Hackul de productivitate care mă ajută să-mi abordez lista de activități de marketing de conținut

Când vine vorba de managementul sarcinilor, le-am încercat pe toate. Am folosit Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion etc. Am construit diagrame Gantt, am plasat note lipicioase pe plăci Kanban fizice și am folosit creion și hârtie pentru a face listă după listă. Am urmat metoda Getting Things Done. Am încercat chiar și un teanc de carduri cu o clemă de legare numită inteligent „PDA Hipster”. Da, asta a fost o chestie.

Nimic blocat.

Până acum.

Eu folosesc un sistem. Rămân la curent cu sarcinile, deleg lucrurile oamenilor potriviți, urmăresc oamenii atunci când trebuie și îmi programez timpul, astfel încât să nu încerc cu nebunie să termin totul chiar acum.

Noul meu sistem? O matrice Eisenhower. L-am creat prin aplicația Microsoft OneNote, dar majoritatea elementelor ar putea fi făcute pe o foaie de calcul sau chiar pe un tabel dintr-un document.

Ce este o matrice Eisenhower?

Președintele Dwight D. Eisenhower a spus celebrul: „Am două tipuri de probleme, cele urgente și cele importante. Urgentele nu sunt importante, iar cele importante nu sunt niciodată urgente.”

Din acest citat a apărut Matricea Eisenhower, un cadru de productivitate pentru prioritizarea sarcinilor. Este un cadran doi câte doi cu patru pătrate. Axa y include „important” și „neimportant”, iar axa x acoperă „urgent” și „neurgent”. Veți plasa axa x deasupra axei y, lăsând spațiu pentru a scrie astfel:

Click pentru a mari

Notă: liniile sunt doar pentru referință ilustrativă.

Fiecare pătrat are o etichetă – face (important și urgent), decide (important și nu urgent), delegat (neimportant și urgent), șterge (neimportant și nu urgent).

Iată cum funcționează execuția:

• Sarcinile DO trebuie făcute acum. Ar putea însemna această oră, săptămâna aceasta sau luna aceasta, dar prefer să definesc „acum” ca „azi”.
• Sarcinile DECIDE vă cer să decideți când să le finalizați. Programați timp în calendar pentru a finaliza aceste sarcini înainte ca cineva să umple blocul de timp cu încă o întâlnire.
• Sarcinile DELEGATE au importanța de a fi făcute astăzi (sau săptămâna aceasta), dar nu ai timp sau capacitatea de a le îndeplini, așa că le vei delega. (Mai multe despre asta mai târziu.)
• Sarcinile DELETE nu merită timpul și energia dvs. sau a altora. Fie eliminați sarcina, fie reconsiderați importanța acesteia și mutați-o la delegare.

În timp ce folosesc Matricea Eisenhower pentru sarcinile mele și nu o partajez cu echipa mea, puteți crea o matrice pentru considerente individuale sau de echipă. (Dacă cineva din echipa mea trebuie să-l vadă pe al meu, este disponibil prin serverul meu Sharepoint.)

Iată pașii pentru a crea o matrice Eisenhower în instrumentul Microsoft de luare de note OneNote.

Pasul 1: Configurați fiecare axă

Etichetați pagina „Matrice Eisenhower”. Pe prima linie, etichetați axa x, tastând „URGENT” și „NU URGENT”. Asigurați-vă că lăsați spațiu pentru etichetele axei y (care vor fi adăugate în continuare) și între cele două categorii de axe x, astfel încât să aveți spațiu pentru a adăuga sarcinile sub fiecare.

Apoi, etichetați-vă axa y, tastând „IMPORTANT” urmat de „NU IMPORTANT”, lăsând spațiu între fiecare pentru a scrie sarcinile.

Ecranul rezultat ar trebui să arate cam așa:

Click pentru a mari

SFAT: Folosiți fontul tip titlu pentru etichetele axelor, astfel încât acestea să iasă în evidență clar din sarcinile dvs.

Pasul 2: Etichetați cadranele

Acum, puteți identifica fiecare pătrat. În același rând cu IMPORTANT, etichetați o casetă de text de sub URGENT ca „FA” și sub NU URGENT ca „DECIDE”.

Deplasați-vă la linia NU IMPORTANT și adăugați o casetă de text sub URGENT ca „DELEGAT” și sub NU URGENT ca „ȘTERGERE”.

