3 rodzaje aplikacji biznesowych, których potrzebuje Twój zespół

Nie brakuje specjalistycznych aplikacji, które obiecują zwiększyć skuteczność i wydajność Twojego zespołu. Ale które są warte zachodu, a które są przereklamowane? Kiedy warto wybrać specjalistyczną aplikację biznesową?

W końcu ważne jest, aby dokładnie rozważyć zalety i wady przyjęcia nowej aplikacji. Wymaga to nakładów zasobów, zarówno finansowych, jak i czasowych. Na pewno nastąpi okres dostosowawczy, kiedy zespół odejdzie od jednej konkretnej aplikacji i nauczy się nowej.

Oczywiście różne zespoły mają różne potrzeby. Nie ma czegoś takiego jak „odpowiednia aplikacja dla każdego”. Jednak większość zespołów skorzysta na wyborze specjalistycznej aplikacji w szczególności do trzech celów.

Dzisiaj podzielimy się naszymi przemyśleniami na temat trzech kategorii aplikacji, z których skorzystałaby większość zespołów, zalet wyboru specjalistycznego rozwiązania oraz sugestii, jak wybrać odpowiednią opcję w szczególności dla Twojego zespołu.

Zarządzanie i planowanie zadań

Uzyskanie maksymalnej wydajności z zespołu jest kluczową troską współczesnych menedżerów.

Kiedy konkurencja jest zacięta, nieuchronnie chcesz uzyskać najwyższy możliwy poziom wydajności. Często oznacza to mądrzejszą niż cięższą pracę. Nie popychaj ludzi poza ich granice. Zamiast tego znajdź bardziej wydajne sposoby pracy, które przynoszą lepsze wyniki.

Jednym ze sposobów na zwiększenie produktywności zespołu jest użycie specjalistycznej aplikacji do zarządzania zadaniami i planowania. Zapewniają one kilka korzyści w porównaniu z innymi sposobami pracy, takimi jak przesyłanie list zadań pocztą e-mail tam iz powrotem. Opcje takie jak Trello i Asana stały się bardzo popularne.

Więc jakie są niektóre z kluczowych kwestii przy wyborze aplikacji do zarządzania zadaniami dla swojego zespołu?

• Berło. Jeśli aplikacja do zarządzania zadaniami jest niejasna lub zaśmiecona, może w efekcie bardziej zaszkodzić produktywności niż jej pomóc . Zanim zdecydujesz się na aplikację, upewnij się, że interfejs będzie intuicyjny i użyteczny dla każdego członka zespołu, zwłaszcza dla tych, którzy mogą być mniej wykształceni w zakresie technologii niż inni.
• Mobilny. Wiele zespołów lubi być w kontakcie nawet w podróży. Jeśli Twój zespół pracuje w ten sposób, ważne jest, aby wybrać aplikację do zarządzania zadaniami z niezawodną wersją mobilną. Upewnij się, że wersje mobilne i komputerowe są synchronizowane bezproblemowo, a aplikacja mobilna działa tak samo, jak jej odpowiednik na komputery stacjonarne.
• Wsparcie i niezawodność. Wdrażając nową aplikację w swoim zespole, nieuchronnie napotkasz pewne wyzwania i problemy. W takich przypadkach chcesz zapewnić odpowiednią obsługę klienta . Czekanie na pomoc techniczną może poważnie wpłynąć na produktywność Twojego zespołu.

Zarządzanie projektami i zadaniami za pomocą aplikacji może pomóc w płynnym przebiegu pracy, zwiększyć przejrzystość i zmniejszyć potrzebę spotkań i raportów, ponieważ członkowie zespołu mogą monitorować postępy w czasie rzeczywistym. Wybierz odpowiednią dla potrzeb swojego zespołu, zamiast wybierać popularną opcję.

Komunikacja wewnętrzna

Dawno minęły czasy, gdy zespoły komunikowały się za pomocą nieskończenie mylących się łańcuszków e-mail lub, co gorsza, za pomocą faksu!

Zamiast tego nowoczesne zespoły robocze przyjmują trendy , takie jak używanie bezpiecznych usług wiadomości błyskawicznych do komunikacji wewnętrznej.

Jakie są więc zalety przejścia na ten rodzaj komunikacji i dlaczego warto rozważyć to dla swojego zespołu?

