9 советов по проведению эффективных совещаний (с бесплатным контрольным списком)

Встречи могут быть веселыми и очень эффективными, но неэффективные встречи могут отнять у вас много времени, особенно если вы заняты. В нашем постоянном поиске того, как быть продуктивным в гибридном рабочем мире, важно, чтобы каждое собрание было полезным и положительно влияло на вашу роль. К сожалению, часто это не так.

Будь то быстрое совещание команды или требующее мозгового штурма или стратегического обсуждения, есть несколько правил, которым вы можете следовать, чтобы сделать его успешным. Это особенно актуально сейчас, когда многие из нас находятся в офисе только часть недели или работают удаленно.

По данным исследования Zippia, организации тратят примерно 15% своего времени на встречи, при этом треть этих встреч считается непродуктивными. Интересно, что опрос, проведенный Dialpad, показал, что более 75% людей предпочитают назначать встречи на определенный день или время, при этом понедельник — самый популярный день для планирования встреч, а среда — самая длинная.

Проведение успешного совещания

Недостаточно просто собрать людей в комнате (реальной или онлайн) и надеяться на лучшее! Здесь, в DMI, мы провели много исследований того, как проходят встречи и как лучше всего их проводить. Мы делимся с вами 9 простыми советами, которые помогут вам провести эффективное совещание (виртуальное или иное).

1. Установите четкую повестку дня

Когда у вас мало времени и у вас много дел (как у большинства маркетологов), встреча без цели — это мука. Отправьте повестку дня перед собранием, чтобы люди знали, чего ожидать и нужно ли им готовить какую-либо информацию.

Вы также можете отобразить его на экране или даже распечатать (для личной встречи), чтобы все шло гладко. Это особенно важно для онлайн-совещаний, когда люди работают удаленно и могут быть не в курсе кампании или проекта.

Это помогает вернуть встречу в нужное русло, если она идет по касательной или разбивается на более мелкие обсуждения. Например, вы можете сказать: «Это отличная идея, но не сейчас. Давайте добавим его к следующему X совещанию для обсуждения».

«Слишком часто встречи могут идти по касательной, и цель теряется, что может расстраивать участников. Фасилитатор должен заранее поделиться повесткой дня, чтобы участники пришли подготовленными и рассмотрели то, что необходимо в отведенное время, и избежать затягивания встреч». Орла Стэк, директор по персоналу Института цифрового маркетинга

2. Знайте желаемые результаты

С самого начала вы должны знать, что вы хотите получить от встречи. Вы ищете идеи? Вам нужно получить утвержденный бюджет? Это для того, чтобы оказать поддержку членам команды в сложном проекте?

Четко определите, чего вы хотите, и проработайте встречу, чтобы убедиться, что вы получите от нее результаты. Последние несколько минут встречи следует использовать для выполнения следующих шагов и назначения людей для их выполнения. Это поможет вам составить четкий план действий, о котором все знают.

Вы также должны убедиться, что каждый приглашенный играет свою роль или участвует в команде или проекте. Не тратьте ничье время, если они могут заниматься другими делами.

3. Найдите подходящую среду

Сегодня, благодаря удаленной и гибридной работе, встречи можно проводить где угодно. Ключевым моментом является выбор лучшего средства для встречи, достаточно ли онлайн или вам нужно провести ее лично.

Оперативными совещаниями можно быстро управлять онлайн. Например, ежедневными или еженедельными командными встречами или спринтами можно легко управлять, проводя круглый стол и оставляя время для любых вопросов в конце.

Совещаниями по созданию бизнеса также можно управлять удаленно, если у вас есть четкая повестка дня. Используйте совместное использование экрана для совместного использования презентаций, слайдов или изображений, чтобы обеспечить доступ к информации для всех.

Совещания по стратегическому руководству сосредоточены на размышлениях, новых идеях и мозговом штурме, поэтому, вероятно, лучше подходят для личных встреч. Подумайте о коллегах, которых необходимо привлечь, и посмотрите, что может работать для всех. Должна быть возможность приспосабливаться к ситуациям людей (например, заблаговременно уведомлять сотрудников, чтобы удаленные работники могли добираться до офиса), но не упускать из виду цель и желаемые результаты.

Прочтите : «Как управлять удаленной командой (и инструменты, которые помогут вам в этом)»

4. Подготовьте тезисы

Если вы ведете совещание, которое требует идей или мозгового штурма, вы должны вынести на обсуждение ключевые тезисы. Они будут направлены на проект и результаты, но могут выступать в качестве шпаргалки во время встречи, если вы обнаружите, что что-то уходит от темы.

Вы можете записывать вопросы на доске и спрашивать людей об их мнении. Например, если это встреча для обсуждения неэффективной маркетинговой кампании, задайте такие вопросы, как «Что вам понравилось в этой кампании?» или «Что мы могли бы сделать лучше?»

Этот метод может дать вам много ответов, но он также дает вам возможность увидеть, есть ли консенсус в комнате, который вы можете использовать для поддержки других кампаний или повышения эффективности.

5. Дайте всем возможность высказаться

Хотя у каждого есть роль и должность, их можно отложить в сторону ради встречи. Попытки внедрить инновации или разработать стратегию могут быть ограниченными, если каждый придерживается своей собственной компетенции, например, менеджер по маркетингу может говорить только о маркетинге.

Помните о том, кто присутствует на собрании, и дайте людям высказаться. Помните, что все люди разные. Некоторые люди более красноречивы, в то время как другим может потребоваться подталкивание, чтобы высказать свое мнение. Возьмите на себя инициативу и задавайте вопросы членам команды, если вы чувствуете, что у них не было возможности внести свой вклад.