Ar trebui să arate așa:

Click pentru a mari

Sub fiecare etichetă de cadran, faceți clic dreapta și alegeți funcția „Tag as To Do”. (Este pictograma cu o bifă roșie în interiorul unui pătrat.) Acum, puteți citi lista de verificare a sarcinilor de făcut pentru fiecare.

SFAT: Folosiți stilul titlului doi pentru titlurile cadranelor.

Pasul 3: creierul vă aruncă sarcinile

Notează-ți toate sarcinile în primul cadran. Da, pune-le pe toate sub DO pentru moment. Scoate-le din nenumăratele blocnote, note lipicioase și resturi de hârtie de pe birou. Scoateți-le din notele, listele și diverse aplicații ale telefonului dvs. Adăugați tot ce vă puteți gândi – atâta timp cât sunt sarcini pentru care sunteți personal responsabil. De exemplu, dacă echipa ta are sarcina de a crea un articol de blog și responsabilitatea ta este de a-l dovedi, ai enumera sarcina ca „articol de dovadă pe blog”, deoarece de asta ești responsabil. Acesta este depozitul dvs. personal.

Iată un exemplu de lista mea de sarcini cu 15 sarcini, de la verificarea e-mailurilor până la alegerea unui nou manager de active digitale.

Click pentru a mari

Pasul 4: Mutați sarcinile în cadrane

Mutați sarcinile din substituentul DO în cadranele lor adecvate. Nu le prioritizați în cadrul cadranului; mută-le doar la locul lor de drept. Pentru sarcinile care vor rămâne sub DO, gândiți-vă la ce puteți finaliza acum – astăzi și numai astăzi. Luați în considerare câte întâlniri aveți și alte responsabilități pe care le aveți astăzi. Este posibil să aveți doar o singură sarcină DO la care să lucrați astăzi și asta este în regulă. Acesta este motivul pentru care lista de sarcini de la DECIDE și DELEGARE va fi probabil mai lungă. Nu vă fie teamă să mutați lucrurile în DELETE. Este acolo cu un motiv.

Iată cum arată exemplul meu – trei elemente sub DO, șapte sarcini sub DECIDE, patru lucruri sub DELEGATE și o sarcină sub DELETE:

Click pentru a mari

Pasul 5: Prioritizează sarcinile cadranului

Organizați sarcinile în fiecare cadran de la cel mai la cel mai puțin important. Vă puteți da seama că unele sarcini ar trebui să se mute într-un cadran diferit – este perfect acceptabil. De exemplu, dacă ceva din lista dvs. de lucru nu poate fi făcut de dvs. astăzi, trebuie să îl mutați la DELEGAT. Delegarea sarcinilor vă ajută să vă ridicați la un nivel mai ridicat de productivitate.

Iată cum arată matricea mea cu clasarea în ordinea priorităților. De exemplu, în DECIDE, prioritatea nr. 1 este de a verifica e-mailurile, în timp ce sarcina nr. 2 este de a prezenta rezultatele campaniei de iarnă rentabilitatea investiției către C-suite cu sub-sarcina (care inițial a fost listată ca o sarcină separată) dedesubt. – calculați rentabilitatea investiției campaniei de iarnă.

Click pentru a mari

SFAT: Listați consecutiv sarcinile interdependente, apoi utilizați butonul de filă pentru a indenta sub-sarcinile de sub sarcina principală pentru a indica ordinea operațiunilor.

Pasul 6: Luați măsuri

Aici constă frumusețea utilizării OneNote pentru a crea matricea - capacitatea de a adăuga etichete. Faceți clic dreapta pe o sarcină și alegeți caseta cu o bifă și o stea aurie.

Câteva dintre etichetele mele preferate de gestionare a sarcinilor sunt:

• Prioritatea de făcut nr. 1
• Discutați cu <persoana A>
• Discutați cu managerul

În timp ce acele etichete apar în lista programată, alte etichete pot fi personalizate. De exemplu, puteți crea o etichetă care înlocuiește <Persoana A> cu numele unui coleg sau puteți actualiza o etichetă de proiect cu un nume de campanie. Adăugați etichete pentru a desemna clienți sau platforme. Fă orice funcționează pentru tine.

