Co to jest projekt organizacji? Rodzaje, zasady i więcej

Większość ludzi myśli, że uczciwość oznacza bycie szczerym. Chociaż to prawda, słowo to ma inne znaczenie, które jest ważne dla zarządzania projektami: stan bycia całością i niepodzielnością. W pewnym sensie projektowanie organizacji można nazwać podejściem do tworzenia integralności w organizacji.

Na przykład budynek, który nie ma integralności, nie może stać. W ten sam sposób projekt, który nie jest częścią projektu większej organizacji, może mieć trudności z sukcesem. Zdefiniujmy projekt organizacji, jej różne typy i zasady.

Co to jest projekt organizacji?

Projektowanie organizacji to proces strukturyzacji i prowadzenia organizacji. Przyjmuje holistyczne podejście do pracy wykonywanej w organizacji, w tym tworzenie zespołów, schematy zmian, raportowanie, podejmowanie decyzji, metody komunikacji i wiele innych. Celem projektowania organizacji jest pomoc organizacji w doskonaleniu się w tym, co robi i pomoc w osiąganiu jej celów. Może to oznaczać wszystko, od reorganizacji na dużą skalę po subtelne zmiany w strukturach i systemach.

Projekt organizacji często wchodzi w grę, gdy organizacja się rozrasta lub odwrotnie, gdy się zmniejsza. Każda z tych zmian wymaga od firmy ponownego przeanalizowania sposobu prowadzenia działalności. Inne powody, które skłaniają do projektowania organizacji, to zmiana przywództwa, strategii lub rynku, na którym działa organizacja.

Dlaczego projekt organizacji jest wdrażany, to po prostu poprawa sposobu działania organizacji. Może to oznaczać wszystko, od wskazywania nieefektywności po podejmowanie lepszych, szybszych decyzji. Projekt organizacji może poprawić jakość towarów lub usług wytwarzanych przez organizację, zwiększyć zyski i wzmocnić relacje z bazą klientów. Wewnętrznie może zapewnić bezpieczniejsze warunki pracy, szczęśliwszą i bardziej zmotywowaną siłę roboczą oraz lepiej przygotować firmę na przyszłe wyzwania.

Tworzenie i wdrażanie projektu organizacji jest uważane za projekt, coś, co jest bardziej skuteczne w przypadku oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga organizować, monitorować i raportować planowanie projektów. Nasze wykresy Gantta zbierają wszystkie Twoje zadania, łączą zależności, aby uniknąć wąskich gardeł, a nawet filtrują ścieżkę krytyczną. Możesz ustawić linię bazową, aby śledzić rzeczywiste postępy w stosunku do zaplanowanych postępów w czasie rzeczywistym, aby dotrzymać harmonogramu. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Zasady projektowania organizacji

Masz tylko jedną szansę na zaprojektowanie organizacji, a to zajmuje dużo czasu i wysiłku. Jeśli nie zrobisz tego dobrze, nie zbierzesz nagród i prawdopodobnie nie dostaniesz drugiej szansy. Dlatego ważne jest, aby znać zasady projektowania organizacji i jak prawidłowo przejść przez ten proces.

Każda organizacja jest oczywiście inna, ale wszystkie mają wspólne cechy. Chociaż te 10 zasad przewodnich może się nieznacznie zmienić w zależności od tego, kto je stosuje, pozostają one uczciwą mapą drogową dla liderów, którzy chcą przekalibrować swoje organizacje, aby osiągnąć niektóre z wielu możliwych korzyści z projektowania organizacji.