• Centrum. O wiele lepiej jest używać dedykowanego środowiska aplikacji do przesyłania wiadomości związanych z pracą. Kiedy ludzie korzystają ze specjalistycznego komunikatora internetowego dla aplikacji biznesowej, zapewnia to, że są w stanie pracy. Umożliwienie ludziom komunikowania się za pomocą wiadomości tekstowych lub usług przesyłania wiadomości, z których korzystają w życiu towarzyskim, jest receptą na rozproszenie uwagi i zmniejszenie produktywności.
• Bezpieczeństwo. Metody komunikacji, takie jak poczta e-mail, są podatne na włamania i inne naruszenia bezpieczeństwa . Podczas obsługi poufnych informacji wewnętrznych firmy jest to ryzyko, na które nie możesz sobie pozwolić. O wiele lepiej jest zainwestować w szyfrowane środki komunikacji, które pomogą trzymać cenne, wrażliwe dane z dala od niewłaściwych osób.
• Zespoły zdalne. Jeśli należysz do zespołu pracy zdalnej, specjalistyczne aplikacje komunikacyjne mogą być Twoim najlepszym przyjacielem. Pomagają utrzymać łączność ludziom w różnych strefach czasowych i mają ustawienia powiadomień, aby zapewnić, że ludzie nie będą przeszkadzać w nietowarzyskich godzinach . Jest to o wiele bardziej przyjazne dla pracowników niż popularne rozwiązanie, takie jak wiadomości SMS.

To zawsze zdumiewające, gdy poważne zespoły robocze korzystają z rozwiązania komunikacyjnego głównego nurtu, które nie jest dostosowane do potrzeb ich firmy. Jest tak wiele lepszych metod komunikacji wewnętrznej , że nie ma wymówki, aby z nich nie korzystać.

Współpraca w chmurze

Czy kiedykolwiek doświadczyłeś bólu uszkodzonego dysku twardego podczas usuwania ważnego pliku? A może odczuwałeś frustrację związaną z przesyłaniem tam i z powrotem projektu dokumentu między współpracownikami, co prowadziło do problemów z kontrolą wersji ?

Praca w chmurze to jeden z najlepszych sposobów na pozbycie się tych problemów. Korzystanie z rozwiązania online, takiego jak G Suite, umożliwia zespołom bezpieczną współpracę w chmurze.

Jakie są więc zalety takiego sposobu pracy ?

• Przezroczystość. Działając w chmurze online, łatwo jest zobaczyć, kto nad czym pracuje i jakie zmiany wprowadzają. Oszczędza to dużo czasu i nieefektywności w porównaniu z wysyłaniem e-maili o postępach tam iz powrotem.
• Bezpieczeństwo. Jeśli ktoś umrze dysk twardy lub zgubi telefon komórkowy, jego praca nie zostanie utracona. Ponieważ jest on przechowywany zdalnie w chmurze, nie ma ryzyka utraty ważnego pliku z powodu awarii lub utraty sprzętu.
• Integracja. Najlepiej byłoby, gdyby najlepsze specjalistyczne aplikacje zespołowe nie istniały w odosobnieniu, ale były częścią zintegrowanego procesu . Najlepsze rozwiązania do pracy w chmurze integrują się z innymi aplikacjami, takimi jak zarządzanie zadaniami lub komunikacja, aby zapewnić jak najbardziej bezproblemową pracę.

Czas i energia, jaką ludzie poświęcają na projekty, są zbyt cenne, aby ryzykować stratę w wyniku awarii sprzętu. Dlaczego nie zwiększyć bezpieczeństwa, a także produktywności zespołu, przechodząc na sposób pracy w chmurze?

Wybór odpowiednich aplikacji dla swojego zespołu

Teraz, gdy znasz już trzy kategorie specjalistycznych aplikacji biznesowych , z których skorzysta większość zespołów, zakończmy ostatnie przemyślenia na temat wyboru tych, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom.

Jeśli wybierasz szereg aplikacji, chcesz mieć pewność, że są one zgodne z urządzeniami Twojego zespołu. Ważne jest również, aby sprawdzić, czy istnieje wiele wsparcia i dokumentacji technicznej, aby Twój zespół mógł nauczyć się jak najlepiej wykorzystać nowe aplikacje.

Chcesz również upewnić się, że aplikacje są przeznaczone dla zespołu w Twoim rozmiarze. Wreszcie, przed dokonaniem zmiany chcesz uzyskać wpisowe od zespołu.

Przy przejściu na specjalistyczne rozwiązanie biznesowe prawdopodobnie pojawi się kilka ząbkujących bólów. Jednak dobrze wdrożone korzyści znacznie przewyższają wady, a dzięki odpowiednim narzędziom produktywność Twojego zespołu zostanie znacznie zwiększona.

Autor's Bio: Nikola Baldikov jest entuzjastą marketingu cyfrowego i technologii, specjalizującym się we wspieraniu sukcesu firm w tych obszarach. Poza pasją do marketingu cyfrowego jest zagorzałym fanem piłki nożnej i tańca. Śledź go na Twitterze i Facebooku.