De asemenea, profit de funcția de steaguri, care este utilă în special pentru sarcinile din cadranul DECIDE. Vă permite să datați sarcinile, de la etichete generice precum „mâine” sau „săptămâna viitoare” până la date calendaristice. Puteți sincroniza aceste sarcini cu calendarul Microsoft Outlook și puteți seta mementouri pentru finalizarea lor.

Pe lângă utilizarea etichetelor și steaguri, folosesc paranteze pentru a face note, cum ar fi cui trebuie să deleg o sarcină sau cine trebuie să răspundă înainte de a putea finaliza o sarcină. Deși folosesc eticheta „Discută cu <Persoana>”, notele mele între paranteze îmi permit să văd cine fără să trec mouse-ul peste caseta de bifare a sarcinii.

Iată cum arată asta în matricea mea:

Click pentru a mari

SFAT: Dacă vi se pare util, utilizați coduri de culoare pentru a distinge teme sau elemente consistente, cum ar fi un proiect sau un coleg.

Pasul 7: Faceți și urmați-vă regulile

Pentru a-mi păstra matricea gestionabilă, urmez câteva reguli simple:

Păstrați toate sarcinile vizibile pe o singură pagină

Dacă lista mea de sarcini iese de pe ecran sau din pagină, am prea multe sarcini. Prea multe sarcini înseamnă că este timpul să revizuiți sarcinile în cadrane, în special DELEGARE și DELETE. Știu la ce te gândești: „Dacă am cinci priorități de top? Nu am cum să-mi țin toate sarcinile deasupra stagiului.”

Dacă ajungeți în acel punct, nu acordați prioritate corect. Într-adevăr, poți face atât de multe într-o zi.

Limitați-vă prioritățile la trei pe zi

Puneți nu mai mult de trei sarcini prioritare în cadranul dvs. DO. Da, am spus trei. Sigur, ai și alte articole în cadranul DO în fiecare zi, dar doar trei ar trebui să fie priorități principale. De asemenea, o sarcină din cadranul meu DO nu înseamnă că va fi finalizată în acea zi. Amplasarea lui înseamnă că am prioritate lucrul la el astăzi.

SFAT: Dacă trebuie să finalizați o sarcină astăzi, mutați totul în DECIDE și DELEGARE. Spune colegilor tăi să știe că nu ești disponibil să lucrezi la altceva decât la acea prioritate maximă. Blocați calendarul zilei, astfel încât întâlnirile să nu fie adăugate.

Mutați sarcinile delegate din matrice

Odată ce ați delegat o sarcină, mutați-o într-o pagină separată numită „delegată” și verificați progresul acesteia. Pentru mine, check-in-urile zilnice sunt puțin prea mari, dar în fiecare zi continuă comunicarea fără a fi intruzivă.

Urmând regulile mele, matricea mea nu are acum sarcini sub DELEGAT, doar trei sarcini sub DO și încă câteva sarcini adăugate la DECIDE:

Click pentru a mari

Pagina sarcinilor mele delegate include cele patru sarcini împreună cu numele celor care le gestionează:

Click pentru a mari

Creați o pagină de câștiguri

Urmărirea câștigurilor mele – sarcinile finalizate – este cel mai bun rezultat al matricei mele. Orice sarcină finalizată este mutată pe pagina câștigătoare. Acesta servește ca documentare informală a muncii dvs. Îmi place să văd pagina mea de câștiguri atunci când simt că nu am fost productiv și găsesc dovezi că am îndeplinit sarcini.

Pagina mea de câștiguri este o listă cu marcatori de sarcini copiate și lipite din Matricea mea Eisenhower când le termin. Adaug data de finalizare la fiecare linie de activitate. Ocazional, fac o notă între paranteze. Iată cum arată pentru șapte sarcini finalizate în februarie:

Click pentru a mari

Acesta este sistemul meu. Poate părea mult la început, așa că sărută-l mai întâi – Keep It Simple, Silly. Nu vă faceți griji prea mult cu privire la adăugarea de steaguri și etichete până când vă simțiți confortabil să vă mutați și să adăugați sarcini în matrice. Creați acest instrument pentru a vă ajuta – personalizați-l la ceea ce funcționează cel mai bine pentru dvs. și eliminați acele sarcini din parc.

Toate instrumentele menționate în articol sunt identificate de autor. Dacă aveți un instrument de sugerat, vă rugăm să nu ezitați să îl adăugați în comentarii.

Imagine de copertă de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute