성공적인 가상 회의 또는 이벤트를 주최하기 위한 5가지 팁

COVID-19 전염병이 여행과 혼잡한 대면 모임을 제한함에 따라 가상 회의 및 이벤트가 대면 회의를 대체했습니다. 이러한 혼란으로 인해 계획이 느려지기보다는 웨비나와 출시 이벤트 및 업계 컨퍼런스 사이에 그 어느 때보다 많은 이벤트가 있는 것 같습니다.

이러한 가상 이벤트가 현재 얼마나 흔하기 때문에 준비와 확립된 전략이 군중에서 눈에 띄기 위한 핵심입니다. 가상 이벤트는 새로운 개념이 아닙니다. D2C(Direct-to-Consumer) 비즈니스는 종종 디지털 전용 제품 출시를 하고 소셜 미디어 기능은 이를 더 쉽고 쉽게 만들어줍니다.

처음으로 가상 회의나 이벤트를 주최하는 경우 성공적인 경험을 위해 다음 팁을 숙지하십시오.

가상 회의 및 이벤트 유형

사전에 필요한 계획을 세우기만 하면 많은 대면 이벤트가 디지털 경험으로 전환될 수 있습니다. 프레젠테이션과 발표자가 많은 업계 회의는 가상 환경에서 작동하지만 대면 이벤트의 일반적인 네트워킹 부분이 가상으로 작동하는 방식에 대해서도 생각해야 합니다. 사람들은 즉석 대화 및 발생하는 위성 네트워킹 이벤트를 위해 부분적으로 이러한 유형의 이벤트에 참석합니다.

업계 회의 외에도 축제, 콘서트, 제품 출시, 회사 모임 및 해피 아워를 포함한 가상 이벤트의 예를 많이 보았습니다. 거의 모든 유형의 이벤트에 사용할 수 있는 가상 대안이 있습니다.

1. 예산, 예산, 예산

이제 가상 이벤트라고 해서 예산을 낭비할 수 있는 것은 아닙니다. 예, 인쇄, 대면 기술 지원, 장소 예약 및 간판 비용을 절약할 수 있지만 마케팅을 완전히 긁지 마십시오. 가상 이벤트는 대면 이벤트보다 오버헤드가 낮지만 활동과 참석이 많을수록 특히 지원 기술에 대한 예산이 더 많이 필요합니다.

이벤트 장소를 교체하는 것은 이벤트를 주최하는 데 사용할 소프트웨어 또는 앱입니다. 연사와 참석자 모두의 참가자 수, 원하는 상호 작용 수준에 따라 사용할 관리 플랫폼 유형이 결정됩니다. 일부 이벤트는 전적으로 Instagram Live에서 진행되었으며 다른 이벤트는 예정된 시간에 공개되는 사전 녹화된 비디오입니다.

후원은 이벤트 계획의 주요 부분이므로 여전히 스웩을 보내거나 가상 해피 아워를 주최하려면 가상 이벤트에 필요한 후원 계획을 조정해야 합니다. 행사에 참석할 그 오프라인 매장? 이제 참석자를 위한 특별 거래 또는 제안을 제공하는 온라인 직송 매장이 될 수 있습니다.

가상 이벤트와 관련하여 고려해야 할 기타 예산 항목에는 대규모 소셜 미디어 프로모션, 라이브 캡션, 댓글 검토, 이벤트가 끝난 후 비디오 및 문서 호스팅이 포함됩니다. 웨비나 및 종일 라이브 스트리밍과 같은 소규모 이벤트에는 이 모든 것이 필요하지 않으므로 우선 순위를 지정해야 하는 항목과 예산에서 줄일 수 있는 항목을 검토하십시오.

2. 라이브 스트림 및 사전 녹화된 비디오 믹스

일정을 결정하고 놓치고 싶지 않은 강연으로 향하는 것은 회의의 중요한 부분입니다. 가상 이벤트의 이점은 일반적으로 놓친 대화를 볼 수 있다는 것입니다. 그러나 나중에 볼 수만 있다면 참석하는 것이 무슨 의미가 있겠습니까? 재미있는 라이브 스트림, 가상 소그룹 채팅방 또는 토론 채팅 및 기타 대화형 자료를 사용하여 이벤트를 강화하고 라이브 참석자에게 더욱 매력적으로 만들 수 있습니다.

사전 녹화된 비디오를 통해 스피커는 기술 문제에 대해 걱정할 필요가 없으며 필요한 경우 편집할 수도 있습니다. 각 세션이 끝나면 스피커가 라이브 비디오나 채팅방에 참여하여 직접 이벤트처럼 질문에 답변하도록 할 수 있습니다.

