimini optimize eder - insanlar bir görevle ilgili tüm bilgilere tek bir yerde sahiptir, ayrılabilir veya ilerleme güncellemelerini isteyebilir, ortak çalışanlar ekleyebilir ve bekleyen görevlerini ve projelerini her zaman takip edebilirler. Zoom, ekiplerin toplantılar, web seminerleri ve gerçek zamanlı eğitimler düzenlemesine ve uzaktan bile yüz yüze iletişim kurmasına olanak tanır.

Sonuç olarak, akıllı araçlar iş yerindeki iletişim kalitesini yükseltmeyi ve insanları birbirine bağlamayı mümkün kılar. Gerisi sizin pozitif çalışma kültürünüze ve doğru tutuma kalmış.

Sonuç olarak

İletişim, bir iş yürütmenin önemli bir parçasıdır. Bununla birlikte, çoğu şirket müşterileriyle verimli bir şekilde iletişim kurmaya odaklanırken, çoğu şirket içi iletişimi geliştirmeyi unutuyor.

İşletmeler, ekip üyelerinin birbirlerini iyi anlamalarını, görevleri ve sorumlu oldukları süreçler hakkında yeterli bilgi alışverişinde bulunmalarını ve sorunları verimli bir şekilde iletmelerini sağlamalıdır.

Daha iyi işyeri iletişimi, olumlu ve üretken bir çalışma ortamına ve bunun başarısına yönelik ilk ve en önemli adımdır.