Small Business Accounting 101: Como configurar e gerenciar seus livros

Se você acabou de lançar ou está prestes a lançar sua loja virtual, parabéns! É preciso paixão e perseverança incomuns para chegar onde você está hoje.

No entanto, como você sabe, os proprietários de pequenas empresas geralmente têm uma enxurrada constante de marcos satisfatórios, juntamente com a expansão das listas de tarefas. Com o seu lançamento, você precisará controlar as tarefas de contabilidade que acompanham a propriedade de uma loja.

Esta lista de etapas contábeis lhe dará a confiança de saber que você cobriu suas bases e está pronto para passar para o próximo item da sua lista de tarefas financeiras para pequenas empresas.

Noções básicas de contabilidade para pequenas empresas

• Abrir uma conta bancária
• Acompanhe suas despesas
• Desenvolva um sistema de contabilidade
• Estabeleça um sistema de folha de pagamento
• Investigue o imposto de importação
• Determine como você será pago
• Estabeleça procedimentos de impostos sobre vendas
• Determine suas obrigações fiscais
• Calcular margem bruta
• Solicitar financiamento
• Encontre parceiros de contabilidade de alta qualidade
• Reavalie periodicamente seus métodos

1. Abra uma conta bancária

Depois de registrar legalmente sua empresa, você precisará de um lugar para guardar a receita da sua empresa. Ter uma conta bancária separada mantém os registros distintos e facilitará a vida na hora do imposto.

Ele também protege seus bens pessoais no infeliz caso de falência, ações judiciais ou auditorias. E se você quiser financiamento no futuro, de credores ou investidores, fortes registros financeiros de negócios podem aumentar a probabilidade de aprovações.

Observe que LLCs (consulte nossos guias específicos estaduais para California LLC , Texas LLC e Florida LLC ) , parcerias e corporações são legalmente obrigadas a ter uma conta bancária separada para negócios. Os proprietários individuais não precisam legalmente de uma conta separada, mas é definitivamente recomendado.

Comece abrindo uma conta corrente comercial, seguida de contas de poupança que o ajudarão a organizar fundos e planejar impostos. Por exemplo, crie uma conta poupança e reserve uma porcentagem de cada pagamento como sua retenção de imposto de autônomo. Uma boa regra geral é deixar de lado 25% de sua renda, embora estimativas mais conservadoras para pessoas com altos salários possam estar mais próximas de um terço.

Em seguida, você deve considerar um cartão de crédito comercial para começar a construir crédito. O crédito é importante para garantir financiamento no futuro. Corporações e LLCs são obrigados a usar um cartão de crédito separado para evitar misturar ativos pessoais e comerciais.

Antes de falar com um banco sobre a abertura de uma conta, faça sua lição de casa. Procure contas comerciais e compare as estruturas de taxas. A maioria das contas correntes de empresas tem taxas mais altas do que as contas bancárias pessoais, portanto, preste muita atenção ao que você deve.

Para abrir uma conta bancária comercial, você precisará de um nome comercial e talvez seja necessário estar registrado em seu estado ou província. Verifique com o banco individual quais documentos levar para a consulta.

2. Acompanhe suas despesas

A base de uma contabilidade empresarial sólida é o rastreamento de despesas eficaz e preciso. É uma etapa crucial que permite monitorar o crescimento de seus negócios, criar demonstrações financeiras, acompanhar despesas dedutíveis, preparar declarações fiscais e legitimar seus registros.

Desde o início, estabeleça um sistema de contabilidade para organizar recibos e outros registros importantes. Esse processo pode ser simples e antigo (traga o Filofax), ou você pode usar um serviço como o Shoeboxed. Para os donos de lojas nos EUA, o IRS não exige que você mantenha recibos de despesas abaixo de US $ 75, mas é um bom hábito.

Existem cinco tipos de recibos aos quais se deve prestar especial atenção:

1. Refeições e entretenimento. Realizar uma reunião de negócios em um café ou restaurante é uma ótima opção, apenas certifique-se de documentá-la bem. No verso do recibo, registre quem compareceu e o objetivo da refeição ou passeio.
2. Viagens de negócios fora da cidade. O IRS e o CRA desconfiam de pessoas que alegam atividades pessoais como despesas comerciais. Felizmente, seus recibos também fornecem uma trilha em papel de suas atividades de negócios enquanto estiver ausente.
3. Despesas relacionadas ao veículo. Registre onde, quando e por que você usou o veículo para negócios e, em seguida, aplique a porcentagem de uso às despesas relacionadas ao veículo.
4. Recibos para presentes. Para presentes como ingressos para um show, importa se o presenteador vai ao evento com o destinatário. Se o fizerem, a despesa será categorizada como entretenimento e não como presente. Anote esses detalhes no recibo.
5. Recibos de home office. Semelhante às despesas com veículos, você precisa calcular qual porcentagem de sua casa é usada para negócios e aplicar essa porcentagem às despesas relacionadas à casa.