1. Uwolnij się od przeszłości: Organizacja musi spojrzeć na siebie, swój cel i to, jak zmiany tych fundamentalnych filarów wpłyną na klientów, pracowników i inwestorów. Gdy zaczniesz badać zmiany, zastanów się, jak mogą odróżnić Cię od konkurencji i jak te zmiany będą się rozgrywać w ciągu najbliższych kilku lat.
2. Projektuj ze znajomością swojego DNA: Aby wiedzieć, jakie priorytety należy traktować w projektowaniu organizacyjnym, cofnij się i zidentyfikuj uniwersalne elementy składowe swojej organizacji. Wszystkie organizacje można podzielić na elementy materialne lub formalne, takie jak sposób podejmowania decyzji, sposób przetwarzania danych i podział pracy. Firmy mają również elementy niematerialne lub nieformalne, takie jak sposób działania ludzi i inspiracja do wnoszenia wkładu.
3. Napraw swoją strukturę na końcu: Schemat organizacyjny firmy może wydawać się logicznym pierwszym krokiem, ale chcesz stworzyć most, który przeniesie organizację ze starych dróg na nowe. Powszechnym błędem jest myślenie, że możesz po prostu przeskoczyć z jednej struktury do drugiej. Ta struktura jest ostatnim krokiem po zrobieniu wszystkiego, aby ją wspierać i zmianach, które zainicjuje.
4. Użyj swojego najlepszego talentu: wprowadzasz zmianę, wzmacniając pozycję ludzi w swojej organizacji, więc bez względu na to, jakie zmiany strukturalne planujesz wprowadzić, chcesz zidentyfikować mocne strony swoich kluczowych wykonawców i upewnić się, że są oni upoważnieni do współpracy i ułatwiania tych zmian . Zespół kierowniczy jest odpowiedzialny za udane projektowanie organizacji.
5. Wiedz, co możesz kontrolować: Ważne jest, aby wymienić ograniczenia, które spowalniają Twoją działalność jako organizację, oraz poświęcenia, które zawsze podejmujesz. Poznaj swoje ograniczenia przed jakąkolwiek próbą wykonania nowego projektu organizacji. Powinieneś także zdawać sobie sprawę z przepisów, niedoborów dostaw i popytu, które są poza twoją kontrolą, ale nie poświęcaj zbyt wiele czasu na skupianie się na rzeczach, które możesz zmienić.
6. Promuj odpowiedzialność: chcesz, aby wszyscy byli odpowiedzialni za swoją pracę, która wymaga przejrzystości i jasnej komunikacji, a nie mikrozarządzania. Jest to prawdopodobnie najważniejsza zmiana, jaką możesz wprowadzić w swojej organizacji. Jeśli komunikacja przebiega bez przeszkód i wszyscy biorą odpowiedzialność za swoją pracę, projektowana przez Ciebie struktura będzie działać lepiej.
7. Benchmarking nie jest tak ważny, jak myślisz: Mogą wystąpić problemy ze śledzeniem tego, co robią konkurenci. Chociaż może pomóc zoptymalizować projekt i ujawnić ukryte problemy, to również krótko zmieni Twoje unikalne możliwości. Porównywanie Twojej organizacji z innymi, które mogą mieć inną propozycję wartości lub możliwości, nie jest produktywne. Jeśli musisz przeprowadzić benchmark, skup się na wybranych elementach, a nie na całej organizacji.
8. Projekt organizacji powinien pasować do celu firmy: Każda organizacja jest inna i odpowiednia struktura dla Twojej organizacji prawdopodobnie nie będzie pasować do innej. Projektując organizację, upewnij się, że jest ona zgodna z Twoim celem i spójna w całej organizacji.
9. Nie zaniedbuj elementów niematerialnych: łatwo jest skoncentrować się na namacalnych elementach projektu organizacji, takich jak prawa decyzyjne i schemat organizacyjny, ale nie przyniesie to pożądanych rezultatów. Zamiast tego zrównoważ to, co materialne z tym, co niematerialne, jeśli chcesz załatwić sprawy. Rzeczy namacalne są ważne, ale bez zajęcia się tym, jak ludzie myślą i działają w tej strukturze, niczego nie zmienisz.
10. Opieraj się na swoich mocnych stronach: Jednym z najlepszych sposobów wdrożenia udanego projektu organizacji jest budowanie na swoich mocnych stronach. Często projekt organizacji jest tak daleki od podstawowych wartości i mocnych stron organizacji, że jest skazany na porażkę. Upewnij się, że znalazłeś mocne strony organizacji i zbuduj na tym fundamencie.

