Grupos de processos de gerenciamento de projetos: um guia rápido

Projetos são complicados. Existem milhares de coisas que impactam constantemente o projeto e exigem que você realoque recursos para permanecer no caminho certo.

Para cumprir o cronograma e gerenciar os custos, você precisa coletar e processar os dados do projeto nos cinco grupos de gerenciamento de projetos do PMBOK.

Quais são os 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos do PMBOK?

Para começar, vamos examinar os cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos definidos no Project Management Book of Knowledge (PMBOK), publicado pelo Project Management Institute (PMI), o principal grupo comercial do setor.

Os gerentes de projeto usam as cinco fases de gerenciamento de projetos para estruturar projetos e liderá-los do início ao fim. Cada uma dessas fases serve a um propósito específico, e os gerentes de projeto devem controlá-las para garantir que o projeto permaneça no caminho certo. O software de gerenciamento de projetos ajuda os gerentes de projeto a se manterem atualizados sobre cada um desses grupos de processos.

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos são os seguintes.

Fase de Iniciação

O PMBOK define a fase de iniciação do projeto como “o processo de reconhecimento formal da existência de um novo projeto ou de que um projeto existente deve continuar em sua próxima fase”.

Nesta fase, os gerentes de projeto discutem o valor comercial do projeto, bem como se o projeto é viável. Você também explora o impacto nas partes interessadas. Se o projeto for considerado viável e valioso, ele é perseguido. Se não for, está abandonado.

Durante essa fase, você também deve criar um caso de negócios que responda a essas perguntas. O business case inclui os custos e benefícios estimados do projeto. Há também um estudo de viabilidade para verificar se o projeto faz sentido para a organização e seus stakeholders. Isso é seguido por um termo de abertura do projeto, que responde quem, o quê e onde do projeto.

Claro que tem mais, como:

• Análise das partes interessadas
• Selecionando a equipe
• Definindo funções e responsabilidades
• Selecionando o escritório do projeto
• Escolhendo as ferramentas, equipamentos e infraestrutura de comunicação certos

Uma vez que o projeto foi assinado e está pronto para avançar, há uma reunião de kickoff. Use uma reunião inicial para colocar todos na equipe do projeto na mesma página para que o projeto possa começar bem.

Fase de planejamento

Assim que o início do projeto estiver concluído e o projeto tiver luz verde para prosseguir, a fase de planejamento do projeto pode começar. O processo de planejamento é quando as partes interessadas e a equipe do projeto aprendem como alcançar a entrega final do projeto ou serviço.

Neste ponto, você documenta o plano do projeto, bem como define as entregas e os requisitos do projeto. Você cria um cronograma de projeto, projetado para gerenciar tempo, custo, qualidade, mudanças, risco e quaisquer problemas relacionados ao projeto.

Você também aproveita para controlar recursos, como equipes, fornecedores externos, materiais e equipamentos. Você também define funções, responsabilidades e onde os membros da equipe se sentam na estrutura do projeto.

Há também a criação de um cadastro de interessados. Este é um documento crucial que lista todas as principais partes interessadas e patrocinadores de um projeto. Faz parte do gerenciamento das partes interessadas e pode incluir como e quando você atualiza as partes interessadas do projeto sobre o andamento do projeto.

O gerente de projeto é responsável por liderar a fase de planejamento do projeto e fazer estimativas precisas de tempo, orçamento e recursos. É nesta fase do projeto que você planeja o escopo, usa uma estrutura analítica do projeto (WBS) para organizar tarefas, fazer planos de compras e definir canais de comunicação e frequência.

Ao fazer um plano de gerenciamento de projetos, ajuda ter um software de gerenciamento de projetos para organizar seu trabalho. O ProjectManager possui listas de tarefas robustas que fazem mais do que apenas coletar tarefas. A visualização da lista de tarefas (uma das cinco visualizações de projeto diferentes que permitem que as equipes híbridas trabalhem como quiserem) pode definir a prioridade, anexar arquivos, adicionar descrições, ser atribuída aos membros da equipe e acompanhar o status. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje.

Fase de Execução

Nesse ponto, você está pronto para criar o produto ou serviço que planejou. Esta fase, portanto, tende a ser a mais longa do projeto. É onde você dedica a maior parte de sua energia e recursos enquanto mantém o projeto no caminho certo contra várias restrições do projeto.

A fase de execução está profundamente ligada à próxima fase do projeto, monitorando e controlando. O gerente de projeto é encarregado de acompanhar o desempenho e o progresso para garantir que o esforço real esteja alinhado com o esforço planejado.

Fase de Monitoramento e Controle

Ao executar o plano do projeto, o gerente de projeto monitora e controla o desempenho para manter o trabalho conforme programado e dentro do orçamento. Os gerentes de projeto medem continuamente as métricas para garantir que atinjam seus marcos.

Algumas das principais tarefas associadas a esta fase do projeto são:

• Verificação do escopo e controle de mudanças
• Controle de agendamento
• Controle de custo
• Controle de qualidade
• Relatório de desempenho
• Controle de risco
• Administração de contrato

Fase de Fechamento

Entregar a entrega final no prazo, dentro do orçamento e dentro das expectativas de qualidade de seus stakeholders é importante, mas não é o fim do projeto. Você ainda precisa amarrar algumas pontas soltas. Todas as atividades são concluídas neste momento e o projeto é encerrado, o que significa que você precisa assinar documentos e cumprir contratos.