Iniciar seu negócio em casa é uma ótima maneira de manter as despesas gerais baixas, além de se qualificar para alguns incentivos fiscais exclusivos. Você pode deduzir a parte de sua casa que é usada para negócios, bem como sua internet doméstica, celular e transporte de e para locais de trabalho e para recados de negócios.

Qualquer despesa usada parcialmente para uso pessoal e parcialmente para negócios deve refletir esse uso misto. Por exemplo, se você tem um celular, pode deduzir a porcentagem que usa o aparelho para negócios. Os custos de milhagem de combustível são 100% dedutíveis, apenas certifique-se de manter todos os registros e manter um registro de suas milhas de negócios (para onde você está indo e o objetivo da viagem).

3. Desenvolva um sistema de contabilidade

Antes de começarmos a estabelecer um sistema de contabilidade, é útil entender exatamente o que é a contabilidade e como ela difere da contabilidade. A escrituração contábil é o processo contábil diário de registrar transações comerciais, categorizá-las e reconciliar extratos bancários.

A contabilidade é um processo de alto nível que analisa o progresso dos negócios e dá sentido aos dados compilados pelo contador ao construir demonstrações financeiras. Como um novo empreendedor, você precisará determinar como deseja gerenciar seus livros:

1. Você pode optar por seguir o caminho DIY e usar software como QuickBooks ou Wave. Como alternativa, você pode usar uma planilha simples do Excel.
2. Você tem a opção de usar um contador terceirizado ou de meio período que seja local ou baseado em nuvem.
3. Quando sua empresa é grande o suficiente, você pode contratar um contador e/ou contador interno.

Com tantas opções disponíveis, você certamente encontrará uma solução de contabilidade que atenderá às suas necessidades de negócios.

Os proprietários de empresas canadenses e norte-americanos precisam determinar se usarão os métodos de contabilidade de caixa ou de competência. Vamos dar uma olhada na diferença entre os dois.

• Método em dinheiro. As receitas e despesas são reconhecidas no momento em que são efetivamente recebidas ou pagas.
• Método de acumulação. As receitas e despesas são reconhecidas quando a transação ocorre (mesmo que o caixa ainda não tenha entrado ou saído do banco) e exige o acompanhamento de contas a receber e a pagar.

Tecnicamente, os canadenses são obrigados a usar o método de acumulação. Para simplificar as coisas, você pode usar o método de caixa ao longo do ano e, em seguida, fazer um único lançamento de ajuste no final do ano para contabilizar contas a receber e a pagar pendentes para fins fiscais.

Os proprietários de empresas dos EUA podem usar a contabilidade baseada em caixa se as receitas forem inferiores a US$ 5 milhões, caso contrário, devem usar o método de competência.

4. Configure um sistema de folha de pagamento

Muitas lojas online começam como um show de uma pessoa. Quando você chegar ao ponto em que faz sentido contratar ajuda externa, você precisa estabelecer se esse indivíduo é um funcionário ou um contratado independente.

Para os funcionários, você terá que configurar um cronograma de folha de pagamento e garantir que está retendo os impostos corretos. Existem muitos serviços que podem ajudar com isso, e muitas opções de software de contabilidade oferecem a folha de pagamento como um recurso.

Para contratados independentes, certifique-se de acompanhar quanto você está pagando a cada pessoa. Os proprietários de empresas americanas podem ser obrigados a registrar 1099s para cada contratado no final do ano (você também precisará manter seu nome e endereço arquivados para isso).

5. Investigue o imposto de importação

Dependendo do seu modelo de negócios, você pode estar planejando comprar e importar mercadorias de outros países para vender em sua loja. Ao importar produtos, você provavelmente estará sujeito a impostos e taxas, o que vale a pena notar se você administra um negócio de dropshipping. Estas são as taxas que seu país impõe às mercadorias recebidas. Saiba mais sobre a importação de mercadorias para os EUA e Canadá e os impostos associados, para que você conheça as regras desde o início.

