Szablony ustalania priorytetów zadań, narzędzia i techniki

Ustalanie priorytetów zadań to potężne narzędzie podczas realizacji projektu. Jest tak wiele różnych zadań, którym można się przyjrzeć, jeśli Twoja równowaga między życiem zawodowym a prywatnym przechyla się w kierunku braku wolnego czasu. Menedżerowie projektów rozumieją jednak, że stosowanie metod zarządzania zadaniami i zarządzania czasem zarówno podniesie morale zespołu, jak i produktywność.

Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, czym jest ustalanie priorytetów zadań, dlaczego jest ważne i jak oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc zespołom pracować wydajniej, zapewniając jednocześnie kierownikom projektów funkcje śledzenia czasu, które pozwalają im dotrzymywać harmonogramu. Przyjrzyjmy się, jak ustalić priorytety na liście zadań zespołu, aby upewnić się, że nic istotnego dla projektu nie zostanie zaniedbane.

Co to jest priorytetyzacja zadań?

Priorytetyzacja zadań polega na tym, że kierownik projektu przegląda pracę przydzieloną swojemu zespołowi i dzieli ją według pilności. W ten sposób najważniejszym zadaniom nadaje się priorytet, a członkowie zespołu mogą skupić się na zadaniach najbardziej krytycznych w pierwszej kolejności. Kierownik projektu musi określić, które z tych zadań należy wykonać w pierwszej kolejności.

Przy podziale zadań kierownicy projektów mają do wyboru cztery opcje. Mogą albo oznaczyć zadanie jako wysoki priorytet, co oznacza, że ​​należy je wykonać natychmiast ze względu na powiązanie z celami biznesowymi lub celami klienta. Następne są zadania o średnim priorytecie, które są ważnymi zadaniami, ale z terminami, które nie są tak ustalone, jak zadania o wysokim priorytecie. Następnie jest niski priorytet. Mają one elastyczne terminy lub są zadaniami wiecznie zielonymi. Wreszcie, istnieją długoterminowe zadania, które mogą poczekać, aż wszystko inne zostanie zakończone.

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezwykle przydatne, jeśli chodzi o ustalanie priorytetów zadań. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga podzielić projekt na łatwe do wykonania zadania, które spełniają cele projektu. Nasze solidne narzędzie do listy zadań jest jednym z wielu widoków projektu. Możesz ustawić priorytet, termin i dodać tagi, aby ułatwić znalezienie zadania. Ale każde zadanie można również komentować i dołączać do niego pliki. Dostępny jest nawet status, aby zobaczyć, jak ukończone jest zadanie, nad którym pracujesz. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Dlaczego priorytetyzacja zadań w zarządzaniu projektami jest ważna?

Priorytetyzacja zadań jest ważna w biznesie lub każdej wykonywanej pracy, ale szczególnie w zarządzaniu projektami. W zarządzaniu projektami masz do czynienia z napiętymi terminami, budżetami i oczekiwaniami interesariuszy. Ustalanie priorytetów zadań zajmuje się czymś, co może być niesfornym projektem, i wytycza ścieżkę do realizacji projektu na czas iw ramach budżetu.

Ale robi to, jednocześnie zmniejszając stres zespołu i zwiększając jego produktywność. Posiadanie konkretnych zadań do wykonania, zamiast obciążania ich wszystkimi, czyni cuda dla stanu psychicznego zespołu. Mają elastyczność, aby najpierw zrobić ważne rzeczy, a następnie przejść do kolejnych zadań.

Oczywiście jest to pomocne nie tylko dla stanu umysłu członków zespołu. Priorytetyzacja zadań oznacza, że ​​kierownicy projektów mogą również przydzielić czas, w którym praca może zostać przetestowana i wcześnie wyłapana. Jest czas na wprowadzenie niezbędnych zmian i dotrzymanie harmonogramu zamiast cofania się i naprawiania problemów.