Recomenda-se uma autópsia do projeto. Durante uma autópsia, o gerente de projeto e a equipe analisam o que funcionou e o que não funcionou para aprender como podem melhorar os processos no próximo projeto. Eles fazem isso listando as melhores práticas e as lições que aprenderam.

Então, você pode liberar sua equipe e comemorar o sucesso do projeto. A última parte pode não parecer crucial, mas é! Manter o moral da equipe alto, validando seu trabalho árduo, impactará positivamente os projetos futuros.

Diferença entre os grupos de processos de gerenciamento de projetos do PMBOK e as áreas de conhecimento

Detalhamos os cinco grupos de processos no gerenciamento de projetos, todos sujeitos ao processo de controle no gerenciamento de projetos. Para gerenciar esses grupos de processos de gerenciamento de projetos, você precisa utilizar as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos.

As dez áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos

Existem 10 áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Eles são:

• Gerenciamento integrado de projetos
• Gerenciamento do escopo do projeto
• Gerenciamento de tempo do projeto
• Gerenciamento de custos do projeto
• Gestão da qualidade do projeto
• Gerenciamento de recursos do projeto
• Gerenciamento de comunicação do projeto
• Gerenciamento de riscos do projeto
• Gerenciamento de compras de projetos
• Gerenciamento das partes interessadas do projeto

As áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos não são as mesmas que os grupos de processos de gerenciamento de projetos. A principal diferença é que os grupos de processos descrevem o que um gerente de projeto precisa fazer, enquanto as áreas de conhecimento são o que um gerente de projeto precisa saber.

Mais especificamente, as áreas de conhecimento são utilizadas em todos os grupos de processos de gerenciamento de projetos. As áreas de conhecimento são compostas por processos. Eles têm entradas, ferramentas, técnicas e saídas. São funções de gerenciamento de projetos que ajudam a entregar projetos bem-sucedidos.

Quando você usa as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos?

As áreas de conhecimento trabalham dentro de todos os grupos de processos de gerenciamento de projetos. Os grupos de processos são onde você divide e categoriza um projeto. É a sequência do projeto do início ao fim. Você pode usar as áreas de conhecimento ao longo de cada etapa do processo.

Uma boa maneira de entender a diferença é que as áreas de conhecimento categorizam os processos, enquanto os grupos de processos de gerenciamento de projetos são estágios ou fases do projeto. As áreas de conhecimento não têm um relacionamento lógico, mas os grupos de processos de gerenciamento de projetos conduzem de uma a outra.

Ambos os grupos de processos de gerenciamento de projetos e áreas de conhecimento funcionam melhor juntos quando são alimentados por software de gerenciamento de projetos. O software de gerenciamento de projetos irá ajudá-lo a controlar os grupos de processos e levá-lo a um projeto bem-sucedido.

Como o ProjectManager ajuda com os grupos de processos do PMBOK

O ProjectManager é um software baseado em nuvem que fornece aos gerentes de projeto dados mais perspicazes para tomar melhores decisões enquanto equipa as equipes híbridas com várias visualizações de projeto para realizar o trabalho como preferirem. Existem recursos que auxiliam ao longo de cada fase do processo. Desde o armazenamento ilimitado de arquivos para um hub central de documentação ao iniciar até a revisão do que funcionou e não funcionou durante o fechamento.

Comece com o pé direito no grupo de processos de planejamento

O planejamento é um dos grupos de processos mais complexos. Você precisa de uma ferramenta que possa organizar suas tarefas, vincular dependências e definir marcos. A visualização de projeto do gráfico de Gantt do ProjectManager faz isso e muito mais. Você pode filtrar pelo caminho crítico em vez de ter que fazer cálculos demorados. Em seguida, defina uma linha de base e acompanhe o esforço planejado versus o real.

Aprimore sua fase de execução com diferentes visualizações de projeto

O ProjectManager tem várias visualizações de projeto. Os gerentes podem usar a visualização Gantt ou Sheet, enquanto as equipes podem gerenciar sua própria carga de trabalho em quadros kanban, listas de tarefas e calendários. Isso conecta equipes híbridas, não importa onde estejam. O quadro kanban visualiza o fluxo de trabalho durante a fase de execução, permitindo que os membros da equipe gerenciem seu backlog e planejem sprints. Enquanto isso, os gerentes obtêm a transparência necessária para alocar recursos com precisão e manter as equipes trabalhando na capacidade máxima.

Acompanhar o progresso no grupo de processos de monitoramento e controle

Durante o grupo de processos de monitoramento e controle, os dados em tempo real são úteis. Os dados fornecem aos gerentes uma janela para o progresso e o desempenho do projeto. Os painéis dinâmicos do ProjectManager calculam métricas como variação do projeto, custos e muito mais para um relatório de status instantâneo sem ter que ter tempo para configurar a ferramenta, como acontece com outras ferramentas.

ProjectManager é um software premiado com recursos para organizar, monitorar e relatar seu projeto. Os recursos de relatório de um clique filtram dados detalhados e podem ser facilmente compartilhados com as partes interessadas, e o software de gerenciamento de recursos garante que todos tenham o que precisam quando precisam para concluir seu trabalho. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!