Além disso, se você estiver importando mercadorias, uma calculadora de impostos pode ajudá-lo a estimar as taxas em seu próprio negócio e planejar os custos.

6. Determine como você será pago

Quando as vendas começarem, você precisará de uma maneira de aceitar pagamentos. Se você for proprietário de uma loja na América do Norte na Shopify, poderá usar o Shopify Payments para aceitar pedidos com cartão de débito ou crédito. Isso evita o incômodo de configurar uma conta de comerciante ou um gateway de pagamento de terceiros.

Se você quiser aceitar pagamentos com cartão de crédito sem usar o Shopify Payments, precisará de uma conta de comerciante ou pode usar um processador de pagamento de terceiros, como PayPal, Stripe ou Square. Uma conta de comerciante é um tipo de conta bancária que permite que sua empresa aceite pagamentos com cartão de crédito de clientes.

Se você usar um processador de pagamento de terceiros, as taxas variam. Alguns processadores cobram uma taxa de intercâmbio mais, normalmente em torno de 2,9% + $ 0,30 por transação. Outros cobram taxas fixas para cada transação, enquanto alguns têm um modelo de associação mensal para transações ilimitadas. Você pode consultar esta lista para ajudá-lo a encontrar um gateway de pagamento que funcione para sua localização.

Gratuito: Modelo de Plano de Negócios

O planejamento de negócios é frequentemente usado para garantir financiamento, mas muitos empresários acham valioso escrever um plano, mesmo que nunca trabalhem com um investidor. É por isso que criamos um modelo de plano de negócios gratuito para ajudá-lo a começar.

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7. Estabelecer procedimentos de impostos sobre vendas

O mundo do comércio eletrônico tornou mais fácil do que nunca vender para clientes fora do seu estado e até do país. Embora esta seja uma ótima oportunidade para marcas com metas de crescimento, ela introduz regulamentações de impostos sobre vendas confusas.

Quando um cliente entra em uma loja física, ele paga o imposto sobre vendas de qualquer estado ou província em que fizer a compra, não importa se mora nessa cidade ou se está visitando de algum lugar do mundo. No entanto, quando você vende on-line, os clientes podem estar localizados em diferentes cidades, estados, províncias e até países.

Os lojistas canadenses só precisam começar a coletar GST/HST quando tiverem receitas de US$ 30.000 ou mais em um período de 12 meses. Você pode enviar o GST/HST coletado em parcelas. Se desejar, você pode coletar GST/HST mesmo que não ganhe tanto em receita e colocá-lo em créditos de imposto de entrada.

Vender para clientes internacionais pode ser mais fácil do que vender no mercado interno. Os lojistas canadenses não precisam cobrar GST/HST de clientes que estão fora do Canadá.

Para os donos de lojas nos EUA, o imposto sobre vendas fica um pouco mais complicado. Você precisará determinar se opera seus negócios em um estado baseado em origem ou em um estado baseado em destino. No primeiro caso, você deve cobrar o imposto sobre vendas com base no estado em que você administra seus negócios. Este último exige que o imposto sobre vendas seja aplicado com base na localização do comprador.

As compras internacionais são isentas de impostos para empresas sediadas nos EUA. Isso tudo pode ficar um pouco complicado, portanto, verifique com seu contador para obter informações detalhadas sobre os regulamentos específicos do seu estado em relação ao imposto sobre vendas internacionais.

8. Determine suas obrigações fiscais

As obrigações fiscais variam de acordo com a estrutura legal do negócio. Se você for autônomo (empresa individual, LLC, parceria), reivindicará a renda comercial em sua declaração de imposto pessoal. As corporações, por outro lado, são entidades fiscais separadas e são tributadas independentemente dos proprietários. Sua renda da corporação é tributada como empregado.

Os trabalhadores autônomos precisam reter impostos de sua renda e enviá-los ao governo em vez da retenção que um empregador normalmente realizaria. Para os donos de lojas americanas, você precisará pagar impostos trimestrais estimados se precisar de mais de US$ 1.000 em impostos este ano. Os canadenses têm um pouco mais de facilidade; se seu imposto líquido devido for superior a US$ 3.000, você deverá pagar seu imposto de renda em parcelas.

9. Calcule a margem bruta

Melhorar a margem bruta da sua loja é o primeiro passo para obter mais receita em geral. Para calcular a margem bruta, você precisa conhecer os custos incorridos para produzir seu produto. Para entender melhor, vamos definir rapidamente o custo dos produtos vendidos (CPV) e a margem bruta.

