Definiția proiectului: sensul unui proiect

Care este definiția unui proiect, mai exact? Vorbim mult despre fațete specifice ale managementului de proiect, dar uneori este valoros să începem de la rădăcină și să cercetăm elementele de bază.

Pentru a înțelege pe deplin conceptele de management de proiect la nivel înalt, este important să cunoașteți răspunsurile simple. Când poți apela la aceste cunoștințe, conceptele mai complicate sunt mai ușor de stăpânit. Indiferent dacă sunteți managerul de proiect sau o parte interesată, oferiți următoarea definiție a proiectului ținând cont de aceste sfaturi de management de proiect.

Definirea proiectului

Un proiect este un set de sarcini care trebuie finalizate pentru a ajunge la un anumit scop sau rezultat. În funcție de dimensiunea și amploarea proiectului, aceste sarcini pot fi simple sau elaborate, dar toate proiectele pot fi împărțite în obiective și ce trebuie făcut pentru a le atinge.

Organizațiile și indivizii gestionează proiecte cu o gamă largă de obiective. Acestea pot lua multe forme, de la construirea unei clădiri până la planificarea unui eveniment și chiar îndeplinirea unei anumite sarcini. Comercianții cu amănuntul, de exemplu, pot urmări proiecte care îmbunătățesc modul în care urmăresc onorarea comenzilor. Echipele de construcții finalizează proiecte oricând planifică și construiesc ceva - și așa mai departe!

7 termeni cheie ai proiectului de cunoscut

Indiferent de proiect, există termeni universali de proiect care sunt utilizați indiferent de tipul proiectului, dimensiunea proiectului sau orice alt factor. Cunoașteți acești șapte termeni ca pe dosul mâinii și veți fi cu un pas înainte înainte ca proiectul să înceapă:

1. Ciclul de viață al proiectului

Ciclul de viață al proiectului se referă la cele cinci faze prin care trebuie să progreseze toate proiectele, de la început până la sfârșit. Cele cinci faze ale ciclului de viață al unui proiect servesc drept schiță de bază care oferă o definiție a proiectului. Aceste cinci faze sunt inițierea, planificarea, execuția, monitorizarea și închiderea.

2. Domeniul proiectului

Domeniul de aplicare al proiectului este un aspect cheie al etapei de planificare a proiectului. În multe privințe, este punctul de plecare. Determinarea domeniului de aplicare a proiectului necesită ca managerul de proiect și echipa sa să stabilească scopuri și obiective, să detalieze livrabile, să creeze sarcini, să stabilească date importante și multe altele. Sfera proiectului definește rezultatele dorite și toți factorii specifici care vor afecta atingerea acestora.

3. Părți interesate

O parte interesată se referă la oricine și la toți cei implicați într-un proiect. O parte interesată poate fi implicată în fiecare etapă a proiectului sau doar într-un anumit mod. Analiza părților interesate ajută la clasificarea modului în care investitorii, membrii echipei, vânzătorii, contractanții și altele vă pot afecta proiectul.

4. Livrabil

Un livrabil se referă la rezultatul (rezultatele) specifice pe care le creează un proiect. Produsele livrabile pot fi „tangibile” sau „intangibile”, adică pot fi un produs fizic sau ceva conceptual. De obicei, livrabilele sunt nevoia care a inspirat proiectul în primul rând. Dacă cineva contractează un constructor pentru a proiecta și construi un spațiu de birou, biroul este un produs tangibil.

5. Piatră de hotar

Etapele sunt realizări predeterminate care ajută la urmărirea progresului proiectului. Gândiți-vă la reperele ca la puncte de control. Aceste puncte de control sunt decise înainte de începerea unui proiect, astfel încât managerul de proiect și echipa să știe când sunt pe drumul cel bun pentru a realiza livrabile. Fără repere, este dificil să știi dacă proiectul este pe drumul spre succes sau trebuie redirecționat.

6. Resurse

O resursă este orice lucru necesar pentru a finaliza un proiect. Într-un proiect de construcție, materialele sunt o resursă esențială. Acestea fiind spuse, alte resurse - cum ar fi timpul, forța de muncă și echipamentele - sunt la fel de importante. Un manager de proiect trebuie să fie capabil să identifice toate resursele proiectului pentru a crea un plan de resurse și a gestiona resursele în consecință. Când resursele sunt lăsate nesocotite, este ușor să le gestionați greșit.

