Ipotezele proiectului: un ghid rapid

A face presupuneri este de obicei descurajat. Cu toate acestea, în managementul de proiect, ipotezele proiectului sunt esențiale pentru planificarea unui proiect. Dar cum diferă ipotezele proiectului de ipotezele care ne induc adesea în eroare în viața de zi cu zi?

Să aruncăm o privire la modul în care sunt definite ipotezele de proiect în managementul de proiect și de ce sunt atât de importante. Apoi vom afla despre un jurnal de ipoteze de proiect și despre modul în care ipotezele diferă de constrângeri și risc. Vom introduce chiar și un exemplu de ipoteză de proiect pentru mai multă claritate.

Care sunt ipotezele proiectului?

O ipoteză de proiect este utilizată în planificarea proiectului pentru a defini un factor care este adevărat, real sau cert, chiar dacă nu există dovezi. Trebuie să presupunem că există anumite adevăruri pentru a continua cu planificarea proiectului.

Asta nu înseamnă că toate ipotezele proiectului sunt adevărate; uneori sunt și alteori nu sunt. De aceea, atunci când faci o presupunere de proiect, trebuie să fii foarte atent și să o analizezi bine.

O ipoteză în managementul proiectului poate fi un eveniment sau o circumstanță pe care se așteaptă să se întâmple pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Te poți gândi la asta ca la o presupunere educată. Managerii de proiect au de obicei ani de experiență și au învățat lecții din proiectele anterioare. Asta dă ipotezelor lor mai multă credibilitate decât unor începători.

Planificarea unui proiect se bazează pe multe ipoteze. Cu cât aceste ipoteze sunt mai rezonabile, cu atât proiectul este mai bun. ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă ajută să transformați ipotezele într-un plan de proiect viabil. Diagramele noastre interactive Gantt vă organizează sarcinile, leagă dependențele pentru a evita întârzierile și chiar filtrează pentru calea critică. Apoi puteți seta o linie de bază pentru a monitoriza variația proiectului în timp real pentru a rămâne pe drumul cel bun. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce sunt importante ipotezele proiectului?

Ipotezele proiectului sunt importante pentru că poți merge mai departe fără ele. Pur și simplu nu există nicio modalitate de a dovedi totul într-un plan de proiect. Estimați costurile, durata și multe altele. Ipotezele deschid ușa către proiect și planificarea acestuia.

Prin identificarea ipotezelor proiectului, puteți înțelege mai bine dacă obiectivele și activitățile proiectului sunt realiste și realizabile, având în vedere intervalul de timp pe care îl aveți. Analiza ipotezelor face parte din managementul riscului proiectului.

Dacă analizați ipotezele proiectului și se dovedesc că acestea sunt greșite, va trebui să vă revizuiți planul de proiect. De aceea, ipotezele proiectului trebuie identificate, urmărite și gestionate pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Crearea unui jurnal de ipoteze de proiect

Pentru a identifica, urmări și gestiona ipotezele, trebuie să creați un jurnal de ipoteze ale proiectului. Aceasta este o parte cheie de date pentru crearea planului de proiect și revizuirea acestuia pe parcursul proiectului.

În faza de inițiere a unui proiect, un manager de proiect va face jurnalul de ipoteze. Acesta informează redactarea cartei proiectului. Aici vei face presupuneri de nivel înalt. Ipotezele bazate pe sarcini, care sunt considerate un nivel inferior, sunt făcute în timpul execuției proiectului.

Deși creați jurnalul de presupuneri ale proiectului într-o etapă incipientă a proiectului, acesta ar trebui să fie revizuit și revizuit în mod regulat. Apoi puteți închide ipotezele false și puteți continua să urmăriți cele active.

Când faceți un jurnal de ipoteze, asigurați-vă că includeți următoarele pentru fiecare ipoteză.

• Presupunerea datei este înregistrată
• Ce categorie este, cum ar fi bugetul, programarea etc.
• Numiți și descrieți presupunerea
• Impactul ipotezei, cum ar fi mare, mediu sau scăzut
• Rata incertitudinii ipotezei de la mare, medie spre scăzută
• Atribuiți un proprietar care este responsabil pentru asumare
• Definiți un plan de acțiune pentru a atenua impactul dacă ipoteza este adevărată
• Stabiliți data pentru următoarea revizuire a ipotezelor
• Notați starea ipotezei, cum ar fi închisă sau deschisă

Ipotezele proiectului vs. Constrângerile proiectului

Ipotezele de proiect sunt unul dintre multele lucruri pe care un manager de proiect trebuie să le ia în considerare atunci când lucrează la construirea planului de proiect. Să discutăm despre alte lucruri pe care un manager de proiect trebuie să le identifice la începutul proiectului pentru a-l livra cu succes.

După cum am discutat, o ipoteză de proiect este ceea ce se crede adevărat într-un proiect. Acesta poate fi un eveniment sau circumstanțe care pot apărea pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Managerul de proiect este capabil să facă astfel de ipoteze despre proiect deoarece are experiență, poate cerceta date istorice și poate solicita sfatul experților.

O constrângere de proiect este o limitare a proiectului. Acesta poate fi orice, de la buget la program și resurse care vor fi necesare pentru a executa proiectul. Potrivit Project Management Institute's Project Management Book of Knowledge, (PMBOK), există șase constrângeri în proiecte: domeniul de aplicare, calitate, program, buget, resurse și risc.

