Cum să utilizați automatizarea sarcinilor: exemple și instrumente

Ce este automatizarea sarcinilor?

Automatizarea sarcinilor este atunci când software-ul finalizează o activitate de lucru. Este un proces prin care o sarcină este mutată de-a lungul unui proces pentru a eficientiza acel proces și a reduce cantitatea de muncă manuală necesară pentru a efectua munca.

Companiile vor aplica automatizarea sarcinilor pentru a accelera sau simplifica fluxurile de lucru și procesele de afaceri. Îndepărtează, de asemenea, aspectul de muncă ocupată care poate produce epuizare și moralul scăzut. Cu automatizarea sarcinilor, membrii echipei se pot concentra pe o muncă mai importantă. De asemenea, a creat valoare pentru organizația lor, permițând echipelor să se concentreze asupra inovației.

Software-ul de management de proiect poate automatiza munca ocupată pentru a vă oferi mai mult timp pentru a vă concentra asupra sarcinilor dvs. ProjectManager este un software de management de lucru și de proiect bazat pe cloud, care personalizează fluxurile de lucru și are aprobări de sarcini pentru a vă controla procesele de afaceri. Setați cât mai multe declanșatoare pentru a crea acțiuni aveți nevoie și asigurați-vă că starea unei sarcini poate fi schimbată numai de cineva pe care îl autorizați.

Ce este automatizarea fluxului de lucru?

Automatizarea fluxului de lucru este atunci când software-ul execută un proces pe baza anumitor declanșatori care au ca rezultat acțiuni specifice. Acestea pot fi sarcini, date sau fișiere care sunt preluate automat de la o stare la alta, în funcție de regulile predefinite.

Automatizarea fluxurilor de lucru este importantă deoarece îmbunătățește eficiența, sporește productivitatea și creează mai multă precizie în lucru. Ușurează auditarea muncii, produce un nivel mai ridicat de responsabilitate și îmbunătățește satisfacția în muncă prin eliminarea multor acțiuni obositoare necesare în locul de muncă.

Exemple de automatizare a sarcinilor

Să ne uităm puțin la ce poate face automatizarea sarcinilor într-o situație reală. Iată câteva exemple de automatizare a sarcinilor.

• Managementul proceselor de afaceri: software precum ProjectManager poate automatiza fluxurile de lucru și poate stabili aprobările sarcinilor, astfel încât numai cei cu autoritate să poată schimba starea unei sarcini de la finalizat la finalizat.
• Marketing prin e-mail: personalizați e-mailurile pentru a le ieși la ziua de naștere a clienților sau la alte date importante pentru a construi relații mai puternice.
• Resurse umane: puteți automatiza salarizarea pentru a vă elibera departamentul de resurse umane să facă alte sarcini.
• Sarcini administrative: plățile facturilor pot fi coordonate prin aplicații bancare pentru a vă asigura că furnizorii, utilitățile etc. sunt plătite la timp.
• Postări pe rețelele sociale: există aplicații care vă pot ajuta să vă programați postările pe rețelele sociale pe diferite platforme.

Acestea sunt doar câteva dintre lucrările pe care automatizarea sarcinilor le poate simplifica. Mai sunt multe. Dar pentru a avea automatizarea sarcinilor necesită instrumente de automatizare a sarcinilor. Să aruncăm o privire la câteva dintre cele mai bune de pe piață.

Top 3 instrumente de automatizare a sarcinilor

Automatizarea sarcinilor este bună pentru afaceri. Dacă sunteți în căutarea unui instrument care să vă ajute să vă atingeți obiectivele și nu are automatizare a sarcinilor, atunci probabil că veți continua să căutați. Am făcut câteva cercetări pentru dvs. și avem câteva dintre cele mai bune instrumente de automatizare a sarcinilor de pe piață.

1. Manager de proiect

ProjectManager este un software de management al lucrărilor și proiectelor bazat pe cloud, care vă permite să personalizați fluxurile de lucru și să automatizați aprobările sarcinilor. Puteți crea fluxuri de lucru automate pentru sarcinile dvs. și le puteți menține să avanseze proiectul, mai degrabă decât să facă o muncă ocupată.

Acest software intuitiv nu necesită experiență de codare. Este ușor de configurat cu meniuri drop-down care vă permit să configurați cât mai multe declanșatoare și acțiuni aveți nevoie pentru a gestiona fluxul de lucru. Eficientizarea proceselor de afaceri vă va crește productivitatea.

Puteți configura aprobările sarcinilor, astfel încât numai cei pe care decideți să fie autorizați să schimbe starea unei sarcini să poată face acest lucru. Automatizarea sarcinilor de la ProjectManager funcționează fără probleme cu urmărirea în timp real și vă ține la curent cu alerte prin e-mail și notificări în aplicație.