Powiązane: Darmowy szablon analizy SWOT

Rodzaje Projektów Organizacji

Tak jak nie ma jednego typu organizacji, nie ma jednego typu projektu organizacji. Te różne struktury organizacyjne stanowią dla organizacji ramy umożliwiające rozróżnienie władzy i autorytetu, ról i obowiązków oraz określenie, w jaki sposób informacje będą przepływać przez organizację. Przyjrzyjmy się niektórym z bardziej powszechnych struktur projektowania organizacji, które wspierają projektowanie organizacji.

Struktura hierarchiczna

Jest to schemat organizacyjny ze wspólną piramidą z dyrektorem generalnym lub menedżerem na szczycie, a każdy poziom schodzi w dół w łańcuchu dowodzenia, aż podstawą będą pracownicy na najniższym poziomie. To definiuje autorytet, pokazuje każdemu, komu się zgłasza, i precyzuje ścieżkę kariery. Jednak struktura hierarchiczna może spowolnić innowację i sprawić, że osoby znajdujące się u podstawy piramidy poczują się, jakby znalazły się poza procesem.

Funkcjonalna struktura

Podobnie jak w strukturze hierarchicznej, osoby z większą władzą i odpowiedzialnością są umieszczane na szczycie wykresu, a następnie schodzą w dół według odpowiedzialności. Jednak organizacja zależy od umiejętności i funkcji w firmie, a każdy dział jest zarządzany niezależnie. Daje to działom poczucie samostanowienia, a strukturę można łatwo skalować. Ale funkcjonalna struktura może również tworzyć silosy w organizacji i blokować komunikację międzywydziałową.

Struktura pozioma lub płaska

W przeciwieństwie do struktury hierarchicznej, struktura pozioma jest popularna wśród startupów i innych organizacji, w których nie ma dużego dystansu między zarządem a pracownikami. Zachęca do mniejszego nadzoru i większego zaangażowania wszystkich w organizacji. Pracownicy czują się właścicielami i biorą na siebie większą odpowiedzialność. Sprzyja komunikacji i przyspiesza dostarczanie nowych pomysłów. Może jednak brakować nadzoru, który powoduje zamieszanie i jest trudny do utrzymania na dużą skalę.

Wydzielone struktury

Jak sama nazwa wskazuje, każdy dział w organizacji kontroluje własne zasoby, tak jak niezależna firma w większej organizacji. Każdy dział ma własne zespoły ds. marketingu, sprzedaży i IT. Struktura nadaje się do większych organizacji i pozwala im być bardziej elastycznymi, szybko reagując na zmiany rynkowe i potrzeby klientów z indywidualnym podejściem. Może również tworzyć duplikaty zasobów, marnując czas i energię. Komunikacja między działami może być trudna, co prowadzi do wewnętrznej konkurencji w ramach większej organizacji.

Struktura macierzy

Ta struktura przypominająca siatkę jest świetna dla zespołów wielofunkcyjnych, które są tworzone do obsługi specjalnych projektów. Ta struktura pomaga łączyć w inny sposób odmienne strony. Struktura macierzy pomaga również menedżerom w łatwym znajdowaniu członków zespołu dla każdego projektu, który prowadzą, i zapewnia bardziej dynamiczny widok organizacji. Zachęca się pracowników do wykorzystywania swoich umiejętności wykraczających poza te stosowane w ich pierwotnej roli. Może powodować konflikty między menedżerami w różnych działach.

Struktura oparta na zespole

Jak sama nazwa wskazuje, struktura ta organizuje pracowników według zespołów. Jest to sprzeczne z tym, co jest uważane za tradycyjną strukturę hierarchiczną i jest idealne do bardziej rozwiązywania problemów, środowiska współpracy, w którym pracownicy mają większą kontrolę. Może to zwiększyć produktywność i wydajność, przełamując mentalność silosów na rzecz większej przejrzystości. Pozwala również na ruchy boczne w całej organizacji i zapewnia mniejszy nadzór menedżerski. Świetnie pasuje do zwinnych zespołów zarządzania projektami i scrum. To sprawia, że ​​ścieżki promocyjne są mniej jasne.