California Academy of Sciences에서는 매주 NightLive 이벤트를 개최했습니다. 각 이벤트에는 주제가 있었고 관련 연사 및 데모가 포함되었습니다. 팬데믹 기간 동안 박물관은 이러한 주간 이벤트를 Virtual NightLife 및 NightSchool로 전환했습니다. 이 이벤트는 둘 다 대면 이벤트를 반영하는 라이브 스트리밍 이벤트입니다. 이를 Facebook Live에 게시하면 댓글이 장려되고 향후 참가자가 볼 수 있도록 비디오도 저장됩니다.

Facebook Live, Instagram 또는 다른 스트리밍 플랫폼에서 라이브 스트림은 모두에게 훨씬 더 양방향이며 참석자가 참석하기 위해 비용을 지불해야 하는 경우 가치가 있습니다.

두 가지 유형의 비디오를 하나의 이벤트에 혼합하면 엄격하게 사전 녹화된 비디오가 가질 수 있는 진부함 요소를 극복하여 재미있고 기억에 남습니다.

3. 연사 준비

완전한 가상 이벤트의 경우 스피커가 완전히 준비되었는지 확인하십시오. 더 큰 이벤트는 인터넷 속도, 기술의 편안함 수준 및 마이크 확인에 대한 테스트 실행을 수행해야 합니다. 라이브 스트리밍하고 선택한 이벤트 플랫폼을 사용하는 것은 발표자에게 새로운 경험일 수 있으므로 그들이 직면할 수 있는 상황에 대비하는 것이 가장 좋습니다. 댓글 자체를 검토해야 합니까? 슬라이드 프레젠테이션을 위해 화면을 공유해야 합니까?

준비해야 할 몇 가지 일반적인 시나리오는 다음과 같습니다.

• 방해를 최소화하고 깨끗한 사운드를 제공하기 위해 스피커에 가장 적합한 물리적 환경을 찾습니다. 시청자의 갑작스러운 볼륨 변경을 방지하기 위해 모든 스피커가 거의 동일한 사운드 레벨로 방송될 수 있도록 장비를 테스트, 연습 및 준비합니다.
• 화면이나 실시간 스트림을 공유하는 경우 모든 알림을 보류하는 것과 같이 컴퓨터에서 끄는 방법에 대한 정보입니다.
• 댓글을 달까 말까? 이상적으로는 발언자가 발언에 집중할 수 있도록 댓글을 중재하는 별도의 사람이 있어야 합니다. 어느 쪽이든, 이벤트의 행동 강령과 공격적인 댓글 작성자를 처리하는 방법을 숙지해야 합니다.
• 기술 문제. 연사의 기술이 실패하거나 소프트웨어 결함 또는 슬라이드가 작동하지 않으면 어떻게 됩니까? 이러한 모든 가능한 문제에 대한 백업 계획을 준비하십시오.

마지막으로, 연사는 이벤트 홍보의 또 다른 원천입니다. 현재 청중이 이벤트에 참석할 가치가 있다고 느낄 수 있도록 연설을 광고하기를 원합니다. 발표자가 이 작업을 쉽게 수행할 수 있도록 이상적인 소셜 미디어 크기와 제안된 캡션으로 여러 판촉 자료를 준비하십시오. 이렇게 하면 콘텐츠를 예약하고 캡션에 붙여넣기만 하면 됩니다.

4. 참석자에 대한 기대치 설정

대규모 산업 회의든 단일 주제 라이브 스트림이든 참석자가 기대하는 바를 효과적으로 전달해야 합니다. 주제가 너무 광범위하거나 다른 청중에게 적합하다는 것을 깨닫기 위해 이벤트에 참석하기 위해 시간을 할애하는 것은 좋지 않습니다. 이벤트가 무엇이며 누구를 위한 것인지 명확히 하십시오. 다른 모든 가상 이벤트와 차별화되는 점은 무엇입니까?

대면 이벤트를 가상 이벤트로 변환하는 경우 주요 기능이 온라인에서 어떻게 보일지에 대해 이야기해야 합니다. 환영 리셉션 및 기조 연설자는 참석자에게 어떤 모습입니까? 모든 이벤트와 마찬가지로 일정을 게시합니다. 사전 녹음 여부, 설명이 가능한지, 프레젠테이션이 저장되는지, 상호 작용이 어떤 모습일지 알려주십시오. 참석자 비디오를 켜거나 끌 수 있습니까? 라이브 트윗이나 추가 트위터 채팅이 가능하도록 해시태그를 사용할 수 있습니까?