2. Zapier

Zapier este un software care vă conectează aplicațiile și automatizează fluxurile de lucru. Este ușor de utilizat atât pentru întreprinderile mici, cât și pentru cele mari.

Software-ul elimină sarcinile repetitive prin configurarea automatizării. Se leagă la aplicații utilizate frecvent, cum ar fi Dropbox, Google Drive, Slack și multe altele.

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate este un software care simplifică sarcinile și funcționează perfect cu alte produse Microsoft, cum ar fi Outlook. Puteți reduce sarcinile repetitive și puteți construi fluxuri de lucru sigure pentru a vă concentra pe alte sarcini mai importante.

Nu este necesară codificare. Există, de asemenea, o funcție desktop care este un instrument de automatizare a proceselor robotizate. Acesta va înregistra pașii fluxului de lucru, pe care apoi îi puteți edita sau utiliza pentru a realiza un proces automat.

Cum să utilizați automatizarea sarcinilor în managementul proiectelor

Tehnologia poate fi folosită pentru a vă ajuta să faceți mai multe. Dacă rămâneți în urmă cu sarcinile dvs., Jennifer Bridges, PMP, vă arată cum vă poate ajuta automatizarea sarcinilor.

Iată o captură de ecran a tablei albe pentru referință.

În revizuire – Cum să utilizați Automatizarea sarcinilor pentru a face mai multe

Jennifer a spus că iubește tehnologia și a fost încântată să arate cum instrumentele pot ajuta la creșterea productivității managementului de proiect.

Ea sa concentrat pe o caracteristică a tehnologiei pentru acest tutorial video, automatizarea sarcinilor. În primul rând, ea a explicat că automatizarea este o tehnică de a face un aparat, un proces sau un sistem să funcționeze automat. Cu alte cuvinte, automatizarea este o modalitate inteligentă de a face mai mult cu mai puțin timp, bani și efort.

Probabil ați folosit o parte din această automatizare, cum ar fi software, aplicații, inteligență artificială (AI), tehnologie de jocuri, platforme mobile, cititoare de carduri sau coduri QR. Ei pot face lucruri precum urmărirea kilometrajului, scanarea chitanțelor, cartografierea călătoriilor, comanda și livrarea alimentelor și urmărirea progresului unui proiect.

Deci, acestea sunt doar câteva dintre exemple și, din nou, sunt atât de multe dintre acestea. Și acestea sunt doar câteva menite să stârnească câteva idei despre cum puteți utiliza automatizarea sarcinilor pentru a vă permite să faceți mai multe. Așadar, dacă aveți nevoie de un instrument care să vă ajute la automatizarea sarcinilor dvs., atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.

ProjectManager vă eficientizează procesele cu automatizare

ProjectManager este un software premiat de gestionare a lucrărilor și a proiectelor care automatizează și personalizează fluxul de lucru pentru a vă oferi mai mult timp pentru a face ceea ce contează. V-am arătat cum puteți configura declanșatoarele care au ca rezultat acțiuni și chiar puteți configura aprobări de sarcini. Puteți face câte doriți și vă puteți controla procesele de afaceri în timp ce vă eliberați echipa pentru a se concentra pe ceea ce este important.

Mai multe vizualizări ale proiectului

Vizualizările noastre multiple ale proiectelor înseamnă că puteți lucra așa cum doriți. Managerilor le place să planifice pe diagrame Gantt, echipele preferă adesea liste de sarcini sau panouri kanban. Toate aceste date sunt partajate în timp real, astfel încât există o singură sursă de adevăr și toată lumea este întotdeauna pe aceeași pagină.

Urmăriți progresul în timp real

Automatizarea este importantă, dar la fel este și să vă asigurați că atingeți acele repere pe care le-ați stabilit în planul dvs. Tabloul nostru de bord în timp real colectează date live și le transformă automat în grafice și diagrame ușor de citit, astfel încât să puteți monitoriza șase valori ale proiectului. Nu este nevoie de configurare. Este ca și cum ai avea un raport de stare la îndemână.

Rapoartele pot fi filtrate și partajate cu ușurință

Aprofundați și mai mult în datele dvs. cu rapoartele noastre cu un singur clic. Toate rapoartele noastre pot fi filtrate, permițându-vă să vă concentrați asupra a ceea ce doriți să știți. Rapoartele sunt, de asemenea, ușor de partajat, trebuie doar să adăugați un PDF la e-mailul dvs. sau să le imprimați. Acestea pot fi trimise părților interesate pentru a le ține la curent cu progresul dvs.

Sunt multe lucruri pe care le putem face pentru a vă eficientiza procesele de afaceri. Notificările noastre prin e-mail și alertele în aplicație vă țin la curent cu orice comentarii făcute sau când ceva din proiect a fost actualizat. Lăsați ProjectManager să facă treaba ocupată, astfel încât să vă puteți face treaba mai bine. Începeți astăzi gratuit.