• COGS. Estes são os custos diretos incorridos na produção de produtos vendidos por uma empresa. Isso inclui custos de materiais e mão de obra direta.
• Margem bruta. Esse número representa a receita total de vendas mantida após a empresa incorrer em todos os custos diretos para produzir o produto ou serviço.

Veja como você pode calcular a margem bruta:

Você também pode usar nossa calculadora de margem de lucro gratuita para inserir seus números para um cálculo rápido.

A diferença entre quanto você vende um produto e quanto a empresa realmente leva para casa no final do dia é o que realmente determina sua capacidade de manter as portas abertas.

10. Solicitar financiamento

Existem muitos cenários em que uma empresa de comércio eletrônico em crescimento pode precisar garantir financiamento externo para negócios, seja por meio de uma linha de crédito, investidores, um empréstimo para pequenas empresas ou até mesmo um parceiro de negócios.

Por exemplo, você pode ter uma queda inesperada nas vendas devido a circunstâncias externas incontroláveis, ou talvez precise de um impulso financeiro durante períodos lentos em um negócio sazonal. Marcas com grandes metas de crescimento geralmente precisam garantir financiamento para fazer investimentos em desenvolvimento de novos produtos, estoque, lojas de varejo, contratação e muito mais.

Lembre-se, para obter um empréstimo para pequenas empresas, você provavelmente terá que fornecer demonstrações financeiras – um balanço patrimonial e uma demonstração de resultados, no mínimo, possivelmente também uma demonstração de fluxo de caixa.

Mas antes de assinar a dívida, é importante certificar-se de que os números fazem sentido. Em outras palavras, é uma boa ideia calcular o ROI do empréstimo. Some todas as despesas que você precisa que o empréstimo cubra, a nova receita esperada que você obterá do empréstimo e o custo total dos juros. Você pode usar nossa calculadora de empréstimos comerciais para descobrir o custo total.

11. Encontre parceiros de contabilidade de alta qualidade

Como proprietário de uma empresa, você desejará ter uma compreensão dos princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP). Não é uma regra, mas ajuda você a mensurar e entender as finanças da sua empresa.

Se você precisar de um pouco de ajuda ou orientação extra no planejamento financeiro, muitos contadores e profissionais financeiros de pequenas empresas podem ajudá-lo a obter mais controle sobre seu dinheiro. Existem alguns indivíduos que você pode considerar se alistar:

• Contador. Um contador de pequenas empresas pode aconselhar em muitos pontos diferentes, incluindo sua estrutura de negócios, criação de demonstrações financeiras, obtenção de licenças e autorizações necessárias e até mesmo escrever um plano de negócios. Você pode escrever o seu usando nosso modelo de plano de negócios gratuito.

• Contador público certificado (CPA). No caso de uma auditoria, um CPA é o único indivíduo que pode preparar legalmente uma demonstração financeira auditada.

• Guarda-livros. O guarda-livros gerencia os registros do dia-a-dia, conciliando regularmente as contas, categorizando as despesas e gerenciando contas a receber/contas a pagar.

• Preparador de impostos. Seu preparador de impostos preenche os formulários necessários e pode arquivá-los em seu nome durante a temporada de impostos. Alguns também configurarão seus pagamentos de impostos estimados.

• Planejador tributário. Esses profissionais ajudam a otimizar seus impostos antes de arquivá-los, ajudando você a aprender maneiras de reduzir sua carga tributária.

12. Reavalie periodicamente seus métodos

Quando você começa, pode optar por usar uma planilha simples para gerenciar seus livros, mas à medida que cresce, considere métodos mais avançados, como QuickBooks ou Bench. À medida que você continua crescendo, reavalie continuamente a quantidade de tempo que está gastando em seus livros e quanto esse tempo está custando ao seu negócio.

A solução de contabilidade certa significa que você pode investir mais tempo no negócio com a contabilidade não mais em seu prato e potencialmente economizar o dinheiro da empresa. Ganha-ganha!

Melhor software de contabilidade para pequenas empresas

Todo empresário precisa de um bom software de contabilidade para remover a entrada manual de dados e economizar tempo. O software de contabilidade é algo que você usa para acessar informações financeiras de forma rápida e fácil. Ele permite verificar saldos bancários, entender receitas e custos, prever lucratividade, prever obrigações fiscais e muito mais.