Ca și în cazul ipotezelor proiectului, aceste constrângeri sunt identificate la începutul proiectului și creează limite în care proiectul va fi executat. De obicei, există două tipuri de constrângeri. Constrângerile de afaceri sunt probleme la nivel înalt care depind de organizația dvs. Este rar ca aceste constrângeri să se schimbe. Constrângerile tehnice sunt cele care limitează alegerile de proiectare. Sunt remediate, iar modificările aduse vor avea un impact asupra planului proiectului.

Diferențele sunt că ipotezele sunt considerate a fi adevărate, dar constrângerile sunt adevărate. Ipotezele tind să fie bune pentru proiect, în timp ce constrângerile nu sunt. Dacă o presupunere se dovedește falsă, poate fi dăunătoare pentru proiect, în timp ce constrângerile false sunt bune.

Ipotezele proiectului vs. Riscurile proiectului

Este clar că ipotezele proiectului înseamnă ceva ce se va întâmpla. Puteți privi riscul proiectului într-un mod similar. Riscurile pot fi bune sau rele, dar sunt și presupuneri. Dacă un risc apare de fapt în proiect, acesta nu mai este un risc, ci o problemă și o problemă care trebuie fie rezolvată, fie valorificată.

Dar ipotezele proiectului și riscul proiectului, deși similare, nu sunt aceleași. Ele diferă în punctul lor de vedere. Dacă apare un risc, proiectul este afectat fie pozitiv, fie negativ. Cu toate acestea, dacă o ipoteză nu are loc pe parcursul ciclului de viață al proiectului, proiectul este afectat.

Exemple de ipoteze ale proiectului

Am discutat despre ipoteze și cât de importante sunt acestea pentru planificarea proiectului. Sunt o parte atât de importantă a planificării încât trebuie să păstrați un jurnal de ipoteze ale proiectului. Am discutat, de asemenea, despre modul în care ipotezele proiectului au puncte comune cu constrângerile și riscurile proiectului și cum diferă acestea.

Înainte de a încheia, haideți să explorăm câteva exemple. Exemplele de ipoteze ale proiectului ajută la introducerea definițiilor abstracte în lumea reală, care este locul în care acestea există în proiectul dvs. Să aruncăm o privire rapidă asupra unora dintre ipotezele care pot apărea pe parcursul gestionării unui proiect.

Una dintre ipotezele pe care le faceți este că veți avea toate resursele de care aveți nevoie pentru a finaliza proiectul în intervalul de timp permis. Asta înseamnă, membri calificați ai echipei, echipamente, materiale etc. Poate presupuneți că acești membri ai echipei vor fi disponibili și nu în vacanță. Presupuneți că perioada de timp a proiectului nu va avea loc într-o vacanță majoră care ar putea perturba producția.

Ar putea fi ceva la fel de aparent banal precum presupunerea că toate părțile interesate vor fi prezenți la întâlnirile tale. S-ar putea să nu pară mare lucru, dar dacă cunoașteți așteptările părților interesate, atunci nu veți avea toate informațiile de care aveți nevoie pentru a vă planifica în consecință.

O altă presupunere este că echipamentul pe care îl aveți este în stare bună de funcționare. Ar trebui să fie întreținut și pregătit, astfel încât să puteți, să zicem, să fabricați acele widget-uri de care piața are nevoie disperată. Dar dacă utilajele necesită reparații sau înlocuiri, nu puteți alimenta această cerere înaintea concurenților.

Acolo sunt furnizorii tăi. Dacă sunteți în construcții, trebuie să aveți materialele pe șantier când este programat. Probabil, aveți relații bune cu vânzătorii și furnizorii dvs. Vor livra conform așteptărilor. Dar dacă nu o fac, atunci proiectul probabil nu va respecta termenul limită, ceea ce ar putea avea un efect de domino pe care cu siguranță nu-l dorești.

ProjectManager ajută la urmărirea ipotezelor proiectului

Pentru a evita aceste presupuneri false, aveți nevoie de software de management de proiect care poate urmări datele în direct. ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care poate urmări în timp real ipotezele proiectului dumneavoastră. Acest lucru le permite managerilor de proiect să ia decizii mai perspicace. În plus, instrumentele noastre de gestionare a riscurilor vă ajută să identificați, să urmăriți și să reduceți riscurile în proiectele dvs.

Monitorizați în timp real cu tablouri de bord live

Managerii de proiect trebuie să își verifice progresul și performanța pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Tablourile noastre de bord în timp real le oferă o vizualizare la nivel înalt oricând doresc. Nu este necesară nicio configurare, iar instrumentul nostru colectează și calculează automat șase valori ale proiectului, care sunt afișate în grafice și diagrame ușor de citit.

Gestionați resursele de menținut la program

Presupuneți că resursele dumneavoastră vor funcționa conform așteptărilor. Dacă observați o problemă cu volumul de lucru pe tabloul de bord în timp real, comutați la graficul volumului de lucru. Are coduri de culori, ceea ce face ușor să vedeți cine este supraalocat și cine are nevoie de mai multă muncă. Apoi echilibrați volumul de muncă al echipei din diagramă. E la fel de simplu.

Instrumentul nostru facilitează, de asemenea, să vedeți disponibilitatea echipei dvs. atunci când programați sarcini, să urmăriți timpul petrecut cu acele sarcini cu foi de pontaj securizate și să le oferiți o platformă de colaborare pentru a partaja fișiere, a comenta și a lucra mai bine împreună. Singura presupunere de care puteți fi sigur că este adevărată este că ProjectManager vă va ajuta să realizați un proiect de succes.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să planificați, să programați și să urmăriți proiecte. Caracteristicile noastre de gestionare a riscurilor, sarcinilor și resurselor vă ajută să gestionați mai bine proiectele. Alăturați-vă echipelor de la NASA, Siemens și Nestle care folosesc deja software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.