Struktura sieci

Ta struktura sprawdza się dobrze w organizacjach, które nie mają scentralizowanych usług. Współpracują z dostawcami, podwykonawcami, freelancerami, lokalizacjami zewnętrznymi i biurami satelitarnymi. Aby uporządkować tę pozornie chaotyczną mieszankę, struktura sieci pomaga otworzyć komunikację między zaangażowanymi w staromodną hierarchię. Wizualizuje różne relacje w organizacji na miejscu i poza nią, sprzyja bardziej elastycznemu środowisku i pomaga wszystkim zrozumieć przepływ pracy, aby mogli swobodniej współpracować. Jednak nadal może to być złożone i utrudnia ustalenie, kto ma nad czym władzę.

Jak ProjectManager pomaga po zaprojektowaniu organizacji

Niezależnie od tego, jaki typ projektu organizacji stosujesz w swojej firmie, ProjectManager jest jedynym narzędziem do zarządzania pracą i projektami, którego będziesz potrzebować, aby połączyć zespoły hybrydowe i pomóc im zwiększyć produktywność. Nasze liczne widoki projektów oznaczają, że możesz pracować tak, jak chcesz, czy to w bardziej tradycyjnej, hierarchicznej strukturze, płaskiej, elastycznej strukturze, czy w wersji hybrydowej.

Wizualizuj przepływ pracy za pomocą tablic Kanban

Pokazaliśmy już wykres Gantta, który doskonale nadaje się do struktury hierarchicznej, ale to tylko jeden z naszych wielu widoków projektów. W przypadku struktury płaskiej lub zespołowej warto używać tablic Kanban do zarządzania zaległościami i wspólnego planowania sprintów. Menedżerowie uzyskują przejrzystość procesu i mogą w razie potrzeby realokować zasoby, aby uniknąć wąskich gardeł i utrzymać zespoły pracujące na pełnych obrotach.

Śledź postępy i wydajność w czasie rzeczywistym

Nie wystarczy mieć narzędzia, aby spełnić wymagania projektu organizacji, musisz monitorować swoją pracę, aby upewnić się, że spełnia Twoje oczekiwania. Nasze oprogramowanie dostarcza dane w czasie rzeczywistym, umożliwiając bardziej wnikliwe podejmowanie decyzji. Uzyskaj ogólny widok dzięki naszemu pulpitowi nawigacyjnemu na żywo, który śledzi sześć wskaźników projektu. Nie jest wymagana konfiguracja, a pulpit nawigacyjny automatycznie oblicza dane za Ciebie. Aby uzyskać głębszy wgląd w dane, dostępne jest raportowanie jednym kliknięciem, które można przefiltrować, aby pokazać tylko te informacje, które chcesz zobaczyć. Następnie udostępnij go zainteresowanym stronom, aby były na bieżąco aktualizowane.

Niezależnie od tego, jakiego projektu organizacji używasz, komunikacja jest kluczowa. Nasze oprogramowanie współpracuje do samego rdzenia, co ułatwia udostępnianie planów, plików i nie tylko. Możesz komentować zadania i otrzymywać powiadomienia e-mailem oraz w aplikacji, gdy coś zostanie zaktualizowane. Istnieje jedno źródło prawdy, dzięki któremu wszyscy pracują razem i wydajnie.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które łączy zespoły hybrydowe i zwiększa wydajność. Ułatwia projektowanie organizacji wszelkiego rodzaju, niezależnie od tego, czy zespoły są razem, czy rozproszone, niezależnie od zestawu umiejętności lub działu. Dołącz do zespołów w NASA, Siemens i Nestle, osiągając sukces dzięki naszemu narzędziu. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.