Часто речь идет об управлении личностями, поэтому, если вы чувствуете, что один или два человека доминируют в разговоре, смените тактику, задавая вопросы или открывая слово. На онлайн-совещании подумайте о том, чтобы включить камеру, так как это более представительно, отключить звук, чтобы говорящий мог говорить, не прерываясь, и использовать функцию «руки вверх» или аналогичную функцию, чтобы люди могли задавать вопросы или вмешиваться.

«Подготовка способствует лучшему сотрудничеству на встречах, а настойчивость в последующих действиях способствует лучшим результатам после встреч», — Кен Фитцпатрик, генеральный директор Института цифрового маркетинга.

6. Поощряйте идеи и решения

Если ваша встреча посвящена поиску решений или выработке идей, начните ее так. Перед встречей попросите участников записать 2–3 идеи.

Затем обойдите стол и попросите людей поделиться этими идеями. После каждого спрашивайте мнения и отзывы, а затем записывайте их (или попросите это сделать назначенного ведущего). Сосредоточьтесь не на человеке, высказывающем идею, а на самой идее.

Вы можете сделать то же самое для решения проблем. Например, «Мы изо всех сил пытаемся привлечь молодых людей в возрасте от 18 до 25 лет, что мы можем сделать, чтобы привлечь их внимание?»

Попросив людей сделать это заранее, вы даете им время подготовиться и не быть застигнутыми врасплох. Это также даст людям, менее склонным к высказываниям, возможность высказать свое мнение.

7. Помните о времени

Совещания так легко растягиваются во времени. Если вы включили временной интервал в повестку дня людей, помните, что они запланировали другие дела вокруг него, поэтому вы обязаны помнить об этом.

Начинайте вовремя и заканчивайте вовремя, будьте последовательны, и другие узнают, что им нужно соблюдать временной интервал встречи. Речь идет о создании последовательности и обеспечении того, чтобы люди знали, чего ожидать от каждой встречи, т.е. это не будет накладываться на другую работу или заставит кого-то пропустить начало другой встречи!

Если у вас более продолжительная встреча, включите несколько перерывов, даже для быстрой проверки электронной почты или пополнения запасов кофе, поскольку это дает людям возможность освежиться и перегруппироваться.

«Я никогда не был поклонником долгих встреч в тесных кабинетах. (Стоять во время совещаний) — это гораздо более быстрый способ перейти к делу, принять решение и заключить сделку». Ричард Брэнсон

8. Определите четкие следующие шаги и действия

Конечным результатом успешной встречи являются четкие шаги и действия. Находите время в конце каждой встречи, чтобы прояснить следующие шаги. Кроме того, не забудьте закончить на позитивной ноте, чтобы все ушли с чувством прилива энергии.

Это должно включать задачу, а затем кого-то, назначенного для этой задачи. Позвольте всем участникам собрания внести свой вклад или, если очевидно, что определенная задача является частью чьей-то роли, просто скажите: «Ничего, если я поручу эту задачу вам X?»

После встречи важно поделиться заметками или результатами, чтобы не было недопонимания и все знали, за какие действия они несут ответственность. Может быть полезно хранить заметки в общем документе или папке, чтобы каждый мог следить за последними обновлениями.

По словам Дэйва Бехана из DMI, «одна из моих ключевых задач на собраниях по проекту — записывать задачи/результаты непосредственно обратно в нашу систему управления проектами, будь то для меня или кого-то еще. Мы возьмем эти действия в проект. обзорные встречи, и это гарантирует, что за ними будут следить, а вопросы не ускользнут».

Вы также должны указать крайние сроки, чтобы у людей был график работы. Если это не будет достигнуто, на следующем собрании можно будет обсудить, какие были препятствия, и посмотреть, нуждается ли этот человек в поддержке или руководстве.

9. Спросите об обратной связи

В то время как вы можете думать, что встреча прошла хорошо или ежедневные встречи очень продуктивны, другие могут не думать так же.

Выберите удобную временную шкалу и попросите людей оставить отзыв. Месяц обычно является хорошим периодом времени, чтобы дать людям возможность оценить эффективность встречи.

Не заставляйте никого высказывать свое мнение, а просто откройте его для всех и придайте ему позитивный смысл. Например, «Есть ли что-то, что, по вашему мнению, могло бы сделать эти собрания лучше или полезнее для вас?»

Также стоит посмотреть, сколько совещаний посещают люди — например, аудит совещаний. Некоторые люди предпочитают проводить не более трех совещаний в день, чтобы быть продуктивными. Поэтому спросите себя, трудно ли людям выполнять работу и посещать собрания?

Если это так, это может быть контрпродуктивным и привести к дисбалансу, который вызывает стресс или выгорание. В DMI мы внедрили политику «без совещаний по средам», чтобы помочь нашей команде сбалансировать работу во время совещаний и офисную работу.

Прочтите : «10 стратегий управления выгоранием», чтобы получить некоторые советы в этой области.

Проведение успешной встречи — контрольный список

Встречи — это эффективный способ стимулировать сотрудничество, общаться с членами вашей команды и генерировать новые идеи. Тем не менее, может быть легко сойти с пути, и со временем это означает, что встреча не так эффективна, как могла бы быть.

Вот удобный контрольный список, который вы можете использовать для проведения успешных совещаний.

Проводите встречи как лидер

Коммуникация и сотрудничество являются ключевыми навыками для лидера по маркетингу, и встречи помогут вам направлять и поддерживать членов команды. Новый диплом аспиранта DMI по цифровому маркетингу даст вам навыки и инструменты, необходимые для достижения успеха на руководящей должности в любой отрасли. Вы приобретете передовые профессиональные и цифровые навыки, изучая лидерство, бизнес-стратегию, аналитику и планирование, формирование спроса, социальные сети и многое другое. Зарегистрируйтесь сегодня, чтобы ваша карьера пошла вверх!