Zarządzanie zadaniami zapewnia również zespołom czas potrzebny na odzyskanie sił po pracy i stawienie czoła nowym zadaniom z nową koncentracją. Kiedy nie gonisz ciągle za terminami i nie wyczerpujesz siebie i zespołu, jest czas na naładowanie baterii. Wypoczęty zespół jest bardziej produktywny i potrafi rozwiązywać złożone problemy.

Priorytetyzacja zadań jest również antidotum na prokrastynację. Marnowanie czasu zabije twoją produktywność. Zaplanowanie zadań, ustalenie priorytetów i dalsze zarządzanie oznacza, że ​​nikt nie jest przeciążony, ale praca nadal może być wykonywana zgodnie z harmonogramem. Oznacza to, że nie ma czasu na zwlekanie, a nawet potrzebę oddawania się temu. To dlatego, że ustalanie priorytetów zadań motywuje zespoły, widząc, ile osiągnęły.

Techniki ustalania priorytetów zadań

Oczywiste jest, że ustalanie priorytetów zadań jest ważne, ale jak można je wdrożyć? Możliwość odróżnienia zadań o wysokim priorytecie od tych, które można odłożyć na później, nie zawsze jest oczywista. Aby znaleźć tę ścieżkę przez pozornie niekończące się następstwo zadań, istnieją techniki ustalania priorytetów zadań. Oto niektóre z bardziej popularnych.

1. Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera nosi imię Dwighta D. Eisenhowera, 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych i pięciogwiazdkowego generała podczas II wojny światowej. Bycie na dwóch stanowiskach kierowniczych pod dużą presją nauczyło go wiele o podejmowaniu decyzji i ustalaniu priorytetów zadań. Nauczył się, że istnieją pilne i ważne problemy; pilne nie są ważne, a ważne nie są pilne.

Z tego pomysłu zrodziła się macierz Eisenhowera, w której priorytetyzuje się zadania według pilności i ważności. Tworzy pudełko podzielone na cztery ćwiartki. Pionowo po lewej stronie jest „nieważne” na dole i „ważne” na górze. W górnej części pola znajduje się napis „pilne” po lewej stronie i „niepilne” po prawej stronie. Kierownik projektu umieści zadania w jednym z tych czterech ćwiartek.

Zadania, które mają ściśle określone terminy lub konsekwencje i muszą zostać wykonane teraz, zostaną umieszczone w lewym górnym rogu. Zadania, których termin jest niejasny, ale nadal są ważne i muszą zostać zaplanowane, przejdą do prawego górnego rogu. W lewym dolnym rogu zostaną umieszczone zadania, które można delegować. Muszą zostać wykonane, ale dotyczą innego zestawu umiejętności. Wreszcie w prawym dolnym rogu znajdują się zadania, które możesz usunąć. Nie są potrzebne do realizacji projektu i tylko rozpraszają zespół.

2. Metoda „Zjedz żabę”.

„Żaba” to trudne zadanie, a zjedzenie żaby oznacza wykonanie tego trudnego zadania jako pierwszej czynności w ciągu dnia. Metoda „zjedz żabę” to strategia ustalania priorytetów zadań i zwiększania produktywności. Pomaga kierownikom projektów identyfikować trudne zadania i usuwać je z drogi z samego rana. Następnie możesz przejść do następnego zadania.

Filozofia stojąca za tą techniką ustalania priorytetów polega na tym, że duże i trudne zadania wykonuje się wcześnie. To daje ci rozpęd i gwarantuje, że nie zostawisz trudnych rzeczy w głowie przez cały dzień. Jest to szczególnie przydatne dla osób, które mają mnóstwo energii, gdy zaczynają dzień, a potem spadają.

Początek dnia zwykle spędza się na przeglądaniu e-maili lub Slack, a może nawet na codziennych spotkaniach. Wszystkie te zadania są przydatne, ale nie są pilne. Zanim przejdziesz przez te obowiązki administracyjne, często zużyjesz sporo energii. Zajmowanie się najpierw twardymi rzeczami oznacza, że ​​możesz wykonać pracowitą pracę po obiedzie, kiedy jesteś zmęczony jedzeniem. Najpierw zjedz żabę.