7. Dependenţe

Dependența de proiect se referă la modul în care resursele trebuie partajate și alocate în cadrul unui proiect. Multe proiecte vor folosi aceleași materiale fizice în scopuri diferite și în diferite etape. Înțelegerea acestei dependențe este singura modalitate de a vă asigura că există suficiente resurse pentru a merge în jur. În mod similar, toate proiectele sunt împărțite în sarcini. Când o sarcină nu poate începe înainte ca alta să fie finalizată, aceste sarcini au o dependență.

Ce înseamnă să lucrezi la un proiect

Fie că este vorba de managerul de proiect, de un membru al echipei sau de orice altă parte interesată de proiect, aceștia sunt membri ai echipei de proiect, iar acțiunile lor îi afectează în mod direct pe alți membri ai echipei. Ca orice echipă, „câștigi” sau „pierzi” ca unitate, așa că este incredibil de important să comunici și să asculți pe ceilalți membri ai echipei pentru a coordona eforturile și a reuși. Majoritatea accidentelor și eșecurilor proiectului sunt rezultatul direct al comunicării slabe sau al lipsei de colaborare.

De ce contează asta atâta timp cât lucrarea este gata? A lucra la un proiect înseamnă a înțelege proiectul în ansamblu la fel de mult ca și a face munca. Singura modalitate de a vedea această imagine de ansamblu este să asculti echipa și să înveți unul de la altul.

Ce este managementul de proiect?

Procesul de management al proiectului începe cu conceperea proiectului și continuă pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Acest lucru necesită cunoștințe detaliate despre resursele companiei și despre modul de atribuire a acestora pentru a îndeplini sarcini, sarcini, evenimente și alte proiecte.

O gamă largă de industrii se bazează pe metode și instrumente de management de proiect pentru a executa proiecte. Câteva exemple ale acestor industrii sunt construcțiile, IT, inginerie, marketing și publicitate. Orice echipă care lucrează împreună pentru a atinge un obiectiv comun se implică într-o formă de management de proiect.

Ce face un manager de proiect?

Un manager de proiect este mai mult decât un simplu manager, în sensul tradițional. Acest individ este liderul echipei de proiect și supraveghează fiecare aspect al proiectului, de la început până la sfârșit. Managerul de proiect va scrie de obicei planul de proiect, va conduce întâlniri ale echipei, va atribui sarcini și va face teste de control al calității pentru a se asigura că totul funcționează fără probleme. Totuși, un manager de proiect nu poate duce întregul proiect pe spate. Una dintre sarcinile lor cheie, de fapt, este să știe să încredințeze diverse responsabilități membrilor echipei.

Cu ajutorul echipei lor, managerii de proiect vor crea programe și bugete de proiect. De asemenea, vor crea rapoarte de proiect pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

După cum puteți vedea, responsabilitățile lor sunt larg răspândite, dar asta nu înseamnă răspândirea prea subțire. În mod ideal, un manager de proiect creează fundația proiectului, precum fundația unei case. Apoi numesc alte persoane pentru a termina fiecare cameră.

Definiția proiectului: Cele mai bune practici pentru managementul proiectelor

Indiferent de proiect, de dimensiunea echipei sau de orice altceva, există practici care cresc exponențial șansele de succes. Pe cât de vital este atingerea obiectivelor și realizarea rezultatelor, este la fel de important să se creeze o cultură pozitivă în cadrul proiectului. Aceste cinci sfaturi pot părea simple, dar fac toată diferența din lume:

Setați înregistrări regulate pentru echipă

Este ușor să te întâlnești cu echipa „la nevoie”, dar odată ce un proiect începe, devine mai greu să găsești timp în programul fiecăruia. În schimb, programați întâlniri regulate înainte ca un proiect să înceapă. Aceste întâlniri servesc ca check-in-uri în care membrii echipei se pot oferi reciproc actualizări, își pot exprima preocupările, pot pune întrebări, pot face ajustări și pot face orice altceva de care ar putea avea nevoie. Când aceste check-in-uri sunt deja încorporate în program, nimeni nu așteaptă să se întâlnească până când apare o întâmplare sau o problemă.