역사적으로 130,000명 이상의 참석자를 유치한 이벤트인 Comic-Con은 2020년에 모두 가상으로 진행되었습니다. 직접 경험을 재현하기 위해 이벤트는 대회, 많은 대화, 온라인 전시관, 관람 파티 등을 계획했습니다.

참석자가 이벤트 일정을 수립하고 참석 시간이 되었을 때 바로 갈 수 있는 링크를 매우 쉽게 만들 수 있습니다. 이벤트 플랫폼을 사용 중이면 사용 방법 및 다운로드가 필요한지 안내를 보내주십시오. 라이브 캡션 및 번역과 같은 접근성 기능도 고려해야 합니다. 가상 이벤트를 사용하면 참석 기반을 확장하고 더 많은 잠재 고객과 의미 있는 참여를 효과적으로 생성할 수 있습니다. 행사에 참석하지 못하셨던 분들도 이제 가상 행사에 참석하실 수 있습니다.

마지막으로, 특히 일반적으로 이 구성 요소가 포함된 산업 회의인 경우 네트워킹 시간을 따로 확보하십시오. 후원자가 주최하는 해피 아워, 일대일 스피드 대화 및 주제별 소그룹 채팅방은 네트워킹을 장려하는 방법입니다. 이벤트를 주최하기로 결정한 플랫폼이 무엇이든 참석자가 프로필을 완전히 작성하여 업계 동료와 더 쉽게 연결할 수 있도록 하십시오.

5. 프로모션 기획 전, 중, 후

마케팅, 특히 소셜 미디어에서의 마케팅은 준비의 큰 부분이 될 것입니다. 소셜 미디어 광고 비용 지불은 디지털 이벤트의 필수 항목이지만 이벤트 랜딩 페이지와 뉴스레터 전송을 잊지 마십시오. Sprout Sessions Digital 2020과 같은 이벤트에는 이벤트 전에 시작되는 전체 프로모션 일정이 있습니다. 노력은 이벤트 당일에도 끝나지 않습니다. 가상 이벤트는 사실 이후 몇 주 동안 라이브 스트림 및 디지털 콘텐츠를 재활용할 수 있는 충분한 기회를 제공합니다.

다행히 가상 이벤트를 통해 ROI를 쉽게 추적할 수 있습니다. 소셜 미디어 청취, 키워드 및 태그 분석 보고서, 디지털 광고 분석 사이에서 캠페인이 얼마나 잘 수행되고 있는지 파악해야 합니다.

대면 이벤트인 MozCon은 2020년에 디지털화되었습니다. 랜딩 페이지는 참석자가 가상 ​​측면에서 기대할 수 있는 것이 명확합니다. 더욱이, 이벤트 후 프로모션에는 참석하지 못한 경우 구매할 수 있는 유료 비디오 번들도 포함되어 있습니다.

비디오 세션이 있는 가상 이벤트를 주최한다는 것은 이제 사용할 수 있는 콘텐츠의 보물창고를 갖게 되었음을 의미합니다. 콘텐츠를 팟캐스트 에피소드, 인용 그래픽 및 긴 형식의 기사와 같은 다른 형식으로 용도를 변경하십시오.

이벤트가 끝나면 관련된 모든 사람에게 감사를 표하고 후속 설문조사를 사용하여 다음에 작업할 수 있는 작업을 파악하세요. 이 설문조사 결과는 내년 행사 홍보에도 참고가 될 것입니다.

결론

계획 및 준비는 성공적인 가상 회의 또는 이벤트를 주최하는 데 중요한 역할을 합니다. 연사, 참석자, 사회자 등 관련된 모든 사람이 무엇을 기대하고 참여해야 하는지 알면 훨씬 더 원활한 경험을 할 수 있습니다. 가상 이벤트는 비용이 저렴하고 청중이 더 많이 참석하며 분석을 추적하기 쉽다는 이점이 있지만 다른 필수 항목을 건너뛰어야 한다는 의미는 아닙니다.

가상 이벤트 분야는 해가 갈수록 점점 더 복잡해지고 있으므로 다른 사람이 아닌 자신의 사람이 참석해야 하는 이유를 효과적으로 전달해야 합니다. 라이브 스트림 및 라이브 Q&A와 같은 추가 기능으로 참석자 참여도가 높아집니다.

자신만의 가상 회의나 이벤트를 주최하고 싶지만 영감이 필요하십니까? 사회적 경청을 사용하여 어떤 부분적 공백을 채울 수 있는지 확인하십시오.