3. Metoda MoSCoW

Metoda MoSCoW jest akronimem słów must-have, should have, Could have i will not have. Został opracowany w firmie Oracle przez eksperta ds. rozwoju oprogramowania, Dai Clegga, aby pomóc jego zespołowi w ustalaniu priorytetów zadań podczas pracy nad wersjami produktów.

Przed zastosowaniem metody MoSCoW zespół powinien spotkać się z interesariuszami, aby zdefiniować cele projektu i uzgodnić, która inicjatywa powinna być traktowana priorytetowo. Gdy wszyscy znajdą się na tej samej stronie, możesz podzielić swoją pracę na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu części, dzieląc ją na cztery kategorie metody MoSCoW.

Obowiązkowe zadania nie podlegają negocjacjom i mają najwyższy priorytet. Zadania „powinny mieć” są również ważne, ale nie kluczowe, jednak dodają wartość do projektu. „Mógłby” dobrze byłoby uwzględnić, ale będzie miał niewielki wpływ na projekt, jeśli zostanie wykluczony. Zadania „nie będę mieć” nie są ważne w określonym przedziale czasowym, w którym pracujesz.

4. Metoda ABCDE

ABCDE to metoda ustalania priorytetów, która pomaga określić, które zadania są najważniejsze, a które najmniej ważne, a nawet te, które można usunąć, ponieważ są niepotrzebne. To jak lista rzeczy do zrobienia, która jest lepiej zorganizowana i konstruktywna.

Kierownik projektu i jego zespół przypisują każdemu zadaniu inną literę w zależności od ich priorytetu. Zadania „A” to zadania o najwyższym priorytecie. Zadania „B” to te, które powinieneś wykonać, ale jeśli ich nie wykonasz, projekt nie zostanie poważnie uszkodzony. Możesz przejść do nich po wykonaniu zadań A.

Zadania „C” to takie, które nie są bezpośrednio związane z projektem, ale znowu można się nimi zająć po wykonaniu zadań A i B. Zadania „D” można delegować. W ten sposób możesz skoncentrować się na zadaniach A, a zadania D trafią do odpowiednich członków zespołu. Wreszcie są zadania „E”. E oznacza eliminację. Te zadania nie mają znaczenia, więc możesz przestać je wykonywać.

Szablony zarządzania zadaniami

Istnieją inne narzędzia, które mogą pomóc w ustalaniu priorytetów zadań. Na przykład ProjectManager oferuje dziesiątki bezpłatnych szablonów zarządzania projektami dla programów Word i Excel, które można pobrać z naszej witryny. Te szablony obejmują każdy aspekt zarządzania projektami, od inicjacji do zamknięcia, i obejmują narzędzia pomagające w zarządzaniu zadaniami. Tu jest kilka.

Szablon śledzenia zadań

Skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu zadań dla programu Excel, aby tworzyć listy rzeczy do zrobienia, rozpocząć zarządzanie projektem i śledzić swoją pracę. Będziesz mieć pola do nazwania zadania, wszelkich zależności i tego, do kogo jest przypisane. Następnie dodaj priorytet i terminy. Ponadto możesz śledzić jego postępy, odnotowując jego status, planowane i faktyczne terminy.

Szablon listy rzeczy do zrobienia

Lista rzeczy do zrobienia to podstawowe narzędzie do zarządzania zadaniami. Nasz bezpłatny szablon listy rzeczy do zrobienia dla programu Excel zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby nadać priorytet swojej pracy. Zawiera listę zadań, daty rozpoczęcia i zakończenia, postęp, a nawet zawiera kolorową kolumnę pokazującą procent ukończenia pracy.

Szablon ustalania priorytetów zadań

Rozmawialiśmy o macierzy Eisenhowera, a nasza bezpłatna macierz priorytetyzacji projektów dla programu Excel to jedna. Może być używany do ustalania priorytetów projektów, jeśli zarządzasz portfelem, ale jest równie przydatny, jeśli chcesz nadać priorytet zadaniom w projekcie.