Depois de conectar suas contas bancárias comerciais e cartões de crédito a um software, as transações aparecem em uma fila e são agrupadas em categorias. Você pode encontrar todas essas informações em seu plano de contas. Depois de aprovar as categorias, as transações são liquidadas automaticamente em suas demonstrações financeiras.

Alguns recursos para procurar em seu software de conta incluem:

• Integrações da plataforma. Você deseja que seu software de contabilidade se integre facilmente à sua plataforma de comércio eletrônico, bem como a ferramentas de terceiros, como gerenciamento de contratos e muito mais.

• Reportagem ampla. A maioria dos softwares de contabilidade fornece relatórios básicos. Você vai querer um que forneça relatórios avançados, como inventário e despesas, para que você possa monitorar a saúde financeira rapidamente.

• Configuração de imposto sobre vendas. Saber qual imposto sobre vendas você deve pagar e quanto cobrar é confuso. Encontre um software de contabilidade que facilite a contabilização do imposto sobre vendas.

• Excelente suporte. Verifique as avaliações e classificações de suporte para ver como é o suporte ao cliente de uma empresa de software. Apontar para suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e centros de autoatendimento.

Existem muitas opções de software de contabilidade fáceis de usar para pequenas empresas, que variam de modelos gratuitos a pagos. Você também pode procurar na loja de aplicativos da Shopify um software de contabilidade que se integre perfeitamente à sua loja de comércio eletrônico.

Confira o seguinte software de contabilidade que você pode usar para gerenciar seus livros.

Xero

Xero é um sistema de contabilidade baseado em nuvem projetado para pequenas e crescentes empresas. Você pode se conectar com um consultor de confiança e obter visibilidade de sua saúde financeira. Pode ser acessado de qualquer dispositivo. Além disso, com os recursos avançados de contabilidade do Xero, você pode visualizar fluxos de caixa, transações e outras informações financeiras de qualquer lugar.

Benefícios:

• Gerenciamento de estoque e estoque
• Preço acessível
• Conecta-se aos principais bancos
• Relatórios fáceis de visualizar e personalizáveis
• Banco de dados e segmentação de contatos
• Folha de pagamento
• Aplicativo móvel
• reconciliação bancária

QuickBooks Online

O QuickBooks Online é um software de contabilidade para pequenas empresas executado pela Intuit. Você pode usá-lo para capturar e armazenar recibos de despesas, acompanhar suas receitas e despesas e muito mais.

O QuickBooks mostra todos os seus custos, como custos de estoque e manutenção, e todas as vendas que sua empresa faz durante um período de tempo. Ele também oferece automação de estoque usando rastreamento permanente de estoque, para que suas vendas e custo de estoque sejam atualizados toda vez que você fizer uma venda. Você também pode integrar o QuickBooks ao Shopify para se manter organizado e atualizado.

Benefícios:

• Aplicativo móvel
• Baseado em nuvem
• Rastreamento de quilometragem
• Gestão de empreiteiros
• Acompanhamento de inventário
• Separar despesas pessoais e comerciais

Aceno

Wave é uma solução de contabilidade baseada na web criada para pequenas empresas. Com seu recurso de reconciliação bancária, você pode vincular suas contas bancárias, contas do PayPal e outras fontes de dados para ver transações comerciais em tempo real. Você também pode gerar relatórios como contas a receber, balanços, relatórios de impostos sobre vendas e contas a pagar.

Benefícios:

• Acessível
• Taxas competitivas de processamento de cartão de crédito
• Contabilidade gratuita e digitalização de recibos
• Sem limites de transação ou cobrança
• Número ilimitado de usuários
• Aplicativo móvel

FreshBooks

FreshBooks é um software de contabilidade e gerenciamento de faturas baseado em nuvem para pequenas empresas. Oferece gerenciamento de despesas, contabilidade básica e tudo o que você precisa para cuidar da contabilidade básica.

Benefícios:

• Fácil de usar
• Integra-se com Shopify
• Preço simples
• Faturas personalizáveis
• Suporte de autoatendimento detalhado

Conheça seus números para expandir seus negócios

Começar um negócio pode ser um processo avassalador, mas se você seguir esta lista, terá as finanças da sua nova loja em ordem desde o início. Desde a abertura do tipo certo de conta bancária até a determinação de quanto você trará por produto, todas essas tarefas contribuirão para o sucesso do seu negócio, agora e à medida que ele cresce.