Delega

O parte din ceea ce dă definiția unui proiect este a ști cum să delegi. Fie că este vorba de managerii de proiect sau de un membru al echipei, ei vor avea mai mult ca probabil nevoie de ajutor cu o sarcină la un moment dat. Acum, asta nu înseamnă doar transmiterea sarcinii altcuiva. Ceea ce înseamnă este că fiecare membru al echipei are responsabilități egale. În schimb, cei mai buni manageri de proiect știu să renunțe la un anumit control și să delege membrilor echipei.

Cunoașteți echipa

Toți membrii echipei de management de proiect ar trebui să fie familiarizați cu punctele forte, punctele slabe și specialitățile celuilalt. De exemplu, dacă un membru al echipei are nevoie de informații de la un alt departament, ar trebui să știe exact pe cine să întrebe. Această familiaritate reduce timpul pierdut. Este deosebit de important ca un manager de proiect să-și cunoască extrem de bine echipa.

Atunci când membrul proiectului cunoaște aceste lucruri, ei pot lua decizii care să țină cont de punctele forte ale membrilor echipei, nu de punctele lor slabe. Cunoașterea echipei este un aspect uriaș al creării unei culturi pozitive în cadrul unui proiect, deoarece celebrează abilitățile fiecăruia.

Sărbătorește reperele

Vorbind despre cultură pozitivă, nu subestima niciodată puterea de a lua un moment pentru a marca întâlnirea unei etape. Atingerea unuia înseamnă că echipa a făcut progrese semnificative și proiectul este încă pe drumul cel bun. Cel puțin, este important să anunțați atingerea reperelor în timpul check-in-urilor echipei. Acest lucru îi menține pe toți pe aceeași pagină și îmbunătățește eficacitatea echipei.

Alegeți Instrumente PM superioare

Managementul proiectelor este o muncă extrem de complexă. Fără instrumentele adecvate, este ușor să faci greșeli, să devii dezorganizat și chiar să nu reușești să finalizezi proiectul. Cel mai bun mod de a vă proteja proiectul de aceste greșeli este alegerea instrumentelor care simplifică întregul proces.

Cel mai bun software de management de proiect face exact asta. Utilizarea software-ului de management de proiect dezlănțuiește întregul potențial al echipei și al proiectului și duce rezultatul final la noi culmi. Cheia este găsirea unui software de management al proiectelor intuitiv, ușor de utilizat, care să nu facă compromisuri în funcționalitate.

Cum ProjectManager facilitează gestionarea proiectelor

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care face gestionarea proiectelor mai ușoară ca niciodată. Software-ul nostru bazat pe cloud permite întregii echipe să lucreze la proiect în timp ce se află pe teren sau în deplasare, iar interfața noastră modernă combină funcționalitatea cu navigarea ușor de utilizat. Acest lucru înseamnă că nu mai pierdeți timp încercând să vă familiarizați cu un nou instrument și mai mult timp pentru a vă perfecționa definiția proiectului.

Planificați pe diagramele Gantt

Planificați-vă proiectele de la început până la sfârșit cu funcția puternică de diagramă Gantt a ProjectManager, care vă permite să mapați sarcinile proiectului în etape. Puteți chiar să creați dependențe și să stabiliți repere. În plus, puteți importa fișiere Excel și fișiere Microsoft Project, astfel încât trecerea la software-ul nostru este fără probleme.

Urmăriți pe tablourile de bord ale proiectelor

Pe măsură ce echipa de proiect avansează cu sarcinile, managerii de proiect pot urmări fiecare actualizare de stare pe tabloul de bord în timp real pe care îl puteți personaliza pentru a afișa cele mai importante valori. Fiecare modificare a unei sarcini este urmărită și actualizează automat diagramele și graficele colorate, ușor de citit. Să urmăriți progresul proiectului dvs. nu a fost niciodată mai ușor!

Obțineți toate aceste funcții și multe altele atunci când utilizați ProjectManager. Toate aceste instrumente sunt disponibile în software-ul nostru pentru a vă ajuta să planificați, să urmăriți și să raportați despre proiectul dvs. în timp real. Vezi ce poate face pentru tine luând această perioadă de probă gratuită de 30 de zile!