ProjectManager ma solidne narzędzia do ustalania priorytetów zadań

ProjectManager to nagradzane oprogramowanie, które pomaga ustalać priorytety zadań lepiej niż statyczny szablon. Po pierwsze, nie musisz ręcznie aktualizować naszego oprogramowania. Posiada dane w czasie rzeczywistym, dzięki którym wszyscy są na tej samej stronie, a także łączy zespoły wielofunkcyjne, niezależnie od tego, czy znajdują się w tym samym biurze, czy w różnych strefach czasowych. Ponieważ nasze oprogramowanie ma wiele widoków projektów, menedżerowie mogą planować i planować zadania na wykresach Gantta, a zespoły mogą je wykonywać na listach zadań, tablicach Kanban, widokach arkuszy lub kalendarzy. Wszystkie widoki projektów aktualizują się automatycznie w czasie rzeczywistym, dzięki czemu każdy zawsze pracuje z najbardziej aktualnymi danymi.

Śledź zadania ścieżki krytycznej za pomocą wykresów Gantta online

Zanim będziesz mógł ustalać priorytety zadań, musisz je zorganizować. Nasze potężne wykresy Gantta umożliwiają planowanie zadań na osi czasu, dzięki czemu możesz zobaczyć cały projekt na jednym ekranie. Możesz także połączyć wszystkie cztery typy zależności zadań, aby uniknąć kosztownych opóźnień, a nawet filtrować ścieżkę krytyczną, aby zobaczyć, którym zadaniom należy nadać priorytet. Następnie zapisz swój plan, ustawiając linię bazową. Teraz możesz śledzić ścieżkę krytyczną, postępy i wydajność w czasie rzeczywistym, porównując rzeczywisty wysiłek z planowanym. Jeśli nie osiągasz kamieni milowych, możesz ponownie przydzielić zasoby, aby wrócić do harmonogramu.

Mierz koszty za pomocą grafików i wykresów obciążenia pracą

Oczywiście możesz nadać priorytet wszystkim zadaniom, które chcesz. Ale jeśli nie zwracasz uwagi na kwestie zarządzania zasobami, Twój zespół nie będzie pracował na pełnych obrotach, a produktywność ucierpi. Nasze funkcje zarządzania zasobami pomagają śledzić koszty pracy i obciążenie pracą zespołu. Po przesłaniu zespołu możesz dodać jego stawkę godzinową i dostępność, co ułatwi przydzielanie im zadań. Gdy pracują, przełącz się na oznaczony kolorami wykres obciążenia, aby zobaczyć przydziały wszystkich w jednym miejscu. Jeśli ktoś ma nadmierną alokację, możesz przenieść jego pracę bezpośrednio z wykresu. Gdy ich obciążenie pracą zostanie zrównoważone, będziesz mieć bardziej produktywny zespół.

Istnieją inne sposoby monitorowania zespołu, aby upewnić się, że wykonują zadania zgodnie z harmonogramem. Aby uzyskać ogólny widok, skorzystaj z naszego pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, który wyświetla dane, takie jak obciążenie pracą, zadania i inne, na łatwych do odczytania wykresach i wykresach. Nie ma czasochłonnej konfiguracji, jak w przypadku innych, lekkich narzędzi. Jest gotowy, kiedy jesteś. Możesz także generować konfigurowalne raporty dotyczące kart czasu pracy, odchyleń i nie tylko, aby uzyskać więcej szczegółów. Następnie udostępnij je zainteresowanym stronom, aby były na bieżąco aktualizowane.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga ustalać priorytety zadań i śledzić je w czasie rzeczywistym. Zwiększ możliwości zespołów i pozyskaj menedżerów ds. przejrzystości, których potrzebują, aby usunąć wąskie gardła i sprawić, by wszyscy pracowali na pełnych obrotach. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze oprogramowanie do skutecznego zarządzania projektami. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.